ASPEK HUKUM DALAM KEARSIPAN

Inisiasi Tuton Ke: 3

Mata Kuliah: Pengawasan Kearsipan
Program Studi:Ilmu Kearsipan
Fakultas: Ilmu Sosial dan Ilmu Hukum

Penulis : Wiwik Istiawati, SIP, MM

Email : wiwik.istiawati@gmail.com
 Tinjauan Mata Kuliah

1. Materi 3 akan membahas aspek hukum dalam kearsipan

2. Sub pokok bahasan mencakup Dasar Hukum dalam
Manajemen Rekod/Arsip di Indonesia; Jenis Rekod
Hukum yang Tercipta dalam Organisasi dan Rekod Hukum
sebagai Teknik Pengawasan Kearsipan
 Skenario Pembelajaran

1. Mahasiswa diharapkan belajar mandiri dan

membaca modul 2 Kegiatan Belajar 1 (hal. 2.4),
2 (hal. 2.29) dan 3 (hal 2.44)
2. Mahasiswa diharapkan membaca materi inisiasi
utama 3 dan inisiasi pengayaan
 Konsep Dasar

Dalam konteks hukum, rekod memberikan fungsi

untuk mendukung hak asasi dan kewajiban
orang dalam sistem hukum; memberikan bukti
kegiatan; serta memberikan kontribusi kepada
akuntabilitas dalam organisasi dan pemerintah.
 DASAR HUKUM DOKUMEN DAN KEARSIPAN DI INDONESIA

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Memberikan kepastian hukum dalam penyeleng-garaan
kearsipan nasional

2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen

Perusahaan.
Memberikan landasan hukum tentang dokumen
perusahaan, khususnya yang berhubungan dengan dokumen
keuangan.
 Lanjutan....

3. UU ITE Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik.

Disebut Cyberlaw. Mengatur semua kegiatan penciptaan

transaksi elektronik, kemungkinan timbulnya pelanggaran di
dunia maya, hingga penyidikan dan penyelesaian
sengketanya
 Lanjutan....

4. UU ITE Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi

dan Transaksi Elektronik.

Disebut Cyberlaw. Mengatur semua kegiatan

penciptaan transaksi elektronik, kemungkinan
timbulnya pelanggaran di dunia maya, hingga
penyidikan dan penyelesaian sengketanya
 Lanjutan....

5. UU KIP Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik.

Memberikan kewajiban kepada setiap badan publik untuk

membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik
untuk mendapatkan informasi publik, kecuali beberapa
informasi tertentu.
 Lanjutan....
6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan

Lembaga negara wajib melaksanakan penyelenggaraan

kearsipan dan tanggung jawab Arsip Nasional Republik
Indonesia sebagai pembina bidang kearsipan di
Indonesia. Pengelolaan arsip dinamis merupakan
tanggung jawab pencipta arsip. Pengelolaan arsip statis
menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
 Lanjutan....
7. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata
Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

Penyiangan dan penilaian terhadap dokumen wajib

dilakukan perusahaan:
a. dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada arsip
nasional; dan
b. dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal
retensi.
 Lanjutan....

8. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata

Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm
atau Media Lain dan Legalisasi

Mengatur pengalihan arsip cetak menjadi arsip elektronik agar

arsip elektronik dapat dijadikan alat bukti dalam pengadilan.
 Lanjutan....

9. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105

Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

Mengatur pengelolaan arsip statis yang

dilaksanakan oleh lembaga kearsipan, yaitu Arsip
Nasional RI; lembaga kearsipan provinsi, dan
lembaga kearsipan kabupaten/kota
 Lanjutan....
10. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003
tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-
Government

Kebijakan e-government mencakup pemanfaatan teknologi

informasi dalam pengolahan data, pengelolaan informasi,
sistem manajemen, dan proses kerja elektronis serta
pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk pelayanan
publik yang dapat diakses secara mudah dan murah oleh
masyarakat di seluruh wilayah negara
 Masalah Hukum Rekaman Data Elektronik

1. Penipuan Komputer: Perusakan, Perubahan, Penipuan, dan

Pencurian Data
2. Privasi (Perlindungan Data) dan Penyebaran Informasi
3. Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer
4. Hak Cipta
5. Kerahasiaan
6. Transaksi Elektronik Adalah Alat Bukti yang Sah
 Rekod Hukum yang Tercipta dalam Organisasi
• Prinsip pengelolaan arsip produk hukum adalah undang-
undang atau peraturan yang lama tidak berlaku lagi ketika
produk hukum yang baru sudah diterbitkan dan disahkan oleh
pimpinan tertinggi

• Sistem tata kearsipan dalam lingkungan hukum harus

memberikan informasi tentang individu yang dipelihara dalam
lingkungan yang aman sehingga hak privasi tidak
disalahgunakan
 JENIS TRANSAKSI DAN REKOD HUKUM
1. Rancang Undang-Undang dan Undang-Undang (RUU dan UU)
2. Peraturan Pemerintah (PP)
3. Instruksi Presiden
4. Surat Keputusan Menteri
5. Surat Keputusan Pimpinan Lembaga
6. Surat Keputusan Bersama
7. Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis (Juklak dan Juknis)
8. Kebijakan dan Prosedur Organisasi
 REKOD HUKUM SEBAGAI TEKNIK PENGAWASAN
• Penyelenggaraan kearsipan lembaga mengacu pada Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43.

• Penyelenggaraan arsip dinamis umumnya dilaksanakan pada

unit perkantoran sebagai pencipta dan penerima arsip.
Sementara itu, penyelenggaraan arsip statis dilaksanakan oleh
lembaga kearsipan
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
• Meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif, yaitu
pengelolaan arsip dinamis tersebut menjadi tanggung jawab
pencipta arsip.

• Penyelenggaraan kearsipan dinamis lembaga harus membuat

petunjuk teknis pelaksanaan NSPK (norma, standar, prosedur,
dan kriteria). NSPK yang dimaksud adalah tata naskah dinas,
skema klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan klasifikasi
keamanan akses arsip.
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan akuisisi
arsip statis. Akuisisi arsip statis dilakukan melalui
verifikasi secara langsung ataupun tidak langsung.
Verifikasi arsip statis menjadi tanggung jawab
kepala lembaga kearsipan. Pelaksanaan akuisisi
arsip statis harus dituangkan dalam berita acara
serah terima dan daftar arsip statis.
 SELAMAT BELAJAR DAN

SUKSES MENYERTAI REKAN-REKAN MAHASISWA SEMUA