Administrasi Perbekalan

“Administrasi” = Segenap proses penyelenggaraan

usaha kerja sama manusia untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhannya atau tujuannya.
Proses penyelenggaraan diartikan sebagai rangkaian
perbuatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
dengan kerja sama untuk menyelenggarakan
tercapainya suatu tujuan.
Proses penyelenggaraan itu memerlukan alat-alat atau
perlengkapan yang dikenal dengan istilah
“Perbekalan”
 Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi dalam bahasa Inggris
“administration” berasal dari bahasa Latin “ad-
ministrare”, suatu kata kerja yang berarti
membantu, melayani, memenuhi. Dari
pengertian ini kmdn terbentuk kata
administrative dan kata sifat administrativus
yang kemudian masuk ke dalam bahasa Inggris
administration yang di Indonesiakan menjadi
“administrasi”.
• Istilah lain yang digunakan dalam bahasa Belanda,
yaitu administratie yang mempunyai arti berbeda
dengan kata administration. Pengertian ini sama
dengan pengertian “tatausaha” dalam bahasa
Indonesia. Oleh sebab itu, untuk menghindari
kesalah- tafsiran, seyogiyanya apabila yang
dimaksud dengan kegiatan tata usaha sebaiknya
tidak dipergunakan istilah administrasi melainkan
dengan sebutan tata usaha.
• Administrasi perbekalan adalah proses pengelolaan
perbekalan melalui kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan
pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penghapusan perbekalan guna
mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi.
• Administrasi perbekalan merupakan serangkaian
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan
pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan
penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas
dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
• “Administrasi Perbekalan” adalah merupakan
salah satu unsur dari ilmu administrasi yang
merupakan penunjang jalannya proses
penyelenggaraan pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
• Perbekalan adalah rangkaian perbuatan
mengadakan, mengatur pemakaian,
memelihara, sampai kepada penyingkiran
benda-benda perlengkapan dalam organisasi
• Ada beberapa penyebutan lain yang menunjuk
pengertian yang sama dengan administrasi
perbekalan yaitu manajemen logistik, manajemen
perbekalan, manajemen barang, administrasi barang,
manajemen material ataupun administrasi material
• Manajemen logistik di setiap organisasi perlu di
laksanakan secara efisien dan efektif dalam arti
bahwa segala macam barang, bahan ataupun
peralatan harus dapat disediakan tepat pada waktu
dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, tidak kurang
atau lebih, dan yang paling penting adalah
ketersediaannya dengan mutu yang memadai.
Tujuan & manfaat administrasi perbekalan

Tujuan :
1.     Ketersediaan perbekalan baik jumlah, jenis, kualitas dan
waktu
2.     Meningkatkan efisiensi
3.     Mencegah kekosongan
4.     Mencegah terhambatnya pelayanan

Manfaat administrasi perbekalan :

1.      Mencegah tertundanya pelayanan
2.      Meningkatkan kepuasan konsumen / klien
 Jenis2 perbekalan
1.      Barang atau benda-benda habis pakai
Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang atau
benda (sarana kerja) yang dapat habis bila dipergunakan.
Waktu pemakaiannya relatif tidak lama, sehingga
dikelompokkan sebagai barang yang bisa habis. Misalnya
berbagai jenis kertas, obat-obatan, karbon, kapur tulis, spidol,
tinta printer, tinta fotocopy,
Alat kesehatan habis pakai (disposable) : jarum suntik, kain
kasa, masker, plester perban, dsarung tangan medis dan
operasi, selang oksigen, selang bantu makanan, urine bag,
kateter, dll
2.      Barang-barang atau benda-benda yang tahan lama
Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang-barang
yang dapat di pergunakan secara terus menerus untuk jangka
waktu yang relatif cukup lama, Barang-barang ini sering
disebut juga dengan prasarana dan sarana. Prasarana sering
dimaksudkan lingkungan tempat melaksanakan kegiatan atau
pekerjaan, seperti gedung, jalan, perumahan dan lain-lain
yang tidak berhubungan dengan teknis dan mekanisme
pelaksanaan tugas pokok. Sedang sarana menyangkut semua
barang yang dipergunakan sehari-hari dalam pelaksanaan
pekerjaan- pekerjaan secara teknis operasional. Misalnya
mesin-mesin, lemari, kursi  kerja, kendaraan bermotor, mesin
ketik, peralatan kesehatan dan lain-lain.
Semua peralatan perlengkapan tersebut di atas
di kelompokkan menjadi  dua jenis yaitu
1.      Barang tidak bergerak
Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-
barang atau benda-benda yang selalu berada di
tempatnya termasuk yang dapat di pindahkan,
tetapi cenderung tidak beubah-ubah untuk
jangka waktu yang cukup lama. Diantaranya
gedung, mesin-mesin produksi, meja dan kursi
kerja, lemari, papan tulis,  meja laboratorium
dan lain-lain
2.      Barang bergerak
Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau
benda-benda yang berpindah-pindah tempatnya
termasuk juga yang mudah dan sering di bawah
mengikuti petugas yang mempergunakannya Barang-
barang ini terutama sekali berupa kendaraan, baik yang
bermotor atau tidak. Misalnya mobil, sepeda motor,
dan lain-lain.
Fungsi manajemen logistik merupakan suatu
yang terdiri dari :
a.   Fungsi Perencanaan dan penentuan
kebutuhan.
b.   Fungsi penganggaran
c.   Fungsi pengadaan
d.   Fungsi penyimpanan dan pengeluaran
e.   Fungsi pemeliharaan
f.    Fungsi penghapusan
g.   Fungsi pengendalian
 Pentingnya Adm. Perbekalan
• Perbekalan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu
organisasi.
• Kenyataannya banyak kasus yang dimulai dari salah kelola
dan salah urus masalah perbekalan, sehingga berdampak
kerugian yang tidak sedikit. (salah rencana, salah beli, salah
pakai, lalai mencatat, lalai merawat, lalai menyimpan)
• Penggunaan perbekalan tidak dapat dilakukan secara baik
karena tidak jelasnya manajemennya, sehingga sulit untuk
mengetahui apakah logistik tersebut sudah saatnya untuk
diganti atau masih layak untuk di perbaiki