RETENSI DAN PEMUSNAHAN

REKAM MEDIS

Oleh : Doni jepisah, SKM, M.Kes

 LATAR BELAKANG
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas
RM

2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas

RM

3. Pertambahan berkas RM pasien baru

tidak seimbang dengan penyusutan
berkas in-aktif
 LATAR BELAKANG

4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan /

pengelolaan berkas RM in-aktif .

5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi

medis / kesehatan  Penyusutan & Pemusnahan
berkas RM

6. Adanya rasa was-was  Aspek hukum

 PENYUSUTAN / RETENSI :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam
berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir
.

 PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas
RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .
NILAI GUNA RM
( A-L-F-R-E-D )
 A dministration = Administrasi
 L egal = Hukum
 F inancial = Keuangan
 R esearch = Penelitian
 E ducation = Pendidikan
 D ocumentation = Dokumentasi
TUJUAN RETENSI :

 Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

 Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

 Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg

masih mengandung nilai guna )

 Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan

berkas Aktif & In-aktif
 DASAR HUKUM :
1. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

2. PP no.34 / 1979 : Kearsipan

3. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/ III/2008 : tentang MEDICAL

RECORD
Pasal 7 ayat 1 :
Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien
berkunjung .
Pasal 7 ayat 2 :
Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal
khusus, dapat diterapkan sendiri .

Pasal 8 ayat 1 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi,
dapat dimusnahkan .
Pasal 8 ayat 2 :
Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 ,
ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .
4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun
1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah
Sakit .

5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373

/ 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah
sakit.

6. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160

tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
ISI SURAT EDARAN
 Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain .

 Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun  tgl

terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien
meninggal dunia .

 Tim RM adalah Tim yg dibentuk  Kep.Dir.RS

 Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi,

jiwa, ketergantungan obat dan kusta .
Jadwal Retensi Rekam Medis

• Umum

RM AKTIF RM INAKTIF
NO KELOMPOK
RJ RI RJ RI

1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH
2 MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
3 JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH
4 ORTHOPEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
5 KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
6 KETERGANTUN
GAN OBAT 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
7 JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
8 PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995

Jadual Retensi Rekam Medis…

 Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu

 KIUP+Register+Indeks disimpan permanen
 RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya
lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara
lain untuk :
 Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit
 Riset dan edukasi
 Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum
Jadwal Retensi Rekam Medis…

 Untuk kepentingan tertentu :

 Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta
 Mata
 Perkosaan
 HIV
 Penyesuaian kelamin
 Pasien orang asing
 Kasus adopsi
 Bayi tabung
 Cangkok organ
 Plastik rekontruksi

 Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan

Komite RM / Komite Medis dengan pertimbangan nilai guna
Sedangkan menurut AHIMA (American Health
Information Management Association
(Hufman,1994) jadwal retensi minimal :

 
 PERSIAPAN - PERSIAPAN
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan .
 Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
 Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1993

2. Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi

 Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
 Perawat Senior - Komite Medik
 Petugas terkait
 3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi
 Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

NO. NO.RM TAHUN JANGKA DIAGNOSIS

WAKTU AKHIR

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

PENILAIAN REKAM MEDIS

 Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktif

 Dilihat dari tanggal kunjungan tertakhir
 Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di
ruang lain
 Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan
 Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun
inaktif
 Alur Proses Peyusutan dan
Pemusnahan RM
PEMINDAHAN RM AKTIF RM INAKTIF

DINILAI

PENYUSUTAN
RM RM ADA
NILAI GUNA RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA

RM RUSAK
DIMUSNAHKAN

RM DILESTARIKAN
TERTENTU
PENILAIAN REKAM MEDIS
lanjutan…

 Indikator
 Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan
pendidikan
 Mempunyai nilai guna
 Primer
 Administrasi
 Hukum
 Keuangan
 Iptek
 Sekunder
 Pembuktian
 Sejarah
 PENILAIAN REKAM MEDIS
lanjutan…
Prosedur penilaian rekam medis
- Ringkasan masuk keluar
- Resume

DILESTARIKAN
KETENTUAN - Lembar operasi
UMUM - Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir
hidup
KETENTUAN - Lembar kematian
KHUSUS
REKAM
MEDIS ANAK,JIWA,MA
TA,JANTUNG
DLL LEMBAR RM TERTENTU

DIMUSNAHKAN
KETENTUAN
TERTENTU RS
LEMBAR RM SISA

LEMBAR RM RUSAK
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…

DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DAI AKTIF KE INAKTIF

No Tanggal No. RM Tanggal Diagnosis Kode Jumlah Formulir
Pemindahan Teakhir ICD-X Lembar RM Yg tidak
berobat lengkap

Pekanbaru, …..
Kepala Unit Rekam Medis
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…

DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS

No Tanggal No. RM Diagnosis Kode Kepentingan / Jenis Kasus

Penilaian ICD-X Kasus tertentu Tertentu

ya tdk

Pekanbaru, …..
Kepala Unit Rekam Medis
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2006

Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di

halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan
pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit
XXXXX sebanyak 10.000 RM ( dengan perincian
terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah

Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..

 Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan di
rumah sakit, lembar ke 2 dikirim pada pemilik pelayanan
kesehatan (Depkes, Pemda (dinkes), yayasan)
 Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak /tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat
pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur
Pelaksanaan pemusnahan, dapat dilakukan
dengan cara :

 Dibakar menggunakan incenerator atau dibakar biasa

 Dicacah, dibuat bubur

 Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

 Formulir rekam medis yang dilestarikan
diantaranya yaitu :
   Ringkasan masuk dan keluar
   Resume
 Lembar operasi
 Identifikasi bayi
 Lembar persetujuan
 Lembar kematian
 Dan rekam medis sisanya dan rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan,
 REKAM MEDIS ELECTRONIK
 Berkas RM asli yang di microfilmkan .

 Berkas RM asli yang di scaning

 Tulisan / catatan medis yang diinput ( di-entry ) ke dalam komputer .

MEDIA RETENSI
MANUAL SCANING MIKROFILM KOMPUTER

Form dikeluarkan Form disiapkan Formulir difoto Dibuat program

dari berkas induk untuk di scaning / aplikasi retensi
copy
Form disimpan Disimpan dalam Disimpan dalam Data-data
dalam dus-dus hard disk / CD / negatif film dimasukkan dlm
Disket komputer

Perlu tempat Tidak perlu tempat Perlu berapa alat Tidak perlu tempat
untuk menyimpan khusus untuk prosesnya khusus
dus-dus .
Susah pencarian Mudah dlm retrievel Lama retrivel, krn Hanya informasi
jika dibutuhkan jika dibutuhkan . harus dicuci & saja yg keluar dan
Bentuk form asli dicetak . bukan FORM

Perlu banyak Mudah Perlu training Mudah

tenaga. dioperasikan khusus dioperasikan

Rp……………… Rp. ……………….. Rp. ……………… Rp. ……………….