Softwere

Buku besar dan buku kas penjualan

dan penerimaan
• Software akuntansi menjalankan sebagian besar tahap siklus
akuntansi secara otomatis, sehingga banyak kesalahan akibat
campur tangan manusia dalam sistem akuntansi manual bisa
dikurangi. Contoh kesalahan manusia di antaranya adalah
kesalahan dalam melakukan posting (pemindahbukuan) atau
kesalahan dalam membuat laporan keuangan.
• Untuk memilih software akuntansi yang tepat, Anda harus
memahami kegiatan perusahaan yang akan dilayani oleh
software akuntansi. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu
menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
• Apakah perusahaan memerlukan manajemen persediaan yang
rinci?
• Apakah penjualan dilakukan secara tunai atau kredit?
• Apakah sistem penggajian perlu diakomodasi dalam sistem?
• Apakah manajemen kas akan menjadi bagian dari sistem?
• Memilih software akuntansi yang sesuai kebutuhan sangat
penting. Mengapa? Instalasi sistem akuntansi yang sederhana
sekalipun tetap memakan waktu dan biaya. Mempelajari sistem
baru juga memerlukan jam kerja karyawan.

• Software akuntansi secara umum bisa dikelompokkan menjadi

dua, yaitu software akuntansi sederhana dan sistem Enterprise
Resource Planning (ERP).
Sistem aplikasi general legder yang dibahas di bagian sebelumnya
termasuk dalam software akuntansi sederhana. Software akuntansi
seharusnya tidak hanya mampu mencatat transaksi dan membuat
laporan keuangan. Kriteria memilih software akuntansi yang baik dan
berkualitas mencakup:
• Software akuntansi yang baik harus memberikan kemudahan akses data dan
pembuatan laporan. Pengguna bisa dengan mudah mengakses informasi terkait
pelanggan atau pemasok tertentu. Sebagai contoh, Anda bisa melihat semua transaksi,
faktur, pembayaran, serta informasi kontak seorang klien atau pelanggan.
• Software akuntansi harus memfasilitasi jejak audit. Semua transaksi harus bisa
ditelusuri dari informasi yang dihasilkan hingga ke sumbernya.
• Software akuntansi harus memfasilitasi pengendalian internal, misalnya berupa
kemampuan untuk mengidentifikasi transaksi mencurigakan atau potensi kesalahan.
• Software akuntansi harus fleksibel dan bisa dikustomisasi. Sebagai contoh, software
harus memungkinkan pembuatan kolom data baru yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
• Software akuntansi harus memiliki fitur kompatibilitas jaringan (network-compatibility).
Sistem dapat diakses oleh banyak pengguna pada waktu yang bersamaan.
Buku besar pembantu

• Dalam sistem informasi akuntansi manual, buku besar

pembantu atau buku pembantu adalah kelompok akun-akun
yang memiliki karakteristik yang sama. Salah satu contoh buku
besar pembantu adalah buku besar pembantu piutang (atau
buku piutang) yang di dalamnya berisi akun-akun tiap-tiap
pelanggan kredit. Buku besar pembantu merupakan tambahan
dan perluasan buku besar umum. Dengan adanya buku besar
pembantu, buku besar umum (atau kadang-kadang disebut
“buku besar” saja) tidak perlu lagi memuat rincian saldo.
• Akun-akun pelanggan dalam buku besar pembantu biasanya
dimutahirkan (di-posting) oleh petugas bagian penagihan
(billing) setiap hari ketika terjadi penjualan kredit dan
penerimaan kas, bersamaan dengan tanggal faktur dan bukti
kas masuk. Posting harian memastikan informasi di dalam
akun-akun buku besar pembantu menjadi mutahir (up-to-date).
Informasi yang mutahir menjadikan perusahaan mampu
memonitor limit kredit, menagih pelanggan, dan menjawab
permintaan informasi dari pelanggan mengenai saldo akun
mereka.
• Pada setiap akhir periode (misalnya pada akhir bulan), petugas
bagian buku besar umum (bagian akuntansi) melakukan
posting (pemindahbukuan) ke akun akun kontrol dalam buku
besar umum (biasanya dari total-total yang diperoleh dari
kolom-kolom jurnal khusus). Praktik semacam ini
memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan keuangan
bulanan.
Jurnal khusus

• Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan perusahaan untuk

mencatat jenis-jenis transaksi yang sama. Sebagai contoh,
semua penjualan barang dagangan secara kredit dicatat dalam
jurnal penjualan, sedangkan semua penerimaan kas dicatat
dalam jurnal penerimaan kas. Jenis transaksi apa yang sering
terjadi di suatu perusahaan akan menentukan jurnal khusus apa
yang digunakan perusahaan itu.
Jurnal penjualan

• Dalam contoh sistem informasi akuntansi yang diberikan di

sini, jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang digunakan
untuk mencatat semua penjualan kredit barang dagangan.
Penjualan tunai barang dagangan dicatat dalam jurnal
penerimaan kas. Penjualan kredit aset selain barang dagangan
dicatat dalam jurnal umum.
Jurnal penerimaan kas

• Dalam contoh sistem akuntansi manual yang dibahas di sini,

fungsi jurnal penerimaan kas adalah sebagai jurnal yang
khusus digunakan untuk mencatat semua penerimaan kas.
Penerimaan kas umumnya berasal dari penjualan tunai dan
pembayaran piutang oleh pelanggan. Perusahaan juga mungkin
menerima kas dari pinjaman bank atau dari penjualan aset
tetap (aktiva tetap) seperti peralatan.
Jurnal pembelian

• Fungsi jurnal pembelian adalah untuk mencatat semua

pembelian kredit barang dagangan. Pencatatan dalam jurnal
pembelian berarti debit ke akun Persediaan Barang Dagang dan
kredit ke akun Utang Usaha.
Jurnal pengeluaran kas

• urnal pengeluaran kas adalah jurnal khusus yang digunakan

untuk mencatat semua pengeluaran kas, termasuk pengeluaran
kas terkait pembelian tunai. Dokumen sumber utama yang
digunakan untuk melakukan pencatatan dalam jurnal
pengeluaran kas adalah cek bernomor urut tercetak yang
dilengkapi dengan bukti kas keluar pendukung lain.
Jurnal umum

• Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi-transaksi yang tidak bisa dicatat dalam jurnal khusus.
Contoh transaksi yang dicatat dalam jurnal umum adalah jurnal
penyesuaian, jurnal koreksi, dan jurnal penutup.