MANAJEMEN

OPERASIONAL
RUMAH SAKIT
SESI 1-2 :
PENGENALAN MANAJEMEN OPERASIONAL RS
SISTEM DOKUMENTASI
ALUR PELAYANAN (SERVICE STREAM)
DAN RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)
PENGENALAN MANAJEMEN OPERASIONAL
RUMAH SAKIT
TOPIK PEMBAHASAN
KULIAH SESI 1-2

1
2
3
3
KONSEP DASAR MO RS
 The Population Health Strategies

Outcomes Improvement Connection

Health Outcomes
Population Health Health (50%)
Management Outcomes Quality of Life
(50%)
Tobacco
Use
Includes many factors Health Diet &
Exercise
Behaviors Alcohol & Drug
(30%) Use
Sexual
Activity
Clinical Access to
Care
Care
(20% Quality of
) Care
Health Educatio
n
Factors Employme
Social/Economi nt
Incom
c (40% e
Family & Social
) Support
Community Safety
Environmen Air & Water
Policies & Quality
Programs t (10% Housing &
) Transit
Figure 1: PHM’s many factors

Robert Wood Johnson Foundation, 2014

© 2016 Health Catalyst

Proprietary. Feel free to share but we would appreciate a Health Catalyst citation.
 LINGKUNGAN MAKRO RUMAH
SAKIT
Lingkungan Umum Lingkungan Kesehatan

 Insitusi Pemerintah  Organisasi Pengatur /

 Organisasi Bisnis Regulasi
 Institusi Pendidikan  Penyedia Layanan Primer
 Institusi Keagamaan  Penyedia Layanan
 Institusi Penelitian Area Layanan Sekunder
 Individu / Konsumen  Perwakilan Penyedia
Layanan
 Individu / Pasien

 Kompetitor
 Layanan Pemerintah
 Organisasi Bisnis
Mempengaruhi  Organisasi Nirlaba Mempengaruhi
Organisasi  Organisasi Lokal Lainnya Organisasi
 Demografi
 Psikografis
 Status Kesehatan

Mempengaruhi
Organisasi

ORGANISASI RUMAH SAKIT

 Lingkungan Makro Rumah Sakit

Tingkat Ekonomi Lingkungan /

Nasional dan LINGKUNGAN Geografik
Internasional INDUSTRI RS
• SDM / suplier
Struktur
Teknologi • Pesaing Demografik

• Pelanggan

Struktur Sosial
PEMERINTAH

26/05/21 Sandra Dewi 7

STAKEHOLDER (Pemangku
Kepentingan RS)
 Gejala Industri Kesehatan
 Industri kesehatan adalah industri dengan perubahan tercepat
 Regulasi sangat cepat dan banyak perubahan

 Bidang perumahsakitan mencakup fungsi fungsi yang lebih luas dibandingkan dengan
bidang usaha lainnya.
 Rumah sakit “kecil” dan spesialistik terdesak, dengan sistem pembayaran baru

 Kekurangan karyawan yang terampil baik medis, keperawatan, back office dan front
office
 Teknologi medis maju sangat pesat

 Infrastuktur sistim informasi RS menjadi fokus yg penting

 Tidak memiliki manajemen yang memadai, dokter masih

tahap belajar manajemen- salah satunya : Manajemen
Operasional
Rumah Sakit
adalah kombinasi dari fasilitas perawatan,
hotel, restoran dan toko, yang dilayani oleh tenaga
sangat terampil dengan didukung oleh tenaga
semi terampil dan tenaga dengan keterampilan
rendah, menggunakan teknologi terbaru,
menerapkan disiplin kerja yang tinggi untuk
mencapai hasil kerja yang sempurna pada
populasi yang heterogen sambil tetap berupaya
agar jasa yang dihasilkan mampu dibayar oleh
pengguna jasa.
Framework for Effective Operations
Management in Healthcare

Setting Goals
and Strategy
Execution

Fundamental
Healthcare High
Operations Performance
Challenges
Performance
Improvement
Tools,
Techniques,
and Programs

Healthcare Operations Management

© 2008 Health Administration Press. 11
All rights reserved.
PENGENALAN PRINSIP DAN LINGKUP
 TOP Topics
Lingkup Manajemen Operasional RS
 RUANG LINGKUP MANAJEMEN
OPERASI
• MO merupakan salah satu fungsi bisnis disamping Keuangan Pemasaran,
maupun sumber daya manusia
• Pada awalnya MO lebih banyak menfokuskan pada opersi perusahaan
manufaktur, sehingga dikenal dengan istilah “Manajemen Produksi”.
• Seiring dengan perkembangan sektor jasa yang begitu pesat, maka MO
juga menfokuskan pembahasan pada operasi jasa, termasuk pelayanan
kesehatan
• Manajemen operasi merupakan kegiatan untuk
mengatur/mengelola secara optimal/manajemen
pengolahan sumber daya dalam proses transformasi
input menjadi output.
Primary Topics in
Operations Management
Primary Topics in Operations
Management (cont.)
Persamaan Manufacture & service:
• Kedua tipe sama-sama menawarkan produk
• Input manufaktur maupun jasa dapat disimpan.
• Memfokuskan kepada kepuasan pelanggan

Jasa murni: Jasa yang tidak menyertakan barang nyata (ex: konseling)

Persentase produk yang merupakan barang Persentase produk yang merupakan Jasa
 Beda operational management
dan
strategic management

Operational Management Strategic Management

Dari hari kehari- jangka Jangka menengah dan panjang

pendek

Level penugasan atau Level organisasi

bagian

Menyelesaikan tugas atau Menentukan arah dari

program organisasi

Terkait dengan aktivitas Terkait dengan aktivitas

detail besar

Untuk para supervisor dan manajer junior Untuk Direktur dan manajer senior
Tujuan Manajemen Operasi
Mengarahkan organisasi atau perusahaan untuk
dapat :
 menghasilkan output sesuai yang diharapkan pasar
 menghasilkan output secara efisien
 menghasilkan nilai tambah yang semakin besar secara
efisien
 sebagai pemenang dalam kegiatan persaingan
 menghasilkan output yang semakin digemari pelanggan
Manajemen Produksi adalah segala
kegiatan didalam menciptakan dan
menambah kegunaan (utility) sesuatu
barang atau jasa untuk kegiatan-kegiatan
dimana dibutuhkan faktor-faktor produksi
(tanah, modal, tenaga kerja dan keahlian).
- Proses transformasi
Produksi : Proses transformasi atau konversi menjadi lebih
yang mengubah input menjadi output efisien

- Output memiliki nilai

tambah
Manajemen Operasi adalah Kegiatan - Proses produksi
yang berhubungan dengan penciptaan harus menciptakan
barang dan jasa melalui adanya nilai

pengubahan input menjadi output

Contoh:
Output barang : pembuatan produk TV Sony,mobil
atau motor.
Output jasa : Proses yang terjadi di bank, rumah
sakit atau instansi pendidikan.
 Transformation Process
 Physical: as in manufacturing operations
 Locational: as in transportation operations
 Exchange: as in retail operations
 Physiological: as in health care
 Psychological: as in entertainment
 Informational: as in communication
Operations as a
Transformation Process

INPUT
•Material
TRANSFORMATION OUTPUT
•Machines
•Goods
•Labor PROCESS
•Services
•Management
•Capital

Feedback
 Proses Pelayanan RS
Pendekatan SISTEM
Input Proses Output
Tenaga Kesehatan Pemeriksaan
Tenaga Non Kes Tindakan/Bedah Indikator
Alkes dan Farmasi Monitoring Kinerja
Rumah
Peralatan Medis Terapi
Sakit
Bangunan dan Penggunaan
Sarana Obat
Sisdur
Pendanaan

26/05/21 Sandra Dewi 23

 Masalah-masalah dalam
operasional RS
• Pendapatan – menyusut – laba yang berkurang
• P4P (pay for performance) – insentif untuk hasil yang lebih baik
• EBM (evidence based medicine) –validasi ilmiah dalam setiap prosedur
• Membuat paket paket layanan dan paket asuransi
• Tidak ada penggantian untuk prosedur yang tidak perlu dan kesalahan yang bisa
dicegah
• Kekurangan dokter dan perawat – bagaimana mengatasi nya.
• Operational
• Mengelola beragai fungsi dan fasilitas terdesentralisasi , termasuk pusat2
unggulan
• Pelacakan sumber daya dan manajemen – inventarisasi jumlah barang / alat habis
pakai, jumlahnya, lokasi , utilisasi dan pemanfaatan alat medis yang mahal2
• Memperbaiki efisiensi operasional – aliur proses, penjadwalan, waktu tunggu
• Lain lain
• Biaya kemajuan teknologi – teknologi yang canggih dan mahal menjadi harapan
pasien, dokter dan karyawan
• Peraturan dan kebijakan pemerintah termasuk BPJS/JKN
Tiga hal yang perlu diperhatikan MO :

A. Fungsi: Manajer operasi bertanggung jawab

untuk mengelola departemen atau fungsi
dalam organisasi yang memproduksi barang
dan jasa

B. Sistem: Mengacu pada sistem transformasi

yang memproduksi barang atau jasa. Termasuk
didalamnya adalah membuat rancangan dan
analisis operasi

C. Keputusan: Menyatakan pengambilan

keputusan sebagai unsur penting dalam
manajemen operasional.
What Do Operations
Managers Do?
 What is operations?
 a function system that transforms inputs into outputs
of greater value
 What is a transformation process?
 a series of activities along a value chain extending from
supplier to customer
 activities that do not add value are superfluous and
should be eliminated
 What is operations management?
 design, operation, and improvement of productive
systems
A. Fungsi manajemen dalam manajemen operasi adalah
POAC
(Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling)
Planning
perencanaan dari suatu kegiatan, dalam perencenaan itu dibuat tujuan dan rencana kegiatan
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Termasuk pembuatan visi dan Misi.

Organizing
pengaturan sumber daya yang dimiliki untuk menjalankan rencana yang sudah ditetapkan pada
fungsi planning, termasuk menentukan struktur individu, grup, seksi, bagian, divisi atau
departemen dalam sub sistem operasi juga menentukan dan mengatur kebutuhan sumber
daya, wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Actuating
fungsi kepemimpinan seorang manajer. Bagaimana turut campur seorang manajer dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dengan cara memimpin mengawasi dan memotivasi
karyawan dalam melaksanakan tugas, mengembangkan standar dan jaringan komunikasi
diperlukan agar pengorganisasian dan pergerakan sesuai dengan yang direnanakan dalam
mencapai tujuan

Controlling
suatu kegiatan menilai kinerja beredasarkan standar atau ketetapan yang ada, dan penilaian itu di
feed back dengan perubahan.
Operations Function
 Operations
 Marketing
 Finance
and
accounting
 Human
resources
 Outside
suppliers
Healthcare Operations:
Design, management and improvement of the system
that deliver healthcare services.

Bercirikan :

- kontak yang ekstensif dengan pelanggan,

- variasi produk yang sangat besar,
- hasil sangat terkait dengan hidup – mati.

Goals :
- Careful design of the product or service

- Ensuring that the organization’s system can

consistently produce the design.
4 hal yang harus dapat dilaksanakan dengan baik sebagai penyedia jasa
pelayanan :

 Terdiri dari apa saja pelayanan yang ditawarkan ?

 Bagaimana rencana membiayai “excellence” yang hendak

disediakan ?,

 Bagaimana pengelolaan SDM yang akan memberikan

pelayanan ?

 Apa yang kita akan lakukan untuk membantu pelanggan

meningkatkan pelayanan ?.

Frances X. Frei, the Four Things a Service Bussiness Must Get Right,
Harvard Bussiness Review, April 2008
PRODUK JASA PELAYANAN RS

Dr, Nurse, Obat,

Tindakan Medik
INTI
Sarana, Prasarana,
Lingkungan, Harga,
SDM
KEMASAN

Kunjungan
PELENGKAP Rumah, Jaminan,
Periksa Gratis

26/05/21 Sandra Dewi 33

ALAT DALAM MO RS
B. Sistem operasi
bagian dari organisasi yang terutama untuk
membuat dan menghasilkan produk perusahaan,
barang maupun jasa.

Fluktuasi Acak

Masukan
Keluaran
• Tanah Diperlukan Monitor
PROSES • Barang
• T.Kerja
Penyesuaian TRANSFORMASI Keluaran • Jasa
• Modal
• Manajemen

Perbandingan
Umpan Balik
Kenyataan
Vs
Rencana
1. Sistem RS digambarkan dalam bentuk aliran kerja ( alur )

2. R.S memiliki banyak alur pelayanan yang berjalan pada saat

yang sama dan saling berinteraksi dan sebagai akibatnya

timbul :

 Ketidak jelasan tujuan, kurang visioner,

 Lebih mengutamakan kapasitas daripada optimasi,

 Kurangnya kontrol,

 System menghasilkan banyak pemborosan ( WASTE )

3. RS membutuhkan alat bantu menggambarkan produk jasa dalam

bentuk : (1) ALUR (Stream) dan (2) Rantai Nilai ( Value Chain)
 (1) Operational Streams
( Alur Operasional RS)
 Medical Algorthym Stream ( Clinical Pathways)

 Patient Stream

 Staff Stream

 Patient’s samples streams

 Drugs Stream

 Material Stream

 Information / Document Stream

Rancangan Proses

Toilet
Pemeriksaan Pemeriksaan Pemeriksaan
Anak Penyakit Dalam Gigi

Test
Laboratorium
Pasien Datang
Ruang Tunggu
Pemeriksaan
Umum

Resepsionis
Apotik dan Kasir
PEMIKIRAN KLINIS :
ALUR PEMERIKSAAN DARAH TINDAKAN ODC ELEKTIF
Darah Ke lab
Darah diperiksa ( Alat )
Hasil dikirim ke OK
Arsip Hasil di Lab
Diambil lagi bila perlu Arsip
Ke RS
Menunggu di R Tunggu (5 min)
Daftar & Bayar di kasir (7 min)
Menuju R Lab (2 min)
Darah diambil spesimen (5 min)
Tunggu (30 min)
Menuju R Pemeriksaan (3 min)
Pemeriksaan oleh Perawat (10 min)
Menuju Ruang Tindakan (3 min)
Mengganti Pakaian Operasi (2
min)
Tunggu (5 to 10 min)
Prepping (5 to 25 min) Bersihkan OK dan instrumen (5 min)
Premedication (15 min) Ke R Recovery (3 min)
Jalan ke OK (2 min) Monitor di R Recovery(1 to 2 hours)
Cek ID dan data ( Perawat ) (3 Pulang / Rawat (5 min)
min)
Anesthesi prepare(10 min)
Tindakan (1 hour)
 CT/MRI scan process flow Critical phase

If
Verify bill If ok plain
Doctor advices Type of Appointment Patient arrives
at
CT scan scan scheduled at reception
reception
6 hrs
If contrast

Ask for:
Send to If not ok Doctor/tech - Blood values
respective
informed - Special
consultant preparation

Handover
Correlate image Explain process If ok Verify details Verification and
datasheet and
with clinical Scanning and take and check blood report, registration at
consent form to
history consent form if contrast reception
Doctor/tech

Post processing File, datasheet

Image and
Patient informed of image enclosed in a Jr. doctor writes
report review by Sent for typing
despatch time (pacs/print) and cover and sent report
documentation for reporting
consultant

If not ok

Check
report

Sent to Report enclosed If ok

despatch in respective Report signed
counter cover
MASTER CHART BERKAS REKAM MEDIS

Pasien

IRD Meja No.Antrian

Ya Blanko Isian
Pasien Baru ?
Pasien

Tidak
TP2 RJ (Input
Data)

Ya Buat BRM (Kartu

Pasien Baru ?
Berobat)

Tidak

Cabut BRM

Registrasi BRM

POLIKLINIK

Tidak
Rawat Inap ?

Ya

1 TP2 RI Unit RM

Sortir
Sesuai
Nomor

Ruang
Penyimpanan
 (2) Value Chain Analysis
Identifying Resources and Capabilities That Can Add Value

Firm Infrastructure
Human Resource Management M
Support A
R
Activities G
Technological Development IN
Procurement

Service
Operations

Outbound

Marketing
Logistics
Inbound

& Sales
Logistics

IN
RG
A
M
Primary Activities Ch3-
Hospital Value Chain Analysis

Ch3-
C. Pengertian Keputusan dalam
Manajemen
Menurut Ralp C. Davis
• keputusan adalah hasil pemecahaan masalah yang di hadapinya
dengan tegas. Keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap
suatu pertanyaan. Keputusana dapat pula berupa tindakan terhadap
pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.
Menurut James A.F. Stoner
Keputusan adalah pemilihan di antara alternatif-alternatif .
• Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu :
• ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan
• ada beberapa alternative yang harus di pilih salah satu
yang terbaik.
• Ada tujuan yang ingin dicapai, dan keputusan itu makin
mendekatkan pada tujuan tersebut.
Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan

1. Intuisi
Pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki
sifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh
2. Pengalaman
pengalaman pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki
manfaat bagi pengetahuan praktis.
3. Fakta
Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang
sehat, solid, dan baik.
4. Wewenang
Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh
pemimpin terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi
kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya.
5. Rasional
Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang
dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk
memaksimalkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga
dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang
diinginkan
 Tujuan Pengambilan Keputusan
Tujuan Pengambilan keputusan dapat dibagi dua yaitu sebagai
berikut:
1. Tujuan yang bersifat tunggal
Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi
apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu
masalah, artinya bahwa sekali diputusankan, tidak akan ada
kaitannya dengan masalah lain.

2. Tujuan yang bersifat ganda

Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi
apabila keputusan yang di hasilkan itu menyangkut lebih dari
satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang di ambil itu
sekaligus memecahkan dua masalah yang bersifat kontradiktif
atau yang bersifat tidak kontradiktif.
• Pembuatan keputusan merupakan elemen penting bagi seorang
manajer operasional dalam pengelolaan bisnisnya.
• Semua manajer operasional harus dapat membuat keputusan
yang tepat agar dapat menentukan efektivitas dan efisiensi
dalam pengelolaan bisnisnya.
• Pembuatan keputusandapat dilihat dari berbagai perspektif yang
berbeda.
• Dari sudut pandang sempit pembuatan keputusan adalah
kegiatan pemilihan atas beberapa alternatif (choice making)
berbeda. Dari sudut pandang lebih luas, pengambilan keputusan
menggambarkan suatu proses rangkaian kegiatan yang dipilih
sebagai penyelesaian suatu masalah.
 CONTOH :
KEPUTUSAN
OUTSOURCING
 Outsourcing
Strategic Choice to Purchase Some Activities From Outside Suppliers

Firm Infrastructure
Human Resource Management M
Support A
R
Activities G
Technological Development IN
Procurement

Service
Operations

Outbound

Marketing
Logistics
Inbound

& Sales
Logistics

IN
RG
A
M
Primary Activities Ch3-
 Outsourcing
Strategic Choice to Purchase Some Activities From Outside Suppliers

Firm Infrastructure
Human Resource Management

Human Resource Management M

Support A
Firms often purchase a portion
Technological Development R activities
Activities G
of their value-creating
Technological Development IN suppliers
from specialty external
Procurement
who can perform these functions
Procurement more efficiently

Service
Operations

Outbound

Marketing
Service
Logistics
Inbound

& Sales
Logistics

IN
RG
Outbound
Inbound Operations Logistics Marketing

A
& Sales

M
Logistics

Primary Activities Ch3-

Parameter Keberhasilan MO

Ch3-
 Sasaran Manajemen operasi

KOMPONEN PENIAIAN PRESTASI :

• Biaya, yang meliputi biaya tenaga Biaya

kerja, biaya modal dan biaya
operasional tahunan

• Kualitas, sebagai sasaran maka

kualitas produk atau jasa harus dijaga Penyerahan Fleksibilitas
untuk kepuasan pelanggan

• Penyerahan, mengacu pada

kemampuan operasi untuk memenuhi Kualitas
permintaan penyerahan produk atau
jasa kepada pelanggan secara konsisten

• Fleksibilitas, dalam operasi produksi

adalah reaksi yang cepat terhadap
perubahan volume dan
memperkenalkan produk baru