ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN

HENY HANDAYANI, S.HUM., M.,M

 PEGAWAI ADDMINISTRASI PERKANTORAN

Pegawai administrasi perkantoran hendaknya dikelola melalui manajemen SDM yang

professional.
Rivai dan Sagala (2009) menyatakan bahwa manajemen SDM merupakan salah satu
bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian.
Karena sumber daya manusia (SDM) semakin penting perannya dalam pencapaian tujuan
organisasi, maka berbagai pengalaman SDM di lingkungan kantor perlu untuk
dikumpulkan secara sistematis dan dijadikan sebagai referensi bagi pekerjaan yang akan
dilaksanakan di kemudian hari yang akan semakin efektif dan efisien

2
 ADMINISRASI
KEPEGAWAIAN
Merupakan keseluruhan aktivitas
ataupun kegiatan yang juga
berkaitan dengan masalah
penggunaan pegawai “tenaga kerja”
agar dapat mencapai tujuan.
Sedangkan administrator memiliki
tujuan agar dapat menyusun dan
juga mengendalikan dari
keseluruhan aktivitas supaya dapat
memelihara, mengembangkan,
mendapatkan ataupun menggunakan
para pegawai dengan sesuai dari
beban kerjanya sehingga dapat
mencapai tujuan organisasi ataupun
perusahaan
3
PENGORGANISASIAN
KEPEGAWAIAN

 Menggolongkan dan
menetapkan serta
mengatur berbagai
macam dari aktivitas
ataupun kegiatan penting
yakni seperti menetapkan
tugas dari seseorang,
menetapkan wewenang
dari seseorang

4
PERUMUSAN
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN

Sebagai Ilmu

Sebagai Proses

Sebagai Fungsi

Sebagai Seni

5
SEBAGAI ILMU
 Mempelajari segenap proses
penggunaan tenaga manusia
sejak penerimaan hingga
pemberhentiannya

SEBAGAI PROSES

 Proses penyelenggaraan
kepegawaian “kebijakan
kepegawaian” atau program
kerja/tujuan yang berhubungan
dengan tenaga kerja manusia
yang digunakan dalam usaha
kerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu

6
SEBAGAI FUNGSI

Mengatur dan mengurus

penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha
kerja sama sekelompok
manusia untuk mencapai
tujuan tertentu yang meliputi
kegiatan:
 Merumuskan tujuan dan
sasaran pokok
kebijaksanaan
 Menyusun organisasi untuk
menyelenggarakan
pelaksanaan tujuan dan
sasaran
pokok/kebijaksanaan

7
SEBAGAI SENI

 Seni memilih pegawai

baru serta menggunakan
pegawai-pegawai lama
dengan cara sedemikian
rupa sehingga dari
segenap tenaga kerja
manusia itu diperoleh
hasil dan jasa yang
maksimal baik
mengenai jumlah
maupun mutunya

8
 TUJUAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Memperkuat sistem perencanaan dan  Terwujudnya penataan pegawai sesuai

pengembangan pegawai serta kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta
pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat memperhatikan pola karir
kebutuhan yang tersedia
 Peningkatan pembinaan pegawai untuk
 Mengembangkan sistem manajemen informasi
kepegawaian meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan
pegawai
 Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas  Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian
pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui dalam rangka meningkatkan kapasitas pegawai
pendidikan dan latihan, peningkatan pendidikan
formal dan meningkatkan ketrampilan teknik dan
fungsional

9
SISTEM KEPEGAWAIAN
Sebuah sistem terbuka yang terdiri dari unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan kearah sasaran agar
mencapai hasil yang optimal, untuk itu sistem mendapat input berupa informasi tentang kebutuhan
pegawai yang diperlukan, keadaan pasar tenaga kerja dan lain-lain.
Input diproses dalam sistem menghasilkan output, selanjutnyaproses yang terjadi dalam sistem adalah
interaksi unsur yang berhubungan secara seri yaitu suatu kegiatan merupakan kelanjutan dari seri
sebelumnya. 10
SECARA UMUM KITA
MENGENAL BEBERAPA
SISTEM KEPEGAWAIAN
Integratet system
suatu sistem kepegawaian, dimana manajamen kepegawaian mulai dari rekutmen, penempatan,
pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat.
Separated system
suatu sistem kepegawaian dimana manajamen mulai dari rekruktmen sampai penggajian dan
pensiunan  dilakukan oleh masing-masing daerah.
Unified System
 suatu sistem kepegawaian dimana manajamen kepegawaian dilakukan oleh suatu lembaga tingkat
nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu.
11
SISTEM PENGANGKATAN PEGAWAI SECARA UMUM

 Spolis System
Sistem ini pengangkatan pegawai didasarkan atas keanggotaan partai. Sistem ini yang paling tua dan sudah banyak
negara yang tidak menggunakan sistem ini, karena kurang memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi
tercapainya efesiensi kerja.
 Nepotism System
Dalam sistem ini pengangkatan pegawai lebih didasarkan pada keluarga, saudara dan teman dekat.
 Patronage System
Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai tersebut.
 Merit System
Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas kecakapan.
 Career  system
Sistem ini menekankan bahwa dalam pengangkatan pertama pegawai didasarkan atas kecakapan, sedangkan dalam
pengembangan lebih lanjut masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut menentukan.
12
 SISTEM ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
NASIONAL
 Kebijaksanaan dasar sistem administrasi
kepegawaian di negara kita mengacu pada
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang perubahan atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian.
 Dalam undang-undang tersebut dinyatakan
bahwa dalam rangka usaha mencapai
tujuan nasional untuk mewujudkan
masyarakat madani yang taat hukum,
berperadaban modern, demokratis, adil, dan
bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri
yang merupakan unsur aparatur negara
yang bertugas sebagai abdi masyarakat
yang menyelenggarakan pelayanan secara
adil dan merata, menjaga persatuan dan
kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan
kepada Pancasila dan Undang-Undang
Dasar 1945. 13
 1 2 4
3
Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengendalian
Pegawai Kepegawaian Pegawai Pegawai

FUNGSI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

14
PERENCANAAN PEGAWAI

 Perencanaan pegawai dapat didefinisikan

sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai
pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan
persediaan tenaga kerja yang ada
 Perencanaan pegawai merupakan bagian
penting dari dan sebagai kontributor pada
proses perencanaan strategis karena membantu
organisasi dalam menentukan sumber-sumber
yang diperlukan dan membantu menentukan
apa yang benar-benar dapat dicapai dengan
sumber-sumber yang tersedia

15
PENGORGANISASIAN KEPEGAWAIAN

 Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk

menetapkan, menggolong-golongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan yang
dipandang perlu, penetapan tugas dan
wewenang seseorang, pendelegasian wewenang
dalam rangka untuk mencapai tujuan.
 Pengorganisasian mengantarkan semua sumber
dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam
suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga
orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat
bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil
guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
16
PENGARAHAN PEGAWAI

Ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan
kerja
1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang
diharapkan dari mereka
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya
(dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan
mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus
berkembang
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara
17
pegawai
PENGENDALIAN PEGAWAI

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan

penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan
dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-
kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus
mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan.
18
 Menganalisa Kebutuhan Pegawai

Prinsip-prinsip Penyusunan
Pegawai
5 POINT
ADMINISTRASI Sistem Penyusunan Pegawai
KEPEGAWAIAN
Pengadaan Pegawai

Prosedur Pengadaan Pegawai

19
 MENGANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI

 Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan
berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan
 Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang
diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya
pendidikan tertentu
 Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang
tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai
dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan

20
 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN PEGAWAI

 Jenis Pekerjaan

Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya
pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. 
 Sifat Pekerjaan

Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan
pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, pemadam kebakaran,
tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. 
 Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
 Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja
dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. 
 Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per
unit organisasi. 21
 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN PEGAWAI

 Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan
berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
 Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan
membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus
diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan
diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. 
 Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi
jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
 Kemampuan Keuangan
Faktor kemampuan keuangan adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi pegawai . Walaupun
penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai, akan tetapi apabila kemampuan
keuangan masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan yang tersedia. 22
 SISTEM PENYUSUNAN PEGAWAI

1. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi
tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja
2. system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan
beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi

Metode
Prinsip Penyusunan Formasi
Metode yang dipilih adalah metoda beban kerja Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai
yang diidentifikasi dari : berikut:
 Hasil kerja
 Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya
 Objek kerja
 Peralatan kerja  Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi
 Tugas per tugas jabatan atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong
 Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
juga tidak berubah
23
 PENGADAAN PEGAWAI

 Menurut Handoko (2000) pengadaan pegawai adalah proses pencarian dan

‘pemikatan’ para calon pegawai (pelamar)
 Pengadaan pegawai dimaksudkan untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja
yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi
(Samsudin, 2006)
 Kebutuhan tenaga kerja yang telah ditentukan perlu direkrut sesegera mungkin. Oleh
karena itu pengadaan tenaga kerja ini meliputi:
(1) penarikan tenaga kerja,
(2) seleksi tenaga kerja dan
(3) penempatan tenaga kerja.

24
 PROSEDUR PENGADAAN PEGAWAI

1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan,

analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan
2. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern
3. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian
pekerjaan
4. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja
5. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk
6. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan)
7. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian
9. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani
25
 PROSEDUR PENGADAAN PEGAWAI

10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus
11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan
12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan
13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan
14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi
15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi
16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap
17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab
18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan
betah bekerja di perusahaan
26
THANK YOU!