Minggu_4

Pengendalian Persediaan dengan

Demand Independen
Pendahuluan
Mengapa Persediaan Harus Dikelola
Fungsi Persediaan
Ukuran Performansi Persediaan
Ongkos-Ongkos Persediaan
Model EOQ
Sistem Q
Sistem P
Quantity Discount
Metode ABC
 1. Pendahuluan
• Pengendalian persediaan atau inventory
atau stock adalah masalah operasional
yang umum terjadi dalam suatu sistem
manufaktur
• Persoalan ini muncul pada saat JIP sudah
terbentuk dan akan dilaksanakan.
• Bagaimana mengelola persediaan agar JIP
dapat diimplementasikan dengan baik.
• Persediaan adalah barang (item) yang
disimpan terlebih dahulu untuk pemakaian
kemudian
2
 2. Apakah yang dimaksud dengan ITEM
?
Manufacturing facility

Supplier Step 1 Step 2 Customer

In-Transit Raw WIP Finished

Material Goods

Item dapat berupa: bahan baku, komponen, sub-assembly,

produk jadi, supplies, tools, dan lain-lain

14-5 3
 3. Mengapa harus dikelola ?

Jika tidak disimpan dapat

mengganggu kelancaran pro-
ses produksi atau kehi-
langan kesempatan

Item yang disimpan TRADE

disebut persediaan OFF
atau inventory atau Persediaan adalah idle re-
stock source sehingga terlalu
banyak artinya WASTE

4
 4. Fungsi Persediaan

Menjaga kelancaran operasi

Mencapai skala ekonomis pengadaan

Meredam ketidakpastian (uncertainty)

Menjamin kepuasan pelanggan

Eksploitasi pasar

5
5. Independen vs Dependen Demand
Independen Dependen
Demand: Demand:

 Permintaan item tidak  Permintaan suatu item

dipengaruhi oleh item dipengaruhi oleh
lain permintaan item yang
 Berupa produk akhir dan lain
memerlukan peramalan  Tidak perlu peramalan
 Contoh permintaan obat tetapi rencana produksi
tertentu pada apotik  Misalkan pada komponen
suatu produk

6
 6. Lingkup Persoalan

• KUANTITATIF • KUALITATIF

• what to order ? • sistem administrasi

• when to order ? • prosedur
• how much to order? • sistem informasi

7
 7. Ukuran performansi
Ukuran
Pengeloaan Internal
ada
ukurannya

Biaya yang dikeluarkan

Tingkat pelayanan

Ukuran
Eksternal
8
 8. Biaya Persediaan:
Ongkos simpan: biaya untuk menyimpan item
pada sistem persediaan
Ongkos pesan: biaya untuk memesan item
dalam proses pengisian persediaan
Ongkos kekurangan persediaan: biaya yang
timbul akibat tidak dapat memenuhi
permintaan karena tidak memiliki persediaan
Ongkos item: sama dengan harga/nilai item
yang dibeli untuk disimpan dalam persediaan

9
 8.1. Ongkos Pesan
semua pengeluaran yang dipergunakan
untuk menyiapkan pemesanan persediaan:
penulisan order, penyiapan spesisifikasi,
pencatatan order, pengiriman order,
invoice, payment, dll
semua pengeluaran yang dipergunakan
untuk melakukan set-up untuk pengerjaan
pesanan: pemasangan fixture, setting
mesin, biaya kerja: orang dan mesin, dll
ongkos ini dikeluarkan sesuai dengan
frekuensi pemesanan yang dilakukan

10
 8.2. Ongkos Simpan
Pengeluaran yang dipergunakan untuk menyim-
pan barang di tempat penyimpanan
Termasuk:
 Cost of capital
 Biaya penyusutan barang
 Asuransi
 Biaya akibat barang kadaluarsa
 sewa ruangan, pengkondisian ruang, perawatan gedung,
utilities: listrik, air.
 Penanganan material di gudang, handling, administrasi,
dll
besarnya ongkos ini dikaitkan dengan nilai barang
yang disimpan serta lamanya barang tersebut
disimpan
11
 8.3. Ongkos Akibat Kekurangan
Persediaan
• Jika terjadi kekurangan persediaan terdapat dua
kemungkinan yang terjadi, yaitu:
 Lost Sale
 Back Order
• Pada kasus Lost Sale ongkos yang timbul adalah
kesempatan memperoleh profit yang hilang
• Pada kasus Back Order ongkos yang timbul
misalkan biaya administrasi dan biaya emergency
production & shipment
• Lebih jauh lagi, akibat kekurangan persediaan ini
menimbulkan juga dampak yang tidak bisa
secara langsung diukur secara finansial seperti
reputasi, kehilangan konsumen, dan lain-lain.

12
 8.4. Ongkos-ongkos lain
• Di samping itu juga dikenal ONGKOS SISTEM
• Biaya-biaya ini dikeluarkan pada saat awal men-set
up sistem persediaan yaitu antara lain:
 Penyediaan gudang
 Pengadaan peralatan handling material dan penyimpanan
 Set-up sistem informasi, dll
• Ongkos sistem juga terjadi pada saat melakukan
peningkatan kapasitas gudang
• Di samping itu, persediaan juga menimbulkan
biaya-biaya tersembunyi (hidden costs) seperti
lead time yang lebih panjang, kualitas,
responsiveness yang berkurang, dan hal-hal lain
yang tersembunyi
13
 9. Tingkat Pelayanan
• Tingkat pelayanan menunjukkan ketersediaan
barang ketika dibutuhkan pelanggan
• Dapat diukur dengan dua cara (1) ukuran
persentase dan (2) ukuran mutlak
• Ukuran persentase, misalkan:
 Persentase pesanan terkirim on-schedule terhadap total
pesanan
 Persentase hari kerja tanpa out of stock terhadap
seluruh hari kerja, dll
• Ukuran mutlak, misalkan:
 Jumlah hari kerja dengan out of stock
 Jumlah waktu idle akibat kekurangan persediaan

14
 Tingkat Pelayanan ……
• Terdapat trade off
antara tingkat
pelayanan dengan
biaya persediaan
• Semakin tinggi
tingkat pelayanan
semakin besar biaya
yang diperlukan
• Perusahaan akan
berusaha
menurunkan biaya
dengan tingkat
pelayanan yang
sama

15
 10. Model EOQ
• Model dasar pada pengendalian
persediaan
• Asumsi-asumsi model:
 Demand bersifat determinsitik dan kontinyu
 Setiap kali melakukan pesanan dalam jumlah
yang sama (Q0 ) dan tidak ada batasan pada
kapasitas penyimpanan
 Barang diterima serentak pada saat pemesanan
dilakukan (instantenous replenishment)
 Ongkos pesan untuk setiap kali pemesanan dan
ongkos simpan sebanding dengan jumlah dan
waktu penyimpanan
 Harga barang tetap baik terhadap waktu
maupun jumlah

16
 Model EOQ ….
 Jika dinotasikan:
- TC = biaya persediaan keseluruhan
- S = biaya pesan (Rp/pesan)
- D = kebutuhan/permintaan selama satu periode (unit)
- Q = jumlah lot yang dipesan (unit)
- C = harga barang per unit (Rp/unit)
- k = tarif biaya simpan satu unit persediaan pada satu
periode
- K = kC
• Biaya persediaan TC = biaya simpan + biaya pesan

17
 Model EOQ ….
Untuk menentukan biaya pesan dan simpan lihat
gambar siklus persediaan dengan asumsi model
EOQ sbb: persediaan

Q 0

Q 0
2

Jika permintaan selama satu tahun = D dan waktu

setiap kali memesan sejumlah Q maka frekuensi

pemesanan adalah: D/Q sehingga biaya pesan
adalah SD/Q
Dari gambar di atas terlihat rata-rata jumlah
persediaan yang tersimpan adalah Q/2 sehingga
biaya simpan adalah kCQ/2 atau KQ/2

18
 Model EOQ …….
• Dengan demikian: SD KQ
TC  
Q 2
• Jika digambarkan maka fungsi biaya tersebut
adalah sebagai berikut:

EOQ Model Cost Curves

• Terdapat biaya Slope = 0

minimal yang
Annual
Total Cost
cost ($)

diperoleh pada
Minimum
total cost
Carrying Cost

pesanan Q ter- Ordering Cost

tentu Optimal order Order Quantity

19
 Model EOQ ……….
• TC minimum tercapai pada kondisi:
TC (Q)
0
Q
 SD K
2
 0
Q 2

2SD 2SD
Q 
2 
Q0MODEL
K EOQ K

20
 Economic Order Interval (EOI)
m = frekuensi pemesanan = R/Q
T = 1/m = Q/R
2RC
EOQ  Q* 
H
Bila
2RC
Q H  2C
T*   (tahun)
R R RH
maka

21
 Contoh:
• Diketahui rencana produksi 12 bulan ke depan
untuk produk X adalah sebesar 1000 unit/bulan.
Produk tersebut membutuhkan komponen ABC
sebesar 2 unit untuk setiap 1 unit produk X yang
dibeli dari supplier. Komponen dibeli dengan
harga Rp. 100.000,-/unit. Jika biaya simpan
dikenakan sebesar 12%/unit/tahun dan biaya
pesan adalah Rp. 25.000,-/pesan; tentukan:
 Besar ukuran pesanan ekonomis
 Biaya persediaan selama setahun

22
 Model EOQ …….
• Model EOQ ini walaupun sederhana tetapi cukup
robust; misalkan dilakukan pemesanan sejumlah
Q > Q0
• Maka total cost yang terjadi dapat dibandingkan
sbb: SR KQ

TC Q 2 TC 1  Q0 Q 
    
TC0 SR  KQ0 TC0 2  Q Q0 
Q0 2

TC 1  Q0 2Q0  1  5Q0  5
       
Jika Q= 2Q0 TC0 2  2Q0 Q0  2  2Q0  4

23
 11. Model Persediaan dengan Demand
Probabilistik dan LT ≠ 0 dan tetap
• Adanya LT membuat perlunya
ditentukan REORDER POINT: Reorder Point With
titik dimana pemesanan harus
dilakukan A Safety Stock
• Demand probabilistik
(Distribusi Normal) membuat

Inventory level
terdapat kemungkinan
persediaan habis sedangkan
Reorder point
pesanan belum datang
• Untuk mengatasi dibuat Safety stock

SAFETY STOCK
0
LT LT
Time

24
 Demand probabilistik ……..
• Reorder Point = r besarnya sama dengan demand
selama lead time: r = D.LT
• Contoh: jika demand per tahun 10.000 unit; lead
time pemesanan selama 1 minggu; maka:
 Reorder Point: r = demand selama 1 minggu
 r = 1/52 x 10.000 = 192,3 ~ 193
 Artinya jika persediaan mencapai 193 unit maka
pemesanan harus dilakukan
• Reorder point tersebut belum memperhitungkan
besarnya Safety Stock

25
 Demand Probabilistik ……
• Safety stock dibuat agar
dapat mengurangi
kemungkinan out of
Probability Distribution of Demand over Lead Time
stock
• Dipengaruhi oleh lama
lead time dan besar
variansi dari demand
• Ditentukan dengan
perhitungan:
s=xZ
dimana Z dilihat dari
tabel Normal
m = mean demand R = Reorder point s = Safety stock

26
 Penentuan nilai z:
Service level Stock Out z value
Probability
0.90 0.10 1.28
0.95 0.05 1.65
0.98 0.02 2.05
0.99 0.01 2.33
0.9986 0.0014 3.75

27
 Demand probabilistik ….
• Dengan demikian keputusan persediaan
yang harus dilakukan adalah:
• Lot pesanan: 2 SD
Q0 
K
• Saat pemesanan: r  D.LT   .Z

28
 12. Metode Pemesanan Kembali
• Pada bahasan sebelumnya pemesanan
dilakukan jika tercapai tingkat persediaan
sebesar r = redorder point
• Pemesanan kembali juga dapat dilakukan
dengan cara lain, yaitu pada r = waktu
tertentu; misalkan setiap satu bulan sekali
• Keduanya adalah metode pemesanan
kembali, yang disebut:
 Metode Continous Review (Metode Q)
 Metode Periodic Review (Metode P)

29
SistemQ Sistem P terima
terima Stock tersedia
Stock tersedia Yes
Demand

Demand Stock > demand

No
No Backorder/Lost
sale
Hitung posisi stock
Perioda review tercapai
Yes
Tentukan posisi stock
No Posisi stock  ROP
Yes Tentukan order quantity
Max.stock – stock position
Pesan sebesar EOQ
Pesan sebesar Q

30
 12.1. Metode Q

R = Reorder Point
Q = Order Quantity
L = Lead time
31
 Metode Q …….
• Dengan cara pemesanan seperti ini setiap kali
pemesanan dilakukan dalam jumlah lot pesanan
yang sama (karena itu disebut metode Q)
• Untuk memudahkan implementasinya, sering
digunakan visual review system dengan metode
yang disebut Two Bin System:
 Dibuat dua bin (tempat) penyimpanan; Bin I berisi
persediaan sebesar tingkat reorder point; Bin II
berisi sisanya
 Penggunaan stock dilakukan dengan mengambil isi
Bin II; jika sudah habis artinya pemesanan harus
dilakukan kembali; sementara menunggu pesanan
datang, stock pada Bin I digunakan

32
12.2. Metode P

33
 Metode P …..
• Periode pemesanan tetap = T
• Jumlah yang dipesan sangat bergantung pada
sisa inventory pada saat periode pemesanan
tercapai; sehingga setiap kali pemesanan
dilakukan, ukuran lot pesanan tidak sama
• Terdapat kemungkinan persediaan sudah habis
tetapi periode pemesanan belum tercapai
• Akibatnya, safety stock yang diperlukan relatif
lebih besar (untuk T dan untuk LT= Lead Time)

34
 Metode P: Penentuan jumlah
pesanan
q = d(T + L) + Z  T+ L - I Jumlah
Inventory
Maksimum
Where:
q = quantitiy to be ordered
T = the number of days between reviews
L = lead time in days
d = forecast average daily demand
z = the number of standard deviations for a specified service level
 T+ L = standard deviation of demand over the review and lead time
I = current inventory level (includes items on order)

35
 Penentuan Nilai Z
dT(1- P)
E(Z) =
 T+ L

where
E(Z) = expected number units short from a normalized
table where  = 1
P = service level desired
dT = demand during the review period where d is daily
demand and T is the number of days
 T+ L = standard deviation over the review period and the
lead time
36
 Penentuan Nilai sT+L

 
T+ L 2
 T+L = di
i 1

Since each day is independent and  d is constant,

 T+L = (T + L) d 2
• The standard deviation of a sequence of
random events equals the square root of
the sum of the variances.

37
 Contoh:

Daily demand for a product is 20 units.

The review period is 30 days, and lead time is 10 days.
Management has set a policy of satisfying 96 percent
of demand from items in stock. At the beginning of the
review period there are 200 units in inventory. The daily
demand standard deviation is 4 units.

How many units should be ordered?

TI3122 Perencanaan & Pengendalian Produksi 38

 Solusi

 T+ L = (T + L) d =
2
 30 + 10 4 = 25.298
2

dT(1- P) 20(30)(1-.96)
E(Z) = = = .949
 T+ L 25.298

E(Z) Z By Linear Interpolation,

1.00-0.90
.029
0.92-0.80 Z = -.80 -  .10  = -0.836
.08
TI3122 Perencanaan & Pengendalian Produksi 39
 Solusi ……

q = d(T + L) + Z  T + L - I

q = 20(30 + 10) + (-0.836)(2 5.298) - 200

q = 800 - 21.149 - 200 = 578.851, or 579 units

To satisfy 96 percent of demand order 579 units

at this review period.

40
 Metode P …..
• Metode P relatif tidak memerlukan proses
administrasi yang banyak, karena periode
pemesanan sudah dilakukan secara periodik.
• Untuk memudahkan implementasinya, digunakan
visual review system dengan metode yang
disebut One Bin System:
 Dibuat Bin yang berisikan Jumlah Inventory
Maksimum
 Setiap kali periode pemesanan sampai tinggal
dilihat berapa stock tersisa dan pemesanan
dilakukan untuk mengiasi Bin penuh

41
 12.3. Perbandingan Cara:
 Periode pemesanan tidak  Periode pemesanan tetap
tetap  Setiap kali pesan dalam
 Jumlah yang dipesan jumlah yang berbeda
selalu sama  Membutuhkan safety
 Barang yang disimpan stock relatif lebih besar:
relatif lebih sedikit untuk melindungi
 Memerlukan administrasi variansi demand dan
yang berat untuk selalu juga untuk demand
dapat memantau tingkat selama periode pesan
persediaan agar tidak belum sampai
terlambat memesan  Administrasi ringan

SISTEM Q SISTEM P
42
 13. Kondisi dengan LT dan Demand
Probabilistik

Distribusi
Jumlah Persediaan

Lead Time

JumlahPersediaan
dem and
re n d a h

dem and
n o rm a l
LTn
LT
LTm
dem and
tin g g i
Dibuat Joint
Distribution
43
 14. Perlakuan terhadap Out of
Stock
• Jika biaya out of stock dapat ditaksir, maka
terdapat dua kemungkinan terhadap kejadian
kekurangan persediaan:
 LOST SALE: kekurangan dianggap sebagai
kehilangan kesempatan memperoleh pendapatan
 BACK ORDER: kekurangan persediaan dapat
dipenuhi kemudian dengan biaya-biaya tambahan
dan dengan anggapan konsumen masih mau
menunggu
 Keduanya dapat dihitung berdasarkan biaya per
unit kekurangan stock atau berdasarkan biaya
setiap kali terjadi kekurangan stock

44
 15. Price Discount
• Sangat umum menjadi praktek adanya potongan
harga (price discount) untuk pembelian dalam
jumlah yang lebih besar
• Misalkan:
 Pembelian Q < 1000 unit harga Rp. 100.000,-/unit
 Pembelian 1001 < Q < 5000 unit harga Rp.
90.000,-/unit
 Pembelian Q > 5000 unit harga Rp. 80.000,-/unit
• Variabel price memiliki pengaruh pada ongkos
simpan, sehingga penentuan lot pesanan ekonomis
perlu ditinjau pada beberapa harga tersebut.

45
 Price discount …….
• Fungsi biaya persediaan
total menjadi step wise
function
H a rg a 1
• Sehingga harus dicari
local optimum EOQ pada H a rg a 2
setiap fungsi harga

Biaya (Rp)
• Local optimum dari H a rg a 3
setiap harga
dibandingkan sehingga
diperoleh global
optimum Price
• Global optimum ini Break
menjadi solusi EOQ J u m la h P e s a n a n (Q )

46
 16. Klasifikasi ABC

• Item persediaan berjumlah banyak

• Tidak perlu semua dikendalikan sama ketatnya
• Item-item dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian
yaitu:
- Kelas A: fast moving item; menyerap 75-80%
investasi persediaan
- Kelas B: menyerap 10-15% nilai investasi
- Kelas C: slow moving item; menyerap investasi
persediaan hanya sampai 10%

47
Annual Usage of Items by Dollar Value
Percentage of
Annual Usage in Total Dollar
Item Units Unit Cost Dollar Usage Usage
1 5,000 $ 1.50 $ 7,500 2.9%
2 1,500 8.00 12,000 4.7%
3 10,000 10.50 105,000 41.2%
4 6,000 2.00 12,000 4.7%
5 7,500 0.50 3,750 1.5%
6 6,000 13.60 81,600 32.0%
7 5,000 0.75 3,750 1.5%
8 4,500 1.25 5,625 2.2%
9 7,000 2.50 17,500 6.9%
10 3,000 2.00 6,000 2.4%
Total $ 254,725 100.0%
48
 ABC Chart
45,0% 120,0%

40,0%
100,0%
35,0%
A

Cumulative % Usage
B C
Percent Usage

30,0% 80,0%

25,0%
60,0%
20,0%

15,0% 40,0%

10,0%
20,0%
5,0%
0,0% 0,0%
3 6 9 2 4 1 10 8 5 7

Item No.

Percentage of Total Dollar Usage Cumulative Percentage

49
 17. Hubungan Antar Fungsi
• Manajemen
persediaan terkait
ORGANIZATIONAL
GOALS dengan fungsi-fungsi
lain
• Persediaan untuk
MARKETING PRODUCTION FINANCE mensupport produksi
GOALS GOALS GOALS dan pemasaran
• Finance merupakan
INVENTORY
kendala yang harus
GOALS dipertimbangkan
untuk menentukan
persediaan
50
 18. Kerangka Pengembangan Manajemen
Persediaan

Analisa sistem,
disain,
implementasi

Operasi
sistem

Evaluasi dan
re-disain
51