Anda di halaman 1dari 93

PERTEMUAN 6

SIKLUS PENGELUARAN
Dr. Zaki Baridwan, Ak., CA., CPA., CLI.,CTA
Areta Widya Kusumadewi, SE., MSA., CSRS., CSRA., CSP.
1.Mahasiswa memahami siklus
pengeluaran pembelian basis manual
2.Mahasiswa memahami pengeluaran
pembelian
3.Mahasiswa memahami struktur
TUJUAN organisasi didalam siklus pengeluaran
PEMBELAJARA pembelian
N 4.Mahasiswa memahami Input, Proses,
dan Ouput dari Siklus pengeluaran
pembelian
5.Mahasiswa memahami Risk, Exposure
dan Pengendalian Internal Siklus
pengeluaran pembelian
Siklus pengeluaran untuk pembelian merupakan prosedur yang dilakukan oleh
perusahaan atau organisasi ketika mengeluarkan dana atau uang untuk membeli
barang/jasa yang berkaitan dengan operasional perusahaan atau organisasi sehari-
hari. Siklus pengeluaran pembelian melibatkan beberapa pihak, seperti bagian
pembelian, bagian produksi, bendahara pengeluaran, akuntansi dan keuangan.
01. Organisasi
Struktur organisasi yang sudah ada
Toko Buku “X” dijalankan dengan menggunakan tipe struktur organisasi sederhana berdasarkan jenis
pembagian kerja. Di bawah General Manager yang sekaligus sebagai pemilik toko, karyawan dibagi
menjadi dua bagian, yaitu bagian toko buku dan bagian administrasi. Seluruh aktivitas operasional,
pengelolaan data, dan berbagai prosedur lain diawasi dan dilaksanakan di bawah pengawasan langsung
dari General Manager. Seluruh penilaian data, keputusan, dan otorisasi terpusat pada seorang General
Manager, sedangkan para karyawan membantu General Manager secara teknis.
Gambar 1 Struktur Organisasi Toko Buku “X”
Berikut ini dijelaskan gambaran tugas dan tanggungjawab pada masing-masing divisi atau fungsi yang
terdapat di dalam struktur organisasi Toko Buku “X”.

1) General manager

2) Bagian toko buku

3) Bagian administrasi
Analisis kelemahan dan kelebihan
1) Struktur organisasi yang terpusat pada General Manager
2) Struktur organisasi yang belum memenuhi kebutuhan pengendalian
3) Terdapat beberapa jabatan yang rangkap pada bagian yang saling mengontrol
4) Pembagian tugas tidak disertai pemberian tugas, wewenang, dan tanggungjawab
5) Terdapat kurangnya pertimbangan akan bentuk struktur organisasi yang sesuai kegiatan
operasional baik untuk sekarang maupun masa depan dalam jangka waktu yang telah diprediksi
Struktur organisasi hasil evaluasi
Beberapa kemungkinan kebijakan tertentu tetap digunakan meskipun itu merupakan sebuah kelemahan
atau kekurangan. Hal itu dikarenakan adanya beberapa pertimbangan, seperti:
1) Pertimbangan keadaan ekonomi dan prospek bisnis Toko Buku “X”
2) Pertimbangan diperbolehkannya perangkapan jabatan
Dengan mempertimbangkan beberapa kelemahan yang ada dan pertimbangan di dalam memberikan usulan,
berikut ini beberapa usulan yang diajukan terkait dengan evaluasi pada struktur organisasi Toko Buku “X”:
1) Melakukan restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan yang meminimalisir tingginya tingkat
ketergantungan General manager.
2) Melakukan restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan yang lebih sistematis dan membentuk
pengendalian.
3) Melakukan restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan yang menghindari perangkapan
jabatan pada bagian yang saling mengontrol.
4) Melakukan restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan tugas, wewenang, dan tanggungjawab pada
berbagai posisi dan tingkat manajerial.
Gambar 2 Usulan Struktur Organisasi Toko Buku “X”
Berikut ini gambaran tugas dan pola pertanggungjawaban yang dapat diusulkan:

1) General manager 4) Manager operasional

2) Manager logistic a. Personalia


b. Rumah tangga
a. Kepala bagian pemesanan
c. Administrasi
b. Kepala bagian gudang
5) Manager finance & accounting
3) Manager marketing a. Kasir induk
a. Customer service b. Kasir unit
b. Pramuniaga c. Kasir kas kecil
d. Accounting
02. Prosedur
Prosedur yang sudah ada
Toko Buku ”X” memiliki dua tipe pembelian, yaitu dengan pembelian tunai dan pembelian kredit.
Semua aktivitas yang berkaitan dengan pembelian persediaan lebih banyak dilakukan oleh General
Manager. Aktivitas dalam pembelian mencakup pemesanan, penerimaan, pembayaran, mutasi
persediaan, dan retur pembelian yang mana semua aktivitas tersebut tidak terstandardisasi dalam
prosedur-prosedur logistik. Dalam melakukan pembelian jarang terjadi tawar menawar harga per unit
untuk semua barang karena pada umumnya Supplier sudah menetapkan harga pasti untuk masing-
masing produknya.
Meskipun demikian, Toko Buku “X” cukup selektif terhadap harga sehingga dalam memesan
persediaan akan memperhatikan terlebih dahulu harga beli per unitnya. Jika terdapat beberapa Supplier
yang menyalurkan barang yang sama, Toko Buku “X” selalu membandingkan kualitas dan harga per
unit masing-masing produk dari Supplier yang berbeda.
Narasi prosedur siklus pembelian
Pembelian Tunai
i) Karyawan Toko membuat Daftar Pesanan dan Surat Order Pembelian (SOP) yang diotorisasi oleh
General Manager. SOP dibuat rangkap 2, lembar pertama untuk Supplier sedangkan lembar kedua
untuk Toko Buku “X”.
ii) SOP lembar pertama dikirim ke Supplier.
iii) Supplier mengirimkan barang disertai dengan Faktur Pembelian rangkap 2.
iv) Karyawan Toko memeriksa dan membandingkan SOP, Faktur Pembelian, dan persediaan fisik
barang.
v) Jika tidak sesuai maka dilakukan klarifikasi ke Supplier.
vi) Jika sesuai, General Manager menandatangani Faktur Pembelian.
vii) Karyawan Toko membayar persediaan sesuai dengan Faktur Pambelian.
viii) Karyawan Toko membuat Catatan Persediaan Masuk dan Catatan Kas Keluar.
ix) Supplier memberi stempel lunas pada Faktur Pembelian.
x) Supplier menyerahkan Faktur Pembelian – Lunas lembar pertama ke Toko Buku “X” sedangkan
lembar kedua diarsip Supplier.
xi) SOP, Faktur Pembelian – Lunas, Catatan Persediaan Masuk, dan Catatan Kas Keluar diserahkan ke
Bagian Administrasi dan Akuntansi.
xii) Bagian Administrasi dan
Akuntansi melakukan
penjurnalan Pembelian Tunai
dan mengarsip semua dokumen
pendukung.

Gambar 3 Flowchart
prosedur pembelian
tunai
Pembelian Kredit
i) Karyawan Toko membuat Daftar Pesanan dan Surat Order Pembelian (SOP) yang diotorisasi oleh
General Manager. SOP dibuat rangkap 2, lembar pertama untuk Supplier sedangkan lembar kedua
untuk Toko Buku “X”.
ii) SOP lembar pertama dikirim ke Supplier.
iii) Supplier mengirim barang ke Toko Buku disertai dengan Faktur Pembelian rangkap 2.
iv) Karyawan Toko memeriksa dan membandingkan SOP, Faktur Pembelian, dan persediaan fisik
barang.
v) Jika tidak sesuai maka dilakukan prosedur klarifikasi ke Supplier.
vi) Jika sesuai General Manager menandatangani Faktur Pembelian.
vii) Karyawan Toko membuat Catatan Persediaan Masuk dan Catatan Utang Dagang.
viii) Supplier menyerahkan Faktur Pembelian Ditandatangani lembar kedua ke Toko Buku “X”,
sedangkan lembar pertama diarsip Supplier.
ix) SOP, Faktur Pembelian Ditandatangani lembar kedua, Catatan Persediaan Masuk, dan Catatan
Utang Dagang diserahkan ke Bagian Administrasi dan Akuntansi.
x) Bagian Administrasi dan Akuntansi melakukan penjurnalan Pembelian Kredit dan mengarsip
semua dokumen pendukung.
Prosedur Pembelian Kredit
Karyawan Toko Bagian Administrasi dan Akuntansi

Mulai SOP 2
Faktur 2
Diotorisasi
Catatan
Pembelian -
Catatan
Utang
Ttd
Membuat Persediaan
Dagang
Daftar Masuk
Pesanan

Membuat Penjurnalan
SOP dan Pembelian
Diotorisasi Kredit N
GM

SOP 2 Jurnal
Jurnal
Diotorisasi 1
SOP
Diotorisasi
Ke Supplier
Selesai

Penerimaan
Barang

Faktur 2 Dari Supplier


Pembelian 1
Faktur
Pembelian

Inventory

Memeriksa
SOP,
Faktur, dan
Barang

Sesuai ?
tidak ya

GM Tanda
Prosedur
Tangani
Klarifikasi

Gambar 4 Flowchart
Faktur

Faktur 2 Buat Catatan


Faktur- 1
Pembelian Persediaan
Pembelian
Ttd - Masuk & Utang

prosedur pembelian
Ttd Dagang

SOP 2
Catatan Utang
Diotorisasi
Ke Supplier Catatan
Dagang Keterangan:
Persediaan SOP: Surat Order Pembelian
Masuk
kredit
Mutasi Persediaan
Mutasi yang terjadi di Toko Buku “X” adalah mutasi dari Display ke Pameran dan sebaliknya. Pameran
yang dimaksud dapat berupa pameran konsinyasi maupun pameran partisipasi. Sebuah perjanjian
kerjasama pameran disebut pameran konsinyasi apabila pihak Toko Buku ”X” mengkonsinyasikan
persediaannya kepada pihak luar untuk berpartisipasi dalam suatu pameran. Sedangkan pameran
partisipasi adalah jenis kerjasama pameran dimana Toko Buku ”X” memiliki stand atas nama Toko
Buku ”X” di pameran yang bersangkutan.
Berikut ini akan diungkapkan narasi prosedur mutasi persediaan:

i) Toko Buku “X” melakukan kesepakatan pameran yang dapat berupa konsinyasi maupun partisipasi.

ii) Jika partisipasi, Karyawan Toko membuat Daftar Persediaan untuk Pameran. Sementara jika
konsinyasi, Toko Buku “X” akan menerima Daftar Pesanan dari Rekanan untuk pameran.

iii) Baik Daftar Pesanan maupun Daftar Persediaan untuk Pameran selanjutnya diotorisasi oleh
General Manager.

iv) Karyawan Toko mengecek apakah persediaan yang dibutuhkan masih tersedia ataukah tidak.
v) Jika tidak tersedia maka Karyawan Toko akan mengonfirmasikan, sedangkan jika persediaan
tersedia maka Karyawan toko akan mempersiapkannya dan membuat Catatan Barang Dikirim yang
diotorisasi oleh General Manager.

vi) Jika partisipasi, Catatan Barang Dikirim tidak dibuat rangkap. Jika konsinyasi, Catatan Barang
Dikirim dibuat rangkap 2, lembar pertama untuk Rekanan, lembar kedua untuk Toko Buku “X”.

vii) Catatan Barang Dikirim lembar pertama (untuk partisipasi) dan Persediaan dikirimkan ke pameran.
Prosedur Mutasi Persediaan
Karyawan Toko Bagian Administrasi dan Akuntansi

Mulai
A

Bersepakat Daftar 2 Daftar Persediaan


Pameran Pesanan
Catatan 1 Catatan
Pameran –
Barang Dikirim – Barang Dikirim
Diotorisasi

viii) Baik Daftar Persediaan untuk Pameran


Diotorisasi – Diotorisasi

Partisipa N
Tidak si? Ya

dan Catatan Barang Dikirim (untuk partisipasi) Menerima


Daftar
Pesanan dari
Rekanan
Membuat
Daftar
Persediaan
untuk Pameran
Selesai

Daftar
Daftar

maupun Daftar Pesanan dan Catatan Barang


Persediaan
Pesanan
untuk Pameran

Meminta
Otorisasi

Dikirim lembar kedua (untuk konsinyasi) GM

Daftar Daftar Persediaan


Pesanan – Pameran –

diserahkan ke Bagian Administrasi dan


Diotorisasi Otorisasi

Cek
Ketersedia
an
Persediaan

Akuntansi. Tersedia
Tidak ? Ya

Buat Catatan

ix) Bagian Administrasi dan Akuntansi Konfirmasi


Barang
Dikirim &
otorisasi GM

melakukan perekapan Mutasi Persediaan dan


Partisipa
Tidak
si?

Ya
Catatan 2
BarangCatatan
Dikirim 1 Catatan

mengarsip semua dokumen pendukung Gambar 5 Flowchart


– Barang Dikirim
Diotorisasi Barang Dikirim
– Diotorisasi – Diotorisasi

Mengirim Mengirim
Catatan (1) dan Persediaan ke

prosedur mutasi
Barang ke Rekanan Pameran

Inventory Inventory

Daftar Daftar Persediaan

persediaan
Catatan 2
Pesanan Catatan
Pameran –
Barang Dikirim Barang Dikirim
Diotorisasi
– Diotorisasi – Diotorisasi

A
Analisis kelemahan dan kelebihan
1) Tidak ada prosedur yang mengatur retur pembelian
2) Tidak ada prosedur yang mengatur proses pengembalian persediaan dari pameran ke Toko Buku
“X”
3) Pemrosesan transaksi dalam siklus pembelian dilakukan secara manual
4) Pemrosesan transaksi tidak mencakup pembaruan persediaan
5) Tingginya frekuensi terjadi kesalahan teknis
6) Lemahnya dokumentasi atau arsip yang diperlukan
7) Kurangnya bentuk laporan manajemen yang dihasilkan
Prosedur hasil evaluasi
Poin-poin dasar perbaikan
1) Bentuk pengendalian melalui dokumen guna menjalankan fungsi cross-check
2) Adanya otorisasi dan pendokumentasian yang lengkap
3) Ada proses untuk bagian Gudang melakukan permintaan atas persediaan barang yang sudah
minimum
4) Pemisahan prosedur mutasi untuk eksternal (mutasi antara gudang dengan pameran dan
sebaliknya) dan internal (mutasi antara gudang dengan display dan sebaliknya)
5) Membuat rancangan pencatatan persediaan yang lebih rinci dan tepat sesuai kebutuhan Toko Buku
“X”
6) Mempertimbangkan kebutuhan untuk audit yang berkaitan dengan siklus pembelian
7) Memanfaatkan komputer dalam pemrosesan transaksi siklus pembelian
8) Melakukan pembaharuan data persediaan secara otomatis apabila Departemen Logistik melakukan
pembelian
9) Memisahkan fungsi pengelolaan dan penerimaan barang dari Supplier dengan pemrosesan
transaksi penjualan agar tidak terganggu
10) Sanksi yang jelas terhadap karyawan apabila tidak melaksanakan kebijakan manajemen
Narasi siklus pembelian
Pembelian Tunai
i) Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2, yang pertama untuk
diserahkan kepada Bagian Pemesanan sedangkan yang kedua diarsip.
ii) Bagian Gudang memberikan SPP kepada Manajer Logistik untuk diotorisasi.
iii) Manajer Logistik menyerahkan SPP tersebut kepada Manajer Marketing untuk diperiksa apakah
memang perlu dilakukan pembelian atas item-item persediaan yang tersebut dalam SPP tersebut atau
tidak dan kemudian ditandatangani.
iv) Bagian Gudang menerima kembali SPP yang sudah diotorisasi oleh Manajer Logistik dan Manajer
Marketing.
v) Bagian Gudang menyerahkan SPP lembar pertama kepada Bagian Pemesanan.
vi) Berdasarkan SPP dari Bagian Gudang, Bagian Pemesanan membuat Surat Order Pemesanan
(SOP) rangkap 3, yang pertama untuk Supplier, yang kedua untuk Bagian Gudang, sementara
yang ketiga diarsip.
vii) SOP disahkan oleh Manajer Logistik kemudian diserahkan kepada Manajer Finance & Accounting
untuk ditentukan apakah pembelian tersebut dilakukan secara tunai/kredit dan kemudian
ditandatangani.
viii) Bagian Pemesanan menerima kembali SOP yang telah diotorisasi.
ix) SOP lembar pertama dikirim ke Supplier sedangkan lembar kedua diserahkan ke Baian Gudang.
xvi) SPB lembar pertama diserahkan ke Supplier.
xvii) Bagian Gudang menyerahkan SOP lembar kedua dan SPB lembar kedua ke Kasir Induk untuk
dilakukan pembayaran.
xviii) Supplier menyerahkan Faktur Pembelian rangkap 2, yang pertama untuk Toko Buku
sedangkan yang kedua untuk Supplier.
xix) Kasir Induk memastikan kesesuaian SOP lembar kedua, SPB, dan Faktur Pembelian.
xx) Jika tidak sesuai, Kasir Induk melakukan klarifikasi.
xxi) Kasir Induk membuat Bukti Kas Keluar (BKK) dan meminta persetujuan kepada Manajer Finance
& Accounting. BKK dibuat rangkap 2, yang pertama untuk Bagian Accounting, sementara yang kedua
untuk diarsip.
xxii) Setelah adanya persetujuan, Kasir Induk melakukan pembayaran dan menandatangani Faktur
Pembelian dan meminta Supplier menandatangani BKK.
xxiii) Supplier memberi tanda lunas pada Faktur Pembelian dan menyerahkan Faktur Pembelian
lembar pertama ke Kasir Induk.
xxiv) SOP lembar kedua, SPB lembar kedua, Faktur Pembelian lembar pertama, dan BKK lembar
pertama diserahkan ke Bagian Accounting.
xxv) Bagian Accounting melakukan penjurnalan Pembelian Tunai dan mengarsip semua dokumen
terkait.
Usulan Prosedur Pembelian Tunai
Bagian Gudang Bagian
Bagian Pemesanan
Pemesanan Manajer
Manajer Logistik
Logistik
SPP 2

Mulai 1
SPP

Membuat
Surat
Permintaan
Pembelian Otorisasi
SPP
SPP 2
1
SPP Otorisasi
Ke M.
Marketing

SPP 2
Disetujui 1
SPP
Otorisasi

SPP 2
Disetujui 1 SPP 1
SPP
Otorisasi Otorisasi
SOP 3
SOP 2
1
SOP
Membuat
N SOP

SOP 3 Otorisasi
SOP 2 SOP
1
SOP
Otorisasi
Ke M. Fin
& Acc.

SOP 3
SOP
Otorisasi 2
Otorisasi 1 SOP 3
SOP
SOP
Otorisasi 2
Otorisasi
Otorisasi 1
SOP
Otorisasi

N
A
Ke Supplier
Gambar 6 Usulan prosedur
Keterangan:
SPP: Surat Permintaan
pembelian tunai
Pembelian
SOP: Surat Order Pembelian
SPB: Surat Penerimaan Barang
Usulan Prosedur Pembelian Tunai – Lanjutan
Bagian
Bagian Gudang
Gudang Bagian
Bagian Kasir
Kasir Induk
Induk Bagian
Bagian Accounting
Accounting
Penerimaan SOP 2
A SOP 2 SPB – 2
Diotorisasi
Barang 2
Faktur
Otorisasi 2 1 Faktur 1
Ttd
SPB - Faktur
Pembelian Pembelian – 1
Ttd Pembelian BKK
Lunas
2 Surat Otorisasi
SOP
Otorisasi Pengiriman
Dari
Supplier
Inventory N
Penjurnalan
Memeriksa Memeriksa Pembelian Tunai
SOP, Surat SOP, SPB,
Pengiriman dan Faktur
,& Barang Pembelian
Jurnal

Sesuai ? Sesuai ?
Tidak Ya Tidak Ya
Selesai

Menerima Tandatang
Klarifikasi Klarifikasi ani Faktur
Persediaan
Pembelian

2
SOP
Membuat Membuat
Otorisasi
SPB BKK

Meminta Otorisasi ke
Tanda M. Finance
Tangan &
Supplier Accounting

SPB - 3 2
BKK
SPB - 2
Ttd 1
BKK
Otorisasi
Ttd 1
SPB – Otorisasi
Ttd N

N Ke Supplier

Membayar
Uang

Menerima
Faktur
Pembelian
– Lunas

Faktur 2
Faktur- 1
Pembelian
Pembelian
Lunas –

Gambar 7 Usulan prosedur


Ke Supplier
Lunas

Keterangan:
SOP 2

pembelian tunai—lanjutan
SPP: Surat Order Pembelian
SPB – 2
Diotorisasi
SPB: Surat Penerimaan Barang
Faktur 1
Ttd
BKK: Bukti Kas Keluar
Pembelian – 1
BKK
Lunas
Otorisasi
Pembelian Kredit
i) Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2, yang pertama untuk
diserahkan kepada Bagian Pemesanan sedangkan yang kedua diarsip.
ii) Bagian Gudang memberikan SPP kepada Manajer Logistik untuk diotorisasi.
iii) Manajer Logistik menyerahkan SPP tersebut kepada Manajer Marketing untuk diperiksa apakah
memang perlu dilakukan pembelian atas item-item persediaan yang tersebut dalam SPP tersebut atau
tidak dan kemudian ditandatangani.
iv) Bagian Gudang menerima kembali SPP yang sudah diotorisasi oleh Manajer Logistik dan Manajer
Marketing.
v) Bagian Gudang menyerahkan SPP lembar pertama kepada Bagian Pemesanan.
vi) Berdasarkan SPP dari Bagian Gudang, Bagian Pemesanan membuat Surat Order Pemesanan
(SOP) rangkap 3, yang pertama untuk Supplier, yang kedua untuk Bagian Gudang, sementara yang
ketiga diarsip.
vii) SOP disahkan oleh Manajer Logistik kemudian diserahkan kepada Manajer Finance & Accounting
untuk ditentukan apakah pembelian tersebut dilakukan secara tunai/kredit dan kemudian
ditandatangani.
viii) Bagian Pemesanan menerima kembali SOP yang telah diotorisasi.
ix) SOP lembar pertama dikirim ke Supplier sedangkan lembar kedua diserahkan ke Baian Gudang.
x) Supplier mengirim barang ke Toko Buku ke Bagian Gudang dengan menunjukkan lembar
pengiriman yang menunjukkan nomor SOP beserta barang-barang yang dikirimkan.
xi) Saat barang dikirim, Bagian Gudang memeriksa dan membandingkan SOP lembar kedua, lembar
pengiriman, dan persediaan fisik barang.
xii) Jika tidak sesuai, dilakukan klarifikasi ke Supplier.
xiii) Jika sesuai, Bagian Gudang menerima barang dan lembar pengiriman.
xiv) Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) sebanyak 3 rangkap, yang pertama
untuk Supplier, yang kedua untuk Kasir Induk, sedangkan yang ketiga diarsip oleh Bagian Gudang.
xv) Bagian Gudang meminta Supplier untuk menandatangani SPB rangkap 3.
xvi) SPB lembar pertama diserahkan ke Supplier.
xvii) Bagian Gudang menyerahkan SOP lembar kedua dan SPB lembar kedua ke Kasir Induk untuk
dilakukan pembayaran.
xviii) Supplier menyerahkan Faktur Pembelian rangkap 2, yang pertama untuk Supplier sedangkan
yang kedua untuk Toko Buku.
xix) Kasir Induk memastikan kesesuaian SOP lembar kedua, SPB, dan Faktur Pembelian.
xx) Jika tidak sesuai, Kasir Induk melakukan klarifikasi.
xxi) Jika sesuai, Kasir Induk menandatangani Faktur Pembelian.
xxii) Kasir Induk menyerahkan Faktur Pembelian lembar pertama ke Supplier.
xxiii) SOP lembar kedua, Faktur Pembelian lembar kedua, dan Surat Penerimaan Barang lembar
kedua diserahkan ke Bagian Accounting.
xxiv) Bagian Accounting melakukan penjurnalan Pembelian Kredit dan mengarsip semua dokumen
terkait.
Usulan Prosedur Pembelian Kredit
Bagian Gudang Bagian Pemesanan Manajer Logistik
SPP 2

Mulai 1
SPP

Membuat
Surat
Permintaan
Pembelian Otorisasi
SPP
SPP 2
1
SPP Otorisasi
Ke M.
Marketing

SPP 2
Disetujui 1
SPP
Otorisasi

SPP 2
Disetujui 1 SPP 1
SPP
Otorisasi Otorisasi
SOP 3
SOP 2
1
SOP
Membuat
N SOP

SOP 3 Otorisasi
SOP 2 SOP
1
SOP
Otorisasi
Ke M. Fin
& Acc.

SOP 3
SOP
Otorisasi 2
Otorisasi 1 SOP 3
SOP
SOP
Otorisasi 2
Otorisasi
Otorisasi 1
SOP
Otorisasi

N
A
Gambar 8 Usulan prosedur
Ke Supplier

Keterangan:
pembelian kredit
SPP: Surat Permintaan
Pembelian
SOP: Surat Order Pembelian
SPB: Surat Penerimaan Barang
Usulan Prosedur Pembelian Kredit – Lanjutan
Bagian
Bagian Gudang
Gudang Bagian
Bagian Kasir
Kasir Induk
Induk Bagian
Bagian Accounting
Accounting
Penerimaan SOP 2
A SOP 2 SPB – 2
Diotorisasi
Barang 2
Faktur
Otorisasi 2 1 Ttd 2
SPB - Faktur
Pembelian Faktur
Ttd Pembelian Pembelian
2 Surat
SOP
Otorisasi Pengiriman

Dari Penjurnalan N
Inventory
Inventory
Supplier Pembelian Kredit
Memeriksa Memeriksa
SOP, Surat SPP, SPB,
Pengiriman dan Faktur
,& Barang Pembelian
Jurnal

Sesuai ? Sesuai ?
Tidak Ya Tidak Ya Selesai

Menerima Tandatang
Klarifikasi Klarifikasi ani Faktur
Persediaan
Pembelian

2
SOP Menerima
Membuat
Otorisasi Faktur
SPB
Pembelian

Meminta Faktur 2
Tanda Pembelian 1
Faktur
Tangan
Pembelian
Supplier Ke Supplier

SPB - 3
SPB - 2
Ttd
Gambar 9 Usulan
Ttd 1 SOP 2
SPB – SPB – 2
Diotorisasi
Ttd

N
Ttd
Faktur
Pembelian
2
prosedur pembelian
Ke Supplier

Keterangan:
Keterangan:
kredit—lanjutan
SPP:
SPP: Surat
Surat Pesanan
Pesanan Pembelian
Pembelian
SPB:
SPB: Surat
Surat Penerimaan
Penerimaan Barang
Barang
Pelunasan Pembelian Kredit
i) Berdasarkan Faktur Pembelian dan Surat Penerimaan Barang (SPB), pada saat mendekati jatuh
tempo Bagian Accounting membuat Daftar Hutang Jatuh Tempo (DHJT) sebanyak rangkap 2,
yang pertama untuk Kasir Induk sedangkan yang kedua diarsip.
ii) Faktur Pembelian lembar kedua, SPB lembar kedua, dan DHJT lembar pertama diserahkan ke
Kasir Induk untuk dilakukan pembayaran utang kepada Supplier.
iii) Kasir Induk memeriksa kesesuaian Faktur Pembelian lembar kedua, SPB lembar kedua, dan
DHJT.
iv) Jika tidak sesuai, Kasir Induk melakukan klarifikasi.
v) Jika sesuai, Kasir Induk mempersiapkan pembayaran utang kepada Supplier.
vi) Kasir Induk membuat Bukti Kas Keluar (BKK) dan meminta persetujuan Manajer Finance &
Accounting. BKK dibuat rangkap 2, yang pertama untuk Bagian Accounting sedangkan yang kedua
diarsip oleh Kasir Induk.
vii) Kasir Induk melakukan pembayaran dan meminta Supplier menandatangani BKK.
viii) Supplier memberi tanda lunas pada Faktur Pembelian dan menyerahkan Faktur Pembelian lembar
pertama ke Kasir Induk sedangkan lembar kedua diarsip oleh Supplier.
ix) SPB lembar kedua, Faktur Pembelian lembar pertama, dan BKK lembar pertama diserahkan ke
Bagian Accounting, sedangkan BKK lembar kedua beserta DHJT diarsip oleh Kasir Induk.
x) Bagian Accounting melakukan penjurnalan Pelunasan Pembelian Kredit dan mengarsip semua
dokumen terkait.
Usulan Prosedur Pelunasan Pembelian Kredit
Bagian Accounting Bagian Kasir Induk

Mulai Faktur 2
SPB -–
Pembelian 1
TtdTtd
Faktur 2 DHJT
Pembelian – 1
SPB -
Ttd
Ttd
Memeriksa
Faktur,
SPB, dan
Membuat DHJT
DHJT

Faktur 2 Sesuai ?
Tidak Ya
SPB -–
Pembelian 1
TtdTtd
DHJT

Membuat
Klarifikasi
BKK

Persetujuan
2 M. Finance
SPB –
Faktur 1 &
Ttd
Pembelian – 2 Accounting
BKK –
Lunas
Disetujui
BKK – 2
Disetujui 1
BKK –
Disetujui
Penjurnalan
Pelunasan
Pembelian Kredit

Membayar
Uang
Jurnal

Menerima
Faktur
Selesai Pembelian
– Lunas

Faktur 2

Ke Supplier Ke
Faktur- 1
Pembelian
Pembelian
Supplier–
Lunas
Lunas
Gambar 10 Usulan

SPB –
BKK –
Disetujui
2 prosedur pelunasan
Faktur 1
Ttd
DHJT
Pembelian
BKK ––
1

Keterangan:
SPB : Surat Penerimaan Barang
DHJT: Daftar Hutang Jatuh Tempo
Lunas
Disetujui
pembelian kredit
BKK : Bukti Kas Keluar N
Mutasi Internal
1) Untuk meminta barang
(i) Gudang – X membuat Daftar Barang Mutasi (DB-M) mengenai barang-barang yang
diperlukan dan menyerahkan DB-M ke Gudang – Y.
(ii) Gudang – Y mengecek ketersediaan barang.
(iii) Jika tidak tersedia, Gudang – Y mengonfirmasi ke Gudang – X.
(iv) Jika tersedia, Gudang – Y menyiapkan barang dan membuat Formulir Mutasi (FM)
sebanyak 2 rangkap, yang pertama untuk Gudang – Y sedangkan yang kedua untuk Gudang – X.
(v) Gudang – Y mengirimkan barang beserta FM ke Gudang – X.
(vi) Gudang – X memeriksa kesesuaian FM dan fisik barang.
(vii)Jika tidak sesuai, Gudang – X melakukan klarifikasi ke Gudang – Y.
(viii) Jika sesuai, Gudang–X menerima barang dan menandatangani FM rangkap 2.
(ix) FM lembar kedua diserahkan ke Gudang – X.
2) Untuk menyerahkan barang
(i) Gudang – X membuat Daftar Barang Mutasi (DB-M) mengenai barang-barang yang akan
diserahkan dan menyerahkan daftar barang mutasi ke Gudang – Y.
(ii) Gudang – Y mengecek ketersediaan tempat.
(iii) Jika tidak tersedia, Gudang – Y mengonfirmasi ke Gudang – X.
(iv) Jika tersedia, Gudang – Y menyiapkan tempat dan membuat FM sebanyak 2 rangkap, yang
pertama untuk Gudang – Y sedangkan yang kedua untuk Gudang – X.
(v) Gudang – Y menandatangani FM sebanyak 2 rangkap.
(vi) Gudang – X menyerahkan barang.
(vii)Gudang – Y memeriksa kesesuaian FM dan fisik barang.
(viii) Jika tidak sesuai, Gudang – Y melakukan klarifikasi ke Gudang – X.
(ix) Jika sesuai, Gudang – Y menerima barang, meminta Gudang – X untuk menandatangani
FM 2 rangkap, dan menyerahkan FM lembar kedua ke Gudang – X.
3) Gudang X dan Gudang Y masing-masing mengisi Kartu Persediaan dan mengarsip FM
4) Gudang X membuat Rekap Mutasi 2 rangkap, kemudian diberikan kepada Manajer Logistik dan
Gudang Y
Usulan Prosedur Mutasi Internal

Gudang X Gudang Y

Mulai
DB-M

Membuat
DB-M
Tujuan?
Meminta Menyerahkan
Barang Barang
DB-M

Cek Cek
Barang Tempat

FM 2
1
Tersedia Tersedia
FM
? ?
Tidak

Ya Ya
Inventory
Konfirmasi
Memeriksa Gudang –
FM dan X
Barang Siapkan Siapkan
Barang Tempat
dan FM dan FM

Tidak Sesuai ? Ya
FM 2 FM 2
1 1
FM FM
Tanda
Konfirmasi
1 Tangani FM
Gudang –
& Terima
X Barang
Inventory

Inventory
Penerimaan
Pengiriman
A FM 2
- Ttd 1
FM
Inventory
- Ttd
Memeriksa
FM 2
FM 1
FM dan
- Ttd - Ttd Barang

N
N Sesuai ?
Ya Tidak

Mengisi Kartu Tanda Konfirmasi


Gambar 11 Usulan
Persediaan Tangani Gudang –
FM X

Keterangan:
DB-M: Daftar Barang Mutasi
Selesai
FM 2
prosedur mutasi
FM : Formulir Mutasi - Ttd 1
FM

internal
- Ttd
A

N
Mutasi Eksternal
1) Untuk meminta barang
(i) Bagian Gudang akan menerima Daftar Barang Mutasi Pameran (DB-MP) lembar pertama
dari Departemen Marketing.
(ii) Bagian Gudang kemudian mengecek ketersediaan barang.
(iii) Jika tidak tersedia, dilakukan klarifikasi ke Departemen Marketing.
(iv) Jika tersedia, Bagian Gudang mengirimkan barang dan membuat Formulir Mutasi (FM)
rangkap tiga, yang pertama untuk Departemen Marketing, yang kedua untuk Bagian Akuntansi,
sedangkan yang ketiga untuk diarsip bagian Gudang.
(v) Bagian Gudang menandatangani FM dan meminta tanda tangan dari Departemen Marketing
(vi) FM lembar pertama diserahkan ke Departemen Marketing.
(vii)DB-MP lembar pertama dan Formulir Mutasi lembar kedua diserahkan ke Bagian
Accounting
2) Untuk mengembalikan barang
(i) Bagian Gudang menerima Memo Mutasi lembar pertama
(ii) Bagian Gudang kemudian mengecek kesesuaian Memo Mutasi lembar pertama dengan fisik
barang.
(iii) Jika tidak sesuai, dilakukan klarifikasi ke Departemen Marketing.
(iv) Jika sesuai, Bagian Gudang menerima barang dan mengisi Formulir Mutasi rangkap tiga, yang
pertama untuk Departemen Marketing, yang kedua untuk Bagian Accounting, sedangkan yang ketiga
untuk diarsip bagian Gudang.
(v) Bagian Gudang meminta tanda tangan dari Departemen Marketing.
(vi) Formulir Permintaan Mutasi Pameran lembar pertama diserahkan ke Departemen
Marketing.
(vii)Memo Mutasi lembar pertama dan Formulir Permintaan Mutasi Pameran lembar kedua
diserahkan ke Bagian Accounting.
3) Dokumen-dokumen yang diterima dari Bagian Gudang, kemudian Bagian Accounting melakukan
penjurnalan Mutasi Pameran dan mengarsip semua dokumen terkait.
Usulan Prosedur Mutasi Eksternal (Pameran)
Bagian Gudang Bagian Akuntansi

Mulai
A B

DB-MP – 1 Memo 1
Meminta Mengembalikan
Tujuan? Ttd 2 Mutasi 2
Barang Barang FM – FM –
Ttd Ttd

Menerima
Menerima
Memo
DB-MP N
Mutasi
Dari
Departemen
Marketing
Memo
DB-MP Penjurnalan
Mutasi
Mutasi Pameran

Cek Cek Memo


Ketersedia Mutasi dan Jurnal
an Barang Barang

Selesai
Tersedia
Sesuai?
? Tidak

Ya Konfirmasi Ya
Bagian
Marketing

Mengirim Menerima
Barang dan Barang dan
Membuat Membuat
FM FM

FM 3 FM 3
FM 2 FM 2
1 1
FM FM

Inventory Inventory
Meminta Meminta
Tanda Tanda
Tangan Bag. Tangan Bag.
Marketing Marketing

FM – FM –

Gambar 12 Usulan
3 3
FM –
Ttd 2 FM –
Ttd 2
Ttd 1 Ttd 1
FM – FM –
Ttd Ttd
Ke
Departemen

DB-MP
FM –
1
2
Marketing
Memo
Mutasi
FM –
1
2
prosedur mutasi
Ttd Ttd

FM - 3
eksternal
A Ttd B

Keterangan:
N DB-MP: Daftar Barang Mutasi Pameran
FM : Formulir Mutasi
Retur Pembelian
i) Bagian Pemesanan membuat Memo Debit sebanyak rangkap 4, yang pertama untuk Supplier,
yang kedua untuk Bagian Gudang, yang ketiga untuk Bagian Accounting, sedangkan yang
keempat untuk diarsip Bagian Pemesanan.
ii) Memo Debit diserahkan ke Manajer Logistik untuk meminta persetujuan.
iii) Bagian Pemesanan menerima kembali Memo Debit yang telah disetujui. Memo Debit lembar
pertama dikirimkan ke Supplier dan lembar kedua dikirimkan ke Bagian Gudang.
iv) Bagian Gudang kemudian mempersiapkan barang yang akan diretur dan membuat Surat
Pengiriman Retur Barang (SPRB) sebanyak tiga rangkap, yang pertama untuk Supplier, yang
kedua untuk Bagian Accounting, dan yang ketiga untuk diarsip Bagian Gudang.
v) SPRB lembar pertama beserta persediaan yang diretur dikirimkan kepada Supplier sedangkan
SPRB lembar kedua selanjutnya diserahkan ke Bagian Acoounting.
vi) Bagian Accounting melakukan jurnal Retur Pembelian dan mengarsip semua dokumen terkait.
Usulan Prosedur Retur Pembelian
Bagian Pemesanan Manajer Logistik Bagian Gudang Bagian Accounting

Memo 4
Mulai B
Memo
Debit – 3 A
Memo
Debit
Otorisasi – 2
Debit –
Otorisasi
Membuat Memo Debit –1
Otorisasi Memo Debit –
Memo Otorisasi Memo Debit
2 2
Otorisasi
SPRB –
2
Debit Otorisasi
Ttd

Memo 3 Otorisasi
Memo 2
Debit Memo
Debit 1 Debit Siapkan N
Memo Debit Persediaan
Selesai
Memo 4
Memo
Debit – 3
Memo
Debit
Otorisasi – 2
Debit –
Otorisasi 1 Membuat
Memo 4 Memo Debit – SPRB
Memo
Debit – Otorisasi
3 Otorisasi
Memo
Debit
Otorisasi – 2
Debit –
Otorisasi
Memo Debit –1 Meminta
Otorisasi
Otorisasi Tanda
Tangan
Supplier
A
SPRB – 3
Ke SPRB – 2
Ttd
Supplier Ttd 1
B SPRB –
Ttd
Ke
N Supplier

Serahkan
Barang

Inventory

SPRB –
3
SPRB –
2 Gambar 13 Usulan
Ttd Ttd
Keterangan:
SPRB: Surat Pengiriman
Retur Barang prosedur retur
N
B

pembelian
03. Formulir
1) Surat Permintaan Pembelian (SPP)
2) Surat Order Pembelian (SOP)
3) Surat Penerimaan Barang (SPB)
4) Bukti Kas Keluar (BKK)
5) Formulir Mutasi (FM)
6) Memo Debit (MD)
7) Surat Pengeluaran Barang Retur (SPRB)
8) Formulir Stock Opname (SPO)
04. Keputusan
Manajemen
Keputusan Manajemen (What-if Scenario)
Laporan dibutuhkan untuk mengarahkan operasi perusahaan untuk membantu dalam perencanaan dan
pengendalian keputusan. Kebutuhan manajemen terkait siklus pembelian yang meliputi:
1) Berapa tingkat persediaan barang dagangan yang seharusnya disediakan?
2) Kapan persediaan tertentu seharusnya dipesan?
3) Berapa jumlah persediaan tertentu seharusnya dipesan?
4) Manakah pesanan pembelian yang telah dikirim kepada pemasok?
5) Manakah pesanan pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok?
6) Prosedur apa yang seharusnya diikuti dalam penerimaan dan penyimpanan persediaan?
7) Unit organisasi apa yang dilibatkan dalam fungsi manajemen persediaan dan logistik?
8) Dimana persediaan disimpan?
9) Berapakah total saldo utang dagang?
10) Berapakah total saldo utang dagang pada pemasok tertentu?
11) Kebijakan apa yang terkait dengan syarat pembelian dan diskon yang seharusnya dibangun?
05. Kebijakan Manajemen dan
Akuntansi
Kebijakan Manajemen
Berdasarkan pada analisis yang telah dilakukan, berikut ini diungkapkan kebijakan manajemen yang
diusulkan:
1) Pembelian dilakukan saat persediaan di gudang sudah mencapai stok minimum.
2) Jika pada saat memesaan persediaan Supplier tidak berada di Toko Buku maka Bagian Pemesanan
sebaiknya mengundang Supplier untuk datang ke Toko Buku.
3) Pada satu waktu hanya boleh terdapat satu Supplier pada satu jenis persediaan
4) Pembelian persediaan menggunakan sistem gudang karena karakteristik usaha Toko Buku
memerlukan gudang untuk persediaan.

5) Perhitungan persediaan secara fisik dilakukan setiap 1 bulan sekali.

6) Bagian Gudang dapat melihat data stok persediaan di display demikian juga Bagian Pramuniaga
dapat melihat data stok persediaan di gudang

7) Pembuatan profil persediaan yang baru dilakukan oleh Bagian Pemesanan sedangkan pelabelan
kode barang dilakukan oleh Bagian Gudang.

8) Setiap pembelian harus mendapatkan persetujuan dari Manajer Finance & Accounting sampai
tingkat batas Rp. XXX
62
9) Jika pengotorisasi berhalangan maka dapat diwakilkan bagian yang ditunjuk oleh yang berwenang
dengan memo tertulis.

10) Jika pada saat penerimaan barang ternyata tidak sesuai dengan Surat Order Pembelian maka harus
kembali ke titik prosedur Surat Order Pembelian.

11) Surat Penerimaan Barang tidak dapat dibuat tanpa kesesuaian item persediaan dengan Surat Order
Pembelian.

12) Jika barang sudah cacat di awal, maka tidak dianggap diterima dan langsung dikembalikan ke
Supplier tanpa melalui prosedur retur.

63
13) Pembayaran dapat dilakukan langsung ke Supplier, perwakilan, maupun melalui transfer bank
tergantung dari kesepakatan antara Toko Buku “X” dengan Supplier.

14) Bagian Accounting dapat mengusulkan dilakukannya pembayaran utang dagang lebih awal untuk
mendapatkan dikon pembelian kredit dan selambat-lambatnya hingga masa jatuh tempo.

15) Selama persediaan berada di gudang, maka tanggung jawab atas barang tersebut ada pada Bagian
Gudang.

16) Tanggung jawab atas persediaan selama proses pengiriman untuk mutasi eksternal (pameran) ada
pada Bagian Gudang, kecuali untuk pameran nonpartisipasi maka tanggung jawab atas persediaan
selama proses pengiriman ada pada Supplier.

64
17) Retur dapat dilakukan atas inisiatif sendiri maupun berdasarkan kesepakatan di awal pembelian.

18) Alasan pengajuan retur dapat dikarenakan oleh hal-hal yang lain sepanjang mendapatkan
persetujuan dari manajemen yang terkait.

19) Retur yang dilakukan merupakan retur barang dengan barang karena sudah merupakan
kesepakatan Toko Buku “X” dengan Supplier.

20) Setiap satu bulan sekali dilakukan stock opname pada gudang dan display yang dilakukan oleh
Bagian Gudang.

65
21) Jika dilakukan stock opname dan terdapat selisih antara catatan kartu persediaan dengan jumlah
fisik persediaan maka akan dikenakan sanksi terhadap pihak yang bertanggung jawab atas
persediaan tersebut untuk mengganti sebesar selisihnya.

22) Sanksi akan diberikan jika tidak mematuhi prosedur yang telah ditetapkan untuk pelanggaran yang
sama sebanyak 3 kali dalam jangka waktu 1 (satu) periode akuntansi. Sanksi tersebut yaitu:
a) Pelanggaran pertama berupa teguran.
b) Pelanggaran kedua berupa Surat Peringatan yang dikeluarkan oleh Manajemen di atasnya.
c) Pelanggaran ketiga berupa tindakan tegas sesuai dengan tingkat kesalahan yang dilakukan.

66
Kebijakan Akuntansi
1) Metode arus biaya menggunakan Metode Perpetual
2) Metode pencatatan persediaan menggunakan Metode Rata-Rata (Average Method).
3) Pengakuan dan titik penjurnalan pembelian tunai dilakukan pada sat diterbitkannya Bukti Kas
Keluar.
4) Pengakuan dan titik penjurnalan pembelian kredit dilakukan ketika diterbitkannya Surat
Penerimaan Barang oleh Bagian Gudang.
5) Pengakuan dan titik penjurnalan pelunasan pembelian kredit dilakukan pada saat diterbitkan Bukti
Kas Keluar.

6) Adanya diskon pembelian diakui dengan metode kotor.

7) Retur diakui saat diterbitkan Surat Pengiriman Retur Barang.

8) Pengakuan dan titik penjurnalan mutasi diakui saat diterbitkannya Formulir Mutasi.

68
06. Jurnal Standar
1) Pada saat pengakuan pembelian tunai
Persediaan Barang Dagang di Gudang xxx
Diskon Pembelian xxx
Kas xxx
2) Pada saat pengakuan pembelian kredit
Persediaan Barang Dagang di Gudang xxx
Diskon Pembelian xxx
Utang Dagang xxx
3) Pada saat pelunasan pembelian kredit

Utang Dagang xxx

Kas xxx

4) Pada saat mutasi eksternal – keluar

Persediaan Barang Dagang di Pameran xxx

Persediaan Barang Dagang di Gudang xxx

5) Pada saat mutasi eksternal – masuk

Persediaan Barang Dagang di Gudang xxx

Persediaan Barang Dagang di Pameran xxx


71
6) Pada saat selisih rugi stock opname

Harga Pokok Persediaan xxx

Persediaan Barang Dagang di ... Xxx

7) Pada saat selisih untung stock opname

Persediaan Barang Dagang di ... xxx

Harga Pokok Persediaan xxx

72
07. Diskusi Manual
Diskusi Pembahasan Struktur Organisasi
1) Usulan mengenai dilakukan restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan yang
meminimalisir tingginya tingkat ketergantungan pada kehadiran General Manager.
2) Usulan mengenai restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan yang lebih sistematis dan
membentuk pengendalian.
3) Usulan mengenai dilakukan restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan yang
menghindari perangkapan jabatan pada bagian yang saling mengontrol
4) Usulan mengenai restrukturisasi organisasi untuk menghasilkan susunan tugas, wewenang, dan
tanggung jawab pada berbagai posisi dan tingkat manajerial
Diskusi Pembahasan Organisasi Siklus Pembelian
1) Tidak adanya prosedur yang mengatur retur pembelian
2) Tidak ada prosedur yang mengatur proses pengembalian persediaan dari pameran ke toko
3) Pemrosesan transaksi dalam siklus pembelian dilakukan secara manual
4) Pemrosesan transaksi tidak mencakup pembaharuan persediaan
5) Tingginya frekuensi terjadinya kesalahan teknis
6) Lemahnya dokumentasi atau arsip yang diperlukan
7) Kurangnya bentuk laporan manajemen yang dihasilkan
Diskusi Pembahasan Laporan yang Dihasilkan dari Siklus Pembelian

Usulan agar sistem informasi yang dirancang merupakan sistem yang mampu
menghasilkan output yang berguna dalam proses pengambilan keputusan manajemen
yang berkaitan dengan pembelian untuk dapat digunakan manajemen untuk
menentukan kebijakan mengenai pembelian. Analisis keputusan yang akan diambil
oleh manajemen, sehingga dari jenis-jenis keputusan yang akan diambil manajemen,
dapat ditentukan karakteristik informasi yang diperlukan manajemen dalam
pengambilan keputusan.
08. Perancangan Sistem
DFD

Gambar 14 Usulan
prosedur retur
pembelian
Gambar 15 DFD
Pembelian level 0
Gambar 16 DFD
Pembelian level 1
EFD

Gambar 17 ERD
Pembelian
Desain input
Tahapan merancang tampilan aplikasi software:
1) Perancangan logika aplikasi software
2) Pendesainan aplikasi software
3) Mengkompilasi seluruh aplikasi software yang telah dirancang sebelumnya
Perancangan masing-masing aplikasi software terdapat:
4) Rancangan form
a. Rancangan tampilan awal
b. Rancangan form master dan form transaksi
5) Laporan
Desain output
1) Rancangan umum form laporan

2) Tampilan form laporan


Diskusi (Basis TI)
1) Diskusi perancangan database

2) Diskusi rancangan program aplikasi perangkat lunak

3) Rancangan form laporan yang dihasilkan

a. Pengendalian masukan

b. Pengendalian pemrosesan

c. Pengendalian keluaran
09. Paparan Resiko
Kemungkinan resiko yang muncul pada Toko Buku “X”:
1) Kesalahan yang tidak disengaja (unintentional error), disebabkan oleh:
a) Kelalaian karyawan yang bertugas
b) Ketidakjelasan prosedur
c) Tingginya frekuensi transaksi dengan terbatasanya waktu pengerjaan
2) Kesalahan yang disengaja (deliberate error)
a) Pegawai pembelian meningkatkan nilai pesanan
b) Karyawan tidak mencatat adanya penerimaan barang kiriman dari supplier
c) Karyawan tidak mencatat sebagian atau seluruh transaksi pembelian
3) Kehilangan aset yang tidak disengaja (unintentional losses of assets)
a) Karyawan salah dalam input atau menghitung jumlah persediaan sehingga ada perbedaan fisik
persediaan dengan faktur pembelian
b) Kesalahan penghitungan dan pengeluaran kas dalam proses pembelian supplier
c) Persediaan yang baru diterima diletakkan pada gudang yang salah sehingga pengambil barang
tidak dapat menemukannya saat mutasi
4) Pencurian aset (theft of assets)
a) Aset perusahaan dicuri oleh pihak luar
b) Fungsi pembelian dan penjualan ditangani satu bagian
5) Pelanggaran keamanan (breaches of security)
6) Tindakan kejahatan dan bencana alam (acts of violence and natural disasters)
10. Pengendalian
Pengendalian umum
1) Pengendalian organisasi, pemisahan tugas dan tanggung jawab

2) Pengendalian akuntabilitas aset, menjamin aktiva yang dimiliki perusahaan digunakan dan dicatat
dengan tepat

3) Pengendalian dokumentasi, perlu adanya perancangan dokumen

4) Pengendalian praktik manajemen, menjamin bahwa aktivitas dalam perusahaan dijalankan dengan
benar
3) Pengendalian operasi pusat data, mengelola data dengan teknologi komputer
4) Pengendalian otorisasi, bertujuan agar informasi tidak digunakan oleh pihak-pihak tidak
berkepentingan
5) Pengendalian akses, persetujuan atas aktivitas tertentu sehingga proses operasional selanjutnya
dapat dijalankan
Pengendalian aplikasi
1) Pengendalian masukan

a) Menolak kesalahan penginputan sehingga gagal masuk sistem

b) Menggunakan pre-numbered dokumen otomatis dan tidak dapat diubah

c) Merancang validasi pada software

d) Input data yang memiliki format tertentu

2) Pengendalian proses

a) Bentuk pemrosesan dan penghitungan otomatis

b) Adanya pesan konfirmasi, peringatan, dan pembatalan proses

c) Validasi untuk pencegahan data kosong


b) Adanya pesan konfirmasi, peringatan, dan pembatalan proses

c) Validasi untuk pencegahan data kosong

d) Penerapan konfirmasi sebelum eksekusi perintah yang tidak dapat diulang

e) Penentuan pengguna yang berhak dalam transaksi meminimalkan kesalahan

3) Pengendalian keluar
TERIMA KASIH

93

Anda mungkin juga menyukai