BAB 3 ORGANISASI: STRUKTUR DAN BUDAYA

BAB 4 MENENTUKAN PROYEK

KELOMPOK 2

1. Vivin Fitria Astari (141180061)

2. Vinka Dwi Aryadi (141180083)
3. Erna Ismi Susanti (141180090)
4. Fahmi Lutfi Hermawan (141180108)
 BAB 3 1. Struktur Manajemen Proyek

ORGANISASI: 2. Memilih Struktur Manajemen Proyek yang Tepat

3. Budaya Organisasi
STRUKTUR DAN 4. Implikasi Budaya Organisasi

BUDAYA
 1. Strukture Manajemen Proyek

Sistem manajemen proyek memberikan sebuah kerangka kerja untuk meluncurkan dan
mengimplementasikan berbagai aktivitas proyek di dalam sebuah perusahaan induk. Sistem yang baik
dengan tepat menyeimbangkan kebutuhan organisasi induk dan kebutuhan proyek, yakni dengan
menentukan antarmuka antara proyek dan organisasi induk dalam hal wewenang, alokasi sumber daya,
dan integrasi hasil akhir proyek ke dalam operasi mainstream.

Mengorganisasi Proyek dalam Organisasi Fungsional

Sebuah pendekatan untuk mengelola proyek adalah pengelolaannya dalam hierarki fungsional yang sudah
ada di dalam organisasi. Sekali manajemen memutuskan untuk mengimplementasikan sebuah proyek, maka
berbagai segmen proyek yang berbeda-beda didelegasikan kepada unit-unit fungsonal yang sesuai, dengan
masing-masing unit bertanggung jawab meyelesaikan segmen proyeknya.
Keuntungan menggunakan organisasi fungsional:

1. Tidak ada perubahan

Kerugian mengatur proyek dalam organisasi fungsional:
2. Fleksibilitas

3. Keahlian mendalam 1. Tidak ada fokus

4. Transisi pascaproyek 2. Integrasi lemah
3. Lambat
cukup mudah
4. Kurangnya rasa memiliki

laugh graphic design thank you for buying this template

Mengatur Proyek dengan Tim Khusus

Spektrum sturuktural lainnya adalah membentuk tim proyek independen. Tim ini beroperasi sebagai unit
terpisah dari organisasi induk. Pada umumnya ditunjukkan seorang manajer proyek penuh waktu untuk bekerja
sama dengan satu kelompok spesialis utama yang bekerja penuh waktu untuk proyek. Manajer proyek merekrut
personel yang diperlukan dari perusahaan induk. Tim secara fisik terpisah dari organisasi induk dan diberi
perintah untuk menyelesaikan proyek.
 Pendekatan tim proyek khusus mempunyai kelemahan dan kekuatan

Beberapa kekuatannya yaitu:

1. Sederhana

2. Cepat

3. Kompak / Kohensif

4. Integrasi Lintas-Fungsional

Kelemahannya yaitu:

1. Mahal
2. Perselisihan internal
3. Keahlian teknologi yang terbatas
4. Transisi pascaproyek yang sulit
Mengatur Proyek dalam Susunan Matriks

Manajemen matriks adalah bentuk organisasi di mana struktur manajemen proyek horizontal “ditumpuk”
pada hierarki fungsional yang normal. Biasanya dalam sistem matriks ada dua rantai perintah/komando:
rantai pertama di sepanjang jalur fungsional dan rantai kedua pada jalur proyek.

Perusahaan menerapkan susunan matriks dalam berbagai cara yang berbeda. Beberapa organisasi
menjalankan sistem matriks temporer untuk proyek-proyek spesifik, sedangkan di organisasi lain
“matriks”mungkin menjadi alat permanen.

Struktur matriks dirancang untuk secara optimal menggunakan sumber daya dengan semua individu
bekerja pada berbagai proyek dan mampu melakukan tugas-tugas fungsional sehari-hari. Pendekatan
matriks juga dimaksudkan untuk mencapai integrasi yang lebih besar dengan membentuk dan
mengesahkan otoritas atau wewenang seorang manajer proyek.
Bentuk-Bentuk Matriks
Beberapa bentuk matriks:

Balanced matrix

Weak matrix Strong matrix

Keuntungan dan kerugian dari organisasi matriks secara umum:

1. Efisiensi
2. Fokus proyek kuat
3. Transisi pascaproyek lebih murah
4. Fleksibel
Mengatur Proyek dalam Organisasi Jaringan

Secara teori, organisasi jaringan adalah aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan menciptakan
produk atau jasa bagi para pelanggan. Struktur kerjasama ini umumnya terdiri dari beberapa organisasi
satelit yang mengitari satu “perusahaan inti”. Perusahaan inti mengorganisasi proses jaringan dan
menyediakan satu atau dua kemampuan inti seperti pemasaran atau pengembangan produk.

Keuntungan proyek jaringan: Kerugian proyek jaringan yang tidak banyak di

1.Biaya berkurang dokumentasikan:
2.Keahlian tingkat tinggi 1.Koordinasi terganggu
3.Fleksibel 2.Hilangnya kendali
3.Konflik
 2. Memilih Struktur Manajemen Proyek yang Tepat

Pertimbangan Organisasi

• Tingkat organisasi, pertanyaan pertama yang perlu diajukan adalah seberapa penting manajemen
proyek bagi suksesnya perusahaan? Berapa persen pekerjaan ini melibatkan proyek?
• Pertanyaan kunci kedua ketersediaan sumber daya.

Pertimbangan Proyek

7 faktor yang mempengaruhi pilihan struktur manajemen proyek:

1.Ukuran proyek
2.Arti penting strategi
3.Hal-hal baru dan kebutuhan yang inovasi
4.Perlunya integrasi (jumlah departemen yang terlibat)
5.Kompleksitas lingkungan (jumlah antarmuka atau alat perhubungan eksternal)
6.Batasan waktu dan anggaran
7.Stabilitas persyarataan sumber daya
 3. Budaya Organisasi

Budaya organisasi ini mirip dengan budaya dari negara-negara yang berbeda. Budaya organisasi mengacu pada
sebuah sistem dari norma, keyakinan, nilai-nilai, dan asumsi-asumsi yang mengikat orang-orang bersama-sama,
dengan demikian menciptakan makna yang diyakini bersama. Sistem tersebut dinyatakan dengan kebiasaan,
norma, dan kebiasaan yang menunjukkan nilai-nilai dan keyakinan organisasi. Budaya mencerminkan kepribadian
organisasi dan sama dengan kepribadian individu, memungkinkan kita untuk memperkirakan perilaku dan sikap
dari anggota organisasi.

Riset menyatakan bahwa ada 10 karakteristik utama yang secara bersama-sama menunjukkan esensi dari budaya
organisasi:
1. Identitas anggota 6. Toleransi terhadap risiko
2. Menekankan pada tim 7. Kriteria penghargaan
3. Fokus manajemen 8. Toleransi terhadap konflik
4. Integrasi unit 　　 9. Cara versus orientasi hasil akhir
5. Kontrol 10. Fokus pada sistem terbuka
　　
 Mengidentifikasi Karakteristik Budaya

1. Mempelajari 3. Mengamati
karakteristik fisik bagaimana orang-
suatu organisasi orang berinteraksi

2. Membaca
4. Menginterpretasikan
berbagai tulisan 　　
cerita dari riwayat yang
tentang organisasi
beredar di organisasi
tersebut
 Implikasi Budaya Organisasi dalam Pengorganisasian Proyek

Manajer proyek harus mampu beroperasi dalam beberapa budaya organisasi yang berbeda. Pertama, mereka harus
berinteraksi dengan budaya organisasi induk dan subbudaya dari berbagai departemen. Kedua, mereka harus
berinteraksi dengan organisasi pelanggan atau klien proyek. Akhirnya, mereka harus berinteraksi dalam berbagai
tingkatan dengan sejumlah organisasi lain yang berhubungan dengan proyek.

　　
 BAB 4
MENENTUKAN PROYEK

　　
 Langkah 1 ; Menentukan Cakupan Proyek

Menentukan cakupan proyek adalah langkah untuk mengembangkan sebuah rencana

proyek. Cakupan proyek adalah definisi dari hasil akhir atau misi proyek sebuah
produk atau jasa untuk pelanggan. Tujuan utama adalah menentukan dengan sejelas
mungkin deliverable bagi pemakai akhir dan untuk memfokuskan rencana proyek.
Definisi cakupan sangat penting, namun sering diabaikan oleh para pemimpin proyek
dari korporasi besar yang dikelola dengan baik.
　　
Langkah 1 ; Menentukan Cakupan Proyek

Menggunakan Daftar cakupan proyek :

1.Sasaran proyek
2.Deliverable
3.Milestone
4.Persyaratan teknis
5.Batasan dan perkecualian
6.Tinjauan ulang dengan pelanggan
　　
 Langkah 2; Menetapkan Prioritas Proyek

Salah satu pekerjaan utama manjer

proyek adalah mengelola imbalan balik
antara waktu, biaya, dan kinerja. Untuk
melakukannya, manajer proyek harus
menentukan dan memahami sifat alami
prioritas proyek. Mereka perlu
berdiskusi dengan pelanggan proyek dan
tingkat manajemen di atas mereka
untuk menetapkan nilai penting dari
masing-masing kriteria. Teknik yang
bermanfaat untuk tujuan ini adalah
melengkapi matriks prioritas 　　
untuk
proyek yang mengidentifikasi kriteria
mana yang dibatasi, yang perlu
ditingkatkan dan yang dapat diterima;
1.Batasan kriteria
2.peningkatan kriteria
3.kriteria yang diterima
 Langkah 3; Membuat WBS

Pengelompokan WBS
Sekali cakupan dan deliverable telah
dikenali, pekerjaan proyek dapat dibagi
menjadi elemen-elemen pekerjaan yang
lebih kecil. Hasil proses hierarkis ini
disebut work breakdown structure
(WBS). WBS adalah peta proyek.
Kegunaan WPS membantu meyakinkan
manajer proyek bahwa semua produk
dan elemen pekerjaan telah identifikasi,
untuk meningkatkan proyek dengan
organisasi saat ini, dan
　　
untuk
membangun basis pengendalian. Pada
dasarnya, WBS adalah garis besar
proyek dengan tingkat detail yang
berbeda.
 Langkah 3; Membuat WBS

Bagaimana WPS membantu manajer proyek Pengembangan WBS

WBS menggambarkan semua elemen proyek dalam

sebuah kerangka hirarkis menetapkan hubungan mereka
dengan item akhir dari proyek. Perkirakanlah proyek
sebagai sebuah pekerjaan besar yang dipecah ke dalam
paket-paket kecil yang lebih kecil, proyek total adalah
Jumlah dari semua paket kerja yang lebih kecil. Struktur
hirarkis ini memudahkan evaluasi biaya, waktu, dan
kinerja teknis di semua tingkat di dalam organisasi.
WBS juga menyediakan bagi manajemen informasi
yang sesuai bagi masing-masing tingkat manajemen.
　　
 Langkah 4;Mengintegrasikan WBS dan Organisasi

Bagian integral dari WBS adalah

menentukan unit-unit organisasi yang
bertanggung jawab melakukan
pekerjaan. Dalam praktik, hasil akhir
dari proses tersebut adalah
organization breakdown structure
(OBS). OBS melukiskan bagaimana
perusahaan di organisasi untuk
menentukan tanggung jawab kerja.
Tujuan OBS adalah menyediakan
suatu kerangka untuk meringkas
kinerja unit organisasi,
mengidentifikasi unit organisasi yang　　

bertanggung jawab untuk paket kerja,

dan mengikat unit organisasi kepada
akun pengendalian biaya.
 Langkah 5; Coding WBS untuk Sistem Informasi

Mendapatkan kegunaan maksimal dari struktur kerusakan bergantung pada

sistem pengkodean. Kode digunakan untuk menentukan level dan elemen di
WBS, elemen organisasi, paket kerja, dan informasi anggaran dan biaya. Kode
memungkinkan laporan untuk dikonsolidasikan di tingkat manapun dan struktur.
Skema yang paling umum digunakan dalam praktiknya adalah indensi numerik.

　　
Langkah 5: Coding WBS untuk Sistem
Informasi

　　
 Matriks Tanggung Jawab

Dalam banyak kasus, ukuran dan cakupan proyek tidak menjamin WBS atau OBS yang
rumit. Salah satu alat yang banyak digunakan olah manajer proyek dan pimpinan gugus
tugas proyek kecil adalah matriks tanggung jawab (RM). RM (terkadang disebut bagan
tanggung jawab linier) meringkas tugas yang harus diselesaikan dan siapa yang
bertanggung jawab atas apa yang ada dalam sebuah proyek. Dalam bentuk yang paling
sederhana, RM terdiri dari bagian yang mencantumkan semua kegiatan proyek dan peserta
yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan.

　　
 Rencana Komunikasi proyek

Setelah kiriman proyek dan pekerjaan diidentifikasi dengan jelas, menindaklanjuti dengan rencana
komunikasi internal sangat penting. Banyak cerita tentang komunikasi yang buruk sebagai penyebab
utama kegagalan proyek. Memiliki rencana komunikasi yang kuat dapat membantu mengurangi
masalah proyek dan dapat memastikan bahwa pelanggan, anggota tim, dan pemangku kepentingan
lainnya memiliki informasi untuk melakukan pekerjaan mereka.
Rencana komunikasi biasanya dibuat oleh manajer proyek dan / atau tim proyek pada tahap awal
perencanaan proyek.
Komunikasi adalah komponen kunci dalam mengkoordinasikan dan melacak jadwal proyek, masalah,
dan item tindakan. Rencana tersebut memetakan aliran informasi ke pemangku kepentingan yang
berbeda dan menjadi bagian integral dari rencana proyek secara keseluruhan. Tujuan dari rencana
komunikasi proyek adalah untuk mengungkapkan apa, siapa, bagaimana, dan kapan informasi akan
dikirimkan ke pemangku kepentingan proyek sehingga jadwal, masalah, dan item tindakan dapat
dilacak.
Rencana komunikasi proyek membahas pertanyaan inti berikut:
• Informasi apa yang perlu dikumpulkan dan kapan?
• Siapa yang akan menerima informasi?
• Metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi?
• Apa batasannya, jika ada, pada siapa yang memiliki akses ke jenis informasi tertentu?
• Kapan informasi akan dikomunikasikan?
• Bagaimana cara mengkomunikasikannya?
Mengembangkan rencana komunikasi yang menjawab pertanyaan-pertanyaan ini biasanya
memerlukan langkah-langkah dasar berikut:

1. Analisis pemangku kepentingan

2. Kebutuhan informasi
3. Sumber informasi
4. Mode penyebaran
5. Tanggung jawab dan waktu
THANK YOU