ADMINISTRASI

PERKANTORAN
KELOMPOK 1
AMALIA HASABI .M
DELLA ANJELITA
DHITA ANASTASIA
MILDA NUR
SARI HAMILAH
TAUFIK AKBAR
STANDARD OPERATING
PROSEDURE (SOP)
A. PENGERTIAN STANDARD OPERATING
PROSEDURE (SOP)
Adalah suatu pedoman yang mengatur tahapan
suatu proses atau prosedur pekerjaan tertentu yang
bersifat rutin, tetap, tidak berubah-ubah dan
dituangkan menjadi dokumen tertulis yang dapat
diakses oleh setiap karyawan yang dijadikan standar
untuk pelaksanaan prosedur kerja.
 beberapa istilah lain
terkait SOP yang perlu di
ketahui

Standar Prosedur Operasi (SPO), merupakan

terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan
pada bidang perkebunan

Prosedur Operasi Standar (POS), merupakan

terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan
pada bidang keagamaaan

Standar Operasionaal Baku (SOB), merupakan

terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada
bidang industri

Prosedur Tetap (PROTAP), merupakan istilah

umum dalam birokrasi pemerintahan,
khususnya dilingkungan militer dan kepolisian
 B. TUJUAN PENYUSUNAN SOP

1. Karyawan
dapat bekerja
2. Karyawan dapat
dengan mengetahui peran
konsisten pada dan fungsinya pada sk an
setiap unit setiap posisi dalam je la
e e n g as,
kerjanya. organisasi atau
3. m lur tu g, dan
perusahaan dengan a b
benar. e nan jawa .
w
we gung awan
g y
tan p kar
ia
4. Melindungi set
perusahaan dan
karyawan dari
kesalahan 5. Menghindari kesalahan,
operasional jalannya kegagalan, keraguan,
organisasi. duplikasi, dan inefisiensi.
SOP dibuat untuk dilaksanakan secara tepat dan
benar oleh semua pihak yang ada di
perusahaan. Artinya, dalam melaksanakan suatu
pekerjaan, langkah atau tahapannya tidak
berubah dan sesuai prosedur kerja yang telah
ditetapkan atau dibakukan. Dengan demikian,
ruang lingkup administrasi SOP mencakup
semua proses yang terjadi dalam suatu
perusahaan, baik langsung mupun tidak
langsung, internal maupun eksternal. Selain
digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan
atau organisasi publik yang berkaitan dengan
ketepatan program dan waktu, SOP juga
digunakan untuk menilai kinerja yang
dilaksanakan setiap unit kerja atau divisi.
 Agar SOP dapat dilaksanakan secara
tepat,beberapa hal yang harus
diperhatikan adalah sebagai berikut;

3.Ada pertanyaan
2.Memiliki dari seluruh
jaringan di karyawan,mulai
1.Sop setiap unit dari jajaran
direksi hingga
terdokumen kerja atau karyawan level
tasi dengan divisi yang bawah,untuk
baik. ada dalam berkomitmen
perusahaa mematuhi dan
n. menjalankan SOP
tersebut.
 C. FUNGSI SOP

1. Memperjelas dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit kerja

sesuai prosedur kerja
2. Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja dan
tidak tergantung kepada pimpinan
3. Sebagai landasan hukum jiwa jika terjadi kesalahan atau
penyimpangan dalam melaksanakan tugas
4. Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa
yang harus dikerjakan tanpa harus ada intervensi dari
pimpinan
5. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan
6. Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
7. Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian
kegiatan dalam organisasi
D. JENIS-JENIS SOP DALAM
ADMINISTRASI PERKANTORAN
 1. Berdasarkan Kegiatan
 A. SOP Administratif
 SOP Administratif adalah prosedur operasi standar

untuk pekerjaan yang bersifat administratif, yaitu

pekerjaan yang sifatnya umum(tidak detail),
melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam
perusahaan. Contohnya adalah SOP Penanganan
Surat Masuk,vSOP Pemeliharaan Komputer
Kantor,dan SOP penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
 Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro
ataupun mikro. Makro berarti pelaksanaan
pekerjaan meliputi beberapa pekerjaan yang
bersifat mikro,yang berisi kegiatan secara global.
Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan
pekerjaan merupakan bagian dari administratif
makro yang membentuk satu kesinambungan
aktivitas secara lebih rinci.
Dalam penyusunan SOP Administratif harus
terdapat lima unsur berikut.
1.) Halaman Judul
2.) Daftar Isi
3.) Prosedur
4.) Pemeriksaan atau pengontrolan
5.) Referensi
Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP
Administratif adalah sebagai berikut.;
A.) Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai
B.) Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur
yang akan digunakan
C.) Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat
dari keseluaruan prosedur.
D.) Defenisi atau daftar istilah, berisi kata khusus
yang digunakan, singkatan atau akronim yang
memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang
digunakan.
E.) Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang
siapa yang bertanggung jawab dalam
tugas,situasi,dan tempat tertentu; siapa yang
bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan;dan
menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.
Sementara itu, referensi dalam SOP
administratif berisi tentang hal-hal berikut ;
A.) Acuan yang jelas mengenai dokumen atau
prosedur SOP
B.) Buku acuan yang digunakan
C.) Metode-metode dan literatur yang ditulis
sesuai dengan kaidah yang berlaku
D.) SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.
E.) Pengambilan kalimat (kutipan) yang
panjang disisipkan dalam lembar lain agar
tetap mudah dibaca dan diakses
Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam
SOP Administratif berisi hal-hal berikut. ;
A.) Deskripsi tentang persiapan sesuai dengan
prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian,
penghitungan ulang, dan identifikasi ulang.
B.) Deskripsi berapa kali hasil proses diskusi
mengenai tujuan
C.) Memberikan gambaran mengenai
keterbatasan data dan tindakan.
D.) Memberikan gambaran hasil dari
pengawasan.
B. SOP Teknis

adalah prosedur operasi standar yang tercatat

dan diuraikan secara detail,rinci,dan teliti serta
menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh
satu orang atau satu kesatuan tim kerja
untukberbagai aktivitas diperusahaan sehingga
tidak akan ada kemungkinan variasi lain
2.Berdasarkan besar kegiatan
Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke
dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

1. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan
bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi
dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan
dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan
yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro
dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan
terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau
SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro
yang lebih besar cakupannya. 
 
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan
ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

1. SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari
SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP
penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari
SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling
akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian
kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang
merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua
jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan
maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang
ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP
Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di
Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan
aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan,
tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang
spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di
instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.
Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam
dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.
 
TERIMAKASIH