OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP MELALUI E-ARSIP

RENCANA AKSI PERUBAHAN

DI URTU SATPOM
LANUD ISWAHJUDI MADIUN

DISUSUN OLEH
BIODATA
HERU KASTORO

PNS III/b

SISWA PKP A-2

SATPOM LANUD IWJ

Pendahuluan
• Latar Belakang
Satuan Polisi Militer Lanud Iswahjudi yang merupakan instansi sebagai
penegak hukum dan tata tertib belum memiliki system pengarsipan yang baik
TUJUAN
Jangka pendek (2 bulan) : terciptanya e-arsip dari bulan Juni s/d Juli
2021.sebagai penerapan sistem informasi untuk pengelolaan arsip di
Satuan Polisi Militer Lanud Iswahjudi
Jangka menengah (3 s/d 6 bulan) : Terwujudnya penambahan data e-
arsip pada tahun 2020 s/d Mei 2021.

Jangka Panjang (1 tahun lebih) : terselenggaranya sistem managemen arsip

Satuan Polisi Militer Lanud Iswahjudi secara online yang dapat di akses oleh
pihak eksternal
MANFAAT
INTERNAL Tersimpan dan tertatanya arsip dokumen Urtu Satpom
Lanud Iswahjudi yang tertib, rapi, terorganisir, dan
mudah ditelusuri.

EKSTERNAL Kemudahan akses

Membantu untuk melakukan penilaian mandiri atau pengecekan terkait

kelengkapan surat di lingkup Satpom Lanud Iswahjudi.
 PROFIL KINERJA & PELAYANAN
TUGAS & KEWAJIBAN SATPOM
 Melaksanakan tugas penyelidikan kriminal dan pengamanan fisik.
 Melaksanakan tugas penegakan tata-tertib, disiplin, dan
penegakan hukum serta lalu lintas militer, pengawasan protokoler
terhadap pejabat erta melaksanakan pengujian terhadap
pembuatan SIM TNI.
 Melaksanakan tugas pembinaan tuna tertib dan tahanan militer.
 PROFIL KINERJA & PELAYANAN
SATPOM DIBANTU OLEH
 Urusan Tata Usaha, disingkat Urtu.
 Seksi Penyelidikan Kriminal dan pengamanan fisik, disingkat
Silidkrimpamfik.
 Seksi Penegakan Ketertiban, disingkat Sigaktib.
 Seksi Penyidikan, disingkat Siidik.
 Pasukan Polisi Militer, disingkat Paspom.
 STRUKTUR ORGANISASI SATPOM

DANLANUD

SATPOM

URTU

SILIDIKPA
MFIK SIIDIK SIGAKTIB PASPOM

SUBSILIDIKKR SUBSIPLINTIB SUBSIWALKO

SUBSIPAMFIK SUBSIRIKSA SUBSITAHMIL UNITPASPOM UNITSATWAN
IM LALIN L
 PELAYANAN DI UNIT KERJA
JENIS DAN BENTUK PELAYANAN
Urtu dipimpin oleh Kepala Urusan Tata Usaha disingkat Kaurtu. Dalam
pelaksanaan tugas dan kewajiban bertanggung jawab kepada Dansatpom.

JENIS OUTPUT PELAYANAN

aksi perubahan ini dengan memanfaatkan teknologi, dimana arsip fisik
dirubah menjadi bentuk e-arsip, yang diharapkan dapat meningkatkan
kinerja di Urtu Satpom Lanud Iswahjudi.
PELANGGAN YANG DILAYANI
Urtu Satpom Lanud Iswahjudi menerima, merekam, mendistribusikan
surat-surat telegram dan takah yang masuk maupun keluar , beserta
pengarsipannya baik yang datang dari TNI AU maupun dari non TNI AU.
PROSES JENIS PELAYANAN
 Menerima, merekam, mendistribusikan surat-surat, telegram, dan takah yang
masuk maupun keluar Satpom, serta melakukan pengetikan, mengendalikan
proses pengesahan.
 Melaksanakan pembinaan terhadap pengadministrasian dan perawatan
terhadap dokumen sesuai dengan klasifikasinya.
 Mengajukan usulan kegiatan rutin ketatausahaan dan rencana kebutuhan
alsintor serta melaksanakan perawatan peralatan perkantoran.
 Urtu dipimpin oleh Kepala Urusan Tata Usaha disingkat Kaurtu. Dalam
pelaksanaan tugas dan kewajiban bertanggung jawab kepada Dansatpom.
PIHAK YANG TERLIBAT

INTERNAL Semua personel satpom

EKTERNAL Pihak-pihak yang berkepentingan dalam

bidang ketatausahaan di luar satuan Satpom
Lanud Iswahjudi.
JANGKA WAKTU PELAYANAN

10 – 15 menit selama proses pengarsipan, JIKA Dansatpom

ada di tempat
ANALISIS MASALAH
IDENTIFIKASI MASALAH
PELAYANAN

KONDISI SEKARANG
Masih menggunakan sistem manual
Kesulitan pencarian surat
Kurang pahamnya tata cara pengarsipan yang efektif
dan efisien dalam penggunaan IT.

Copyright ⓒ 2003-2006 POWERPOINT EXPERT CLUB. All Rights Reserved.

ANALISIS MASALAH
IDENTIFIKASI MASALAH
PELAYANAN

KONDISI YANG DIHARAPKAN

Realisasi penataan arsip melalui e-arsip
Pengarsipan secara e-arsip untuk memudahkan
pencarian dan penulusuran data-data
Sosialisasi penggunaan aplikasi e-arsip di jajaran
Satpom Lanud Iswahjudi.

Copyright ⓒ 2003-2006 POWERPOINT EXPERT CLUB. All Rights Reserved.

 PENETAPAN
MASALAH
UTAMA

Dari ketiga masalah di atas untuk

mengetahui masalah pokok dominan
penyebab timbulnya masalah utama
dilakukan dengan analisa USG (Urgency,
Serioussness dan Growth) sebagai
berikut:
 ANALISIS USG
U : Urgency   1 : Sangat kecil
NO. MASALAH/PENILAIAN U S G TOTAL RANK S : Seriously 2 : Kecil
G : Growth 3 : Sedang
  4 : Besar
Banyaknya surat yang harus 5 : Sangat besar
1. diarsipkan yang masih dilakukan 5 5 5 15 I
secara manual

4 5 4 13 II
 
2.
Pengarsipan yang tidak teratur

Kurangnya pemahaman personel 4 4 4 12 III

3. dalam penguasaan IT
ANALISIS FISHBONE

Setelah dilakukan analisis

permasalahan maka
ditemukan
permasalahnnya yaitu
belum optimalnya
pengarsipan dalam
menunjang kinerja di
Satpom Lanud Iswahjudi.
ALUR PIKIR RENCANA AKSI
 STRATEGI
PENYELESAIAN
MASALAH
TEROBOSAN INOVASI
 Arsip menjadi lebih rapi.
 Digital arsip lebih mudah ditemukan
pada saat dibutuhkan.
 Setiap anggota dapat langsung
megakses e-arsip atau data.
 Efisiensi waktu, biaya dan tenaga.
 Meningkatkan kinerja satker
Satpom Lanud Iswahjudi.
 KRITERIA INOVASI YANG DIGUNAKAN

Memberikan nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder.

Pengelolaan e-arsip dapat meningkatkan kinerja di Urtu Satpom Lanud
Iswahjudi.
Memiliki unsur kebaruan e-arsip menggunakan format PDF.
Dapat direplikasi, pengelolaan e-arsip dapat juga dipergunakan untuk Satker
lain.
Dapat diterapkan secara berkelanjutan. Selanjutnya dapat dilakukan
pengembangan-pengembangan dalam pengelolaan e-arsip.
Sesuai dengan nilai organisasi. Dengan adanya e-arsip dapat meningkatkan
efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, hal ini sesuai dengan misi visi Satpom
Lanud Iswahjudi.
 TAHAPAN KEGIATAN
TAHAPAN
AKSI
PERUBAHAN
 JADWAL KEGIATAN
TAHAP
IMPLEMENTASI
Minggu ke-4 bulan Juni
s.d. Minggu ke-2 bulan
Juni 2021

TAHAP
TAHAP
PERSIAPAN MONITORING
Minggu ke-3 & EVALUASI
bulan Juni Minggu ke-2 s.d. Minggu
ke-4 bulan Juli 2021
 SUMBER DAYA
SUMBER DAYA MATERIAL
METHOD
ORGANISASI DATA-DATA, BUKU
ATURAN, SURAT APLIKASI

MAN MARKET
STAKEHOLDER ANGGOTA
& TIM EFEKTIF SATPOM

MACHINE MONEY
KOMPUTER, LAPTOP, DINAS
PRINTER, SCANNER
 STRUKTUR TIM EFEKTIF

SPONSOR
Koordinasi

Intruksi
MENTOR
Pembimbing

ACTION
COACH
LEADER

TIM SCANNING
TIM ADM DOKUMEN
TIM PENYIAPAN
 URAIAN TUGAS TIM EFEKTIF
SPONSOR
Letkol Pom Usman Barata Yudha, Jabatan
Dansatpom Lanud Iswahjudi.
Memberikan dukungan dalam rancangan Action Leader
perubahan dan pengaruh penting dalam menyetujui
terlaksananya rancangan aksi perubahan 01 04 Penata Muda Tingkat I III/b Heru Kastoro sebagai
pelaku kegiatan seluruh tahapan yang telah
dirancang dalam rancangan aksi perubahan

MENTOR
Penata Tingkat I III/d Dwi Saoma Setiyowati, Tim Adm
S.Sos.
Sebagai pembimbing, pengawas dan memberikan
dukungan penuh kepada project leader
02 05 Serma Rosa Wahyuni sebagai
pengumpul dan memilah data.

Coach Tim Teknis

Pembina IVA
Limawati Handayani, S.T.,M.T.
03
Sebagai monitoring kegiatan action leader dan
memberikan arahan dan masukan mengenai aksi
perubahan.
06 Serka Didik sebagai pengolah data
ke computer.
Serka Anang Purwanto sebagai
pengolah data dan memasukkan data
ke komputer.
STAKEHOLDER
adalah individu yang dapat mempengaruhi atau
dipengaruhi oleh suatu pencarian tertentu

STAKEHOLDER INTERNAL

STAKEHOLDER EKSTERNAL
ANALISIS STAKEHOLDER
Menurut standard pengelolaan stakeholders AA1000 SES, defenisinya adalah
”Kelompok yang dapat mempengaruhi dan/atau terpengaruh oleh aktivitas, produk
atau layanan, serta kinerja organisasi.

PROMOTERS

DEFENDERS

LATENTS

APATHETICS
STRATEGI
KOMUNIKASI
DENGAN
STAKEHOLDER
Strategi komunikasi yang dilakukan
dengan stakeholder adalah dengan cara
berkomunikasi secara langsung dengan
pendekatan secara persuasif dan
kolaborasi.
PEMANFAATAN
TEKNOLOGI
INFORMASI
penggunaan aplikasi e-arsip yaitu
menscan surat dibentuk PDF di
masukan di dalam folder sesuai jenis
surat.
ANGGARAN BIAYA

No. Jangka pendek Jumlah

1. Snack (4x Rp 200.000) Rp. 800.000,-
2. Atk Rp 200.000,-
3. Tim IT Rp 1.500.000,-
     
  Jumlah Rp. 2.000.000,-
 TEKNIK PENGENDALIAN MUTU

CHEC
PLAN POCA K

DO ACT
TERIMA KASIH