INVENTARISASI

Benda/barang/bahan yang menjadi milik

suatu organisasi/instansi perlu dicatat. Hal
ini bukan sekedar untuk peringatan berapa
jumlahnya dan mutu benda-benda milik
instansi tersebut, tetapi juga merupakan
keharusan tiap-tiap instansi untuk mencatat
benda-benda miliknya
Pencatatan (inventarisasi) benda milik instansi
dapat ditempuh dengan 2 (dua) sistem, yaitu:
1. Sistem buku, dimana semua harta
kekayaan instansi akan dicatat dalam suatu
buku yang disebut ”buku barang” (Buku Inventaris
Barang).
2. Sistem Kartu, dimana setiap macam jenis
barang dibuat kartu tersendiri untuk tempat
mencatat setiap jenis barang yang menjadi harta
kekayaan suatu instansi, sekian banyak jumlah
harta suatu instansi, sekian pula kartu barang yang
harus disediakan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mencatat
pada buku/kartu barang :
1. Setiap barang yang ada di dalam ruang atau
gudang harus dicatat dalam buku/kartu barang
menurut ukurannya, satuannya, jumlahnya,
dan harganya.
2. Bila pencatatan barang berdasarkan atas sistem
kartu, maka setiap kartu barang disusun secara
alfabetis.
3. Setiap hari supaya bon-bon dalam pemasukan
dan pengeluaran dicatat dalam buku/kartu
barang (jangan menunda waktu).
4. Mengusahakan supaya tiap-tiap buku/kartu
barang menunjukkan persediaan barang pada
hari itu (persediaan terakhir).
5. Sedikitnya dalam sebulan sekali barang-barang
yang tercatat dalam buku/kartu barang
dicocokkan dengan barang yang senyatanya ada.
6. Jika catatan menunjukkan persediaan barang
sudah hampir habis, supaya secepatnya
memberikan informasi pada bagian pengadaan
(pembelian) agar dapat dipesankan persediaan
barang.
7. Tiap akhir tahun agar dibuat laporan tahunan
 PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan yang tidak
boleh tidak harus dilakukan akibat adanya
pengadaan barang-barang (perlengkapan/
perbekalan).
Barang-barang yang belum atau akan
didistribusikan disimpan di dalam ”gudang”.
Penyimpanan barang-barang ditempatkan di
gudang.
Gudang adalah ”suatu ruangan tidak bergerak
yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk
dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai
khusus sebagai tempat penyimpanan barang-
barang dan memenuhi syarat-syarat lain yang
ditetapkan oleh pergudangan.”
• Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan
untuk menampung hasil pengadaan barang-
barang yang belum atau akan disistribusikan
atau disimpan dalam gudang.
• Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima,
menyimpan, dan mengeluarkan barang-
barang di/dari gudang.
Berdasarkan pengertian di atas, maka proses
penyimpanan adalah meliputi:
1. Menerima Barang
2. Penyimpanan Barang
3. Mengeluarkan Barang
Pejabat pengelola barang dalam pelaksanaan
penyimpanan hendaknya memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Syarat-syarat penggudangan yang berlaku
2. Sifat daripada barang yang disimpan
3. Jangka waktu penyimpanan dengan memperhatikan
perencanaan penggunaan (FIFO= First In First Out),
maksudnya persediaan yang datangnya lebih dulu
harus dikeluarkan lebih dulu juga.
4. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang dibutuhkan
5. Tenaga yang diperlukan
6. Biaya yang harus disediakan
7. Prosedur kerja dan tata kerja.
Syarat-syarat penggudangan yang penting, yaitu :
a) Pengaturan ruangan secara baik. Efektif dan efisien
penggunaannya.
b) Harus dapat ditaksir barang yang akan didistribusikan
dalam waktu dekat dan diletakkan di dekat pintu.
c) Penempatan barang harus memperhatikan karakteristik
dan sifat barang
d) Ada alat pemadam kebakaran yang cukup.
e) Diberi obat-obatan untuk mencegah hama dan kebusukan.
f) Tiap-tiap barang harus dicatat
g) Barang diletakkan sedemikian rupa untuk mempermudah
pengawasan dan pengangkutan.
h) Secara periodik diadakan pembersihan dan pemeriksaan.
i) Harus diadakan tindakan pengamanan
Penyimpanan barang-barang di dalam gudang
dimaksudkan agar benda-benda yang disimpan
tercegah dari kerusakan, pembusukan dan
penghamburan. Karenanya benda-benda yang
disimpan di dalam gudang jangan terlalu lama
untuk mencegah kerusakan benda-benda yang
disimpan. Selain itu perlu diusahakan agar
benda-benda disimpan teratur baik sehingga
lalu lintas dalam gudang itu lancar dan mudah
mencari benda-benda yang dibutuhkan.