BAB V.

PROSES PERENCANAAN
Perencanaan adalah proses dasar dimana
manajemen memutuskan tujuan dan cara
mencapainya. Perencanaan dalam organisasi
adalah esensial. Karena dalam kenyataan
nya perencanaan memegang peranan lebih
dibandingkan fungsi manajemen lainnya.
Fungsi pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan sebenarnya hanya melaksana
kan keputusan keputusan perencanaan.
Perencanaan adalah proses pemilihan se
kumpulan kegiatan dan pemutusan, apa yang
dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa
dilakukan.
Perencanaan yang baik dapat dicapai de
ngan mempertimbangkan kondisi diwaktu
yang akan datang dalam masa perencanaan
dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksa
nakan serta periode sekarang pada saat
rencana dibuat.
EMPAT TAHAP PERENCANAAN
1. MENETAKAN TUJUAN DAN
SERANGKAIAN TUJUAN
Perencanaan dimulai dengan keputusan- keputusan
tentang keinginan atau kebutuh an organisasi atau
kelompok kerja.
2. MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI.
Pemahaman posisi perusahaan saat ini dari tujuan
yang hendak dicapai atau sumberdaya-sumberdaya
yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah
sangat penting karena tujuan dan rencana
menyangkut waktu yang akan datang.
3. MENGIDENTIFIKASIKAN SEGALA
 KEMUDAHAN DAN HAMBATAN.
Segala kekuatan dan kelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi
untuk mengukur kemampuan organisasi
dalam mencapai tujuan.
Oleh karena itu perlu diketahui faktor
lingkungan intern dan ekstern yang dapat
membantu organisasi mencapai tujuannya
atau yang mungkin menimbulkan masalah.
4. MENGEMBANGKAN RENCANA
ATAU SERANGKAIAN KEGIATAN
UNTUK PENCAPAIAN TUJUAN
 Meliputi pengembangan berbagai
alternatif kegiatan untuk pencapaian
tujuan, penilaian alternatif dan pemilihan
alternatif terbaik diantara berbagai
alternatif yang ada.
ALASAN PERLUNYA
PERENCANAAN
Perencanaan dilakukan untuk mencapai :
1. Protective Benefits yang dihasilkan
 dari pengurangan kemungkinan terjadi
 nya kesalahan dalam pembuatan
 keputusan.
2. Positive Benefits dalam bentuk
 peningkatan kesuksesan pencapaian
 tujuan organisasi.
 MAMFAAT PERENCANAAN
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan
 perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam penyesuaian pada masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
 gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5. Memberikan perintah untuk beroperasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara
 berbagai bagiann organisasi.
KELEMAHAN
PERENCANAAN
1.Pekerjaan yang tercakup dalam perencanan
mungkin berlebihan padakontribusi nyata
2. Perencanaan cendrung menunda kegiatan
3. Perencanaan terlalu membatasi manajemen
untuk berinisiatif dan berinovasi.
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapat
kan oleh situasindividual dan penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5. Adanya rencana yang diikuti dengan cara-cara
tidak konsisten.
TIPE PERENCANAAN
1. Rencana Strategik (Strategic Plans) yaitu
 rencana yang dirancang memenuhi tujuan
 organisasi yang lebih luas mengim plemen
 tasikan misi yang memberikan alasan khas
 keberadaan organisasi.

2. Perencanaan Opersional (Opertional

Plans) yaitu penguraian lebih terperinci ba
gaimana rencana strategik dicapai.
DUA TIPE RENCANA OPERASIO
NAL
1. RENCANA SEKALI PAKAI (SINGLE
 US PLANS)
 yaitu rencana yang dikembangkan untuk
 mencapai tujuan tertentu dan tidak
 digunakan kembali bila telah tercapai.
2. RENCANA TETAP (STANDING
 PLANS)
 yaitu pendekatan standar untuk penangan
 an situasi-situasi yang dapat diperkirakan
 dan terjadi berulang-ulang.
RENCANA-RENCANA STRATEGIK
Sebelum strategi dapat diuraikan, organisasi perlu
menetapkan suatu komponen vital yaitu tujuan
organisasi.
Tujuan organisasi memberikan dasar pengarahan
kegiatan-kegiatan.
Strategi adalah program umum untuk pencapaian
tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi.
Program merupakan suatu peranan aktif, sadar
dan rasional dimainkan oleh manajer dalam
perumusan strategi organisasi.
RENCANA SEKALI PAKAI
Adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan
tidak berulang dalam waktu yang sama diwaktu
mendatang.
Contoh ; perencanaan perusahaan untuk membangun
gudang baru karena adanya perluasan usaha akan
memerlukan rencana sekali pakai.
Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program
dan anggaran.
Program meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas.
Program menunjukan :
1. L.angkah-langkah pokok yang diperlukan untuk
 mencapai tujuan.
2. Penganggaran penjualan, persediaan kebutuhan produksi
 dan keuangan.
3. Latihan dan pengembangan pesonalia untuk
 menguasai perencanaan organisasi
PROYEK adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan
merupakan bagian terpisah dari program.
Setiap dengan berbagai situsasi proyek mempunyai ruang lingkup
yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu
penyelesaiannya.
Perencanaan Proyek adalah tipe perenca naan yang fleksibel untuk
menyesuaikan dengan berbagai situasi.
Anggaran (budget) adalah laporan sumberdaya keuangan yang
disusun untuk kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.
RENCANA-RENCANA TETAP
Wujud rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur, dan
aturan.
Rencana tetap adalah sekali ditetapkan akan terus
ditetapkan.
Kebujaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan
keputusan.
Manajer puncak menetapkan kebijaksanaan karena ;
1. Mereka merasa kebijaksanaan akan meningkatkan
efektivitas
 organisasi.
2. Mereka menginginkan berbagaI aspek organisasi
 mencerminkan nilai-nilai pribadi mereka.
3. Mereka ingin menjernihkan berbagai konflik atau
 kebingungan yang terjadi ditingkat bawah dalam organisasi.
21/ 3/18
STANDARD OPERATING
PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR STANDAR (Standard

Operating Prosedur = SOP) adalah
kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan
pedoman-pedoman yang lebih terperinci.
Aturan (Role) adalah pernyataan
(ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu
harus atau tidak boleh dilakukan dalam
situasi tertentu.
FAKTOR WAKTU DAN
PERENCANAAN
Faktor waktu mempunyai pengaruh
sangat besar terhadap perencanaan.
1. Waktu sangat diperlukan untuk melak
 sanakan perencanaan yang efektif.
2. Waktu diperlukan untuk melanjutkan
 setiap langkah perencanaan.
3. Jumlah (rentangan) waktu yang akan
 dicakup dalam rencana harus dipertimbang
 kan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi
perencanaan adalah seberapa sering ren cana
harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini
tergantung pada sumberdaya yang tersedia
dan drajat ketetapan perencanaan
manajemen.
Hubungan yang sering dijumpai adalah
semakin panjang jangka waktu suatu
rencana, semakin panjang priode waktu
peninjauan kembali atau perbaikan.
PERENCANAAN STRATEGIK ( STRATEGIC
PlLANNING) adalah proses pemilihan tujuan or
ganisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan pro
gram-program strategik yang diperlukan untuk tu juan-
tujuan tersebut dan penetapan metoda-meto da yang
diperlukan untuk menjamin bahwa strate gi dan
kebijaksanaan telah diimplementasikan.
PERENCANAAN OPERASIONAL (OPERATING
PLANNING) adalah perencanaan yang dilakukan
pada tingkatan bawah yang memusatkan perhatiannya
pada opera si-operasi sekatang terutama yang berkaitan
dengan efisiensi.
LANGKAH PROSES PENYUSUNAN
STRATEGIK 28/3
1. PENENTUAN MISI DAN TUJUAN, yang men
cakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi,
falsafah maksud dan tujuan organisasi.
2. PENGEMBANGAN PROFIL PERUSAHA AN
yang mencerminlkan kondisi internal dan
kemampuan perusahaan.
3. ANALISA LINGKUNGAN EKSTERNAL
Dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-
cara dalam perubahan lingkungan ekonomi,
teknologi, sosial budaya dan politik dapat secara
tidak langsung mempengaruhi organisasi.
4. ANALISA INTERNAL PERUSAHAAN –
 KEKUATAN DAN KELEMAHAN OR
 GANISASI. Analisa ini dilakukan dengan
 memperbandingkan profil perusahaan
 dan lingkungan eksternal.
5. IDENTIFIKASI KESEMPATAN DAN
 ANCAMAN STRATEGI. Identifikasi tujuan
 dan strategi, analisa lingkungan serta kekuat
 an dan kelemahan organisasi dipadukan.
6. PEMBUATAN KEPUTUSAN STRATEGIK.
 Mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan
 berbagai alternatif strategik.
7. PENGEMBANGAN STRATEGI PERUSAHAAN.
 Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih
 dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya
 kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan).
8. IMPLEMENTASI STRATEGI, yang menyangkut
 kegiatan manajemen unuk mengoperasikan strategi.
9. PENINJAUAN KEMBALI DAN EVALUASI,
 Setelah strategi diimplementasikan mana jer perlu
 senantiasa memonitor secara priodik untuk menilai
 apakah organisasi berjalan kearah tujuan yang telah
 ditetapkan atau tidak.
KEBAIKAN DAN KELEMAHAN
PERENCANAAN STRATEGIK
KEBAIKAN PERENCANAAN STRATEGIK
1. Memberikan pedoman yang konsisten
bagi kegiatan organisasi.
2. Membantu manajer dalam pembuatan
keputusan.
3. Meminimumkan kemungkinan kesalahan
karena tujuan dan strategi dirumuskan
dengan sangat cermat.
KELEMAHAN PERENCANAAN STRATEGIK
1. Memerlukan investasi dalam waktu,uang dan
orang yang cukup besar.
Perkembangan lingkungan terjadi sangat pesat yang
menambah pentingnya perencanaan strategis seperti :
1. Perubahan teknologi.
2. Pertumbuhan kompleksitas pekerjaan
 manajerial.
3. Peningkatan kompleksitas lingkungan
 eksternal.
4. Semakin panjangnya tenggang waktu antara
 keputusan-keputusan sekarang dan hasil-
 hasil diwaktu yang akan datang.
HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
1. Penolakan internal para perencana terhadap
 penetapan tujuan.
2. Keengganan umum para anggota organisasi untuk
 menerima perencanaan dan rencana-rencana.
HAMBATAN PEMBUATAN RENCANA EFEKTIF

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi.

2. Kurang pengetahuan tentang olingkungan.
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak
berulang.
5. Biaya 6 . Takut gagal 7 Kurang percaya diri
KRITERIA UNTUK MENILAI
EFEKTIVITAS RENCANA
1. Kegunaan, agar berguna bagi manajemen dalam
pelaksanaan fungsinya yang lain, suatu rencana harus
fleksibel,stabil, berkesinam bungan dan sederhana.
Fleksibel adalah esensi bagi kesuksesan peren
canaan strategik. Hal ini memerlukan analisa,
peramalan dan pengembangan rencana dengan
mempertimbangkan segala sesuatu dan pembuatan
perencanaan sebagai proses yang berkesinambungan.
2. Ketepatan dan obyektivitas perencanaan
Rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah
jelas,ringkas,nyata dan akurat.
Gambar : Kriteria Penilaian efektifitas suatu rencana
3.Ruang lingkup, perencanaan perlu memperhatikan
prinsip kelengkapan (comprehensiveness), kepadu
an (unity) dan konsisten.
4. Efektivitas biaya, menyakut waktu, usaha dan aliran
emosional.
5. Akuntabilitas,
Ada aspek akuntabilitas perencanaan :
a. Tanggung jawab atas pelaksanaan perncanaan
b. Tanggung jawab atas implementasi rencana.
6. Ketepatan waktu,
Perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai
perubahan terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan ren
cana tidak tepat atau tidak sesuai dengan perbedaan waktu.