Komunikasi Bisnis

Perencanaan Pesan Bisnis dan

Pengorganisasian pesan bisnis

Oleh :
Elli Setianingsih
Nim : K7618029
 Komunikasi Bisnis

Perencanaan
Pesan bisnis
 Komunikasi Bisnis

Pengertian Tujuan
Perencanaan pesan bisnis adalah proses Realistis, waktu tepat, dan dapat diterima.
komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses
itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan
audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide;
membuat draf, merangkai kata / kalimat /
paragraph; dan merevisi.
 Komunikasi Bisnis
Proses penyusunan pesan bisnis
1. Perencanaan pesan-pesan bisnis

02
01
Analisis Audiens
Penentuan tujuan

03 04
Penentuan Ide Pokok Pemilihan saluran
dan medi
 Komunikasi Bisnis
Proses penyusunan pesan bisnis
2. Menyusun Pesan

01 02
Menggorganisasikan Memformulasikan
Pesan pesan

Bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam draft yang

berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dari merangkai kata, kalimat,
paragraf dan memilih ilustrasi yg diperlukan utk mendukung ide pokok tsb
 Komunikasi Bisnis
Proses penyusunan pesan bisnis
3. Revisi Pesan

01 02
Menyunting Pesan Menulis ulang

04
03
Mencetak pesan
Memproduksi pesan
 Komunikasi Bisnis
Proses penyusunan pesan bisnis
3. Revisi Pesan

01 02
Menyunting Pesan Menulis ulang

04
03
Mencetak pesan
Memproduksi pesan
Menelaah kembali pesan-pesan yang ingin disampaikan : gaya
penulisan struktur kalimat yg digunakan dan bagaimana tingkat
pemahamannya.
 Komunikasi Bisnis
Penentuan Tujuan Pesan
Bisnis
 Cara Menguji tujuan Komunikasi Bisnis

• Apakah Tujuan tersebut Realistis ?

Artinya ide yg disampaikan sesuai dengan kemampuan finansial,
manajeria;, sumber daya dan teknis operasional

• Apakah Waktunya tepat ?

Dalam menyampaikan ide/gagasan hendaknya ketepatan waktu perlu
dipertimbangkan. Contoh :penjualan produk sedang menurun tidak
mungkin kita mengusulkan ekspansi

• Apakah orang yang mengirim surat sudah tepat ?

Pesan yg disampaikan oleh seseorang yg memiliki kedudukan tinggi
cenderung lebih diterima ketimbang yg rendah

• Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Dalam menyampiakan pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan tujuan
organisasi
 Komunikasi Bisnis

Analisis audiens
1. Mengembangkan Profile Audiens

Environment Analize Understand Demographics Interest Needs

Apakah penerima Siapa pihak Bagaimana
bersahabat atau penerima pesan pengetahuan Brp umur, jenis Apa yang  Informasi apa yan
bermusuhan? penerima tentang kelamin,pendidikan menarik diperlukan
subyek penerima? perhatian penerima?
penerima
 Komunikasi Bisnis

Analisis audiens

Mengenali Penerima primer Menetapkan jumlah dan

komposisi audiens

Mengukur tingkat
Memperkirakan reaksi
pemahaman audiens
penerima
 Komunikasi Bisnis

Analisis Audiens
Memenuhi Memuaskan kebutuhan
Kebutuhan Informasi emosional dan praktis
Audiens audiens
a. Temukan apa yg ingin
diketahui audiens
b. Antisipasi pertanyaan yg tdk
diungkapkan
c. Berikan informasi yang
diperlukan
d. Pastikan bahwa informasi
yang diberikan akurat
e. Tekankan gagasan yg paling
menarik bagi audiens
 Komunikasi Bisnis

Ukuran dan Komposisi Audience

Audien jumlah besar Bentuk dan

menunjukkan perilaku Apabila
format penulisan jumlahnya Sebaliknya
yang berbeda dengan materi juga kecil ,dikemas dibuat dalam
audiens yg berjumlah disesuaikan
kecil maka perlu teknik dalam laporan gaya penulisan
dengan jumlah sederhana yg lebih formal
komunikasi yg berbeda audiens.
 Komunikasi Bisnis

Penentuan Ide pokok

 Memerlukan pengalaman dan kreativitas
 Ada 3 teknik atau cara yg dapat dipergunakan :

1. Brainstorming
memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,
menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan
fakta yang ada.
2. Petunjuk atasan
Sistem senioritas, meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan
Situasi dan kejadian yg berulang, ide pokok relatif sama.
 Komunikasi Bisnis

Teknik Brainstroming

 Storyteller’s tour : Fokuskan alasan berkomunikasi, point utama nada,

rasionalista dan implikasi bagi si penerima.
 Random List : Menulis segala sesuatu yg ada dalam pikiran Anda dalam
kertas kosong, selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu
dengan dgn yang lain temukan point yang penting dan mana yg tidak
penting
 CFR (Conclusions, Findings and Recommendation : Misal merosotnya
penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan harga. Oleh karena itu
rekomendasi kepada para pihak manajemen berisi anjran utk
menurunkan harga produk
 Journalistic ApproachJawaban terhadap pertanyaan : Who, What, When,
Where, How akan dapat menjelaskan ide pokok.
 Komunikasi Bisnis

Contoh
 Iuran Anggota Koperasi Ide Pokok : Iuran anggota
merupakan sumber dana koperasi Ide Pendukung:
Manfaat yg diterima lbh banyak dari uang yg
dikeluarkan. Pembayaran iuran tidak memberatkan
dan merepotkan anggota.

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo,

including icons by Flaticon, infographics & images by Freepik
 Komunikasi Bisnis

Pemilihan Saluran dan Media 

Saluran Komunikasi Lisan

Diperlukan Pesan relatif Tidak Penerima

umpan balik sederhana dan memerlukan dapat
secara langsung mudah catatan dikumpulkan
dari penerima. dimengerti. permanen. dengan mudah
dan ekonomis.
 Komunikasi Bisnis

Pemilihan Saluran dan Media 

Saluran Komunikasi Tertulis

Tidak diperlukan Pesan terinci dan Memerlukan

Memerlukan Penerima sulit
umpan balik kompleks. perencanaan
catatan dijangkau
secara langsung yang seksama..
permanen.. karena tersebar
dari penerima..
secara
geografis.
 Komunikasi Bisnis

Pemilihan Saluran dan Media

Media pada saluran Lisan: Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar,
konferensi).Telepon, voice mailRadio, Televisi,
KomputerPita audio dan videoTeleconferenceVideo
Conference

Media pada saluran Tertulis: Surat, Memo, Laporan, Proposal.Electronic Mail ( ).Telepon
(SMS)KomputerFaksTelegramPos Biasa dan Khusus
 Komunikasi Bisnis

Kontinue kekayaan media

PENGORGANIS
ASIAN PESAN-
PESAN BISNIS
 Komunikasi Bisnis

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
BISNIS
Setelah merencanakan pesan, langkahselanjutnya menuangkan
pesan tsb.Khususnya dlm btk tulisan, dpt puladiterapkan utk
komunikasi lisan. Dimulaidg menyusun kata2, kalimat, paragraf
sertamenentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt membantu
mengekspresikan ide pokok.
 Komunikasi Bisnis

Hal-hal yang menyebabkan pesan- pesan tidak terorganisasi 

Memasukkan bahan-
Bertele-tele bahanyang tidak
relevan

Menyajikan ide-ide Informasi penting

secara tidak logis kadangkala
tidaktercakup dalam
pembahasan
 Komunikasi Bisnis

PENTINGNYA ORGANISASI PESAN YANG

BAIK
01 02
 Pengorganisasian pesan Pengorganisasian Pesan yang
yang baik membantu baik membantu audience
penerima memahami menerima pesan anda
pesan anda
 Komunikasi Bisnis

Pengorganisasian Pesan-pesan melalui outline

Susunan suatu outline secara garisbesar terdiri dari tiga tahap:

1. Mulailah dengan ide pokok

2. Mulailah dengan ide pokok

3. Nyatakan poin-poin pendukungyang penting

4. Ilustrasi dengna bukti-bukti

 Komunikasi Bisnis

Cara menentukan Urutan dengan rencana

Organisasional

Pendekatan langsung Ide pokok muncul paling awal kmd diikuti denganbukti-
(Direct Approach) ; bukti pendukung
pendekatandeduktif

Bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian diikutidg ide

Penerima sulit dijangkau pokoknya.
karena tersebar secara
geografis.
 Komunikasi Bisnis

Pdkt Langsung ( Direct Approach) Jenis /tipe

pesan bisnis 
Jenis /tipe pesan bisnis 

Untuk pihak intrnal :Memo

Direct Request Untuk pihak ekstrnal :- Pesanan (order) - Kredit- Klaim
(aduan) - Undangan
 Komunikasi Bisnis

Good News : Penurunan harga, disetujuinya

pemohonan kredit Goodwill 

Ucapan selamat Penghargaan

(Congratulations) (Messages ofAppreciation)

Ucapan duka cita Ucapan salam (greetings)

(condolence)
 Komunikasi Bisnis

Pdkt tidak langsung ( Indirect Approach)

Pesan Buruk (Bad News)

Penolakan suatu lamaran) Penolakan kredit
Pengembalian pesanan / penggantian produk

Pesan persuasif pesan persuasif untuk tindakan

pesan persuasif utk klaim dan penyesuaian
pesan persuasif dalam penjualan.
 Komunikasi Bisnis

ANALISIS AUDIENCE 
1. Mengembangkan Profil
Audience
2. Memenuhi Kebutuhan
Informasi Audience
Mengenali Penerima Primer
Menetapkan Jumlah dan Komposisi Penerima
Ukur Tingkat Pemahaman Audience
Memperkirakan Reaksi yang Mungkin Dilakukan
Penerima
Temukan apa yang diketahui oleh audience
Mengantisipasi pertanyaan yang Tidak Dinyatakan
Berikan semua Informasi yang Diperlukan

3. Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience

4. Membina Hubungan Baik dengan Audience

 Komunikasi Bisnis

ANALISIS AUDIENCE 
1. Mengembangkan Profil
Audience
2. Memenuhi Kebutuhan
Informasi Audience
Mengenali Penerima Primer
Menetapkan Jumlah dan Komposisi Penerima
Ukur Tingkat Pemahaman Audience
Memperkirakan Reaksi yang Mungkin Dilakukan
Penerima
Temukan apa yang diketahui oleh audience
Mengantisipasi pertanyaan yang Tidak Dinyatakan
Berikan semua Informasi yang Diperlukan

3. Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience

4. Membina Hubungan Baik dengan Audience

MENYUSUN PESAN Mengendalikan
Gaya dan Nada

Gaya adalah : cara Anda

menggunakan kata-kata untuk
mencapai nada (tone) tertentu,atau
kesan keseluruhan.Dapat dipilih
beberapa gaya baik dalam
penyusunan kalimat maupun
penggunaan kata-kata, untuk
menunjukkan apakah pesan yang
dikirim bersifat personal atau umum,
kedengaran memaksa atau pasif.