SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI

-Accounting Information system

Marshall B. Romney
Paul John Steinbart
 Materi 2
Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem
Enterprise Resource Planning
 Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan dapat:

Menguasai teknik, prinsip, dan pengetahuan prosedural
tentang penggunaan teknologi informasi.
(PP9)

www.penerbitsalemba.com
 Siklus pemrosesan data dan aktivitasnya

Akuntan dan pengguna sistem memainkan peranan penting dalam siklus pengolahan data.
Contohnya mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk membantu menjawab
pertanyaan seperti ini ,
• Data apa yang sebaiknya dimasukan dan disimpan oleh organisasi dan siapa yang
sebaiknya memiliki akses terhadap data tersebut ?
• Bagaimana sebaiknya ata diatur, diperbaharui, diakses, diambil kembali ?
• Bagaimana agar penjadwalan dan kebutuhan informasi yang tidak terduga dapat
dipenuhi ?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, membutuhkan konsep pengolahan data.

www.penerbitsalemba.com
 Siklus pemrosesan data dan aktivitasnya

Salah satu fungsi SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan

secara efektif dan efisien. Dalam sistem manual (tidak berbasis
komputer), data dimasukan kedalam jurnal dan buku besar yang
disimpan dalam bentuk buku. Dalam sistem berbasis komputer, data
dimasukan kedalam komputer dan disimpan dalam file dan
database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan
informasi yang penting dan relevan yang disebut sebagai Siklus
pengolahan Data.

www.penerbitsalemba.com
 Siklus pemrosesan data dan aktivitasnya

PENYIMPANAN
DATA SIKLUS PENGOLAHAN DATA

Proses empat operasi yang

terdiri dari input data,
penyimpanan data, pengolahan
data dan output informasi yang
dilakukan pada data untuk
menghasilkan informai yang
OUTPUT
INFORMASI berarti dan relevan
INPUT PENGOLAHAN DATA

www.penerbitsalemba.com
 INPUT DATA

Langkah pertama dalam pemprosesan input adalah mengambil data transaksi

dan memasukannya ke dalam sistem.
Data harus di kumpulkan dari 3 segi setiap aktivitas bisnis :
1) Setiap aktivitas yang menarik
2) Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
3) Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas
Contohnya siklus pendapatan yang paling melakukan transaksi adalah penjualan,
baik tunai ataupun kredit. Data mengenai transaksi penjualan; waktu dan tangga;
penjualan kredit, karyawan yang membuat form penjualan dan memeriksa,
barang yang dijual, kuantitas barang, membuat dftar harga, total jumlah
penjualan, instruksi pengiriman, tagihan pelanggan.

www.penerbitsalemba.com
 INPUT DATA

Dokumen yang digunakan untuk memperoleh data

Dokumen Sumber
transaksi pada sumbernya ketika transaksi
(source terjadi, meliputi pesanan pembeliaan, pesanan
documents) penjualan dan kartu absen karyawan.

• Catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak ekternal

dan kemudian dikembalikan ke sistem input.
Dokumen • Dokumen ini ada dalam mesin yang dapat dibaca untuk
mempermudah pemprosesan berikutnya sebagai catatan
Turnaround input.
(turnaround documents) • Contohnya tagihan utilitas yang dikirim kepelanggan,
dikembalikan bersama pembayaran pelanggan dan dibaca
oleh alat pemindai khusus ketika dikembalikan.

www.penerbitsalemba.com
 INPUT DATA

Langkah kedua dalam pemprosesan input adalah untuk memastikan data yang di
ambil akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah otomatisasi
data sumber atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri
data.

Langkah ketiga dalam pemprosesan input adalah untuk menyakinkan kebijakan

perusahaan, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya, perusahaan
tidak ingin menjual barang kepelanggan yang belum membayar tagihannya atau
menjual barang untuk pengiriman sesegera mungkin yang keluar dari stok.
Permasalahan ini dapat dicegah oleh sistem pemprograman dengan melakukan
pengecekan pada batas kredit pelanggan dan catatan pembayaran, dan juga status
persediaan, sebelum mengkonfirmasi penjualan ke pelanggan.

www.penerbitsalemba.com
 PENYIMPANAN DATA

Berisi ringkasan level data untuk setiap

Buku besar umum akun aktiva, kewajiban, ekuitas,
(general ledger) pendapatan dan beban organisasi
Buku
Besar Buku Besar pembantu Buku besar yang digunakan untuk
(subsidiary ledger) mencatat data secara detail untuk akun
buku besar umum dengan banyak sub
akun yang terpisah, seperti piutang,
persediaan, dan utang usaha

Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun
kontrol (control account). Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo
pada tiap – tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA.
www.penerbitsalemba.com
 PENYIMPANAN DATA

Data dalam buku besar disusun secara logis menggunkaan teknik pengkodean

PENGKODEAN Adalah Penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item
(coding) untuk mengklasifikasikan dan mengatur item – item tersebut.

Kode Urutan Kode Blok Kode gruop Kode Mnemonik

(Sequence code) (Block code) (Group code) (Mnemonic code)
Item yang diberi nomor, Blok angka di
secara berurutan untuk cadangkan untuk Merupakan dua atau lebih
akun semua item. Huruf dan angka yang diselingi
kategori data subgroup dri digit yang
Contohnya cek yang untuk mengidentifikasi item.
tertentu, contohnya digunakan untuk kode
Contohnya Dry300W05 dapat
nomori sebelumnya, menyimpan kategori item, seringkali digunakan
diartikan Low end(300),
faktur dan pesanan dalam kaitannya dengan
produk putih(W), Pengering (Dry) yang
pembeliaan kode blok
dibuat oleh Sears(05)
www.penerbitsalemba.com
 PENYIMPANAN DATA

Merupakan semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan laopran

BAGAN lapa rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk dikodekan,
AKUN diklasifikasikan dan dimasukan kedalam akun yang sesuai. Bagan akun
juga memudahkan laporan keuangan dan laporan persiapan.

Jurnal Umum : jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang

tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan
penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup
JURNAL
Jurnal khusus : jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar
transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas,
pembelian, dan pengeluaran kas.

www.penerbitsalemba.com
 PENYIMPANAN DATA

Jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem

pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur
JEJAK dari ouput ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek
AUDIT keakuratan dan validitas posting buku besar dan untuk
menelusur perubahan dalam akun buku besar umum dari
saldo awal ke saldo akhir.

www.penerbitsalemba.com
 KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER

ENTITAS (entity) ATRIBUT (attributes) FIELD CATATAN

• Sesuatu mengenai • Sifat nomor • Posisi data catatan • Seperangkat field
informasi yang identifikasi dan dimana nilai data yang nilai datanya
disimpan dalam karakteristik khusus untuk atribut menjelaskan atribut
catatannya, seperti dari suatu entitas tertentu disimpan. tertentu dari suatu
karyawan, barang yang disimpan dalam Contohnya dalam entitas, seperti
persediaan dan database. Contohnya spreadsheet setiap semua data
pelanggan. adalah nomor baris penggajian yang
karyawan, tingkat mempresentasikan terkait karyawan
pembayaran, nama pelanggan dan setiap tunggal. Contohnya
dan alamat kolom adalah atribut adalah baris dalam
untuk pelanggan. spreadsheet.
Setiap sel dalam
spreadsheet adalah
field.

www.penerbitsalemba.com
 ELEMEN – ELEMEN PENYIMPANAN DATA
Lima atribut terpisah digunakan untuk menjelaskan
Atribut masing – maing pelanggan: nomor pelanggan, nama
File piutang ini pelanggan, alamat, batas kredit dan saldo
menyimpan
informasi
mengenai 3
entitas terpisah
Nomor Nama pelanggan Alamat Batas Saldo
perusahan XYZ, pelanggan kredit
ABC dan QRS

Tiga entitas 19283 Perusahaan XYZ Jakarta 30.000 24.750

tiga catatan 35794 Perusahaan ABC Bekasi 45.000 12.000
56987 Perusahaan QRS Depok 25.000 24.900

Terdapat 5 field terpisah dalam setiap catatan, berisi

Perpotongan baris dan kolom adalah field
Field data yang menjelaskan atribut entitas khusus
didalam record, kontennya disebut nilai (pelanggan). Seperti nilai data 19283 adalah nomor
data (data value) pelanggan untuk perusahaan XYZ
www.penerbitsalemba.com
 KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER
File adalah sekelompok record yang saling berhubungan, seperti record penggajian semua
karyawan.

File induk (master file) File Transaksi (transaction file) Database

• File permanen record • File yang berisi transaksi • Seperangkat file data
yang menyimpan data bisnis yang terjadi yang saling terkait dan
kumulatif mengenai selama periode fiskal dikendalikan secara
organisasi. Saat transaksi tertentu. terpusat, yang disimpan
terjadi, record dalam file • File transaksi secara dengan sedikit
akan diperbaharui. konseptual sama dengan redundansi data .
• File induk bersifat jurnal dalam SIA manual
permanen.

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA

 Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai
CURD adalah sebagai berikut :

Memperbarui
Membuat (Creating) Membaca (Reading) Menghapus (Deleting)
(Updating)
• Membuat record • Mengambil, atau • Data yang tersimpan • Menghapus data,
data baru, seperti melihat data yang sebelumnya seperti
menambahkan data sudah ada membersihkan file
karyawan yag baru induk vendor untuk
di pekerjakan ke semua vendor
database penggajian dalam perusahaan
yang tidak lagi
melakukan bisnis
dengan perusahaan

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA
• Mengasumsikan catatan transaksi kedalam grup atau batch untuk
memproses pada interval reguler seperti harian atau mingguan.
Catatan biasanya disortir kedalam beberapa urutan (seperti secara
Pemprosesan
numerik atau alfabet) sebelum pemprosesan.
Batch • Pemprosesan batch hanya digunakan untuk aplikasi seperti
penggajian, yang tidak perlu pembaruan terlalu sering dan terjadi
secara alami atau diproses pada waktu yang tepat

• Sistem komputer yang mengolah data sesegera mungkin setelha

Pemprosesan mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk
online, real-time pengguna secara tepat waktu.
• Sistem ini lebih akurat karena kesalahan input data dapat
diperbaiki pada saat itu juga. Ini memberikan keunggulan
kompetitif yang signifikan.

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA

5
1 2 3

1)Mengelompokan 2) Memasukan batch pada 3) Menyimpan data 4) Memproses semua 5) Cetak atau
dokumen sumber waktu yang ditentukan dalam file sementara. batch. Memperbarui file tampilkan output
kedalam batch. sebelumnya atau ukuran induk lama dengan data yang diinginkan
Membuat total batch. Urutkan file dan edit transaksi, membuat file
data yang sesuai
secara elektronik.
pengendalian induk baru.

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA

1 2 4

1) Masukan transaksi ke 3) Proses file sementara pada 4) Cetak atau

2) Simpen data dalam waktu yang telah ditentukan. tampilkan output
dalam sistem saat terjadi file sementara Perbarui file induk lama dengan yang diinginkan
transaksi data transaksi, membuat file
secara elektronik
induk baru.

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA

1) Masukan transaksi 2) Proses pada saat terjadi 3) Cetak atau tampilkan

ke dalam sistem saat transaksi. Perbarui file induk output yang diinginkan
terjadi transaksi dengan data transaksi secara elektronik

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA

 Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah

output informasi.
 Informasi disajikan dalam 3 bentuk :
a) Dokumen
b) Laporan, dan
c) Respon pertayaan

www.penerbitsalemba.com
 PENGOLAHAN DATA
Adalah catatan transaksi atau data perusahaan lain yang
digunakan oleh pihak internal atau dikirimkan kepihak
DOKUMEN eksternal. Seperti Cek dan faktur di kirimkan kepada pihak
eksternal, sedaangkan laporan penerimaan dan daftar
pembelian digunakan secara internal..

Digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas

operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat
Laporan keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis.
(report)
Pengguna eksternal perlu laporan untuk mengevaluasi
profitabilitas perusahaan, menilai kelayakan kredit, atau mematuhi
peraturan yang disyaratkan

www.penerbitsalemba.com
 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN
(ERP)
• Suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek
aktivitas organisasi, seperti keuangan, akuntansi,
pemasaran, SDM, manufaktur, manajemen,
persediaan ke dalam satu sistem.
• Penggunaan ERP pada organisasi besar dan
menengah untuk mengkoordinasikan dan
mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya.
• Sistem ERP mengumpulkan, memproses,
menyimpan data dan memberikan informasi yang
diperlukan manajer dan pihak eksternal untuk
mengukur perusahaan.
• Sistem ERP yang terkoordinasi dengan
baikmenggunakan database terpusat untuk
berbagai informasi di seluruh proses bisnis
maupun mengkoordinasikan aktivitas.

www.penerbitsalemba.com
 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP)

Modul ERP mencangkup :

1. Keuangan : Buku besar, Piutang, Utang, Aktiva Tetap, Penganggaran, manajemen kas, dan
Persiapan laporan manajerial dan laporan keuangan
2. SDM dan Penggajian : SDM, Penggajian, Imbalan kerja, Pelatihan, Waktu dan Kehadiran,
manfaat dan Laporan pemerintah
3. Memesan ke kas (Siklus pendapatan) : entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan,
penerimaan kas, perhitungan komisi
4. Membeli untuk membayar (Siklus pengeluaran) : Pembelian, penerimaan dan inspeksi
persediaan, persediaan dan manejemen gudang dan pengeluaran kas
5. Manufaktur (Siklus produksi) : Perekayasaan, penjadawalan produksi, daftar bahan baku,
barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya dan
proses manufaktur dan proyek

www.penerbitsalemba.com
 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP)

6. Manajemen proyek : Penetapan biaya, penagihan, waktu

dan biaya, unit kinerja, manajemen aktivitas
7. Manajemen hubungan pelanggan : penjualan dan
pemasaran, komisi, pelayanan, kontak pelanggan dan
dukungan pusat panggilan
8. Alat sistem : Membuat data file induk, membuat perincian
arus informasi, pengendalian akses dan sebagainya

www.penerbitsalemba.com
 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP)

Keuntungan sistem ERP dengan database terpusat

1. ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan
yang terintegrasi seluruh perusahaan
2. Input data diambil atau dikunci sekali (tidak berkali-kali saat dimasukan kedalam
sistem yang berbeda)
3. Manajemen mendapatkan visibiltas lebih besar ke dalam setiap area perusahaan
dan kemampuan memonitor lebih besar
4. Organisasi memiliki pengendalian akses yang lebih baik
5. Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antar unit bisnis
6. Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dengan cepat mengakses
pesanan, persediaan, mengirimkan informasi dan detail transaksi pelanggan
sebelumnya
7. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time dan otomasisasi
proses manufaktur membuat produktivitas meningkat
www.penerbitsalemba.com
 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN
(ERP)

Kerugian sistem ERP

1. Biaya : Hardware, Software ERP dan biaya konsultasi berkisar $50 - $500 juta. Pembaruan
$50 n- $100 juta dan perusahaan ukuran sedang menghabiskan $10 - $20 juta
2. Jumlah waktu yang diminta : Butuh beberapa tahun untuk mengimplementasi sistem
ERP secara penuh tergantung ukuran bisnis, jumlah modul, tingkat penyesuaian, lingkup
perubahan dan seberapa baik pelanggan mengambil kepemilikan proyek
3. Perubahan proses bisnis : Penyesuaian modul membuat organisis harus beradaptasi
untuk menstandardisasi proses bisnis sebagai lawan dalam mengadopsi paket ERP untuk
proses perusahaan yang ada
4. Kompleksitas : Integrasi berbagai aktivitas dan sistem bisnis yang berbeda
5. Resistansi

www.penerbitsalemba.com
Terima Kasih