Manajemen

Komunikasi Proyek
Eartha Khairunnisa (1506675390)
Lusi Aprianti (1506675516)
Nabila Formasebazky (1506675610)
Shabrina Asmarani (1506675560)
Ade Widya Septari (1806154324)
A. Yudha Pradipta (1806154444)
MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK
Perencanaan Manajemen
1 Komunikasi

2 Pengelolaan Komunikasi

3 Pemantauan Komunikasi
 Kelompok Proses
Manajemen Komunikasi Proyek

Plan Communication
Control Communication
Management

Manage Communication
Perencanaan Manajemen Komunikasi
(Plan Communication Management)
 Perencanaan
Manajemen Komunikasi

1.Siapa yang membutuhkan informasi?

2.Kapan dibutuhkannya?
3.Bagaimana cara menyampaikannya?
4.Siapa yang menyampaikannya?
• Piagam Proyek
• Rencana Manajemen
Proyek:
Alat Bantu & Teknik
• Rencana Manajemen
Sumber Daya • Penilaian Pakar
• Rencana Keterlibatan • Analisis Kebutuhan
• Rencana Manajemen
Pemangku Komunikasi
Kepentingan • Teknologi Komunikasi Komunikasi
• Dokumen Proyek • Model Komunikasi • Pembaruan Rencana
• Dokumentasi • Metode Komunikasi Manjemen
Persyaratan • Keterampilan Antar Komunikasi
• Register Pemangku Personil dan Tim • Rencana
Kepentingan • Penilaian Gaya Keterlibatan
• Faktor Lingkungan Komunikasi Pemangku
Perusahaan • Kesadaran Politik Kepentingan
• Aset Proses Organisasi • Kesadaran Budaya • Pembaruan Dokumen
• Representasi Data Proyek
Masukan • Matriks Penilaian
Keterlibatan Pemangku
• Jadwal Proyek
• Register Pemangku
Kepentingan Kepentingan
• Rapat Keluaran
 • Dapat berisi informasi tentang peran dan
Piagam Proyek tanggung jawab para pemangku kepentingan

Rencana • Rencana Manajemen Sumber Daya

• Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan
Manajemen Proyek:
Masukan

• Dokumentasi Persyaratan
Dokumen Proyek • Register Pemangku Kepentingan

• Budaya organisasi, iklim politik, dan kerangka tata kelola; Kebijakan

Faktor Lingkungan adminishasi kepegawaian; Ambang batas risiko pemangku
kepentingan; Mendirikan saluran komunikasi, alat bantu, dan sistem;
Perusahaan Tren, praktik, atau kebiasaan global, regional, atau lokal; dan
Distribusi geografis fasilitas dan sumber daya

• Kebijakan dan prosedur organisasi untuk media sosial, etika, dan keamanan;
Aset Proses Kebijakan dan prosedur organisasi untuk isu, risiko, perubahan, dan manajemen
data; Persyaratan komunikasi organisasi; Pedoman standar untuk pengembangan,

Organisasi pertukaran, penyimpanan, dan pengambilan informasi; Tempat penyimpanan

informasi historis dan proses pembelajaran; dan Data dan informasi pemangku
kepentingan dan komunikasi dari proyek sebelumnya
 • Politik dan struktur kekuasaan dalam organisasi; Lingkungan dan budaya organisasi
dan organisasi pelanggan lainnya; Pendekatan dan praktik manajemen perubahan

Alat Bantu & Teknik

organisasi; lndustri atau jenis hasil proyek; Teknologi komunikasi organisasi;
Penilaian Pakar Kebijakan dan prosedur organisasi mengenai persyaratan hukum untuk komunikasi
perusahaan; Kebijakan dan prosedur organisasi mengenai keamanan; dan
Pemangku kepentingan, termasuk pelanggan atau sponsor.

• Menentukan kebutuhan informasi dari pemangku

Analisis Kebutuhan kepentingan proyek. Kebutuhan ini didefinisikan
dengan menggabungkan jenis dan format informasi
Komunikasi yang dibutuhkan dengan analisis nilai informasi
tersebut.

• Metode yang digunakan untuk mentransfer informasi antar

Teknologi pemangku kepentingan proyek mungkin sangat bervariasi.
Metode umum yang digunakan untuk pertukaran informasi
Komunikasi dan kolaborasi meliputi percakapan, rapat, dokumen tertulis,
kumpulan data, media sosial, dan situs web

Mengirim dan memastikan informasi yang

dikomunikasikan sudah jelas dan lengkap
Penerima
Model Komunikasi Pengirim
pesan
Gangguan komunikasi
pesan
Menerima dan memberika n tanggapan
atas pesan yang diterima
 • Interactive comm.  rapat, telepon, telekonferensi, dll.
Metode • Push comm.  surat, memo, laporan, email, faks, dll.
Alat Bantu & Teknik Komunikasi
• Pull comm.  portal web, situs intranet, pembelajaran
elektronik, dll.

• Penilaian Gaya Komunikasi

Keterampilan Antar • Kesadaran Politik
• Kesadaran Budaya
Personil dan Tim

• Matriks Penilaian Keterlibatan Pemangku Kepentingan.

• (akan dibahas pada bab 13. Manajemen Proyek
Representasi Data Stakeholder)

• Diskusi dengan tim proyek untuk menentukan cara yang

paling tepat untuk memperbarui dan mengkomunikasikan
Rapat informasi proyek.
 • Menjelaskan bagaimana komunikasi
Rencana proyek akan direncanakan,
Manajemen diimplementasikan, dan dipantau secara
efektif.
Komunikasi
Keluaran

Pembaruan • Setiap perubahan pada rencana

(Update) Rencana manajemen proyek akan diproses melalui
permintaan perubahan, yang selanjutnya
Manajemen akan dimasukkan dalam update tsb.
Proyek

• Jadwal Proyek,
Pembaruan • Register Stakeholder.
• (pembaruan dokumen tsb mencerminkan
Dokumen Proyek kegiatan komunikasi)
Output : Rencana Manajemen Komunikasi
lnformasi yang akan dikomunikasikan,

Alasan pendistribusian informasi,

Kerangka waktu dan frekuensi untuk distribusi informasi yang

dibutuhkan,
Rencana
berisi Orang yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan informasi,

informasi :
Orang atau kelompok yang akan menerima informasi,

Metode untuk menyampaikan informasi, seperti memo, email, siaran pers,

media sosial

Dan lain lain

Pengelolaan Komunikasi
(Manage Communicatio
n)
 DEFINSI
Suatu proses untuk memastikan pengumpulan, pengiptaan, pendistribusian,
penyimpanan, pencarian, manajemeni pemantauan, dan disposisi akhir dari
informasi proyek yang tepat waktu,dan sesuai.

Manfaat : Menciptakan aliran Dilakukan

informasi yang efisien dan sepanjang
efektif antara tim proyek dan masa
proyek
pemangku kepentingan

Masukan
Rencana Manajemen Proyek
Dokumen Proyek
Laporan Kinerja Pekerjaan
Faktor Lingkungan Perusahaan
Aset Proses Organisasi
DIAGRAM ALIR
Proses Mengelola Komunikasi
Alat Bantu & Teknik Keluaran
Rencana Manajemen Komunikasi
Teknologi Komunikasi
Pembaruan Rencana Manajemen
Metode Komunikasi Proyek
Pembaruan dokumen proyek
Keterampilan Komunikasi
Pembaruan aser proses
Sistem Informasi Manajeman organisasi
Proyek
Pelaporan Proyek
Keterampilan antar personal dan
tim
Rapat
PENGELOLAAN KOMUNIKASI : MASUKAN
1. RENCANA MANAJEMEN PROYEK

a. Rencana manajemen sumber daya : menggambarkan komunikasi

yang diperlukan tim untuk manajemen tim

b. Rencana manajemen komunikasi : Menggambarkan bagaimana

komunikasi akan direncanakan, distrukturkan, dipantau dan
dikendalikan

c. Rencana keterlibatan pemangku kepentingan : menggambarkan

bagaimana pemangku kepentingan akan terlibat melalui strategi
komunikasi yang sesuai
PENGELOLAAN KOMUNIKASI : MASUKAN
2. DOKUMEN PROYEK

a. Daftar Perubahan: digunakan untuk menyampaikan permintaan

perubahan yang diubah dan disetujui kepada pemangku kepentingan

b. Daftar Isu: berisikan informasi tentang isu yang dikomunikasikan

kepada pemangku kepentingan

c. Register proses pembelajaran: Proses pembelajaran sebelumnya

dapat diterapkan untuk tahap selanjutnya untuk menghasilkan
komunikasi yang efisien dan efektiv

d. Laporan Mutu: Informasi yang mencangkup isu mutu, peningkatan

progress proyek.

e. Laporan Risiko: Menyajikan informasi sumber risiko proyek secara

keseluruhan

f. Register pemangku kepentingan: Mengidentifikasi individu,

kelompok, atau organisasi yang membutuhkan informasi
PENGELOLAAN KOMUNIKASI : MASUKAN
3. LAPORAN KINERJA PEKERJAAN

Laporan kinerja pekerjaan diedarkan kepada para pemangku

kepentingan proyek melalui proses ini sebagaimana didefinisikan
dalam rencana manajemen komunikas

Grafik
Laporan
Status

Tebel BENTUK Garis Tren

Laporan
Kemanjuan

Histogram
PENGELOLAAN KOMUNIKASI : MASUKAN
5. ASET PROSES ORGANISASI

Kebijakan Prosedur Perusahaan

Kebutuhan komunikasi
organisasi

Meliputi

Pedoman standar
pengembangan, penyimpanan
infromasi

Informasi historis
PENGELOLAAN KOMUNIKASI : ALAT BANTU DAN TEKNIK
1. TEKNOLOGI INFORMASI

1 Kerahasiaan Informasi

FAKTOR
YANG Sumber Daya yang
2 Tersedia
MEMPENGARUHI
TEKNOLOGI
Budaya organisasi
3 mempengaruhi tata cara
rapat dan diskusi
 PENGELOLAAN KOMUNIKASI : ALAT BANTU DAN TEKNIK
2. METODE KOMUNIKASI

Pilihan metode komunikasi menerapkan

fleksibilitas keanggotaan, pemangku kepentingan. Dapat
berubah sesuai kebutuhan dan harapan
3. KETERAMPILAN / MODEL KOMUNIKASI

Meliputi 4 Teknik:

1. Kompetensi Komunikasi:
kombinasidari keterampilan
Komunikasi yang disesuaikan
yang mempertimbangkan
faktor-faktor seperti kejelasan
tujuan dalam pesan utama,
hubungan yang efektif dan
berbagi informasi
2. Umpan balik: informasi
tentang reaksi terhadap
sebuah komunikasi, sebuah
hasil atau situasi. Contoh:
pembinaan, pendampingan,
negosiasi
 3. Nonverbal: Para anggota
tim harus menyadari 4. Presentasi: pengiriman formal
bagaimana mereka informasi dan / atau dokumentasi
mengekspresikan diri baik secara jelas dan efektif dari
melalui apa yang mereka informasi proyek kepada
katakan dan apa yang pemangku kepentingan
tidak mereka katakan

Berisikan:
1. Laporan Kemajuan dan
pembaruan proyek
Ekspresi Bahasa Nada 2. Informasi latar belakang
Wajah Tubuh suara
proyek
3.Informasi spesifikasi
 4 Sistem Informasi Manajemen Proyek

Sistem informasi manajemen proyek dapat memastikan bahwa pemangku

kepentingan dapat secara mudah mengambil informasi yang dibutuhkan kapan
saja. Infomasi pada proyek dikelola dan distribusikan menggunakan :
Electronic
Hard Copy Document Electronic Project
Communication
Management Management Tools
Management
• Letters • Email • Projcet Management
• Memo • Fax Software
• Reports • Voice Mail • Meeting and virtual
• Press Release • Telephone office support software
• Video • Portals
• Web Conferening • Web Interfaces to
• dll scheduling
• dll
 5. Pelaporan Proyek
Pelaporan proyek adalah tindakan untuk mengumpulkan dan mendistribusikan
Informasi proyek. Informasi proyek didistribusikan ke banyak pemangku kepentingan
dan harus disesuaikan untuk memberikan informasi pada tingkat, format, dan perin-
Cian yang sesuai untuk tiap jenis pemangku kepentingan.

 Formatnya dapat berbentuk yang sederhana ke laporan yang lebih rinci

 Informasi dapat dipersiapkan secara regular atau dalam waktu tertentu lainnya
6. Keterampilan antar Personal dan Tim

Mendengark
n secara
aktif

Keesadaran Manajemen
Politik Konflik

Keterampil
an

Kesadaran
Jaringan
Budaya

Manajemen
Rapat
 7. Rapat

Rapat merupakan pertemuan sekelompok orang yang bersifat formal dengan tujuan
untuk berkomunikasi, bertukar informasi, menyusun perencanaan, mentapkan kebija-
kan, pengambilan keputusan, dan lain – lain.
10.2.3. Pengelolaan Komunikasi : Keluaran

Pembaruan
Pembaruan
Komunikasi Rencana
Dokumen
Proyek Manajemen
Proyek
Komunikasi
Komunikasi
Proyek
Status
Pencapaian

Informasi
lainnya, yang Jadwal
Proses yang melibatkan kegitatan diperlukan
stakeholders
Kemajuan

yang diperlukan untuk informasi

Bentuk
yang akan dbuat,, didistribusikan, Komunikasi
Proyek
diterima, diakui dan dipahami
Biaya yang
Presentasi
dikeluarkan

Laporan
Kinerja
Pembaruan
Rencana
Manajemen Proyek
Rencana
Manajemen
Komunikasi
Setiap perubahan
pada rencana manajemen
proyek akan menjalani
proses perubahan organisasi Rencana
melalui permintaan perubahan Keterlibatan
Pemangku
Kepentingan
 Daftar Isu

Register Register
Pemangku Proses
Kepentingan Pembelajaran
Dokumen
Proyek
yang dapat
diperbarui

Pembaruan Register Risiko Jadwal Proyek

Dokumen
Proyek
Pembaruan
Aset Proses
Organisasi

Catatan Proyek >

Memo, Notulen
Rapat, Dokumen Laporan dan
lainnya Presentasi Proyek
yang direncanakan
Pemantauan Komunikasi
 DEFINISI
• Proses untuk memastikan
kebutuhan informasi proyek
dan para pemangku
kepentingan terpenuhi
• Manfaat: arus informasi
yang optimal yang
didefinisikan dalam rencana
manajemen komunikasi dan
rencana keterlibatan
pemangku kepentingan
 MASUKAN
 Rencana Manajemen Proyek
 Dokumen Proyek
 Data kinerja pekerjaan
 Faktor lingkungan perusahaan
 Aset proses organisasi
 RENCANA MANAJEMEN PROYEK

 Rencana manajemen sumber daya – untuk mengetahui peran dan

tanggung jawab masing-masing pihak dalam suatu proyek
 Rencana manajemen komunikasi – untuk mengetahui kapan dan
bagaimana cara mendapatkan dan mendistribusikan informasi tepat
waktu
 Rencana keterlibatan pemangku kepentingan – untuk menentukan cara
stategis untuk melibatkan pemangku kepentingan
 DOKUMEN PROYEK

 Rencana manajemen sumber daya – untuk mengetahui peran dan

tanggung jawab masing-masing pihak dalam suatu proyek
 Rencana manajemen komunikasi – untuk mengetahui kapan dan
bagaimana cara mendapatkan dan mendistribusikan informasi tepat
waktu
 Rencana keterlibatan pemangku kepentingan – untuk menentukan cara
stategis untuk melibatkan pemangku kepentingan
 DATA KINERJA PEKERJAAN

 Dokumen berisi data mengenai jenis dan jumlah

komunikasi yang telah didistribusikan
 FAKTOR LINGKUNGAN PERUSAHAAN
 Budaya organisasi
 Iklim Politik
 Alat dan sistem komunikasi yang sudah ada
 Tren global/regional/lokal
 Kebiasaan
 Distribusi geografis fasilitas dan sumber daya
 ASET PROSES ORGNASISASI

 Kebijakan perusahaan
 Kebutuhan komunikasi organisasi
 Pedoman untuk pertukaran, penyimpanan dan pengambilan
informasi
 Informasi historis – proyek dan pemangku kepentingan
 TOOLS AND TEHCNIQUE

Sistem Informasi
Representasi
Penilaian Pakar Manajemen
Data
Proyek

Keterampilan
antar Personal Rapat
dan Tim
 PENILAIAN PAKAR

 Komunikasi dengan publik, masyarakat, dan media, dan,

dalam lingkungan internasional, antara kelompok-
kelompok virtual
 Sistem komunikasi dan manajemen proyek.
 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK

 Sebuah set alat bantu standar bagi manajer proyek untuk

menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada
pemangku kepentingan internal dan eksternal dengan informasi
yang dibutuhkan sesuai dengan rencana komunikasi
 REPRESENTASI DATA

 Matriks penilaian keterlibatan pemangku kepentingan:

memberikan informasi tentang efektivitas kegiatan komunikasi
 Meninjau perubahan antara yang diinginkan dan keterlibatan saat
ini dan menyesuaikan komunikasi yang diperlukan
 KETERAMPILAN ANTAR PERSONAL DAN TIM

 Diskusi dan dialog dengan tim proyek membantu menentukan cara yang
paling sesuai untuk memperbarui dan menyampaikan kinerja proyek, dan
untuk menanggapi permintaan dari para pemangku kepentingan untuk
informasi.
 Observasi dan percakapan memungkinkan manajer proyek untuk
mengidentifikasi isu- isu dalam tim, konflik antara orang-orang, atau isu
kinerja individu.
 RAPAT

 Tatap muka atau rapat virtual yang digunakan untuk

pengambilan keputusan
 Menanggapi permintaan pemangku kepentingan
 Berdiskusi dengan pemasok, vendor, dan pemangku
kepentingan proyek lainnya.
 OUTPUT

 Informasi Kinerja Pekerjaan

 Permintaan Perubahan
 Pembaruan Rencana Manajemen Proyek
 Pembaruan Dokumen Proyek
 INFORMASI KINERJA PEKERJAAN

 Meliputi informasi tentang bagaimana komunikasi proyek

berjalan dengan membandingkan komunikasi yang telah
dilaksanakan dan dibandingkan dengan yang direncanakan
 Mempertimbangkan umpan balik pada komunikasi, seperti hasil
survei pada efektivitas komunikasi.
 PERMINTAAN PERUBAHAN

Dapat mengakibatkan:
 Perbaikan kebutuhan komunikasi pemangku kepentingan
termasuk distribusi informasi pemangku kepentingan,
konten atau format, dan metode distribusi; dan
 Prosedur baru untuk menghilangkan penyempitan.
 PEMBARUAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

 Rencana manajemen komunikasi

 Cara – cara untuk membuat komunikasi yang dimiliki lebih efektif
 Rencana keterlibatan pemangku kepentingan
 Kondisi aktual dari para pemangku kepentingan, kebutuhan komunikasi
 PEMBARUAN DOKUMEN PROYEK

 Daftar isu – Berisikan isu – isu yang baru ditemui ,kemajuannya dan solusinya
 Register Proses Pembelajaran – Berhubungan dengan isu yang baru, lebih kepada
alasan isu tersebut muncul dan juga alasan dibalik solusi yang dikerjakan
 Register Pemangku Kepentingan – Pembaharuan dilakukan karena terdapat
kebutuhan komunikasi dengan pemangku kepentingan yang berubah