MANAJEMEN PERGUDANGAN

PERGUDANGAN

Pergudangan memegang peran yang sangat penting

dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang
disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku,
barang setengah jadi, suku cadang maupun produk
jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan
pergudangan akan sangat berpengaruh pada
performansi perusahaan secara keseluruhan
 Tujuan Fasilitas Pergudangan

1. Membantu pengadaan material yg dibutuhkan dalam jml

yg ekonomis dan dg harga yg paling rendah
2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan
pengelolaan inventaris secara tepat.
3. Memelihara kondisi material yg disimpan agar tetap
dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan
 Klasifikasi Material

1.Bahan bangunan/konstruksi (Kayu, kaca, lemb. Baja, pipa,

aspal, semen, dll)
2.Bahan bakar dan pelumas
3.Bahan kimia
4.Bahan peledak
5.Peralatan
 Klasifikasi Barang yg Disimpan Menurut
Kondisinya

1. Kepekaan terhadap pengaruh luar (mis:iklim,

biologis, fisik, kontaminasi kimia)
2. Lama penyimpanan
3. Frekuensi pemindahan/penggunaan barang
4. Volume stok rata-rata
5. Harga barang
6. Bentuk dan posisi barang
 Lokasi Gudang

Faktor-faktor pertimbangan:
1. Biaya pendirian (biaya lokasi, biaya konstruksi)
2. Biaya berulang (PBB, tenaga kerja, utilitas, pemeliharaan
bangunan, biaya angkutan, penyediaan bahan-bahan kantor,
peralatan, pengemasan, material penyimpanan)
3. Prinsip pergerakan minimum (sedapat mungkin meminimalkan
pemindahan barang; kemudahan mencapainya, jarak, akses
transportasi)
4. Pelayanan lokal (utilitas)
5. Ketersediaan tenaga kerja
6. Keluwesan beroperasi (mis, kemungkinan perluasan)
 Jenis-jenis Gudang

1. Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan

tidak terkendali
2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali
3. Gudang Tahan Api
4. Gudang Bahan Peledak
5. Gudang Bahan Bakar
6. Daerah Penyimpanan Terbuka
 Sarana dan Perlengkapan Gudang

Tujuan:
Melakukan penanganan material di gudang
secara efektif dan efisien

Terdiri dari:
1. Perlengkapan di dalam gudang
2. Perlengkapan di luar gudang
 Sarana gudang luar

 Bagian bangunan gudang/bersebelahan,

untuk mempermudah material handling
 Meliputi: daerah parkir, penyimpanan
kontainer, dok bongkar muat, jembatan
timbang
 Tata Letak Gudang

Unsur-unsur utama pekerjaan di gudang

 Penerimaan material
 Pemeriksaan material
 Pemindahan ke tempat penyimpanan
 Pengambilan kembali material ut dikirim
 Pengumpulan material ut dikirim
 Pengiriman
 Penghitungan stok dan pengesahan
 Pemeliharaan stok dan penyimpanan kembali
 Sasaran tata letak gudang

 Bersih dan teratur

 Memudahkan penanganan material
 Memudahkan mencari lokasi barang
 Keamanan
 Pemrosesan penerimaan, penyimpanan,
pengiriman yang efektif dan efisien.
Contoh Tata Letak Gudang
 Keselamatan dan Keamanan Gudang

Keselamatan Gudang
Mencakup tindakan pencegahan dan pengawasan
terhadap:

1) Pergerakan kendaraan
2) Peralatan penanganan material
3) Tata laksana kerja gudang
Pergerakan kendaraan

 Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg

bimbingan staf gudang.
 Pembatasan jumlah kendaraan yg masuk
 Tanda-tanda yg jelas
 Sistem lalu lintas satu arah
 Batas kecepatan
 Larangan masuk ke daerah tertentu
 Jalan akses yg memadai
 Cermin cembung di pojok-pojok
Peralatan penanganan material

a. Peralatan mekanis yg bergerak

 Operator yang terlatih
 Aturan penggunaan peralatan
 Lorong-lorong gudang dan jalur akses yg memadai
 Pemeliharaan peralatan yg baik
b. Peralatan tetap
 Pemeriksaan dan pemeliharaan peralatan
 Muatan maksimum harus tertera pada peralatan ybs
Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang

 Prosedur penumpukan yg benar

 Penggunaan peralatan yg tepat
 Penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan,
masker, sepatu, helm
 Berhati-hati dalam menggunakan tangga
 Penggunaan label yg diperlukan, mis: handle with
care, this side up, dsb
Keamanan Gudang

Meliputi pencegahan dan peringatan thd:

1) Pencurian (pagar, pengawasan keluar-
masuk, kamera, lampu sorot, ruang
penyimpanan khusus, dll)
2) Kebakaran (ventilasi, alat pemadam
kebakaran, pergudangan khusus/terpisah ut
barang-barang yg mudah terbakar)
 AKTIVITAS PERGUDANGAN

• Penerimaan & Penanganan

• Penyimpanan
• Pengeluaran
• Pengendalian / Pengontrolan
• Perawatan .
 PENERIMAAN MATERIAL

Pemeriksaan material
Tujuan:
 Memastikan apakah material yg diterima sudah sesuai dg
order pembelian/perjanjian pengiriman barang, baik jumlah,
jenis, kondisi, maupun harganya
 Memastikan apakah jumlah stok yg diterima telah dicatat
pada arsip data inventaris/catatan stok
 Pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam
pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada
Aktivitas Penerimaan Material

• Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll)

• Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT
AREA”
• Pemeriksaan Mutu (quality Control)
• 100 % inspection
• Sampling (metode sampling)
• Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat
supplier
• Pemeriksaan quantity barang
• Penyelesaian Administrasi
• Proses Handling yang benar
Pemeriksaan material

Meliputi:
 Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah,
kondisi barang, kemasan)
 Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan
kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah,
harga, waktu pengiriman)
 INCOMING INSPECTION

• 100 % inspection biasanya dilakukan untuk :

• Supplier baru
• Material Pokok
• Inkonsistensi quality dari supplier
• Ada masalah baru yang timbul
Sampling Inspection
Sampling Inspection dilakukan jika :
• Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier
• Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :

• Konsistensi
• Sistem dan prosedur internal supplier
• Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase
sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun
Pencatatan Material

 Berita Acara Serah Terima

 Penyesuaian jumlah penyerahan (suplai)
terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam
kontrak
 Memindahkan keterangan jumlah yg diterima
ke dalam sistem penyimpanan stok
PENYIMPANAN MATERIAL

 Persyaratan: Stok mudah ditemukan,

sederhana dan efisien, aman, stok lama dapat
dikeluarkan lebih dahulu bila diperlukan
 Penyimpanan material yg efektif
membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yg
sesuai
Aktivitas Penyimpanan
• Penentuan jumlah unit per kelompok
• Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus
dengan kuantitas tertentu
• Pemberian identitas barang
• Penyimpanan di rak secara sistematis
• Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO
• Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah
disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection)
• Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out
Gudang)
• Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory
tuliskan lokasi penyimpanan barang
IDENTITAS BARANG

IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :

• NAMA BARANG
• KODE BARANG
• SPESIFIKASI BARANG
• UNIT
• JUMLAH PENERIMAAN
• TANGGAL TERIMA
• NAMA SUPPLIER
• CAP QC PASS
• DLL (SESUAI KEBUTUHAN
Penentuan lokasi penyimpanan

• Penentuan lokasi berdasarkan kategori :

• Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)
Lokasi Rak (Lot)
Lokasi subrak
 Media Penyimpanan
• Rak (Bin)
• Pemagaan
• Daerah penyimpanan terbuka
 Proses Penyimpanan

 Rencanakan penempatan barang-barang dengan

frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah
dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar.
 Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan
 Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang
berukuran besar dan berat
 Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi
barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang
 Keamanan dan Perlindungan

Penyebab kerusakan barang

 Pengaruh iklim (sinar matahari, udara panas, hujan dan
kelembaban)
 Serangan kuman-kuman/rayap/binatang
 Penanganan fisik
 Keamanan dan Perlindungan

• Sinar matahari yg kuat mempercepat proses kimia yg

dapat merusak bahan organik. Perlu tindakan
pengawetan. Material harus disimpan pada gudang
tertutup.
• Udara panas dapat mempercepat reaksi kimia, dapat
mengkibatkan kebakaran. Perlu sistem sirkulasi yg baik
• Akibat intensitas curah hujan dibutuhkan sistem drainase
yg baik ut menghindari banjir. Kelembaban akan
menimbulkan jamur, korosi.
 PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL

Meliputi:
 Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang
 Pemindahan barang ke tempat pengemasan
 Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi
 Perlindungan dan pengemasan
 Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan
Aturan Main Pengeluaran Barang

• Otorisasi (tanda tangan)

Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)
Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)
Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)
• Pemeriksaan dokumen permintaan barang
Tanda tangan sesuai otorisasi
Data - data lengkap
 PENGENDALIAN STOK

Pengendalian Stok, meliputi:

 Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai
penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu
pergudangan
 Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-
catatan tersebut
Kartu Catatan Stok
 Alat pengendalian stok yg paling penting
 Harus menyediakan informasi yang mutakhir
mengenai kuantitas stok dan lokasi dari semua
barang yang disimpan di gudang tersebut
 Informasi pada kartu catatan stok, meliputi:
 Nomor referensi
 Uraian barang
 Klasifikasi stok
 Lokasi/tempat penyimpanan
 Perincian mengenai jumlah stok
Pemantauan Stok

• Inventory Turnover
• Level of service
• Tingkat stok kadaluwarsa (dead stock)
Pemeriksaan Stok

Pemeriksaan stok diperlukan untuk:

 Memeriksa kebenaran catatan stok
 Menetapkan nilai persediaan
 Mendeteksi adanya kehilangan
 Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf
gudang
Masalah yang Sering Terjadi

• Barang rusak dalam penyimpanan

Rusak dalam handling
Salah menyimpan barang
Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa
dll
Banjir
SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)
Stock tidak mencukupi
Ketidaksesuaian antara stok nyata dan catatan

Sumber-sumber ketidaksesuaian, al:

 Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah
pada kartu stok
 Kesalahan dalam mengeluarkan material
 Kehilangan, kerusakan material
 Salah menempatkan stok
 Kehilangan dokumen