ADMINISTRASI DAN

ORGANISASI LEMBAGA
INFORMASI

Okky Rizkyantha, S.Hum., M.A.

 Administrasi
administrasi secara nyata berupa pengarsipan, ekspedisi, pengetikkan, surat menyurat, registrasi dan
herregasi yang kesemuanya bersifat tulis menulis yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah
“Clerical Work”
1. Nurhadi (1983)
Yaitu rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok orang yang
tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya
secara efektif dan efisien.
2. Pendapat  Rompos(1985)
Yaitu keseluruhan proses kegiatan yang dilakukan diperpustakaan dengan menggunakan fasilitas yang
ada untuk memperlancar dan mempercepat tercapainya tujuan perpustakaan sekolah.
4. Siagian (1986)
Yaitu keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang di dasarkan atas rasional
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. George R. Terry
Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
6. Ulbert
Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/
informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun
seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian
dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
 Prinsip Administrasi
Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:
a. Organisasi : Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan
dihimpun mejadi sebuah wadah.
b. Manajemen : Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam
manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management
(mandor).
c. Komunikasi : Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.
d. Kepegawaian : Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan,
yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
e. Keuangan : Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga
pertanggungjawabannya.
f. Perbekalan : Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir
mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
g. Tata usaha : Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman
h. Public Relation : Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Prinsip administrasi
POSDCORB
Planning
Organizing
Staffing
directing
Coodinating
Reporting
Budgeting
 Tujuan dan Manfaat Administrasi
Administrasi = well management
1. Mempermudah pendataan
 Administrasi dan Birokrasi
• Reformasi Administrasi (cinditio sine quuanon)
“kegiatan penyempurnaan adminsitrasi, pemeriksaan administrasi, pengobatan
terhadap segala macam ketidakberesan administrasi, sarana untuk menciptakan
pemerintahan yang lebih bersih, dan gaya diri seorang pembaru administrasi” –
soesilo zauhar
Muncul akibat adanya ketidakteraturan dan ketidaksesuaian yang dirasakan oleh
individu dan menginginkan efisiensi dan efektifitas yang lebih baik.
• Percepatan dan pertumbuhan pembangunan dan tujuannya
 Administrasi dan pelayanan publik
• Secara umum kaitan adminsitrasi dan pelayanan public adalah
“Kegiatan administrasi diperuntukkan untuk memenuhi kebutuhan dan
kepentingan public”
Dalam memenuhi kepentingan public, dibutuhkan ketersediaakn
administrasi public yang memiliki komitmen kepada public.
 Strategi
pelayanan

Customers

Sistem SDM
 Administrasi Perpustakaan
• Administrasi perpustakaan merupakan keseluruhan proses kegiatan yang
dilakukan di perpustakaan dengan menggunakan fasilitas yang ada untuk
memperlancar dan memepercepat tercapainya tujuan perpustakaan
(Rompas,1985 : 12)
• Menurut Sutarno NS, Administrasi perpustakaan mempunyai dua jenis,
pertama administrasi penunjang yang dilakukan oleh tenaga perpustakaan
seperti ketatausahaan dan kesetariatan. Yang kedua administrasi yang
dilakukan oleh pustakawan, seperti administrasi pengolahan buku sampai
dengan administrasi layanan.
 Administrasi Perpustakaan
• Administrasi Pengolahan Buku, Stock Opname
• Administrasi Layanan Sirkulasi, Layanan Referensi, dan Grey Literature
• Administrasi Keanggotaan Perpustakaan dan SKBP
• Administrasi Kepegawaian
• Administrasi Layanan Bookless dan Digital Library
• Administrasi Pemeliharaan Buku, Tandon
• Administrasi Penyusunan Laporan Statistik Perpustakaan
 Pengertian Organisasi
• Stoner, Menurutnya pengertian organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan melalui
mana orang-orang dibawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
• James D. Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama.
• Drs. H. Malayu S,P, Hasibuan, menurutnya pengertian organisasi adalah sebagai proses
penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan
untuk mencapai tujuan bersama.
• Philip Slznic, yang menyatakan bahwa organisasi adalah suatu peraturan personil berguna
dalam mempermudah dalam melakukan pencapaian dari beberapa tujuan yang sudah
ditetapkan lewat alokasi tanggung jawab dan fungsi atau Through the allocation of functionss
and responsibilites
 Prinsip Organisasi
• Tujuan yang jelas
• Hirarki
• Kesatuan perintah/komando
• Pelimpahan wewenang
• Pembagian pekerjaan
• Pertanggung jawaban
 Ciri-ciri organisasi
• Adanya sekumpulan personal
• Adanya tujuan bersama
• Adanya aturan
• Adanya pembagian tugas
• Adanya kerjasama
• Adanya kegiatan
• Adanya struktur
 Teori organisasi
• Teori Organisasi Klasik adalah teori yang memiliki konsep organisasi mulai dari tahun 1800 (abad
19) yang mendefinisikan organisasi adalah sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-
tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor lain ketika orang bekerja sama.
Teori klasik sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi serta pemberian petunjuk
mekanistik struktural yang kaku dan tidak kreatif yang digambarkan oleh para teoritisi. Teori Klasik
disebut juga dengan teori tradisional. Teori klasik berkembang dalam 3 jenis aliran antara lain sebagai
berikut :
• Teori Birokrasi, teori birokrasi dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya yang berjudul “The
Protestant Ethic and Spirit of Capitalism
• Teori Administrasi, teori administrasi dikembangkan atas sumbangan dari Henry Fayol dan Lyndall
Urwick dari Eropa serta Mooeny dan Reliey dari Amerika
• Teori Organisasi Neoklasik adalah Teori yang menekankan pada pentingnya aspek psikologis
dan sosial, baik sebagai individu dan kelompok dalam lingkungan kerja. Teori Neoklasik adalah
teori/aliran hubungan manusia (The Human Relation Movement). Dalam pembagian kerja,
diperlukan hal-hal berikut yang telah dikemukakan teori neoklasik antara lain sebagai berikut :
• Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan
• Perluasan kerja, yaitu sebagai kebalikan dari pola spesialisasi
• Manajemen bottom-up, yang akan memberikan kesempatan para junior untuk berpartisipasi
dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.
• Teori Organisasi Modern adalah teori yang bersifat terbuka dimana semua unsur organisasi satu
kesatuan yang saling ketergantungan. Teori modern dipelopori oleh Herbert Simon yang ditandai
dan dimulai disaat berakhirnya gerakan contingency. Teori modern disebut juga sebagai analisa
system pada organisasi yang merupakan aliran ketiga terbesar dalam teori organisasi dan
manajemen. Sistem terbuka yang dipelopori Katz dan Robert kahn dalam bukunya “the social
psychology of organization”. yang menjelaskan dalam bukunya mengenai keunggulan sistem
terbuka
 Manfaat Organisasi
• Mengikuti dan menjadi anggota dalam organisasi memiliki manfaat antara lain sebagai berikut :
• Tercapainya sebuah tujuan
• Melatih mental bicara di publik
• Mudah memecahkan masalah
• Melatih leadership
• Memperluas pergaulan
• Kuat dalam menghadapi tekanan
• Meningkatkan wawasan dan pengetahuan
• Membentuk karakteristik dengan seseorang
• Mampu dalam mengatur waktu dengan baik
• Sebagai ajang dalam pembelajaran kerja yang sebenarnya