www.prospero-id.

com
1
 Administration Skills
…a productivity and effectiveness guide…

www.prospero-id.com
2
 Fasilitator Anda
Fiyarni Moeslim Pamuntjak
• Magister Management, majoring in Marketing.
• Bachelor in Architecture.
• Senior HR Consultant and Management Trainer
• Experienced in HR & GA operations in several
multinational companies
• Experienced in workshop development and
facilitation
 Introduction

• Nama?

• Apa Pekerjaan/ Profesi Anda?

• Dimana Anda Bekerja?

 Tujuan Pelatihan
• Meningkatkan kemampuan para peserta dengan
pengelolaan aspek adminstrasi dengan lebih baik dan
terstruktur
• Para peserta tetap dapat menjalankan fungsinya tanpa
mengabaikan aspek adminstrasi
• Meningkatkan kemampuan dalam berinteraksi dengan
fungsi lain
• Memanfaatkan technology terkini dalam meningkatkan
produktivitas kerja

www.prospero-id.com
5
 Lingkup Pembahasan
• Administration Task & Skills • Setting Procedure and Policy
– Scope of Administration Task – Guidance in setting Procedure and
– Requirement of Administration Skills Policy
• Database Management – Form and documentation required
– Fields, Records, And Files • Optimizing Technology
– Sorting And Searching – E-mail & Internet
– E-Filling – Microsoft Office
• Business Documents – Fax and Telephone
– Business Letter in English and – Computer Networking
Indonesia • Other Administrative Skills
– Managing Report – Telephone Courtesy
– Legal Documents – Managing Meeting
– Dealing With Difficult People
– Negotiation Skills

www.prospero-id.com
6
•Introduction Administration Task & Skills
•Program – Scope of Administration Task
Overview – Requirement of
Administration Skills

www.prospero-id.com
7
 Pengertian dan Fungsi
Definisi ilmu administrasi perkantoran:
rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi,
dan mengendalikan hingga menyelenggarakan
secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran
(Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian
tujuan organisasi.

www.prospero-id.com
8
 Lingkup Kerja Administrasi
• Pengelolaan office Stationery.
• Pengelolaan Database dari semua Service provider (Kurir,
Telephone, Banking dan Internet).
• Pengelolaan dan pemeliharaan office Space.
• Pemeliharaan fasilitas kantor .
• Pemeliharaan sistem yang digunakan .
• Pemeliharaan mesin yang digunakan di kantor.
• Pengelolaan data.
• Pengelolaan absensi karyawan.
• Memberikan support untuk karyawan yang bekerja diluar kantor.

www.prospero-id.com
9
 Prasyarat dalam melakukan Administrasi
1. Menjadi orang yang efisien
2. Mengetahui penggunaan software
3. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan
memroses komunikasi tertulis
4. Memahami konsep dari prosedur equipment
oriented
5. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk
bernegosiasi
6. Menggunakana otomatisasi kantor

www.prospero-id.com
10
 Prasyarat dalam melakukan
Administrasi
8. Menggunakan sumber data yang kredibel
9. Memahami filing dan records control
10. Memahami jasa lanyanan bank yang
berhubungan dengan prosedur kantor

www.prospero-id.com
11
Administration Database Management
Task & Skills
– Scope of – Fields, Records, Files
Administration Sorting And Searching
Task
– Requirement of – E-Filling
Administration
Skills

www.prospero-id.com
12
 Alasan pembuatan database
• Alasan pribadi
• Alasan sosial
• Alasan ekonomis
• Alasan hukum
• Alasan instrumental
• Tujuan simbolis
• Pengembangan ilmu pengetahuan

www.prospero-id.com
13
 Pengelolaan Database
• Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa
diakses serta digunakan

• Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang

diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun
informasi yang oleh organisasi atau perorangan
digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau
transaksi bisnis

www.prospero-id.com
14
 Pengelolaan Database
• Odgers (2005) mendefinisikan manejemen arsip sebagai
proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan
dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun
media elektronik

• Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang

menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran,
pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak
lagi diperlukan

www.prospero-id.com
15
Film
 Pengklasifikasian Arsip

AKTIF
DOKUMEN
(RECORD/
ARSIP DINAMIS) INAKTIF
ARSIP

ARSIP STATIS
(ARCHIVES)

www.prospero-id.com
17
 Penggolongan Dokumen
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat
digolongkan menjadi :

1. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan

secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun

2. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan

dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila
hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun

www.prospero-id.com
18
 Nilai Guna Arsip
Nilai guna primer Nilai guna sekunder
•Nilai guna adminisratif •Nilai guna kebuktian
•Nilai guna fiskal •Nilai guna informasional
•Nilai guna hukum
•Nilai guna historis

www.prospero-id.com
19
 Nilai Guna Arsip
Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat
dengan nama ALFRED (Santen, 1955):

Administratif Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value

www.prospero-id.com
20
 Filing
1. Merupakan keterampilan yang paling penting di dalam
administrasi.
2. Tujuan Filing ialah dapat mencari dokumen secara cepat
dan tepat
3. Pentingnya filing disebabkan oleh:
 Supaya dokumen tidak hilang
 Dokumen dapat disusun atau disimpan secara
sistematis.

www.prospero-id.com
21
 Information Management
Filing
• Sumber informasi yang paling penting adalah file.
• Filing harus dilakukan secara metodis dan sistematis
sehari-harinya
• Sistem filing yang digunakan harus disesuaikan dengan
bisnisnya
• Hal yang paling penting untuk sistem filing yang baik
adalah akses informasi yang mudah.
• Semakin cepat data didapat, semakin baik sistem filing

www.prospero-id.com
22
 Sistem Indeks
• Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur
urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci
yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda
pengenal untuk memudahkan penentuan tempat
penyimpanan dan penemuan kembali arsip

• Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku

www.prospero-id.com
23
 Sistem Indeks
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam
mengindeks dokumen maupun arsip :

1.Sistem Kronologis
2.Sistem Abjad
3.Sistem Subyek
4.Sistem Numerik
5.Sistem Geografis

www.prospero-id.com
24
 Penyimpanan Dokumen
• Definisi: menentukan jenis dan layout penyimpanan yang
memastikan dapat diakses dengan mudah oleh setiap
orang
• Aktivitas:
– Penyimpanan yang fungsional
– Menciptakan tempat untuk segalanya dan menempatkan
segalanya pada tempatnya
• Indikator Kesukesan
– Penghematan waktu saat mencari

www.prospero-id.com
25
Seberapa cepat data didapatkan?

www.prospero-id.com
26
 Bagaimana membuat pengaturan yang
sistematis?

• Tentukan dari mana asal penyimpanan benda tersebut

• Tentukan kemana benda tersebut harus disimpan
• Patuhi aturan penyimpanan

www.prospero-id.com
27
 Gunakan
1 ) Signboards

2) Colour codes

3) Outline markings

4) Labels

www.prospero-id.com
28
www.prospero-id.com
29
 Functional Storage
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih
perlengkapan penyimpanan, antara lain :
1.Jenis dokumen yang akan disimpan
2.Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
3.Kebutuhan ruangan
4.Pertimbangan keamanan
5. Biaya peralatan
6. Biaya operasional penyimpanan
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur

www.prospero-id.com
30
 Sistem Penyimpanan
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat
dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu:
1.Penyimpanan Terpusat (Sentralisasi)
2.Penyimpanan Desentralisasi
3. Kombinasi Kedua Sistems

www.prospero-id.com
31
 Sistem Sentralisasi

1. Mencegah duplikasi 1. Kesulitan fisik

2. Layanan lebih baik
2. Kebocoran informasi
3. Adanya keseragaman
4. Menghemat waktu, ruangan, 3. Berbagai bagian punya
peralatan, dan ATK kebutuhan yang
5. Pengamanan yang lebih berlainan
terpadu 4. Ketakutan akan
7. Keseragaman dalam hilangnya dokumen
pelatihan bagi manajer
dokumen 5. Tidak langsung
8. Pelayanan dokumen dibawah memperoleh dokumen
satu atap bila diperlukan

www.prospero-id.com
32
 Sistem Desentralisasi

1. Pengawasan relatif sulit untuk

dilakukan
1. Dekat dengan pemakai 2. Karena banyak duplikasi ruangan,
2. Sistem ini sangat cocok bila perlengkapan, dan alat tulis kantor
informasi rahasia yang 3. Sistem ini akan mengalami kesulitan
berkaitan dengan sebuah pemberkasan berkaitan dengan dua
bagian disimpan di bagian bagian atau lebih
yang bersangkutan 4. Tidak ada keseragaman dalam
3. Hemat waktu dan tenaga pemberkasan dan peralatan
dalam pengangkutan berkas 5. Masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri sehingga
dokumen tersebar di berbagai
tempat

www.prospero-id.com
33

1. Adanya sistem penyimpanan 1.
dan temu balik yang seragam
2. Menekan kesalaham
pemberkasan serta dokumen
yang hilang
3. Menekan duplikasi dokumen 2.
4. Pengadaan dokumen yang
terpusat dengan efisiensi 3.
biaya yang lebih baik
5. Memudahkan kontrol gerakan
dokumen sesuai dengan
jadwal retensi dan
pemusnahan
www.prospero-id.com
Sistem Kombinasi
Karena dokumen yang berkaitan
tidak ditempatkan pada tempat
yang sama akan menyebabkan
sulitnya penggunaan dokumen
yang dimaksud
Kurang luwes jika keseragaman di
seluruh unit belum atau tidak ada
Masalah yang berasal dari sistem
sentralisasi dan desentralisasi
akan dibawa ke sistem kombinasi,
walaupun dapat diminimalisir
apabila pengelolaannya dilakukan
secara cermat dan tepat
34
 Alat Penyimpanan Dokumen
Faktor yang dipertimbangkan sebelum membeli alat
penyimpanan
1. Kesetaraan (compatibility) peralatan
2. Efisiensi
3. Kualitas
4. Ekonomis

Peralatan penyimpanan dapat digologkan menjadi peralatan

manual, mekanis, dan otomatis

www.prospero-id.com
35
www.prospero-id.com
36
Film
Business Documents

www.prospero-id.com
38
Database Business Documents
Management
– Fields, Records, – Business Letter in English
Files and Indonesia
Sorting And
Searching
– Managing Report
– E-Filling – Legal Documents

www.prospero-id.com
39
 Korespondensi
Yang dimaksud dengan surat ialah sehelai kertas atau lebih
yang memuat pesan sebagai bahan komunikasi dari
seseorang kepada orang lain.

Dengan komunikasi ini (keterampilan dalam menulis)

diharapkan pesan yang disampaikan dapat diterima sesuai
dengan yang dimaksud

www.prospero-id.com
40
Seperangkat baki surat yang harus
anda punya ialah :
–baki surat masuk
–baki surat keluar
–baki surat yang ditunda (pending)

www.prospero-id.com
41
 Pembagian surat masuk
– urgent (segera)
– important (penting)
– for info (untuk diketahui)
– confidential dapat dibuka jika ada kuasa untuk
melakukannya
– ‘private’ atau ‘personal’ tidak boleh dibuka

www.prospero-id.com
42
 Surat Masuk
Langkah-langkah menangani surat masuk :
– membuka
– memeriksa isinya
– mencatat tanggal
– mengelompokkan dan menyortir
– membaca
– memberikan ke atasan
– membagikan dan meneruskan kepada yang lain
– mencatat pada buku jurnal surat masuk

www.prospero-id.com
43
 Surat Keluar
Prosedur penanganan surat keluar
–catat dibuku jumal surat keluar
–ketik dalam bentuk draft, letakkan dalam
buku/map tanda tangan, berikan ke atasan untuk
dikoreksi
–Lakukan edit terakhir

www.prospero-id.com
44
 Surat Keluar
Dalam menyerahkan surat untuk ditanda tangani,
jangan lupa :
– lampiran (kalau ada)
– surat yang dijawab (kalau ada)
– Draft
– Tembusan (kalau ada)

www.prospero-id.com
45
 Surat Keluar
Penampilan yang rapi : Cara penulisan yang baik :
• Jenis kertas yang baik – benar
• Concorde – jelas
• Bond
– ringkas
• Recicle, dll.
– lengkap
• Seni dalam men-design kop surat
– sopan
• Format yang benar
– saling berkaitan
• Pengetikan yang rapi
– konsisten

www.prospero-id.com
46
 Pembagian surat keluar
– first class mail (surat yang tertutup)
– second class mail (surat yang tidak tertutup)
– third class mail (surat yang tidak tertutup tergantung
beratnya)
– fourth class mail (surat yang tidak tertutup tergantung
beratnya)

www.prospero-id.com
47
 Pengelolaan Laporan
• Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat
dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal
tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya

• Laporan merupakan perwujudan pertanggungjawaban

dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan
dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan
wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung
jawab tersebut

www.prospero-id.com
48
 Fungsi Laporan
• Sebagai sarana komunikasi vertikal
• Sebagai alat pertanggung jawaban
• Memberikan informasi penting
• Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan

www.prospero-id.com
49
 Prasyarat & Kualitas Laporan
1. Kecermatan (accuracy)
2. Ketepatan Waktu (timeliness)
3. Kecukupan (adequacy)
4. Kesederhanaan (simplicity)
5. Kejelasan (claritys)

www.prospero-id.com
50
 Jenis Laporan
Berdasarkan Waktu Penyampaian Berdasarkan Tujuan
– Laporan Rutin – Laporan Informatif
– Laporan Insidental – Laporan Rekomendasi
– Laporan Pertanggung Jawaban
Berdasarkan Cara Penyampaian – Laporan Analitis
– Laporan Lisan – Laporan Perkembangan
– Laporan Tertulis – Laporan Studi Kelayakan
– Laporan Visual

Berdasarkan Sifat Penyajian

– Laporan Informal
– Laporan Formal

www.prospero-id.com
51
 Sistematika Laporan
• Pendahuluan

• Isi Laporan dan Pembahasan

• Penutup

www.prospero-id.com
52
 Tata Cara Penyusunan Laporan
• Tahap Persiapan
• Pengumpulan dan Penyajian Data
• Sistematika Laporan
• Penulisan Laporan

www.prospero-id.com
53
Business Setting Procedure and Policy
documents
– Business Letter – Guidance in setting
– Managing Procedure and Policy
Reports
– Form and documentation
– Legal Documents
required

www.prospero-id.com
54
 Sistem dan Prosedur
• Sistem terdiri dari sub sistem yang berhubungan
dengan prosedur yang membantu pencapaian
tujuan

• Dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai

sebuah sistem merupakan suatu kesatuan, di
mana bagian terkecil dari sistem (metode atau
prosedur maupun subsistem) merupakan
penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan

www.prospero-id.com
55
 Kesulitan Implementasi Sistem
• Pengoperasian kurang fleksibel
• Perubahan pada sistem atau subsistem, akan mengubah
metode dan prosedur suatu organisasi
• Memerlukan waktu sosialisasi
• Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi

www.prospero-id.com
56
 Sistem dan Prosedur yang efektif
• Realistis dan mudah dipahami
• Dikembangkan dari masukan para karyawan
• Dikomunikasikan, dipahami dan diterima oleh
para karyawan
• Fleksibel untuk direvisi saat terjadi perubahan
dalam bisnis

www.prospero-id.com
57
 Unsur Sistem
• Input
• Processing
• Output
• Feedback
• Pengawasan

www.prospero-id.com
58
 Tahapan dalam Pengembangan Sistem
• Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
• Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan
• Analisis proses yang sedang berjalan
• Rencanakan proses yang dikembangkan
• Buat proses baru

www.prospero-id.com
59
 Flowchart

Start/ finish Document

related

Step
Data related

Decision
Link to following
page

www.prospero-id.com
60
www.prospero-id.com
61
 Latihan
• Buatlah sebuah prosedur yang
berkaitan dengan pekerjaan anda di
kantor
Setting procedure Optimizing Technology
and policy
– Guidance in – E-mail, Internet & Computer
setting procedure Networking
and policy
– Form and
– Fax and Telephone
documentation
required

www.prospero-id.com
63
Internet

www.prospero-id.com
64
 Karakteristik Internet
• Protokol merupakan salah satu standar yang
memungkinkan pengiriman dan penerimaan
informasi melalui program client dan server dapat
terjadi di internet

• Protokol yang digunakan perusahaan untuk

mengakses internet juga digunakan untuk
mengembangkan intranet

www.prospero-id.com
65
 Akses Internet
Internet dapat diakses melalui beberapa cara
dengan menggunakan teknologi komunikasi, antara
lain:
1.Akses LAN
2.Akses Cable
3.Akses Dial-up

www.prospero-id.com
66
 Layanan Internet
1. E-mail
2. World Wide Web
3. FTP (File Transfer Protocol)
4. Usenet
5. Listserv
6. Internet Messenger
7. Internet Telephone
8. Telnet

www.prospero-id.com
67
Email Etiquette

www.prospero-id.com
68
 Email Etiquette
• Pentingnya memahami etika ber-email
– Menunjukkan profesionalisme
– Efisiensi
– Terlindung dari tuntutan hukum

www.prospero-id.com
69
 Etika 8 C
• Clarity
• Conciseness
• Correctness
• Completeness
• Consideration
• Courtesy
• Construction
• Common Tips

www.prospero-id.com
70
 Clarity
• Struktur dan lay-out penting untuk memudahkan
pembaca memahami pokok pikiran dalam email
• Pisahkan pokok-pokok pikiran per kalimat atau per baris
• Berikan contoh, gambar atau bantuan visual untuk
memudahkan pemahaman

www.prospero-id.com
71
 Conciseness
• Aturan KISS

• Hindari pengulangan

www.prospero-id.com
72
 Correction
• Ejaan

• Penulisan yang tepat

• Hindari singkatan

• Tidak menulis dengan huruf CAPITAL

• Ukuran Font & Warna Font

• Pilihan Kata

www.prospero-id.com
73
 Completeness
• Jawab semua pertanyaan

• Cek 5 W - Who, What, When, Why, Where

• Gunakan fakta dan anga

www.prospero-id.com
74
 Consideration
• Pertimbangkan ‘SIKAP’

• Perhatikan ‘EMOSI’

• Netral

www.prospero-id.com
75
 Courtesy
• Sopan dan pantas

• Sampaikan ‘subject’ nya

• Minta maaf jika diperlukan

www.prospero-id.com
76
 Construction
• Gunakan subject yang deskriptif

• Sampaikan salam yang pantas

• Struktur Piramid (action to do/ information)

• Signature

www.prospero-id.com
77
 Common Tips
• Gunakan bold, italic atau underline untuk melakukan
‘penekanan’
• Baca email dengan teliti sebelum dikirimkan
• Jangan hanya meneruskan pesan, sampaikan tindakan
apa yang harus dilakukan pembaca
• Jangan balas email ketika kita di Bcc
• Zip semua attachment
• Jangan membahas informasi rahasia melalui email
• Jika diskusi melalui email masih belum selesai pada email
ke-3, gunaka moda komunikasi lain

www.prospero-id.com
78
 Contoh

Diskusikan melalui telepon

www.prospero-id.com
79
Telepon dan Fax

www.prospero-id.com
80
 Telepon & Faks
• Telepon masih menjadi alat komunikasi yang
banyak digunakan khususnya saat tujuan
komunikasi adalah untuk komunikasi langsung dan
bersifat real-time
• Fax mulai banyak ditinggalkan dan digantikan
dengan email

www.prospero-id.com
81
 Keuntungan Telepon
• Cepat
• Memungkinkan terjadinya konversasi
• Fungsi diperluas untuk teleconference
ataupun video conference

www.prospero-id.com
82
 Kelemahan Telepon
• Salah sambung
• Orang yang dituju sibuk atau tidak mengangkat telepon
• Biaya
• Waktu sulit dikontrol
• Orang yang dituju tidak ada
• Diforward berkali-kali
• Dibiarkan menunggu untuk waktu yang lama

www.prospero-id.com
83
Optimizing Other Administrative Skills
Technology
– E-mail & Internet – Telephone Courtesy
– Microsoft Office – Managing Meeting
– Fax and
Telephone
– Dealing With Difficult People
– Computer – Negotiation Skills
Networking

www.prospero-id.com
84
Telephone Courtesy

www.prospero-id.com
85
 Information Management Screening
Telepon
• Memilih incoming calls
• Menggali informasi mengenai maksud dan tujuan penelepon
• Mengetahui mana yang penting & harus dihandle oleh
atasan, mana yang dapat didelegasikan atau ditangani
sendiri
• Untuk penelepon asing yang tidak mau memberikan
identitas sebaiknya tidak diteruskan ke atasan
• Menuliskan pesan dengan jelas dan akurat untuk
disampaikan pada atasan

www.prospero-id.com
86
 Komunikasi melalui Telepon
• Pendekatan langsung (membatasi konversasi sosial)
• Memiliki tujuan
• Tidak melakukan hal yang lain (apalagi sambil
makan)
• Jawab pertanyaan dengan jujur
• Rangkum hal-hal yang didiskusikan dan tindakan
yang akan dilakukan pada akhir pembicaraan
• Tidak menelepon terlalu pagi/ terlalu malam

www.prospero-id.com
87
 Menerima Telepon
1. Maksimum 3 x dering
2. Greetings : PT……………., Selamat Pagi. Dengan Anna, bisa
dibantu?
3. Anggap sedang berhadapan dengan penelepon, tanyakan
namanya
4. Tawarkan bantuan
5. Menyimak dan mencatat pesan
6. Katakan apa yang anda akan lakukan

www.prospero-id.com
88
 Menelepon
1. Memperkenalkan diri
2. Menyebutkan nama perusahaan
3. Sampaikan tujuan pembicaraan
4. Nada bicara – ramah
5. Ucapkan terima kasih

www.prospero-id.com
89
Film
Meeting

www.prospero-id.com
91
 Komunikasi dalam Meeting
Sebelum Meeting:
• Kumpulkan materi
• Tulis ide & pertanyaan
• Putuskan untuk mendengar dengan aktif

Pada Saat Meeting:

• Siap; membuat catatan
• Sabar & tidak mengkritik
• Memberi umpan balik
• Mengajukan pertanyaan klarifikasi

www.prospero-id.com
92
 Perencanaan Meeting

Timing Date
Outcomes
Venue

Priorities
Time
Sequence Attendee

www.prospero-id.com
93
 Prioritas
• Tentukan:
– Tujuan,
– Issue yang akan dibahas
– Tingkat Kepentingan
– Tingkat Urgensi
• Sebarkan draft agenda meeting sebelum meeting
diadakan, sehingga dalam meeting tidak timbul
hal-hal lain yang menghabiskan waktu

www.prospero-id.com
94
 Outcomes/ Hasil
Tentukan hasil akhir yang diinginkan dari tiap masalah,
sertakan dalam agenda meeting. Hasil tersebut:
– Keputusan
– Diskusi
– Informasi
– Perencanaan (eg workshop session)
– Menggali ide
– Mendapatkan umpan balik
– Mendapatkan solusi
– Kesepakatan (target, budget, sasaran, etc)
– Pernyataan/ Penjelasan Kebijakan
– Team-building/motivasi
– Pembicara tamu - informasi, inisiatif, etc
www.prospero-id.com
95
 Sequence/ Susunan
• Urutan:
– Masalah yang kurang penting dan mendesak
– Masalah yang penting dan paling mendesak
– Masalah penting yang tidak urgent
• Jangan letakkan beberapa masalah kontroversial
berurutan, buat berselang seling.

www.prospero-id.com
96
 Sequence/ Susunan
• Daftar hal-hal untuk ditindaklanjuti/ dipertimbangkan
• Kerangka Waktu penting agar isi meeting on track
• Didistribusikan sebelum meeting, agar peserta yang lain
menyiapkan diri
• Fleksibel
• Pertimbangkan untuk menunjuk fasilitator
• Memastikan waktu yang cukup untuk hal-hal yang akan
dibahas
• Jangan ada hal yang tidak diungkapkan

www.prospero-id.com 97
 Timing/ perhitungan waktu
• Tetapkan durasi meeting dan alokasi realistis untuk tiap pembahasan
• Untuk meeting yang melibatkan peserta dari luar kota, sediakan makanan kecil dan
lakukan pre meeting selama 30 menit sebelum meeting dimulai
• Sediakan waktu istirahat untuk meeting berdurasi panjang, karena:
– Konsentrasi turun setelah 45 menit
– Istirahat besar sebesar 20 menit
– Istirahat kecil 5 menit per tiap jam, utuk penyegaran dan streching
• Istirahat makan siang – hindari Makan Siang di Restoran dengan posisi formal, karena
persiapan makanan membutuhkan 30 menit. Karena hal ini akan membuat peserta
mengantuk.
• Jika terpaksa makan di restoran, sebaiknya pilihan menu sudah ditetapkan sebelumnya/
ambil paket prasmanan
• Makan siang ditambah 10-15 menit untuk mendapatkan udara segar dan bergerak keluar
ruang meeting

www.prospero-id.com
98
 Attendees/ peserta
• Undang wakil dari departemen lain untuk pertemuan departemen
anda
• Mengundang tamu internal dan eksternal supplier akan
memperkuat rantai supply
• Hindari mengundang manager senior/ direktur, kecuali
kehadirannya tidak mengintimidasi peserta, karena:
– Para Senior cepat mengkritik dan memberikan beban tanpa mengetahui
fakta yang dapat merusak hubungan, menurunkan moral, motivasi dan
kepercayaan peserta meeting
– Jika atasan harus dilibatkan, batasi waktunya sampai makan siang, atau
justru undang mendekati akhir meeting agar meerin bisa terfokus tanpa
intervesi pihak lain.

www.prospero-id.com
99
 Date/ Tanggal
• Tanggal yang dipilih – tidak terlalu sibuk
• Jika meeting akan dihadiri oleh berbagai pihak dan
para senior, diskusikan terlebih dulu (buat menjadi
tentatif)
• Untuk meeting rutin, sebaiknya disetujui pada saat
meeting pertama
• Usahakan untuk menetapkan jadwal meeting rutin
dalam setahun

www.prospero-id.com
100
 Time/ Waktu
• Waktu mulai/ selesai meeting sangat tergantung pada jenis, durasi
meeting dan waktu peserta. Usahakan untuk mulai dan selesai
meeting selama jam kerja
• Meeting 2 jam ditengah hari menyebabkan banyak waktu terbuang
(untuk perjalanan).
• Breakfast meetings akan sulit dilakukan di lingkungan kerja yang
lebih santai.
• Untuk peserta dari luar kota dengan perjalanan jauh,
pertimbangkan waktu untuk menginap di malam sebelum meeting.
• Pertimbangkan juga waktu bermalam sesudah meeting, agar
penutupan meeting tidak terbutu-buru, senang dan lebih
termotivasi.

www.prospero-id.com
101
 Venue/ tempat
• Tempat sangat penting untuk penyelenggaraan meeting diluar kantor
• Jika meeting diadakan di hotel, jangan serahkan semua hal ke petugas
hotel
• Aspek yang perlu dicek:
– Layout meja dan kursi
– Meja untuk meletakkan kertas kerja, hand out, etc
– Listrik, posisi sakelar dan stop kontak
– Kontrol AC dan Lampu
– Posisi proyektor dan flip chart
– Lokasi toilet dan emergency exits
– Catering
– Peralatan dan data back up
• Cek dan Konfirmasi sebelum D-Day
• Hadir lebih awal

www.prospero-id.com
102
 Notulen
Yang harus diketahui:
• Mengetahui tema dan tujuan rapat
• Mampu menangkap hal-hal penting yang timbul
dalam rapat dan menulisnya dengan cepat
• Mampu menarik kesimpulan
• Berkonsentrasi pada pembicaraan
• Pandai memilih kata yang tepat dan bahasa yang
logis
• Mengetahui nama-nama peserta meeting
• Berani bertanya untuk klarifikasi
www.prospero-id.com
103
 Tips Membuat Notulen
• Tidak mengandalkan alat perekam
• Menuliskan kesimpulan dan action plan yang
disepakati
• Klarifikasi dan konfirmasi
• Teliti dan detail
• Ada format standar

www.prospero-id.com
104
Film
Negosiasi

www.prospero-id.com
106
 Azas Pengaadan
• Tepat Mutu
• Tepat Jumlah
• Tepat Waktu
• Tepat Sumber
• Tepat Harga
• Tepat Lokasi
• Tepat Aturan

www.prospero-id.com
107
 Menerima &
Menginventarisir &
Meneliti Daftar
Mendistribusikan
Permintaan
Pembelian
Pembelian

Memilih dan
Menerima
Menegosiasi
Pesanan
Supplier

Memasukkan &
Memantau
Pesanan
Siklus
Pengadaan
www.prospero-id.com 108
 Menerima & Meneliti Daftar
Permintaan Pembelian

• Menerima Pengajuan Permintaan Barang

untuk barang-barang rutin maupun non rutin
• Keputusan persetujuan
• Form: Surat Permintaan Barang, Laporan
Pemakaian Barang

www.prospero-id.com
109
 Memilih & Bernegosiasi dengan Supplier

Kriteria Supplier:
1. Supplier dapat menyediakan barang yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi
2. Supplier dengan badan usaha Legal
3. Supplier dapat dipercaya
4. Supplier dapat memberikan harga yang paling
layak dan dapat memberikan after sales service
5. Secara geografis, supplier mudah mencapai kantor
kita

www.prospero-id.com
110
 Memilih & Bernegosiasi dengan Supplier

Tahapan Negosiasi:
1. Persiapan data dan informasi
2. Menentukan target negosiasi
• Tentukan Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA)
• Tentukan Posisi Walk Out Price (WOP)
• Prediksi Zone of Possible Agreement (ZOPA)
• Pertimbangkan kemungkinan Trade Off
3. Tatap muka & Kesepakatan
4. Form: Purchase Order
5. Follow Up

www.prospero-id.com
111
 Target Posisi

SELLER
WOP = 500
ZOPA

WOP = 630
BUYER

www.prospero-id.com
112
Difficult People

www.prospero-id.com
113
 Karyawan Bermasalah
• Tidak Mencapai Standar Kinerja
• Perilaku Tidak Profesional
• Tingkat Kehadiran Rendah
• Mengakibatkan Kecelakaan Kerja
• Karyawan Yang Mengganggu Lingkungan
• Karyawan dengan Perilaku Menyulitkan
• Memicu Konflik

www.prospero-id.com
114
 Perilaku Menyulitkan Dalam Kerja
Timbul Karena……
• Pelaku menggunakan sisi negatif kepribadiannya,
tanpa bertujuan untuk menyulitkan.
• Pelaku tidak menyadari perilakunya dan
dampaknya bagi orang lain. 
• Pelaku tidak menyadari kerugiannya terhadap
kesuksesan karir. 

www.prospero-id.com
115
 Penyebabnya:
Internal Eksternal
• Tidak cocok dengan pekerjaan
• Tidak termotivasi • Adanya perubahan dalam
• Pengaruh lokasi kerja perusahaan yang untuk
• Tidak cocok dengan kultur perusahaan meningkatkan produktivitas
• Orang merasa sehingga banyak menimbulkan
– Selalu terburu-buru (tidak cukup konflik.
waktu)
• Manajemen yang mempercayai
– Tidak aman
– Marah bahwa Manajemen Konflik
– Memiliki kebutuhan atau merupakan cara yang baik untuk
ketertarikan yang lain meningkatkan Kinerja Karyawan
• Masalah Rumah Tangga/ Pribadi

www.prospero-id.com
116
 Akibatnya…..
• Kecewa
•Frustrasi
•Stress!!!
www.prospero-id.com
117
 Menghadapi Karyawan Bermasalah
 Tidak terpancing Emosi
 Tidak memanas-manasi
kemarahan
 Mengendalikan situasi dan
emosi
 Tetap tenang, berikan
kesempatan orang tersebut
untuk menumpahkan
amarahnya dan dengarkan
keluhannya
 Jangan mencari kambing
hitam
 Berempati dan memahami
perasaannya
 Fokus pada masalah bukan
orangnya
 Buat catatan
 Gali permasalahannya
 Bantu mengatasi
masalahnya
 Minta maaf jika diperlukan

www.prospero-id.com
118
Sampai Jumpa

www.prospero-id.com
119