10.

PROJECT COMMUNICATIONS
MANAGEMENT
PENGERTIAN

Plan Communication Management adalah sebuah

proses pengembangan pendekatan yang paling
sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek
dengan didasari pada kebutuhan informasi
masing-masing stakeholder dan informasi serta
asset-aset organisasi yang tersedia. Hasil
menguntungkan dari proses ini adalah
teridentifikasi dan terdokumentasinya pendekatan
komunikasi dengan cara paling efektif dan efisien
dengan para stakeholder.
Aktivitas komunikasi mempunyai banyak dimensi
yang berpotensial

Internal dan External

Formal dan Nonformal

Vertikal dan Horizontal

Resmi dan tidak Resmi

Tertulis dan Oral, Verbal dan nonverbal

BEBERAPA KEMAMPUAN KOMUNIKASI

Mendengarkan dengan aktif dan efektif

Bertanya dan memancing ide dan situasi

untuk menjamin pemahaman yang lebih baik

Mendidik dan memberi pemahaman

Menemukan fakta

Manajemen ekspektasi
BEBERAPA KEMAMPUAN KOMUNIKASI

Mempengaruhi orang lain

Memberi motivasi

Membimbing

Negosiasi untuk mencapai kesepakatan

Menyelesaikan konflik
BEBERAPA KEMAMPUAN KOMUNIKASI

Mempengaruhi orang lain

Memberi motivasi

Membimbing

Negosiasi untuk mencapai kesepakatan

Menyelesaikan konflik
GAMBARAN UMUM
10.1 Plan Communication Management

DEFINISI

Merupakan proses pengembangan pendekatan yang

tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan
kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan
aset organisasi yang tersedia.Manfaat utama dari proses
ini adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan
pendekatan untuk berkomunikasi dengan efektif dan
efisien dengan stakeholders.
INPUTS, TOOLS AND OUTPUTS
DIAGRAM ALIR
10.1.1 INPUTS :

10.1.1.1 Project Management Plan

Dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek
akan dijalankan, dipantau, dikendalikan dan
ditutup.
Rencana manajemen proyek termasuk:
• Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses
yang akan diterapkan pada setiap tahap

• Deskripsi bagaimana pekerjaan akan dilakukan untuk

mencapai tujuan proyek
10.1.1.1 Project Management Plan (cont)
• Ubah rencana pengelolaan yang mendokumentasikan
bagaimana perubahan akan dipantau dan dikendalikan

• Rencana pengelolaan konfigurasi yang membuktikan

bagaimana manajemen konfigurasi akan dilakukan

• Deskripsi bagaimana integritas dari baseline proyek

akan dipertahankan

• Persyaratan dan teknik untuk komunikasi antara para

pemangku kepentingan

• Key manajemen review untuk konten, tingkat, dan

waktu untuk mengatasi, masalah terbuka dan
keputusan yang tertunda
10.1.1.1 Project Management Plan (cont)

• Key manajemen review untuk konten, tingkat, dan

waktu untuk mengatasi, masalah terbuka dan
keputusan yang tertunda
10.1.1.2 Stakeholder Register

menyediakan informasi yang diperlukan untuk

merencanakan komunikasi dengan project stakeholder

• Informasi Identifikasi. Nama, jabatan organisasi, lokasi,

peran dalam proyek, informasi kontak.

• Informasi Assessment(penaksiran/pemikiran)
Persyaratan utama, harapan utama, pengaruh potensial
dalam proyek, fase dalam siklus hidup dengan paling
menarik.

• Klasifikasi Stakeholder. Internal / eksternal, pendukung /

netral / resistor, dll
10.1.1.2 Stakeholder Register (cont)

• Stakeholder Register harus dikonsultasikan dan

diperbarui secara teratur, sebagai stakeholder mungkin
dapat berubah sepanjang siklus hidup proyek.
10.1.1.3 Enterprise Enviromental Factor

Rencana proses manajemen komunikasi terkait

erat dengan faktor lingkungan, Faktor lingkungan
perusahaan mengacu pada kondisi, tidak
dibawah kendali tim proyek. Faktor lingkungan
perusahaan dianggap masukan untuk proses
prencanaan yg paling dapat meningkatkan atau
menghambat pilihan-pilihan manajemen proyek
10.1.1.3 Enterprise Enviromental Factor
(cont)
Faktor lingkungan :

• Budaya organisasi , struktur , dan tata kelola

• distribusi geografis dari fasilitas dan sumber daya

• Standar Pemerintah atau industri ( misalnya , peraturan

badan pengawas, kode etik , produk standar , standar
kualitas , dan standar pengerjaan )

• Infrastruktur ( misalnya , fasilitas yang ada dan

peralatan modal )
 
10.1.1.4 Organizational Process Assets

digunakan sebagai masukan untuk rencana proses

Manajemen Komunikasi. Aset proses ini meliputi rencana
formal dan informal, proses, kebijakan, prosedur, dan
basis pengetahuan yg digunakan oleh organisasi. Aset
proses organisasi dapat mencakup jadwal selesai, data
risiko, dan memperoleh nilai data Ini dapat digunakan
sebagai pedoman informasi untuk merencanakan
kegiatan komunikasi untuk proyek saat ini  
10.1.2 TOOLS AND TECHNIQUE

10.1.2.1 Communication Requirement Analysis

Analisis persyaratan komunikasi menentukan kebutuhan

informasi dari para stakeholder proyek. Sumber daya
proyek harus dikeluarkan hanya pada
mengkomunikasikan informasi yang memberikan
kontribusi bagi keberhasilan proyek atau di mana
kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan
TOOLS AND TECHNIQUE

Sumber informasi biasanya digunakan untuk

mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan
komunikasi proyek meliputi, tetapi tidak terbatas pada :

• Organisasi Proyek dan hubungan tanggung jawab

pemangku kepentingan

• Disiplin , departemen , dan spesialisasi yang terlibat

dalam proyek

• Logistik berapa banyak orang akan terlibat dengan

proyek dan di mana lokasi.
TOOLS AND TECHNIQUE

10.1.2.2 Communication Technology

Metode yang digunakan untuk mentransfer informasi
antara para pemangku kepentingan proyek dapat
bervariasi secara signifikan . Sebagai contoh, tim
proyek dapat menggunakan teknik dari percakapan
singkat ke pertemuan yg berkelanjutan , atau dari
dokumen tertulis sederhana ke bahan yang luas
(misalnya , jadwal, database, dan website ), yang
dapat diakses secara online sebagai metode
komunikasi.
TOOLS AND TECHNIQUE

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan

teknologi komunikasi meliputi:

• Mendesaknya kebutuhan akan informasi

• Ketersediaan teknologi

• Mudah digunakan

• Lingkungan proyek.

• Sensitivitas dan kerahasiaan informasi tersebut.  

TOOLS AND TECHNIQUE

10.1.2.3 Communication Models

Model komunikasi yang digunakan untuk memfasilitasi
komunikasi dan pertukaran informasi dapat bervariasi
dari satu proyek ke proyek dan juga dalam tahapan
yang berbeda dari proyek yang sama.
 10.1.2.3 Communication Models (cont)

Urutan langkah-langkah dalam model komunikasi dasar :

Encode. Pikiran atau ide dijabarkan ( dikodekan ) ke

dalam bahasa oleh pengirim.

Transmit message. Informasi ini kemudian dikirim oleh

pengirim dengan menggunakan saluran komunikasi
( media ). Transmisi pesan ini dapat dikompromikan
oleh berbagai faktor ( misalnya, jarak, teknologi asing,
infrastruktur yang tidak memadai , perbedaan budaya ,
dan kurangnya informasi latar belakang ).
 10.1.2.3 Communication Models (cont)

Decode Pesan ini diterjemahkan oleh penerima kembali

ke pikiran atau ide yang bermakna

Acknowledge. Setelah menerima pesan , penerima

mungkin sinyal ( mengakui) penerimaan pesan tapi ini
tidak berarti kesepakatan dengan atau pemahaman
pesan.

Feedback/ respon. Ketika pesan yang diterima telah

diterjemahkan dan dipahami , penerima mengkodekan
pikiran dan ide-ide ke dalam pesan dan kemudian
mengirimkan pesan ini ke pengirim.
 10.1.2.3 Communication Models (cont)

Berikut ini adalah skema basic communication model

TOOLS AND TECHNIQUE

10.1.2.4 Communication Methods

Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan

untuk berbagi informasi di antara para stakeholder
proyek.Metode ini secara luas diklasifikasikan
sebagai berikut :
 10.1.2.4 Communication Methods (cont)

Komunikasi interaktif. Antara dua pihak atau lebih

melakukan pertukaran informasi multiarah. Ini adalah
cara yang paling efisien untuk memastikan
pemahaman bersama oleh seluruh peserta pada topik
tertentu, dan termasuk pertemuan, panggilan telepon,
instant messaging, video conferencing, dll

Push Communication. Dikirim ke penerima tertentu

yang membutuhkan untuk menerima informasi . Hal ini
memastikan bahwa informasi tersebut didistribusikan
tetapi tidak menjamin bahwa itu benar-benar mencapai
atau dipahami oleh audiens yang dituju . Komunikasi
push bisa berisi surat, memo , laporan , email , fax ,
voice mail , blog , siaran pers , dll
 10.1.2.4 Communication Methods (cont)

Pull communication Digunakan untuk volume

informasi sangat besar , atau untuk pemirsa yang
sangat besar , dan membutuhkan penerima untuk
mengakses konten komunikasi pada kebijaksanaan
mereka sendiri . Metode ini termasuk situs intranet , e-
learning , pembelajaran database , repositori
pengetahuan, dll
TOOLS AND TECHNIQUE

10.1.2.5 Meetings

Rencana Proses Manajemen Komunikasi memerlukan

diskusi dan dialog dengan tim proyek untuk
menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui
dan mengkomunikasikan informasi proyek, dan untuk
merespon permintaan dari berbagai pihak untuk
informasi tersebut. Ini diskusi dan dialog biasanya
difasilitasi melalui pertemuan , yang dapat dilakukan
tatap muka atau online dan di lokasi yang berbeda ,
seperti lokasi proyek atau lokasi pelanggan .
10.1.3 OUTPUTS

10.1.3.1 Communication Management Plan

Rencana manajemen komunikasi adalah komponen

dari rencana manajemen proyek yang menggambarkan
bagaimana komunikasi proyek akan direncanakan,
terstruktur, dipantau, dan dikendalikan
 10.1.3.1 Communication Management Plan (cont)

Rencananya berisi informasi berikut :

• kebutuhan komunikasi Stakeholder

• Informasi harus dikomunikasikan, termasuk bahasa,

format, isi , dan tingkat detail.

• Alasan untuk distribusi informasi tersebut.

• Orang yang bertanggung jawab untuk

mengkomunikasikan informasi tersebut.

• Sumber daya yang dialokasikan untuk kegiatan

komunikasi, termasuk waktu dan anggaran.
OUTPUTS

10.1.3.2 Project Documents Updates

Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk :

• Jadwal Proyek

• Stakeholder Register
10.2 Manage Communication

Manage communication adalah proses untuk membuat,

menngumpulkan, mendistribusi, menyimpan,
mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek
berdasarkan communication management plan. Fungsi
utama dari proses ini adalah dapat melakukan efisiensi
dan efiktivitas dalam berkomunikasi antara proyek
stakeholders.
10.2 Manage Communication
Diagram Alir Manage Communication
10.2.1 Inputs

10.2.1.1 Communication Management Plan

Mendeskripsikan bagaimana komunikasi pada proyek
akan direncanakan , di buat strukturnya, dimonitoring
dan dikontrol, Misal informasi seperti:
• Kebutuhan komunikasi stakeholder

• Informasi yang akan dikomunikasikan seperti bahasa,

format, kontent dan level of detail

• Alasan distribusi informasi tsb

• Orang yang bertanggungjawab untuk

menyambungkan komunikasi
Flow charts dari informasi pada proyek , workflow
10.2.1.1 Communication Management Plan (cont)

• Flow charts dari informasi pada proyek , workflow

dengan kemungkinan list seperti laporan dan meeting
dll.
Inputs

10.2.1.2 Work Performance Report

Adalah kumpulan dari kinerja proyek dan status

informasi yang dapat digunakan utuk memfasilitasi
diskusi dan membuat suatu komunkasi . Untuk
optimasinya proses ini penting dengan syarat
laporannya komprehensif , akurat dan tersedia
Inputs

10.2.1.3 Enterprise Enviromental Factors

Yaitu faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi

manage communication process , yang berada diluar
jangkauan dari tim proyek , seperti :
• struktur organisasi

• budaya organisasi

• pemerintah atau standard industri dan kebijakan

Inputs

10.2.1.4 Organizational Process Assets

Adalah rencana, proses, kebijakan , prosedur dan

pengetahuan berdasarkan penggunaan spesifik dan
digunakan untuk melakukan organisasi, Seperti
artifact, praktik atau pengetahuan dari mana saja atau
dari semua organisasi yang berhubungan dalam
proyek yang dapat digunakan untuk melaksanakan
proyek, seperti :

• kebijakan prosedur, proses dan guidelines

berhubungan dengan management komunikasi
template Dan historical information / lesson learned
 10.2.2 TOOLS AND TECHNIQUE

10.2.2.1 Communication Technology

Yaitu metode digunakan untuk melakukan

transfer informasi ke stakeholder . Contoh tim
proyek menggunakan teknik yang tadinya
sebuah dokumen tertulis menjadi sesuatu
yang luas ( misal : jadwal , database, website)
dan itu dapat di komunikasikan online sebagai
metode dari komunikasi
 TOOLS AND TECHNIQUE

10.2.2.2 Communication Models

Pemilihan model komunikasi adalah penting,

sebagai komponen dalam komunikasi yang
berkontribusi pada keefektifitas dan efisiensi
dalam proses komunikasi yang berfokus untuk
memastikan bahwa pemilihan model
komunikasi adalah cocok untuk proyek yang
sedang dilaksanakan
 TOOLS AND TECHNIQUE

10.2.2.3 Communication Methods

Pemilihan metode komunikasi juga penting

dimana banyak potensial barrier dan
tantangan pada proses ini , fokusnya adalah
untuk memastikan informasi yang telah dibuat
dan distrubisinya diterima dan dimengerti
untuk dapat direspon balik.
 TOOLS AND TECHNIQUE

10.2.2.4 Information Management Systems

Menggunakan beberapa tools , termasuk

diantaranya:
• Hard copy document management : surat,
memo, laporan

• Elektronik komunikasi management : email,

fax, voice mail. Telephone, web conference
dll
 10.2.2.4 Information Management Systems (cont)

• Electronic project management tools : web

interface untuk scheduling dan project
management software , meeting dan virtual
office support software , portals dll
 TOOLS AND TECHNIQUE

10.2.2.5 Performance Reporting

Adalah aktivitas mengkoleksi dan distribusi

performance informasi, termasuk status laporan,
pengukuran progress dan peramalan. Performance
reporting harus dapat menyediakan informasi pada
tingkatan yang benar kepada audience.
Lebih detailnya laporan dapat dilamnya berupa :
 10.2.2.5 Performance Reporting (cont)

• Analisis dari performa sebelumnya

• Analisis dari proect forecast ( include time and

cost)

• Status sekarang dari risk dan issues

• Work complete pada periode tertentu

• Work complete pada periode selanjutnya

 10.2.3 OUTPUTS

10.2.3.1 Project Communication

Dalam proses Manage communication didalamnya

terdapat aktivitas yang membutuhkan informasi
untuk didistrubiskan, dibuat, diterima, dimengerti dan
dimengerti. Project communication termasuk
didalamnya dan tidak terbatas pada : performance
reports, status deliverables, progress dari
penjadwalan dan pengadaan cost.
 OUTPUTS

10.2.3.2 Project Management Plan Updates

Menyediakan informasi pada project baselines,

communication management dan stakeholder
management.Tiap dari bagian tsb, membutuhkan
update berdasarkan performansi sebelumnya
berbading dengan performance measurement
baseline (PMB). PMB adalah rencana yang telah di
approved untuk sebuah proyek dimana tiap eksekusi
di bandingkan dan deviasi dari management control
telah diukur.
 
 OUTPUTS

10.2.3.3 Project Documents Updates

Project document update yang dapat diupdate tetapi

tidak terbatas pada :

• Catatan masalah

• Jadwal proyek dan

• Kebutuhan dana proyek

 
 OUTPUTS

10.2.3.4 Organizational Process Assets Updates

Yaitu organizational process asset yang dapat
diupdate berupa :
• Stakeholder notification : berupa informasi yang
disediakan untuk stakeholder tentang issue yang
telah terselesaikan , perubahan yang telah
disetujui dan status proyek

• Project reports : Bisa formal atau informal report

yang mendeskribsikan status proyek dan
dilamanya termasuk informasi lesson learned,
catatan masalah, laporan penutupan proyek , dan
output
10.2.3.4 Organizational Process Assets Updates (cont)

• Project presentations :
Tim proyek menyediakan informasi bisa formal atau
tidak pada para stakeholder berupa presentasi yang
relevan dengan kebutuhan para audiens
 
10.3 Control Communication

Kontrol Komunikasi adalah proses monitoring dan pengendalian

komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan
kebutuhan informasi
dari para stakeholder proyek terpenuhi
Diagram Alir Control Communication
10.3.1 INPUTS

10.3.1.1 Project Management Plan

Project management plan adalah dokumen yang

menjelaskan bagaimana proyek akan dijalankan,
dimonitor, dan dikontrol.
Project manajemen plan menyediakan informasi
untuk proses kontrol komunikasi seperti:
• kebutuhan komunikasi stakeholder
• alasan untuk distribusi informasi
• tanggung jawab individu maupun kelompok
untuk penyampaian informasi
• individu maupun kelompok yg menerima
informansi
INPUTS

10.3.1.2 Project Communications

Proses kontrol komunikasi melibatkan aktifitas yg

dibutuhkan untuk informasi dan komunikasi untuk
dimonitor, dikerjakan, dan diberikan pada
stakeholder. Komunikasi proyek berasal dari
banyak sumber dan bervariasi pada formatnya,
tingkatan detail, derajat formalitas dan kepercayaan
diri.
Project Communications tidak terbatas pada:
• status penerimaan
• perkembangan jadwal dan pengeluaran
INPUTS

10.3.1.3 Issue Log

Sebuah Issue Log digunakan untuk

mendokumentasikan dan memantau penyelesaian
masalah.Ini mungkin digunakan untuk memfasilitasi
komunikasi dan memastikan pemahaman umum
dari masalah.Sebuah dokumen log tertulis dan
membantu untuk memantau siapa yang
bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah-
masalah tertentu dengan target waktu.
INPUTS

10.3.1.4 Work Performance Data

Data kinerja mengatur dan merangkum informasi

yang dikumpulkan,dan menyajikan hasil analisis
komparatif ke dasar pengukuran kinerja.
INPUTS

10.3.1.5 Organizational Process Assets

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi
proses kontrol Komunikasi termasuk:
• Template Laporan
• Kebijakan, Standar, dan Prosedur yang
mendefinisikan komunikasi
• Teknologi Komunikasi yg tersedia
• media komunikasi yg diijinkan
• Kebijakan perekaman
• Security requirements
10.3.2 TOOLS AND TECHNIQUE

10.3.2.1 Information Management Systems

Beberapa software memungkinkan manajer proyek
untuk mengkonsolidasikan laporan dari beberapa
sistem dan memfasilitasi distribusi laporan kepada
stakeholder.Contoh format distribusi mungkin
termasuk table reporting, spreadsheet analisis, dan
presentasi.Kemampuan grafis dapat digunakan
untuk membuat representasi visual kinerja proyek
informasi.
TOOLS AND TECHNIQUE

10.3.2.2 Experts Judgement

Penilaian ahli sering diandalkan oleh tim proyek
untuk menilai dampak dari komunikasi proyek,
perlu untuk tindakan atau intervensi, tindakan yang
harus diambil, tanggung jawab untuk mengambil
tindakan tersebut, dan kerangka waktu untuk
mengambil tindakan.
TOOLS AND TECHNIQUE

10.3.2.3 Meetings
Proses Kontrol Komunikasi memerlukan diskusi
dan dialog dengan tim proyek untuk menentukan
cara yang paling tepat untuk memperbarui
danmenyampaikan kinerja proyek, dan untuk
merespon permintaan dari para pemangku
kepentingan untuk mendapatkan informasi. Diskusi
dan dialog yang umumnya difasilitasi melalui
pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau
online dan di lokasi yang berbeda, seperti lokasi
proyek atau situs klien.
 10.3.3 Outputs

10.3.3.1 Work Performance Information

Informasi kinerja mengatur dan merangkum
performance data. Performance Data ini biasanya
memberikan status dan informasi progress tentang
proyek yang diperlukan stakeholders. Informasi ini
kemudian dikomunikasikan kepada para
stakeholder dengan tepat.
 
 Outputs

10.3.3.2 Change Request

Proses Kontrol Komunikasi sering mengakibatkan
perlunya penyesuaian, tindakan, dan intervensi.
Change request diproses dan dapat mengakibatkan:

• Perkiraan biaya baru atau yang direvisi, urutan

kegiatan, tanggal jadwal, kebutuhan sumber daya,
dan analisis risiko.

• Penyesuaian rencana manajemen proyek dan

dokumen.
 10.3.3.2 Change Request (cont)

• Rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat

membawa kinerja masa depan yang diharapkan dari
proyek kembali sejalan dengan rencana manajemen
proyek

• Rekomendasi tindakan pencegahan yang dapat

mengurangi kemungkinan menimbulkan dampak
negatif kinerja proyek.
 
Outputs

10.3.3.3 Project Management Plan Updates

Proses kontrol komunikasi dapat memicu update

rencana manajemen komunikasi serta komponen lain
dari rencana manajemen proyek (misalnya stakeholders
dan human resource management plans).
 
Outputs

10.3.3.4 Project Documents Updates

Dokumen proyek dapat diperbarui sebagai hasil dari

proses Komunikasi Control. Pembaruan ini mungkin
termasuk, namun tidak terbatas pada:
• Peramalan

• Laporan Kinerja

• Issue log.
 
 Outputs

10.3.3.5 Organizational Process Assets Updates

Organizational process assets yang dapat diperbaharui

yaitu laporan dan dokumentasi.Dokumentasi ini dapat
menjadi bagian dari historical database bagi kedua
proyek dan organisasi dan mungkin termasuk penyebab
isu, alasan di balik tindakan perbaikan, dan jenis-jenis
pelajaran yang dipelajari selama proyek.