PROSEDUR SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA

Dibuat oleh :
Anis Crusita
Prosedur Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Bagian Unit Kearsipan:
 Menerima Surat
 Mensortir Surat
 Memberi tanggal dan waktu
penerimaan pada surat
menggunakan Cap Agenda
 Mencatat kedalam Buku
agenda Surat masuk Unit
Kearsipan
 Mendistribusikan surat
tersebut ke unit pengola yang
dituju dengan membawa buku
ekspedisi interen
Bagian Pengolah:
 Menerima surat masuk dari
unit kearsipan
 Memberi paraf pada buku
ekspedisi interen
 Mencatat kedalam buku
agenda surat masuk unit
pengola
 Menyerahkan surat kepada
OYD dengan memakai lembar
disposisi
 Memproses surat sampai
selesai
Prosedur Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Unit Pengolah Unit kearsipan

 Mengkonsep, mengtik surat  Menerima surat jadi dari unit

beserta tembusan pengelola

 Memberi paraf pada buku
 Meminta nomor kepada unit

kearsipan ekspedisi interen

 Mencatat ke dalam buku
 Meminta persetujuan pimpinan

 Meminta tanda tangan

agenda surat keluar unit
kearsipan
pimpinan
 Mencatat kedalam buku agenda

surat masuk unit pengolah

 Mendistribusikan surat ke unit

kearsipan dengan membawa

ekspedisi interen
 Prosedur Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Unit Kearsipan
1. Penerima Surat 2. Pencatat Surat
◦ Menerima dan memeriksa ◦ Mencatat di Kartu
kebenaran alamat Kendali rangkap 3
◦ Mensortir dan ◦ Meneruskannya ke
mengelompokkan surat Pengarah Surat
◦ Membuka dan memeriksa
kelengkapannya
◦ Membubuhkan tanggal
dan waktu terima surat
3. Pengarah/Pengendali Unit Pengolah
Surat
o Menerima surat + 3 lembar o Menerima surat + 2 lembar
Kartu Kendali
Kartu Kendali
o Memeriksa pengisian Kartu
Kendal
o Memberi paraf Kartu
o Menentukan arah surat Kendali
o Meneruskannya ke Unit o Menyerahkan 1 lembar
Pengolah,surat + 2 lembar Kartu Kendali ke Penata
Kartu Kendali Surat
o Menyimpan 1 lembar Kartu o Menyimpan 1 lembar Kartu
Kendali sebagai alat pengendali
surat Kendali
4. Penata Surat
Prosedur Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Unit Pengolah
o Mengisi Kartu Kendali
rangkap 3
o 1 Kartu Kendali disimpan di
Tata Usaha Unit Pengolah
o Menyerahkan surat + 2
lembar Kartu Kendali ke
Unit Kearsipan (Pencatat)
Pencatat
o Meneliti kelengkapan surat +
pengisian Kartu Kendali
o Memberi stampel, menyiapkan
amplop
o Surat asli diserahkan ke
Ekspedisi
o 1 lembar Kartu Kendali
diserahkan ke Pengarah
(sebagai kontrol)
o Surat tembusan dicap tanggal
+1 lembar Kartu Kendali (telah
diparaf) dikembalikan ke Unit
Pengolah
Terima kasih 