MATERI UJIAN DINAS TINGKAT

MANAJEMEN PERKANTORAN

OLEH

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI KALIMANTAN TIMUR
ARTI DAN FUNGSI KANTOR
 Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan penyampaian data/info.
 Menurut Mc Demyer fungsi kantor adalah
untuk memberikan pelayanan komunikasi dan
warkat secara rinci.
 Manajemen Perkantoran
Sebagai cabang seni dan ilmu manajemen
perkantoranadalah rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan serta
pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Unsur unsur yang melekat adalah :
1. Tata penyelenggaraan
2. Pelaksanaan secara efisien
3. Pengendalian,Pengawasan, dan pengarahan
4. Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan.
Ciri-ciri Kantor Modern
1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebel yang tepat;
2. Para pegawai dalam bertugas disiplin,
profesional, sikap dan pola pikir serta dalam
bertindak sesuai tuntutan jaman;
3. Mendayagunakan biaya;
4. Menerapkan tata laksana yang demokratis,
efektif, efesien, produktif dan berkeadilan.
 LINGKUNGAN KANTOR
Letak Bagian-bagian :
1. Bagian-bagian yang bekerjasama letaknya harus berdekatan
2. Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat
yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja
lainnya
3. Bagian-bagian pelaksanaan yang penting harus berdekatan dengan
ruang pucuk pimpinan.
4. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh,
diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.
5. Kantor yang menggunakan mesin-mesin yang berat harus
ditempatkan di lantai bawah.
6. Harus ada ruangan penyimpan untuk arsip
Efisiensi dalam pekerjaan perkantoran dipengaruhi:
 Cahaya

 Warna

 Udara

 Suara

Syarat – syarat alat komunikasi Perkantoran :

 Kecepatan

 Kecermatan

 Keselamatan

 Kerahasiaan

 Biaya
Cara-cara yang dipakai dalam
berkomunikasi :
 Wawancara Khusus.
 Rapat Kerja,Konferensi, dan Pertemuan.
 Pembicaraan Telepon
 Penerbitan buku petunjuk dan buku pedoman.
 Surat edaran
 Papan Pengumuman
 Plakat.
 Laporan Tahunan.
 Surat yang dikirim langsung ke pegawai.
 Film,slide, dan alat lain yang serupa.
DATA DAN INFORMASI
 DATA: suatu peristiwa atau fakta yang dapat dijadikan bahan informasi.
 INFORMASI: data yang telah dikemas dan mengandung arti bagi penerima
dan memiliki nilai dan bahan utk mengambil suatu keputusan.
Informasi berguna tergantung pada :
 Tujuan penerima ;
 Ketelitian,penyampaian, dan pengolahan data ;
 Waktu;

 Ruang dan tempat ;

 Bentuk/efektifitas hubungan dan baidang yang memerlukan perhatian

manajemen;
 Semantik ( apakah bahasa yang ada sudah sesuai dengan tujuan atau

sudah tepat sasaran)

Fungsi kantor sebagai Pusat
informasi :
1. Menerima Informasi melalui surat,telpon,pesan,dll
2. Merekam Informasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen
dalam perencanaan dan pengendalian organisasi.
3. Mengatur informasi,misalnya: penyiapan berbagai macam
laporan untuk melaksanakan fungsi manajemen
4. Memberi informasi baik yang bersifat rutin,maupun khusus
misalnya: instruksi, laporan perkembangan,dll
5. Melindungi aset untuk mengamankan kepentingan kantor
Azas-azas umum sistem perkantoran
( menurut Mc Demyer) :
1. Sistem perkantoran yang baik punya arus kerja yang lancar tanpa terjadi
hambatan-hambatan.
2. Dihindari terjadinya kekembaran warkat.
3. Perjalanan Petugas yang tidak perlu, ditekan secara minimum.
4. Dihindari Tulis menulis yang tidak perlu.
5. Memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan
pekerjaan.
6. Sistem yang baik menjaga keseimbangan antara jumlah pekerja dengan alat
tulis kantor yang tersedia
7. Untuk terciptanya prosedur yang tetap, perlu diminimalisasi pengecualian
terhadap aturan.
8. Dihindari pengecekan yang tidak perlu
9. Memanfaatkan sebaik-baiknya mesin namun dihindari penggunaannya
yang berlebihan.
10. Tiap sistem harus berdasarkan kesederhanaan, sistem/prosedur yang rumit
mendorong terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan
Surat :
salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak
(orang,instansi, atau organisasi) kepada pihak lain.(E Zainal Arifin).

Tujuan Umum Surat :

mengharapkan reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.

Syarat dasar bagi penulis surat ;

 Menguasai materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat
 Penguasaan bahasa,terutama bahasa tulisan.
 Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima.
 Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan
pembaca
 Pengetahuan tentang teknik korespondensi
Fungsi Surat Dinas :
 Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya (merupakan gambaran)
 Sebagai alat pengingat surat dapat diarsipkan untuk dilihat lagi
jika diperlukan
 Sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat
Instruksi
 Bukti tertulis terutama surat-surat perjanjian.
 Sebagai alat bukti yang dikomunikasikan sebagai bukti yang
sejarah misalnya surat tentang perkembangan/perubahan
suatu instansi,yuridis,dan administratif
Penggunaan bahasa dalam Surat
dinas

 Penyusunan kalimat secara efektif yaitu kalimat

yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat dan
enak dibaca.
 Penyusunan paragraf mencakup masing-masing
gagasan sehingga tidak tumpang tindih antar
masing-masing pargraf.
 Syarat-syarat surat dinas yang baik
 Menggunakan format yang menarik jika letak bagian-
bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan.
 Tidak terlalu panjang karena akan menjemukan
 Jelas, mudah ditangkap, unsur-unsur gramatika
dinyatakan secara tegas dengan tanda baca yang tepat.
 Padat, karena langsung pada pokok pikiran.
 Adab, karena dikemukakan secara sopan dan simpatik,
dan tidak menyinggung perasaan sipenerima.
 Harus bersih dan berwibawa, harus ada ciri-ciri formal
atau kedinasan dengan keseragaman pola bentuk.
 Filing
Adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara tepat
ditemukan saat dibutuhkan.
Materi yang disimpan adalah :
1. Arsip yang berasal dari luar organisasi seperti surat
masuk.
2. Arsip yang berasal dari dalam organisasi seperti :
surat keluar.
Syarat Filing (Teknik Mengarsip Surat) :
 Harus disusun secara sempurna.
 Efisien ,teliti, rapih
 Aman, segera dapat ditemukan saat diperlukan
Sistem Penataan Arsip :
1) Abjad
2) Nomor
3) Wilayah
4) Masalah
5) Tanggal
Tujuan penyimpanan arsip :
a) Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;
b) Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang
mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-
hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai
dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang;
c) Memberikan keterangan-keterangan vital,misalnya sebagai bukti
sesuai dengan ketentuan hukum
LAPORAN :
1. Menurut Prajudi Atmosudirdjo Laporan adalah “Setiap tulisan
yang berisi hasil pengolahan data-informasi”.
2. Bentuk penyajian fakta tentang suatu kegiatan (E. Zainal Arifin)
3. Menurut Charles E. Redfield, Laporan adalah “Segenap
hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-
idedari satu pihak ke pihak yang lain, disebut juga komunikasi
administrasi”.
TUJUAN PEMBUATAN LAPORAN :
 Mengatasi Masalah
 Mengambil Keputusan
 Mengetahui Perkembangan/Kemajuan
 Mengadakan Pengawasan, pengendalian atau perbaikan
 Menemukan teknik-teknik baru
TERIMA KASIH