MOHAMMAD EFENDI

XII OKTP 1
 Apa itu Rapat Dan apa
Definisi Rapat?

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok oranguntuk menyatukan

pemikiran gunamelaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab
inimembahas rapat formal yang melibatkan empatorang atau lebih,
rapat organisasi dimaksudkanuntuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapankebijaksanaan, pengambilan keputusan, ataupemberian
motivasi kepada armada penjualan.
 Pertimbangan penyelenggaraan
RapatPerlu atau tidaknya
penyelenggaraan rapat didasarkan pada
beberapa pertimbangan sebagai berikut:1.
Tujuan Rapat2. Ketepatan Waktu3

• ARTI RAPAT DALAM ORGANISASI?

Arti Rapat dalam Organisasi?

• Rapat merupakan sarana komunikasi dalam

organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu
menghasilkan keputusan yang efektif.Setiap hari
suatu organisasi atau perusahaan menerima
informasi dari berbagai organisasi lain.
Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan
yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan
informasi akan berpengaruh pada aspek
perusahaan.
 Perlunya Menetapkan
Tujuan RapatRapat, pada
umumnya dikategorikan
sebagai rapat informasional,
atau rapat pengambilan
keputusan. Tujuan rapat

PERTIMBANGAN RAPAT.
informasional adalah
berbagai informasi dan
mengoordinasikan suatu
tindakan. Rapat ini dapat
meliputi “briefing” per
orang oleh setiap peserta
atau presentasi oleh
pimpinan yang diikuti
dengan pertanyaan dari
peserta
Fungsi Rapat dalam KomunikasiFungsi rapat adalah mengikuti informasi yang
berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem
komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai
penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh
pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan
perencanaan.
Hal Hal kecil namun penting Diperhatikan
• Siapa yang Harus Hadir dalam
RapatRapat akan kurang berarti
jika tanpa diikuti oleh orang-
orang yang mempunyai informasi
penting yang berhubungan
dengan subyek rapat. Untuk
memudahkan mengundang orang
dalam rapat, maka ingatlah aturan
ini, 8-18-1800:1. 8 orang
peserta2. 18 orang peserta3. Jika
ingin menyebarluaskan informasi,
kirimkanlah sebuah memo.
• Agenda RapatContoh Agenda
Rapat:1. Presensi 9. Penundaan2.
Persetujuan agenda3. Persetujuan
durasi waktu rapat4. Laporan
Pimpinan5. Laporan Manajer6.
Pekerjaan yang tertunda7.
Pengembangan Tugas8.
Pengumuman
 PERSIAPAN DAN PENUTUPAN RAPAT :
• Persiapan RapatLangkah-langkah
penting yang perlun diperhatikan
untuk mempersiapakn rapat adalah,
sebagai berikut:1. Menyiapkan
agenda rapat2. Penyampaian
undangan rapat lebih awal3. untuk
memberikan waktu yang cukup
kepada peserta4. Memastikan semua
yang diundang dapat hadir5.
Memastikan kesiapan fasilitas
• Menutup RapatPada akhirnya
sebuah rapat, pimpinan harus
dapat menutup rapat pada saat
yang tepat. Apabila semua pokok
bahasan yang tersebut dalam
agenda telah tercakup dalam
rapat, ada kecenderungan peserta
untuk mulai membuat
rekapitulasi. Mereka kembali ke
butir bahasan yang telah dibahas,
memulai diskusi baru, dan
mengulangi pokok pembicaraan
yang telah dibahas dalam rapat.