Administracion

de ERPs
Marlon Saborio Delgado
Maestría en Sistemas de Información ITCR
AFI - Ronald Monge
 Resumen
1. Conceptos básicos sobre ERP’s

2. Implicaciones de un ERP para

el departamento de TI
 Introducción
 Globalización
 Competencia
 Servicio al cliente (trazabilidad)
 Versatilidad de departamentos
 Manejo del cambio
 ¿Qué es un ERP?
 Un ERP es un sistema que busca
integrar todas las funciones de
los departamentos de manera
centralizada, de forma tal que
se puedan satisfacer todas las
necesidades individuales de
cada una de las áreas a las que
sirve
¿Qué es un ERP? (Cont)
 Busca la estandarización de
procesos
 Best Practices
 Sacrifica comodidad de sistemas
independientes
 Aumenta integración
 Fidelidad de la información
Razones por las cuales
implementar un ERP
 Soluciones que propone
 Información financiera
integrada
 Integrar y estandarizar la
información de las ordenes Relación
directa
 Estandarizar y acelerar el con el
proceso de manufactura cliente
final
 Reducir el inventario y
almacenamiento
 Información financiera
integrada
 Cada departamento tiene su
“versión de la verdad”
 Se busca información financiera
liberada por los departamentos
sea estandarizada e irrefutable
 Vision a nivel macro o “big
picture”
 Integrar información de
órdenes
 Seguimiento
 Retroalimentación del cliente
 Permite trasabilidad de los
procesos
Estandarizar y acelerar el
proceso de manufactura
 Mejora logística
 Filosofia JIT
 Seguimiento
 Automatización (equipo
inoperante)
 Reducir el inventario y
almacenamiento
 Punto clave para maximización
de espacio y minimización de
producto terminado almacenado

 Caso IKEA:
 Caso IKEA
 Parodia de la minimización de
producto terminado no entregado
 Implicaciones en el
presupuesto
 Difícil de estimar
 TCO (Total cost of ownership)
introducido por Meta Group en el 2002
 Hardware
 Software
 Profesionales externos (consultores)
 Personal interno (capacitaciones)
 Instalación inicial y los dos años siguientes
de mantenimiento
 Actualizaciones y mejoras
 Optimizaciones a los procesos de la
empresa
 Implicaciones en el
presupuesto (Cont.)
 Estudio de TCO: de 60
empresas el promedio fue de 15
millones de dólares (con un
máximo de $300 millones y un
mínimo de $400 mil)
 Implicaciones en el
presupuesto (Cont.)
Si se quisiera, se pueden separar los resultados según
el tamaño de la empresa, de tal forma

Ingresos anuales de la Costo prom. de

empresa implementación de ERP
Menos de $50,000,000 $380,000
De $50,000,000 a $1,000,000
$100,000,000

De $500,000,000 a $1 $3,000,000
billón
 Gastos ocultos
 Entrenamiento
 Integración y pruebas
 Personalización
 Conversión y análisis de datos
 Consultarías
 Reemplazo de personal clave
 Depresión post implementación
 Entrenamiento
 Más allá de que los encargados de
procesos aprendan a utilizar una
nueva interfaz, deben entender
nuevos procesos
 Entran en contacto con el software
mucha gente que solía hacer las
cosas de manera manual
 Gama de usuarios muy amplia y con
conocimientos variados que no
necesariamente van a poder ser
agrupados
 Integración y pruebas
 Permitir que sobreviva un
sistema con legado hace que se
multipliquen los casos de prueba
 Ambientes reales no disponibles
 Personalización
 Personalización al core del ERP
es algo que trata de evitarse a
toda costa, pero si es necesario
este agrega un costo oculto en
los procesos de actualización
Conversión/análisis de datos
 Estandarizaciones complejas
entre departamentos
 Tramites burocráticos como
aprobaciones
 Middleware
 Consultarías
 Costo de consultarías elevado y
repetitivo
 Se recomienda ligar contratos a
métricas como
 Cantidad de usuarios entrenados
 Cantidad de pruebas exitosas
Reemplazo de personal clave
 Personal a cargo de
implementación se cree
dispensable y no es reubicado
 Recontratación a un precio
mucho mayor
 Depresión post
implementación
 En una encuesta a 54 empresas
de las Fortune 500, 1 de cada 4
admitieron haber sufrido este
fenómeno
 Todo funciona diferente a como
solia ser
 Cambio del día a día
Principales consecuencias de su
implementación
 Unificando un proyecto de la
compañía
 Rompiendo Barreras
 Perdida de puntos de
referencia
 Nuevas profesiones
 Cambios de poder
Principales consecuencias de su
implementación (Cont.)
 SCM, ERP, CRM
 El ERP es parte de todo un
backoffice que soporte el
negocio
 Implicaciones para TI
 Funciones necesarias en TI, en
el negocio y en común
 Responsabilidad extra por
exposición
 Interacción de IT demand y IT
supply
 Administrando los RFC
 ¿Por qué fallan los proyectos de
implantación de sistemas ERP?
 ¿Es el momento para
subcontratar ERP?
 Funciones necesarias en TI,
en el negocio y en común
 Tareas son compartidas entre
equipos multidisciplinarios en
donde TI juega un rol central
 Demanda de alto conocimiento
de TI del área del negocio y de
su entorno
 Área de TI
 Manipulación de datos,
conversiones y
transformaciones
 Interfaces, protocolos de
comunicación entre
programas.
 Modificaciones y
personalizaciones
 Actualizaciones
 Área del Negocio
 Parametrización de los sistemas,
configuraciones a nivel de
interfaz de usuario
 Pruebas y reporte de
inconveniencias u oportunidades
de mejora
 Ambas Áreas: TI y el
negocio
 Entrenamientos
 Encuestas y cuestionarios
 Resolución de problemas
 Hacer que el proyecto sea una
realidad
Funciones necesarias (Cont.)
Responsabilidad extra por
exposición
 La gran cantidad de información de
tipo consolidada, en tiempo real, sin
necesidad de reuniones y a
disposición de todo usuario con los
suficientes permisos, son una gran
tentación para los analistas, los
cuales generan una gran
dependencia de tener disposición
24x7 de los reportes, estados e
indicadores.
 Para TI implica un SLA y mas
compromisos
 Interacción de IT
demand y IT supply
 IT supply: se tiene un ámbito más
amplio de trabajo con nuevos rubros
que soportar, y los ya conocidos
pueden sufrir un incremento en
cuanto a volumen.
 IT Demand va a vivir un fenómeno
interesante: pues muchas de sus
funciones típicas van a desaparecer
como efecto de la integración entre
departamentos.
IT Demand y IT Supply
RFC (Recuests for changes)
 Se busca minimizarlos
 “Educacion ERP”: usar lo que se
tiene, adaptar lo que se ocupa
 Los RFC siempre van a existir,
hay que saber administrarlos
 Administrando los RFC
 Preproceso de RFC
 disminuir o pontencializar
 Contar con un mecanismo
transparente de proceso de RFC
 Evitar analisis duplicados
 Resistencia a cambios aislados
 Dar más peso a cambios que
incluyan a más de 1 area del
negocio
¿Por qué fallan los proyectos de
implantación de sistemas ERP?

 Se modifica el software para

adaptar los procesos
 Se modifican los procesos para
adaptarse al software
 Papel de TI clave pues decide
cuales cambios son
irremediablemente necesarios
 ¿Por qué fallan los proyectos de
implantación de sistemas ERP? (Cont.)

 En el triangulo
herramientas,
procesos y
personas, este
ultimo factor es
el más sensible
 ¿Es el momento para
subcontratar ERP?
 Costo elevado de outsourcing en
ERP (entre $300 y $1000 por
usuario por año)
 Tomar en cuenta aspectos como
 Configuración.
 Nivel de servicios.
 Cantidad de módulos del ERP.
 Cantidad de middleware necesario
para interacción entre sistemas.
 Panorama optimista hacia
outsourcing
 Economía a corto plazo
 Falta de talento dentro de la
organización para hacer frente a
los retos
 Complejidad del ERP
 Escepticismo por parte de los
ejecutivos del valor de tener un
equipo dedicado a soporte del
sistema ERP dentro de la
empresa
 ¿Se debe subcontratar el mantenimiento de un ERP?
SI NO
Ventaja: Da la oportunidad de concentrarse en Ventaja: Controlar las operaciones ERP
la misión principal de la compañía en lugar diarias “desde adentro” evita riesgos como
de lidiar con el software que finalmente es atrasos y perdida de información
un servicio más. operacional valiosa.

Ventaja: Usualmente a las compañías Ventaja: Si se subcontrata el mantenimiento

medianas les es imposible competir con de un ERP, es imposible que el personal de
grandes para el talento de TI necesario y la empresa contratada no se mezcle con el
para que este funcione. “IT Demand” de la compañía, y este no es
un lugar usual para subcontratar.

Ventaja: Evita gastos de entrenamiento y Desventaja: El nivel de responsabilidad es

gastos de personal adicional en planilla. total si no se subcontrata este servicio.

Desventaja: Falta de estimaciones de Desventaja: Si no se crean nuevos perfiles y

crecimiento potencias crean deficiencia a la puestos de trabajo, ahora el departamento
hora de tener que cubrir gastos imprevistos de TI cuenta con menos recursos para hacer
o no cubiertos en los contratos. mucho mas trabajo.
 Conclusiones
 No todas las empresas están listas
para implantar un ERP ni tampoco
todas ellas van a recibir un resultado
positivo de la relación Costo –
Beneficio.
 Se deben descriminar las áreas de
negocio que van a formar parte del
ERP.
 El estudio de factibilidad es de vital
importancia cuando se habla del
éxito de la implementación de un
ERP.
 Conclusiones (Cont.)
 Se pueden tomar dos caminos:
 Acomodar los procesos y la forma de
operar a un sistema (ERP), lo cual
sacude las bases de la organización y
modifica a muchos roles y personas.
Dicho camino es la mejor forma a
largo plazo de obtener una ventaja
competitiva.
 Se puede adaptar el ERP a la forma en
que la empresa esta acostumbrada a
operar, lo cual hace el proceso
considerablemente mas caro y riesgoso..
 Conclusiones (Cont.)
 Sobreestimar la recompensa de
capacitar al personal en “la nueva
forma de operar” puede conducir a
un impacto negativo en la
productividad.
 Al costo del ERP y su implantación se
deben considerar otras inversiones a
su alrededor como por ejemplo:
Consultarías, reprocesamiento,
integración, pruebas y
capacitaciones.
 Es clave la identificación de
“sponsors”, líderes, canales de
comunicación y agentes del cambio
Gracias.

Bibliografia
 An Introduction to ERP http://www.cio.com/article/40323
ultima visita Domingo 26 de mayo.
 Titulo: ERP: Making it happen Thomas Wallace and Michael
Kremzar. Published by John Wiley & Sons Inc
 Paper: Enterprise Resource Planning (Erp) In The New
Paradigms Of Business Management, John Gunson & Jean-
Paul de Blasis.