HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Heny Handayani, S.Hum., M.M.


DEFINISI
HUMAS (PUBLIC
RELATION)
Secara spesifik, definisi umum PR
disimpulkan sebagai seni (arts) dan
gabungan dari disiplin ilmu manajemen,
komunikasi, psikologi, sosial dan
marketing, untuk membentuk agar
perusahaan atau lembaga, nama dan
produknya menjadi disukai dan dapat
dipercaya oleh publiknya.
Humas atau public relations adalah sebuah
fungsi manajemen yang dijalankan secara
berkesinambungan dan berencana, dan melalui
hal ini organisasi-organisasi dan lembaga, baik
yang berifat umum maupun pribadi, berusaha
memperoleh dan membina pengertian, simpati,
dan dukungan dari mereka yang memiliki
sangkut paut dengan organisasi atau lembaga
dengan cara menilai pendapat umum di antara
mereka dengan maksud menghubungkan
sedapat mungkin kebijakan dan
ketatalaksanaannya untuk mewujudkan
kerjasama yang produktif melalui perencanaan
dan penyebarluasan informasi, untuk
kepentingan bersama yang lebih efisien
2
Secara etimologis, public relations terdiri dari dua kata, yaitu public
dan relations. Public berarti publik dan relations berarti hubungan-
hubungan. Jadi, public relations berarti hubungan-hubungan dengan
publik.
Menurut (British Institute of Public Relations (IPR) (Jefkins, 2004: 9),
public relations (PR) adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara
terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara
niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi
dengan segenap khalayaknya.
Sedangkan menurut Frank Jefkins (Jefkins, 2004: 10), public relations
adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun
ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling
pengertian.

3
 20XX

Menurut Efendy (1990) Humas dapat

dibedakan ke dalam dua pengertian yakni:
“Sebagai teknik komunikasi dan sebagai
metode komunikasi”

Dapat dikatakan bahwa Humas baik sebagai teknik komunikasi maupun sebagai metode
komunikasi adalah suatu aktifitas yang menunjang manajemen suatu lembaga untuk
menggerakkan manusia-manusia yang terlibat, menuju sasaran dan tujuan lembaga. 4
 HUMAS

Humas sebagai metode

Humas sebagai teknik komunikasi dimaksudkan
komunikasi dimaksudkan bahwa dilakukan secara
bahwa humas dilakukan sendiri melembaga (Public relation of
oleh pimpinan organisasi being), dimana wahana humas
ditekankan adalah berupa biro,
bagian, seksi, urusan bidang dan
lain sebagainya
5
 Tiga tipe tentang apa yang disukai dan tidak
disukai dalam hubungannya dengan target
audience atau stakeholder
a. Those who know you and like you Oleh karena itu dikatakan, "Public
(mengenal dan menyukai Anda) Relations merupakan fungsi
manajemen yang menilai sikap publik,
b. Those who know you and don't like
mengidentifikasikan kebijaksanaan
you (mengenal dan tidak menyukai
dan tata cara seseorang atau organisasi
Anda)
demi kepentingan publik, serta
c. Those who neither you nor care you merencanakan dan melakukan suatu
(tidak dikenal maka tidak disukai) program kegiatan untuk meraih
pengertian, pemahaman, dan
dukungan dari publiknya" 6
 PROFESI HUMAS

Humas/Public Relation sebagai sebuah Seorang humas selanjutnya diharapkan

profesi adalah orang yang bertanggung untuk membuat program-program dalam
jawab untuk memberikan informasi, mengambil tindakan secara sengaja dan
mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan terencana dalam upaya-upayanya
membangkitkan ketertarikan masyarakat mempertahankan, menciptakan, dan
akan sesuatu atau membuat masyarakat memelihara pengertian bersama antara
mengerti dan menerima sebuah situasi organisasi dan masyarakatnya
7
Pengertian publik secara universal yaitu, sekelompok orang yang
mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal

8
 KLASIFIKASI
PENGERTIAN
PUBLIK
1. Publik secara kuantitatif
Yang dimaksud dengan publik secara kuantitatif
adalah: ditandai dengan adanya jumlah orang-
orang yang terdapat dalam suatu kelompok tertentu,
yakni terdiri dari dua orang atai lebih yang
semuanya memiliki minat yang sama terhadap suatu
hal.
2. Publik secara geografis
Yang dimaksud disini adalah jika di dalamnya
terdapat tanda adanya sejumlah orang yang
berkumpul bersama-sama di suatu tempat atau
wilayah tertentu.
3. Publik secara psikologis
Secara psikologis yang dimaksud dengan
publik adalah jika di dalamnya ditandai
dengan adanya sejumlah orang yang sama-
sama mempunyai minta dan perhatian yang
sama terhadap sesuatu hal tanpa ada
sangkut paut dengan tempat dimana mereka
berada.
4. Publik secara sosiologis
Ditandai dengan adanya sejumlah orang
yang mempunyai keinginan yang sama,
dasar yang sama, dan berkehendak untuk
memecahkan masalah social bersama-sama. 9
 MACAM-
Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk hubungan dengan
media, masalah umum, dokumentasi dan publikasi. Sementara itu,
kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas antara lain adalah
MACAM konferensi pers, membuat pers release, press clipping, pameranpameran,
penerbitan media interen, mengorganisir pertemuan dengan masyarakat,

HUMAS
penerangan melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat,
mendokumentasi berbagai kegiatan instansi, mengorganisir kunjungan-
kunjungan para pejabat, menerima keluhan masyarakat/publik.

Humas Pemerintah
a. Program pemerintah ditunjuk untuk
masyarakat luas. Dengan berbagai latar
belakang, karakter, ekonomi, pendidikan
(intelejensi) yang beragam.
b. Sering kali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat
dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang
panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral
dan berkesinambungan.
c. Program pemerintah selalu mendapat
controlling/pengawasan dari berbagai kalangan
terutama pers, Lembaga Swadaya Masyarakat,
dan sebagainya.
10
 MACAM- Masyarakat dapat digunakan oleh industri untuk
mempengaruhi legislative, pengesahan undangundang
MACAM atau peraturan, usaha-usaha lobi masyarakat, liputan
pers, komentar editorial, surat pembaca ataupun
HUMAS dalam usaha pemberitahuan kepada cabang-cabang
perusahaan.

Humas Industri dan Bisnis

Beberapa penerapan humas dalam industri

dan bisnis meliputi; hubungan dengan
pelanggan dan peran humas terhadap
marketing yang pada akhirnya melahirkan
peraturan marketing PR (MPR), hubungan
pemegang saham, hubungan dengan
karyawan, hubungan dengan pers, bantuan
untuk merekrut pegawai baru, hubungan
dengan komunitas, hubungan antar
perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan
pemerintahan (legislatif dan eksekutif)
11
 MACAM-MACAM HUMAS
Humas Sosial

a. Humas Penegak Hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian. Penegak hukum
perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka
dapat membantu masyarakat dengan baik.
b. Humas Organisasi Keagamaan
Organisasi-organisasi keagamaan sekarang mulai menyadari pentingnya
media masa untuk mencapai para jamaah dari mempropagandakan doktrin-
doktrin mereka.
 MACAM-MACAM HUMAS
Humas Sosial

c. Humas Profesi
Profesi kedokteran, profesi pengacara, profesi wartawan, profesi artis dan sebagainya, juga
tidak kalah dalam menggunakan pendekatan humas untuk berkomunikasi dengan
masyarakat.
d. Humas Organisasi Sukarela
Ada banyak organisasi sukarela, puluhan, ratusan, bahkan mungkin ribuan, dan kebanyakan
mereka membutuhkan dana terus menerus. Sehingga dapat dikatakan pencarian dana
merupakan tujuan pokok dari organisasi ini, dana ini nantinya untuk membiayai kerja sosial,
kesejahteraan masyarakat, dan hal-hal lainnya. Menerbitkan majalah internal, surat edaran,
selebaran-selebaran, publikasi, kop surat, dan sebagainya. Citra organisasi sosial sangat
penting bagi kesuksesan baik dalam menarik dana bantuan ataupun menjamin kerjasama dari
para pekerja sukarela. Disitulah perlunya organisasi sukarela memerlukan nasehat ahli humas
 MACAM-MACAM HUMAS
Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humas internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat

di dalam segala bidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata, bidang
komunikasi, transportasi, tukar menukar dibidang pendidikan seperti
pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya masalah internasional, dalam
bidang ekonomi, politik dan sebagainya. Petugas humas akan di rekrut dari
berbagai negara untuk menghindari bias. Media yang biasa digunakan adalah
pers, film, konferensi,study group, dan sebagainya. Jelas bahwa aktivitas
humas tidak dapat dibatasi oleh batasan-batasan Negara.
Kata Protokol berasal dari Bahasa Yunani
“Protos” (yang pertama) dan “Kolla”(lem atau
perekat). Diartikan sebagai lembaran perintah
atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata
Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda
dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

15
DEFINISI
KEPROTOKOLAN
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi,
yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata
Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. (Pasal 1
ayat (1) Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010)
Protokol adalah serangkaian aturan-aturan
keupacaraan dalam segala kegiatan resmi
yang diatur secara tertulis maupun
dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk
penghormatan terhadap negara, jabatan
kepala negara atau jabatan menteri yang lazim
dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa

17
 Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi
kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi
internasional. (Tata Upacara)
 Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan
seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)
 Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam
upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain.
(Tata Tempat)

KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL

18
5 AKTIVITAS RUANG LINGKUP
KEPROTOKOLAN
1. Tata ruang
2. Tata upacara
3. Tata tempat
4. Tata busana
5. Tata warkat
19
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan
dipergunakan sebagai tempat aktivitas.

Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari

jenis aktivitas.

Yang perlu diperhatikan :

1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi

dan meja)
2. Papan nama petunjuk yang diperlukan.
3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata
ruang dan tempat.
4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu
acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.

Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1. Jenis kegiatan
2. Bahasa pengantar yang dipergunakan
3. Materi aktivitas. Dalam tata upacara, supaya
direncanakan siapa yang akan terlibat dalam
kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat
penunjang lain
Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa
Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah
urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah

ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata
duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas
kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang
bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan
kedudukan sosial.
Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan
Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang

didahulukan karena jabarannya atau
kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang
didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan
dan sebagainnya.
 Tata busana ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu
aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun
pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau
dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal
maupun informal.
Jenis tata busana yang perlu diketahui:
1. Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2. Pakaian Sipil Harian (PSH)
3. Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
4. Pakaian Dinas Harian (PDH)
5. Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
7. Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8. Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)
 Tata Warkat Pengaturan mengenai undangan yang akan
dikirim untuk suatu kegiatan.

Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah
disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
2. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat,
kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap
jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
 Tata Warkat Pengaturan mengenai undangan yang akan
dikirim untuk suatu kegiatan.

Hal yang perlu diperhatikan ialah:

4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan
jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
5. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan
beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan
resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk
mempermudah penempatan duduknya.
7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
 Tata Warkat Pengaturan mengenai undangan yang akan
dikirim untuk suatu kegiatan.

Hal yang perlu diperhatikan ialah:

8. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan
kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang
merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu
lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu
sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
1. Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi
keberhasilan suatu usaha.
2. Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain
dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung
unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi.
3. Terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar
4. Terciptanya pemberian perlindungan.
5. Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan
tugas.

PENTINGNYA ATURAN PROTOKOL

28
  Peran dan fungsi protokoler
PERAN DAN turut menentukan keberhasilan
FUNGSI kegiatan yang dilaksanakan oleh
PROTOKOLER organisasi atau institusi.
Disamping itu, protokol juga
merupakan bagian yang melekat
dari aktivitas perusahaan dan
turut mewarnai budaya kerja,
terutama bagi para petugas
protokol yang sangat dekat
perannya dalam mendukung
tugas kepemimpinan, baik di
tingkat lokal maupun nasional. 29
 Karakteristik Humas dan Keprotokolan

2. Sifatnya yang Terencana

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian
1. Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat bahwa kerja/aktivitas humas merupakan
Dua Arah kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki
Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya
semua komunikasi dikatakan humas. tangible (nyata). Syarat terencana dan
Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat
adalah komunikasi dua arah yang yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR
memungkinkan terjadinya arus informasi timbal internasional, yakni Golden World Award For
balik Excellence in PR (GWA).

30
 Karakteristik Humas dan Keprotokolan
3.Sasarannya adalah Publik
Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang
memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi
sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu
disampaikan sebab masih ada orang yang
mengistilahkan PR sebagai personal Relation.
20XX
4. Berorientasi pada Organisasi/Lembaga
Dengan mencermati orientasi tersebut, maka
syarat mutlak dalam kerja humas adalah
pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan
budaya organisasi/lembaga. Visi, misi, dan
budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi
materi utama humas, sehingga dapat mencapai
tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen
lainnya, termasuk tujuan marketing.
31
THANK YOU!