ADMINISTRASI

SARANA DAN
PRASARANA
Heny Handayani, S.Hum., M.M.
Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Bowesox (2006)

Prasarana menurut Kamus
sarana adalah segala hal
Besar Bahasa Indonesia
yang berhubungan dengan
merupakan segala sesuatu
penyaluran dan
yang merupakan penunjang
penyimpanan, selain itu juga
utama terselenggaranya
dibahas bagaimana proses
suatu proses
mendapatkannya
Alat kantor mencakup alat untuk melaksanakan
proses kegiatan kantor, perlengkapan kantor, dan
bahan pakai habis. Sarana yang termasuk ke dalam
kelompok ini adalah adanya meja, kursi, tempat
penyimpanan dokumen, untuk mencatat atau
membuat suatu laporan yang meliputi perangkat
teknologi yaitu komputer, mesin tik, juga barang Sarana Kantor
habis pakai yang meliputi alat tulis kantor. Hal ini
mendukung dalam kinerja pegawai, akan tetapi
tidak sedikit pegawai yang masih belum
memanfaatkan sarana yang ada. Alat Kantor Informasi

Sarana sumber informasi mencakup buku,

peraturan-peraturan, majalah-majalah, lembar
informasi, internet, dsb. Kegunaan sarana dalam
kelompok ini adalah sebagai rujukan dalam
melaksanakan pekerjaan
Prasarana 1. Perabot dan Tata Ruang
Meliputi meja kursi, perabot
Perkantoran system, tempat kerja unit
dapat dibagi peraga visual, tata ruang, dan
jenis-jenis kantor
menjadi dua 2. Kondisi Fisik
kelompok Meliputi dekorasi,
penting: kebersihan, ventilasi, suhu,
penerangan, akustik, kesehatan
dan keselamatan.
Pegertian Sarana Adm.
Perkantoran
Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam menyelenggarakan
administrasi perkantoran.
Contoh:
- Meja tulis
- Lemari arsip
- Komputer
- Pesawat telepon
- Mesin fotocopy
- Dll.
Pengertian Prasarana
Adm.Perkantoran
Adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama dalam terselenggaranya
administrasi perkantoran.
Contoh:
- Gedung
- Listrik
- Air bersih
- Jaringan Telepon
- Dll.
Jenis-Jenis Sarana yang
Digunakan dalam
Administrasi Perkantoran

1. Perabot Kantor ( Office

Furniture )
Kursi dan Meja

Rak Lemari File

 2. Perbekalan Kantor ( Office Supplies )

Kertas Karbon Pulpen Spidol

Tinta Printer
3. Mesin Kantor ( Office Machine )

Komputer

Mesin Tik
Risograph

Printer Faximile
MENYUSUN PERENCANAAN SARPRAS KANTOR

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

2. Tentukan jenis kuantitas dan kualitas sarpras yang dibutuhkan
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarpras dengan biaya yang tersedia
4. Sediakan dan gunakan sarpras dalam kegiatan operasional
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarpras
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
7. Penghapusan sarpras sesuai dengan prosedur yang berlaku
 PENGADAAN

■ Barang Habis Pakai ■ Barang Tak Habis Pakai

(kertas, pulpen, stopmap, amplop, dll) (meja, gunting, penggaris, computer dll)
a. Menyusun daftar perlengkapan yang a. Menganalisis dan menyusun keperluan
disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan rencana kegiatan

b. Memperkirakan biaya yang b. Memperkirakan baiya perlengkapan

diperlukan untuk pengadaan barang c. Menetapkan skala prioritas menurut
c. Menyususn rencana pengadaan dana yang tersedia
barang d. Menyusun rencana pengadaan tahunan
 PENGADAAN
 Barang Tidak Bergerak
b. Bangunan
a. Tanah
Perencanaan bangunan meliputi:
Perencanaan tanah sebagai berikut:
1. Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
1. Menyusun rencana pengadaan tanah
2. Mengadakan perhitungan luas bangunan
2. Mengadakan survei untuk menetukan lokasi
tanah 3. Menyusun rencana anggaran biaya
3. Mengadakan survei terhadap sarana jalan 4. Menyusun tahapan rencana anggaran yang
disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
4. Mengadakan survei harga lokasi
secara teknis, serta memperkirakan anggaran
5. Mengajukan rencana anggarankepada satuan yang disediakan dengan memperhatikan skala
organisasi yang ditetapkan baik daerah prioritas
maupun pusat
 LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN BARANG
1. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau
daftar permintaan barang ke bagian gudang
2. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
3. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa
kebutuhan barang atau bahan kantor
4. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
5. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji
6. Sesudah dicatat barang-barang disimpan di gudang untuk didistribusikan
ke unit yang membutuhkan
PENYIMPANAN

■ Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau

petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan
barang atau bahan kantor, baik bersal dari pembelian,
instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan
 PENYIMPANAN
Tujuan penyimpanan barang
atau bahan kantor:
■ Agar barang tidak cepat rusak
■ Agar tidak terjadi kehilangan barang
■ Agar tersusun rapi sehingga mudah
ditemukan apabila barang tsb dicari
■ Memudahkan dalam pengawasan
■ Memudahkan dalam analisa
Sebelum penyimpanan dilakukan
sebaiknya memperhatikan:
■ Persediaan alat-alat pemeliharaan yang
diperlukan
■ Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat
yang ditentukan
■ Sifat barang yang disimpan
■ Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
■ Prosedur dan tata kerja
■ Biaya yang disediakan
■ Tenaga yang diperlukan
■ Jangka waktu penyimpanan
CARA PENYIMPANAN BARANG ATAU BAHAN KANTOR

1. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
2. Barang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang disimpan harus diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian
terdepan
PEMELIHARAAN

■ Kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar

barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik
atau siap dipakai
Tujuan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
kantor:

■ Agar barang tidak mudah rusak karena hama/ suhu/ cuaca

■ Agar barang tidak mudah hilang
■ Agar barang tidak kadaluarsa
■ Agar barang tidak mudah susut
■ Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
 Kegiatan Pemeliharaan Sarpras dapat
dilakukan dengan berbagai cara:

1. Pemeliharaan Bedasarkan Waktu 2. Pemeliharaan berdasarkan Jenis

Barang
■ Pemeliharaan sehari-hari ■ Pemeliharaan barang bergerak:
■ Pemeliharaan berkala (menurut kendaraan bermotor, mesin kantor
jangka waktu tertentu, seminggu dan alat elektronik
sekali, sebulan sekali dll) ■ Pemeliharaan barang tidak
bergerak: membersihkan debu-
debu yang menempel pada alat,
sebaiknya dilakukan setiap hari
CONTOH KEGIATAN PEMELIHARAAN SARPRAS
1. Sediakna kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
2. Bersihkan sarpras agar bebas dari debu
3. Sediakan alat pemadam kebakaran
4. Jangan menyimpan bahan bakar
5. Pasang pengumuman dilarang merokok
6. Gunakan sarpras sesuai SOP
7. Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak
8. Perbaiki barang-barang yang rusak
9. Simpan barang-barang dengan baik dan benar
10. Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
11. Matikan listrik dan AC sebelum pulang kerja
12. Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
13. Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja
TUJUAN INVENTARISASI

Agar peralatan tidak mudah hilang

Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga

dapat dipertanggungjawabkan

Memudahkan dalam pengecekan barang

Memudahkan dalam pengawasan

Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang

BUKU-BUKU FORMAT
PENCATATAN PADA
INVENTARISASI
1. Buku induk Inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang
sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor
2. Buku golongan Inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan
klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang yang tidak habis pakai
3. Buku catatan barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventaris
(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor
LAPORAN SARANA DAN
PRASARANA
■ Suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan
sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutase maupun
keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode
waktu tertentu.
■ Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu 3 bulan, 6
bulan, atau 1 tahun

Fungsi adanya laporan
sarana dan prasarana:
■ Sebagai bahan
pertanggungjawaban
■ Sebagai pengendali persediaan
■ Memberikan informasi tentang
barang yang tersedia dan
mutasi barang
■ Sebagai dasar atau bahan
dalam pengambilan keputusan
pimpinan
Penyampaian laporan kepada
pimpinan, sebaiknya
dilampirkan bukti atau catatan
pendukung:
■ Bukti penerimaan barang
■ Bukti pembelian barang
■ Bukti pengembalian barang
■ Kartu barang
■ Kartu persediaan
■ Daftar Inventaris
■ Daftar rekapitulasi barang
inventaris
Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

■ Memeriksa barang
■ Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
■ Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
■ Menghitung pengeluaran barang
■ Menghitung sisa persediaan
■ Mencatat mutasi barang
■ Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
PENGHAPUSAN SARPRAS KANTOR

■ Penghapusan dilaksanakan karena inventaris milik organisasi

tidak habis sekali pakai atau mengalami depresi nilai yang
artinya semakin lama barang tersebut digunakan nilainya
semakin turun, dengan pengecualian nilai tanah, bahkan alat
atau barang suatu ketika akan mencapai titik nol
 PROSEDUR PENGAHAPUSAN
1. Siapa yang berwenang memutuskan bahwa alat atau barang tertentu sudah
waktunya dihapus dari daftar inventaris organisasi
2. Bagaimana bentuk penghapusan akan dilakukan, misalnya dibuang, dijual
kepada anggota organisasi yang menginginkannya, dilelang kepada umum dan
berbagai bentuk lainnya
3. Teknik melakukan depresiasi nilai alat atau barang yang akan dihapus, adanya
penentuan turunnya nilai sekian proses setiap tahun dan berbagai teknik lainnya
4. Jika alat atau barang tersebut dijual atau dilelang perlu kejelasan pemanfaatan
dana yang diperoleh dari penjualan atau pelelangan yang terjadi
RENCANA PENGADAAN PENGGANTI

Dengan terjadinya penghapusan, rencana pengadaan alat

atau barang pengganti sudah harus dilakukan