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Para poder controlar el fraude, es preciso familiarizarse con las
formas que adopta y con los métodos que usa el ladrón y el
desfalcador. En estos comentarios sobre las formas que adopta el
fraude, no se trata de considerar en forma completa los remedios.
La sección siguiente de este capítulo, titulada "Instalación de un
sistema de control interno", se ocupa de la fase de los remedios
que pueden aplicarse. Las formas comunes de fraude, cuando se
trata del robo de partidas de activo, son las siguientes:
Robo de mercancías
Robo de valores bursátiles y otro activo
Robos en efectivo, no contabilizando los recibos
Robos en efectivo, efectuando desembolsos fraudulentos
mcasionalmente los robos han venido cometiéndose durante
largo tiempo antes de descubrirlos, especialmente si el. sistema de
control de inventarios es inadecuado y si los robos aisladamente
son pequeños. Podrá reducirse este tipo de robo si se revisan los
paquetes que llevan los empleados a la salida y a la entrada al
local. Deben tomarse periódicamente inventarios físicos
empleando personal diferente al habitualmente encargado de la
custodia de las existencias. mtra forma de robo de mercancías es
por medio de órdenes falsas de venta, que ordenan el embarque
de mercancías a clientes ficticios, recogiendo después la
mercancía en el domicilio de un cómplice o en la dirección indicada
del cliente ficticio. (Para estudiar el control interno apropiado,
véase la sección titulada "Ventas".)
El robo de valores bursátiles no es frecuente, pero su
comisión podrá no descubrirse hasta largo tiempo
después de haberse perpetrado. El robo de acciones y
bonos registrados a nombre del tenedor precisa otro
nuevo delito, la falsificación, antes de poder liquidarlos.
Los robos de suministros y pequeñas herramientas son
comunes; un control centralizado y un procedimiento
adecuado de entrega disminuyen estos robos. (Sobre el
tema de control interno, véanse las secciones de este
capítulo tituladas "Control interno de las inversiones" y
"Control interno del activo fijo".)
En esta clase de robos existe bastante variedad de
métodos. A continuación se citan algunos de los más
comunes:
a) El robo del importe de una venta al contado, no
registrando las
ventas en una caja registradora, ni anotándolas en una
factura de venta. Este tipo de robo ocurre
inmediatamente después de haber hecho una venta al
contado y es difícil de descubrir. En algunos casos se
marca en la caja registradora o se anota en la factura
de ventas solamente una parte del total vendido,
apropiándose la diferencia inmediatamente o cuando se
presenta la oportunidad. Debe haber separación entre
la caja y las ventas.
b) La substracción en efectivo de las ventas al contado o de la
cobranza de cuentas por cobrar, haciendo el asiento
correspondiente en la contabilidad por la cantidad exacta,
sumando después en defecto la columna del debe de Caja y la
columna del haber en la cuenta de Ventas o bien en la de
Cuentas por Cobrar en el libro de recibos en efectivo, de forma
que el saldo de la cuenta de Caja en el mayor concuerde con el
saldo en el estado bancario reconciliado. Una variante de este
procedimiento es llevar un total en la columna del debe de Caja
y un total en la columna del haber de Ventas o Cuentas por
Cobrar a la página siguiente en cifras inferiores al verdadero
total. En caso de que se hayan substraído cheques recibidos de
los clientes, es necesario falsificar la firma para cobrarlos.
Los totales de columna mal sumados, mostrando una cifra inferior
a la verdadera, tienen por objeto equilibrar el debe y el haber. Esta
forma de fraude puede descubrirse comprobando la exactitud de las
sumas. La función de Caja y la de contabilidad deben estar
separadas.
Ejemplo. El robo de efectivo totalizando en defecto los recibos
puede ilustrarse de la siguiente manera: la cobranza en efectivo de
las ventas y cuentas por cobrar fueron las que se indican a
continuación en el diario de recibos en efectivo: