MANAJEMEN PROYEK

Pertemuan Minggu Ke-4

ESTIMASI WAKTU &

BIAYA PROYEK
 Factors Influencing the Quality of (1)

1. Horizon Perencanaan: 2. Kompleksitas Proyek:

• Semakin lama horizon, semakin banyak
ketidakpastian dan risiko yang membuat
rencana menjadi tidak akurat.
• Dibagi menjadi dua dimensi utama: waktu
dan biaya
• Untuk tujuan manajemen: Jangka pendek,
menengah dan pajang.

3. Sumber Daya Manusia (Karyawan):

• Kualitas SDM sangat mempengaruhi
estimasi waktu dan biaya proye. Seberapa
menguasai dalam merencanakan proyeknya.
 Factors Influencing the Quality of (2)
4. Organisasi dan Struktur Proyek:
• Struktur proyek mana yang dipilih untuk
mengelola proyek akan mempengaruhi waktu dan
biaya.
• Organisasi proyek matrik pelaksaan lebih
efektif dalam waktu dan mutu, namun
berdampak pada biaya.
• Organisasi proyek murni pelaksaan lebih
efesian dalam penggunaan sumber daya,
sehingga biaya dapat ditekan.
5. Estimasi Padding
• Digunakan untuk mengurangi resiko waktu
keterlambatan.
• Semakin besar estimasi padding juga semakin
besar biaya proyek.
6. Budaya Organisasi
• Secara signifikan dapat mempengaruhi
estimasi proyek.
• Ada yang mentoleransi adanya estimasi
padding, namun ada organisasi yang tidak
mentoleransi adanya estimasi padding.
7. Faktor Lain
• Waktu henti peralatan dapat mengubah
perkiraan waktu.
• Hari libur nasional, liburan, dan batasan hukum
• Prioritas proyek dapat mempengaruhi
penugasan sumber daya dan berdampak pada
waktu dan biaya.
 Estimating Guidelines for Times, Costs,
and Resources (1)

 Responsibility
 Orang yang membuat estimasi merupakan orang yang ahli dan berpengalaman pada bidang tersebut.
 Memudahkan persetujuan dalam pengambilan keputusan perihal hasil perencanaan estimasi proyek.
 Mempermudah tanggung jawab dalam koordinasi dan komunikasi kepada anggota timya
 Use several people to estimate
Rancangan estimasi waktu dan biaya akan mendekati realistis ketika dikerjakan dengan beberapa orang yang memiliki
pengalaman dan atau pengetahuan yang relevan dengan proyek tersebut bisa dikatakan “crowdsourcing”.
 Normal conditions
 Estimasi dasar pada kondisi normal, metode yang efisien, dan tingkat sumber daya.
 Jika hari kerja normal adalah delapan jam, estimasi waktu harus didasarkan pada delapan jam,
 Time units
 Gunakan unit waktu yang konsisten dalam memperkirakan waktu tugas
 Perkiraan waktu harus mempertimbangkan waktu normal seperti hari dikalender, hari kerja, hari libur, jam, shift dll.
 Estimating Guidelines for Times, Costs,
and Resources (2)

Independence
Perlakukan setiap tugas sebagai independen, jangan digabungkan.
Contingencies
 Estimasi harus mengasumsikan kondisi normal atau rata-rata meskipun setiap proyek tidak akan terwujud sesuai rencana.
 Top manajemen penting membuat dana tambahan yang dapat digunakan untuk menutupi kejadian yang tidak terduga.
Adding risk assessment to the estimate helps to avoid surprises to stakeholders
 Beberapa proyek membawa lebih banyak resiko waktu dan biaya dari pada yang lain.
 Contoh, sebuah teknologi baru biasanya membawa lebih banyak risiko waktu dan biaya pada saat proses pembuatan.
 Cukup mengidentifikasi tingkat risiko memungkinkan pemangku kepentingan mempertimbangkan metode alternatif dan
mengubah keputusan terhadap suatu proyek.
 Top-Down versus Bottom-Up Estimating (1)
TOP-DOWN (Macro) ESTIMATES
◦ Dapat memberikan perkiraan yang cepat
namun kasar;
◦ biasanya berasal dari pengalaman orang dan /
atau informasi untuk menentukan durasi proyek
dan total biaya;
◦ dibuat oleh top manager yang memiliki sedikit
pengetahuan tentang proses yang digunakan
untuk menyelesaikan proyek;
◦ biasanya terjadi selama tahap pengkonsepan,
namun ketika desain lengkap dan WBS tidak
tersedia
◦ bisa sangat tidak akurat
BOTTOM-UP (Micro) ESTIMATES
◦ Dapat memberikan perkiraan yang cukup
akurat, tetapi memakan waktu;
◦ Dapat berfungsi sebagai pemeriksaan elemen
biaya di WBS
◦ Mungkin membutuhkan banyak personel dan
waktu untuk menyelesaikannya;
◦ Jika dilakukan dengan benar, perkiraan bootom
up dapat menghasilkan perkiraan biaya dan
waktu yang akurat
No Condition Top-Down Bottom-Up Top-Down versus
1 Strategic decision making X Bottom-Up
2 Cost and time important X Estimating
3 High uncertainty X
(2)
4 Internal, small project X
5 Fixed-price contract X
6 Customer wants details X
7 Unstable scope X
 Methods for Estimating Project Times
and Costs

1.Consensus Methods 1.Template Methods

Bottom-Up Approaches for Estimating

Top-Down Approaches for Estimating

2.Ratio Methods 2.Parametric

3.Apportion Methods Procedures Applied

Project Times and Costs

Project Times and Costs

4.Function Point to Specific Tasks

Methods for 3.Range Estimating
Software and System 4.A Hybrid: Phase
Projects Estimating
5.Learning Curves
 Top-Down Approaches-Consensus Methods

 Metode ini hanya menggunakan pengalaman yang dikumpulkan dari manajer senior dan / atau
manajer menengah untuk memperkirakan durasi dan biaya proyek

Biasanya melibatkan pertemuan di mana para ahli berdiskusi dan pada akhirnya mencapai keputusan
untuk estimasi terbaik .

Penting untuk diketahui bahwa Top-down Estimating pertama ini hanyalah perkiraan kasar dan
biasanya terjadi dalam tahap konseptual proyek.

Pada tingkat ini item pekerjaan individu tidak diidentifikasi

Namun demikian, Top-down Estimating awal sangat membantu dalam menentukan apakah proyek
memerlukan perencanaan yang lebih dalam, yang akan mencakup perkiraan yang lebih rinci.
 Top-Down Approaches-Ratio Methods

Top-down Methods (kadang disebut Misalnya, kontraktor sering menggunakan

parametrik) biasanya menggunakan rasio meter persegi (m2) untuk memperkirakan
untuk memperkirakan waktu atau biaya biaya dan waktu membangun rumah.
proyek. Pembangunan rumah dengan luas 2.700 m2,

Top-down Estimating sering digunakan dalam berdasarkan pengalamanan kira-kira biaya

pembangunan sebesar $ 160 per m2 dan
konsep “kebutuhan” sebuah proyek untuk
membutuhkan waktu sekitar 100 hari untuk
mendapatkan perkiraan durasi dan biaya awal
menyelesaikannya.
untuk proyek tersebut.
 Top-Down Approaches - Apportion Methods

Metode ini digunakan ketika proyek Apportion Method of Allocating Project Costs Using the Work Breakdown
Structure (WBS)
mengikuti proyek lampau yang
serupa, dengan adanya data historis
yang baik, estimasi dapat dibuat dengan
cepat dengan sedikit usaha dan
keakuratan yang wajar.

Metode ini sangat umum dalam proyek

yang relatif standar, tetapi memiliki
sedikit variasi atau penyesuaian.
Top-Down Approaches - Function Point Methods for Software and System
Projects

Simplified Basic Function Point

Count Process for a Prospective
Project or Deliverable

Function Point
Count Method
 Jika proyek serupa dengan proyek sebelumnya, maka biaya dari proyek sebelumnya
1 dapat digunakan sebagai acuan untuk proyek baru.

Bottom-Up 2
Perbedaan dari proyek standar yang telah dicatat (seperti waktu, biaya, dan
sumber daya) dan perubahan yang telah dibuat.
Approaches -
Template
Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan jadwal,
Methods 3 memperkirakan biaya, dan mengembangkan anggaran dalam rentang waktu yang
sangat singkat.

4 Dengan menggunakan metode ini dapat dengan mengurangi kesalahan estimasi.

Bottom-Up Approaches - Parametric Procedures Applied to
Specific Tasks
 Sama seperti teknik parametrik seperti
biaya per meter persegi dapat
menjadi dasar sumber Top-down
Estimating , teknik yang sama dapat
diterapkan untuk proyek tertentu.
Misalnya, sebagai bagian dari proyek konversi MS
Office, 36 workstation komputer yang berbeda
perlu dikonversi. Berdasarkan proyek konversi
sebelumnya, manajer proyek menentukan bahwa
rata-rata satu orang dapat mengubah tiga
workstation per hari. Oleh karena itu, tugas
pengubahan 36 workstation akan memakan waktu
tiga teknisi selama empat hari kerja
 Menggunakan metode ini paling tepat jika proyek memiliki ketidakpastian yang signifikan terkait
1 dengan waktu atau biaya untuk menyelesaikannya.

Namun, ketika proyek memiliki ketidakpastian yang signifikan terkait dengan waktu atau
Bottom-Up 2 biaya untuk menyelesaikannya, merupakan kebijakan yang bijaksana untuk mensyaratkan
tiga perkiraan waktu — rendah, rata-rata, dan tinggi
Approaches -
Range
Estimating 3
Dalam menentukan estimasi rendah dan tinggi untuk aktivitas tersebut dipengaruhi oleh
faktor-faktor seperti kompleksitas, teknologi, newness, kebiasaan dll.

Sebuah kelompok menentukan rendah, rata-rata, dan tinggi suatu biaya atau waktu yang dapat
4 memberikan hasil terbaik. Estimasi kelompok cenderung membawa penilaian yang lebih evaluatif
pada estimasi dan potensi risiko
Bottom-Up Approaches - Range Estimating
Range Estimating Template
 Bottom-Up Approaches - A Hybrid: Phase Estimating

Metode ini dimulai dengan Top-down Estimating untuk Metode ini menggunakan sistem dua estimasi selama
proyek dan kemudian menyempurnakan estimasi pada umur proyek. Estimasi mikro dikembangkan untuk tahap
saat proyek dilaksanakan. langsung dan estimasi makro dibuat untuk tahap proyek

Beberapa proyek pada dasarnya tidak dapat didefinisikan yang tersisa.

secara tepat karena ketidakpastian desain atau produk

akhir. Phase Estimating over Project Life Cycle

Metode ini digunakan ketika jumlah ketidakpastian

yang tidak biasa terjadi pada proyek serta tidak praktis
untuk estimasi waktu dan biaya keseluruhan proyek.
 Top-Down and Bottom-Up Estimates

Top-Down Estimates Bottom-Up Estimates

Penggunaan • Fase kelayakan / konseptual • Penganggaran
• Perkiraan waktu / biaya kasar • Penjadwalan
• Persyaratan dana • Persyaratan sumber daya
• Perencanaan kapasitas sumber daya • Waktu pendanaan
Biaya yang disiapkan 1/10 sampai 3/10 persen dari total biaya 3/10 sampai 1 persen dari total
proyek biaya proyek
Akurasi/ ketepatan -20% sampai 60% -10% sampai 30%
Metode • Consensus • Template
• Ratio • Parametric
• Apportion • WBS packages
• Function point • Range estimates
• Learning curves
 Level of Detail

 Tingkat detail dalam WBS bervariasi sesuai dengan kompleksitas suatu proyek; kontrol kebutuhan;
ukuran proyek, biaya, durasi; dan faktor lainnya.

 Detail yang berlebihan itu mahal

◦ Memfokuskan pada hasil departemen/ divisi
◦ Membuat dokumen yang tidak produktif

 Detail yang tidak memadai itu mahal

◦ kurangnya fokus pada tujuan
◦ usaha yang sia-sia untuk aktivitas yang tidak penting
 Types of Costs (1)

Direct Cost

Biaya yang jelas berhubungan dengan bagian proyek yang

menghasilkan biaya, (contoh: tenaga kerja, bahan material, peralatan
dll)

Direct project overhead costs

Biaya yang timbul yang secara langsung terkait dengan penyampaian

proyek atau paket pekerjaan yang dapat diidentifikasi contoh: gaji,
sewa, persediaan, mesin khusus.

General and administrative overhead costs

Biaya organisasi secara tidak langsung terkait dengan paket tertentu

yang dibagikan ke proyeknya
 Types of Costs (2)

Contract Bid Summary Costs Three Views of Cost

 Refining Estimates

Reasons for adjusting estimates:

1. Biaya estimasi disembunyikan
2. Kondisi normal tidak berlaku
3. Ada yang salah pada proyek
4. Perubahan dalam ruang lingkup dan rencana proyek

Adjusting Estimates:
Perkiraan waktu dan biaya dari kegiatan tertentu disesuaikan dengan risiko, sumber daya dan situasi khusus
menjadi lebih jelas

Contingency funds and time buffer

1. Dibuat secara independen untuk mengantisipasi ketidakpastian
2. Mengurangi kemungkinan pembengkakan biaya dan waktu penyelesaian untuk suatu proyek
3. Dapat ditambahkan ke keseluruhan proyek atau ke aktivitas tertentu atau paket pekerjaan
4. Dapat ditentukan dari proyek serupa sebelumnya

Changing baseline schedule and budget

Peristiwa tak terduga dapat mendikte perumusan ulang anggaran dan jadwal
 Creating a Database for Estimating
MIS
Operation Processes Hardware

Cara terbaik untuk meningkatkan

estimasi yaitu dengan mengumpulkan
dan mengarsipkan data tentang estimasi Database
Risk Analysis Product production
dan realisasi/ aktul proyek sebelumnya. Estimasi
Hal tersebut merupakan dasar ilmu yang
digunakan untuk membuat estimasi waktu
dan biaya proyek yang lebih baik. Documenatation Programming

Example

1. Estimated & Actuals on

A. Labor
B. Materials
C. Equipment
2. Benchmarking Ratios
3. Code of Accounts
 PENUGASAN

MELENGKAPI PENUGASAN PERTAMA

DENGAN MENAMBAHKAN ESTIMASI
WAKTU DAN BIAYA PROYEK. SERTA
DIPRESENTASIKAN PADA MINGGU KE-5