PENYUSUNAN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR
DI LINGKUNGAN POLRI

BIDANG HUKUM POLDA SUMATERA SELATAN

 DASAR PENYUSUNAN SOP

11 UU NO 30 TH 2014 TTG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

 PASAL 7 (2) Hrf H

(2) PEJABAT PEMERINTAHAN MEMILIKI KEWAJIBAN:
h. MENYUSUN SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN/ATAU
TINDAKAN;
KEPUTUSAN ADALAH KETETAPAN TERTULIS YG DIKELUARKAN OLEH
BADAN DAN/ATAU PJBT PEMERINTAHAN DLM PENYELENGGARAAN
PEMERINTAHAN
TINDAKAN ADALAH PERBUATAN PJBT PEMERINTAHAN UNTUK
MELAKUKAN/TDK MELAKUKAN PERBUATAN KONKRET DLM RANGKA
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
 PASAL 49 (1)
PEJABAT PEMERINTAHAN SESUAI DENGAN KEWENANGANNYA WAJIB
MENYUSUN DAN MELAKS PEDOMAN UMUM SOP PEMBUATAN
KEPUTUSAN

PERMENPAN RB NO 35 TH 2012 TTG PEDOMAN

2 PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
2
 KEDUDUKAN SOP

JENIS NASKAH DINAS ARAHAN  PENGATURAN

NASKAH 1. PERATURAN
DINAS NAS DIN KORESPONDENSI 2. PEDOMAN
3. JUKLAK
NASKAH DINAS KHUSUS 4. S.O.P
LAPORAN 5. SURAT EDARAN
PERMENPAN NO. 80
PERMENPAN NO. 80  PENETAPAN
TH 2012 TTG TELAHAAN STAF
TH 2012 TTG  PENUGASAN
PEDOMAN TATA
PEDOMAN TATA FORMULIR
NASKAH DINAS
NASKAH DINAS
INSTANSI NAS DIN ELEKTRONIK
INSTANSI
PEMERINTAH
PEMERINTAH
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH SBGMN
PSL
DIMAKSUD DLM PASAL 1 MRPKN ACUAN BAGI SELURUH INST
2
PEMERINTAH DLM MENYELENGGARAKAN TATA NASKAH DINAS

TATA NASKAH DINAS YG TELAH ADA DI INST PEMERINTAH SCR

PSL
BERTAHAP AGAR DISESUAIKAN DGN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
3
INST PEM INI PLG LAMBAT 2 TAHUN SEJAK PERMEN INI DITETAPKAN.
3
 DEFINISI DAN TUJUAN SOP

SERANGKAIAN INSTRUKSI TERTULIS YANG

DEFINISI DIBAKUKAN MENGENAI BERBAGAI PROSES
PENYELENGGARAAN AKTIVITAS ORGANISASI,
SOP
BAGAIMANA DAN KAPAN HARUS DILAKUKAN,
DIMANA DAN OLEH SIAPA DILAKUKAN.

SEBAGAI SALAH SATU UPAYA PENATAAN TATA LAKSANA

SEBAGAI SALAH SATU UPAYA PENATAAN TATA LAKSANA
INSTANSI PEMERINTAH YG EFEKTIF DAN EFISIEN.
INSTANSI PEMERINTAH YG EFEKTIF DAN EFISIEN.
TUJUAN
SOP MEMBERIKAN PANDUAN BAGI SATKER MABES
MEMBERIKAN PANDUAN BAGI SATKER MABES
POLRI/POLDA DLM MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN,
POLRI/POLDA DLM MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN,
MENDOKUMENTASIKAN, MENGEMBANGKAN, MEMONITOR
MENDOKUMENTASIKAN, MENGEMBANGKAN, MEMONITOR
SERTA MENGEVALUASI SOP.
SERTA MENGEVALUASI SOP.
4
 BENTUK SOP

NARASI; DAN/ATAU
NARASI; DAN/ATAU
BENTUK
SOP

ALUR GIAT DALAM BENTUK FLOWCHART

ALUR GIAT DALAM BENTUK FLOWCHART

5
 MANFAAT SOP

 MENINGKATKAN
 SBG STANDARDISASI CARA
AKUNTABILITAS PELAKS TUGAS
YG DILAKUKAN PERS POLRI
DLM MENYELESAIKAN  MENJAMIN KONSISTENSI
PEKERJAAN YG MENJADI PELAYANAN, BAIK DARI SISI
TUGASNYA. MUTU, WAKTU, DAN
PROSEDUR
 MENGURANGI TINGKAT
KESALAHAN & KELALAIAN  SBG INSTRUMEN YG DPT
YG MUNGKIN DILAKUKAN MELINDUNGI PERS POLRI
PERS POLRI DLM LAKS MANFAAT DARI KEMUNGKINAN
TUNTUTAN HUKUM KRN
TUGAS. SOP TUDUHAN MELAKUKAN
 MENCIPTAKAN UKURAN
STANDAR KINERJA YG AKAN PENYIMPANGAN
MEMBERIKAN PERS POLRI  MENGHINDARI TUMPANG
CARA KONKRIT UNTUK TINDIH PELAKS TUGAS
MEMPERBAIKI KINERJA  MEMBANTU PENELUSURAN
SERTA MEMBANTU
TERHADAP KESALAHAN
MENGEVALUASI USAHA YG
PROSEDURAL DALAM
TELAH DILAKUKAN
MEMBERIKAN PELAYANAN

6
 PRINSIP PENYUSUNAN SOP

PRINSIP
SOP

PENYUSUNAN PELAKSANAAN
 KEMUDAHAN & KEJELASAN
 KONSISTEN
 EFISIENSI & EFEKTIVITAS
 KOMITMEN
 KESELARASAN
 PERBAIKAN BERKELANJUTAN
 KETERUKURAN
 MENGIKAT
 DINAMIS
 SELURUH UNSUR MEMILIKI
 ORIENTASI PD PENGGUNA
PERAN PENTING
ATAU PIHAK YG DILAYANI
 TERDOKUMENTASI DGN
 KEPATUHAN HUKUM
BAIK
 KEPASTIAN HUKUM

7
 JENIS SOP

CAKUPAN &
SIFAT KEGIATAN LENGKAP GIAT

 SOP TEKNIS  SOP FINAL

 SOP ADM  SOP PARSIAL
JENIS
SOP
CAKUPAN & CAKUPAN &
BESARAN GIAT JENIS GIAT

 SOP MAKRO  SOP GENERIK

 SOP MIKRO  SOP SPESIFIK

8
 TEKNIS PENYUSUNAN SOP

DIDASARKAN PD GIAT YG LANGSUNG MENDUKUNG TUPOKSI/

TIDAK LANGSUNG NAMUN BERLANGSUNG SCR PERIODIK

GIAT DIBATASI CAKUPANNYA DAN HARUS MENCERMINKAN

HASIL AKHIR APAKAH BERUPA PRODUK (DOK, SURAT, LAP)
ATAU BERUPA NILAI TAMBAH (LEGALISASI, PERIZINAN, DLL)
S AKTIVITAS DIPECAH SCR CERMAT DLM SATUAN GIAT YG
O TERKECIL DAN MANDIRI

P MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL FLOWCHART YAITU MULAI/

SELESAI, PROSES, KEPUTUSAN, ARAH GIAT, PINDAH HALAMAN

JUDUL SESUAI DGN ISI KEGIATAN DAN PRODUK AKHIR, CONTOH:

 JUDUL “PENYUSUNAN RENSTRA” = PRODUK AKHIR “RENSTRA”
 JUDUL “PEMBERIAN IZIN” = ISI GIAT DIMULAI DARI PERMOHONAN
DIAJUKAN S.D. DITERIMANYA IZIN OLEH PEMOHON
SBG PEDOMAN DLM PELAKS TUGAS/TNGG JWB, DOK SOP
HARUS MEMILIKI KEKUATAN HUKUM YG DITETAPKAN DGN
PERATURAN/KEPUTUSAN PIMPINAN
9
 SOP DALAM BENTUK NARASI

NARASI

BAB I SISTEMATIKA SOP NARASI/DESKRIPSI

A. JUDUL SOP
B. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG DIBUATNYA SOP
2. MAKSUD DAN TUJUAN SOP
3. RUANG LINGKUP
4. PENGERTIAN
BAB II PROSES SOP
BAB III HASIL DAN REKOMENDASI SOP
BAB IV PENUTUP
10
 ISI DOKUMEN SOP

DOKUMEN
UNSUR DOKUMENTASI SOP UNSUR PROSEDUR
 logo & nama Satker
1 HALAMAN JUDUL 1
 Nomor SOP, BAGIAN IDENTITAS
 tgl pembuatan
Berisi Judul SOP, Satker, tahun  tgl revisi
pembuatan, informasi lain yg diperlukan  tgl efektif
 pengesahan pejabat Satker
2 PER/KEP PIMPINAN  judul SOP
 dasar hukum
Dokumen SOP sbg suatu pedoman
harus memiliki kekuatan hukum  keterkaitan
 Peringatan
3 DAFTAR ISI  Kualifikasi pelaksana
 peralatan/
Membantu mempercepat pencarian  perlengkapan
& perubahan pd bagian tertentu. 2
 No. Urut BAGIAN FLOWCHART
 Pencatatan & pendataan.
 Uraian Kegiatan
4 PENJELASAN SINGKAT  Pelaksana
 Simbol Flowchart
Membantu mempercepat pencarian  Mutu Baku (kelengkapan, waktu,
& perubahan pd bagian tertentu. output) 11
 LANGKAH PENYUSUNAN SOP

 IDENT PENANGGUNG JWB GIAT
 IDENT LANGKAH AWAL GIAT
 IDENT LANGKAH UTAMA GIAT
 IDENT LANGKAH AKHIR GIAT
 HALAMAN JUDUL/COVER
 PER/KEP PIMP/LMBR PENGESAHAN
 DAFTAR ISI
 PENJELASAN SINGKAT
PENGGUNAAN

2 4
IDENT IDENT MENYUSUN
PROSEDUR RUMUSKAN
JUDUL SOP KELENGKAPAN
SESUAI JUDUL FORMAT SOP
SESUAI TUSI DOKUMEN

1 3
 IDENT PELAKSANA
 IDENT TUGAS DAN FUNGSI  BUAT FLOWCHART
 IDENT GIAT  MENGISI MUTU BAKU & KET
 IDENT OUTPUT  MENGISI IDENTITAS SOP (NOMOR, TGL,
 MERUMUSKAN JUDUL PEJABAT YG MENSAHKAN, JUDUL SOP)
12
 BAGIAN IDENTITAS SOP

Diisi nomor prosedur tanggal SOP tanggal SOP direvisi

yg di-SOP kan sesuai selesai dibuat atau ditinjau ulang
Logo instansi Naskah Dinas

Nama instansi
Nomor SOP .................. tanggal berlakunya
Tgl Pembuatan .................. atau di ttd-nya SOP
Tgl Revisi ..................
Satuan kerja Nomenklatur Jab,
Ttd, Cap/stempel

Unit kerja ....................................... Tanggal Efektif .................. Judul SOP yg

mencerminkan isi
Giat/Prosedur
....................................... Disahkan Oleh .................................
PUU yg mendasari Kualifikasi pelaks
prosedur SOP
DASAR HUKUM
....................................... KUALIFIKASI PELAKSANANAMA dlm jalankan giat
PANGKAT
1. ....................... 1. .......................... /prosedur SOP
Judul SOP ..................
Keterkaitan giat KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
dgn SOP lain Instrumen yg
1. ................................ 1. ............................
diperlukan dlm
Menjelaskan menjalankan giat
kemungkinan yg PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
terjadi apabila Memuat hal yg perlu
....................................... ................................... didata/dicatat pjbt
prosedur dilak/
tidak dilaks tertentu dlm giat 13
 BAGIAN FLOWCHART

 Penulisan Giat menggunakan kata  pelaksana dipisahkan dr kegiatan

kerja aktif, diikuti dgn objek dan ket  Penulisan pelaksana tdk diurut scr
 Giat dimulai dr sisi kiri, tdk ada yg hierarki, tetapi berdasarkan sekuen/
dimulai dr tengah/kanan matrik alur kegiatan

PELAKSANA MUTU BAKU

No KEGIATAN Keleng Out Ket
.......... ............ .......... .......... Waktu
kapan put
1
2 Diisi dengan
simbol Flowchart

 Kolom kelengkapan diisi dgn bahan yg diperlukan dlm melaks

giat, a.l. Formulir, Lembar Disposisi, Data, Laporan, dll.
 Kolom waktu diisi dgn lama waktu yg diperlukan untuk
melaks giat, a.l. Menit, jam, hari, minggu, bulan.
 Kolom output diisi dgn hasil langsung giat a.l. Surat, laporan,
kumpulan data, draft laporan, konsep pedoman, dll.
14
 SIMBOL FLOWCHART DALAM SOP

NO SIMBOL ARTI KETERANGAN

MENDESKRIPSIKAN
1 TERMINATOR DIMULAI/BERAKHIRNYA KEGIATAN

MENDESKRIPSIKAN
2 PROCESS PROSES/KEGIATAN EKSESKUSI

MENDESKRIPSIKAN KEGIATAN
3 DECISION PENGAMBILAN KEPUTUSAN

MENDESKRIPSIKAN ARAH DARI

4 ARROW PROSES KEGIATAN

MENDESKRIPSIKAN HUBUNGAN
OFF-PAGE
5 CONNECTOR
ANTAR SIMBOL YG BERBEDA
HALAMAN
15
 CONTOH SOP PENANGANAN SURAT KELUAR

Nomor SOP 001/SOP/VI/2020/BIDKUM

Tgl Pembuatan 23 MARET 2016
Tgl Revisi 08 JUNI 2020

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA Tanggal Efektif 10 JUNI 2020

DAERAH SUMATERA SELATAN

BIDANG HUKUM Disahkan Oleh KEPALA BIDANG HUKUM

RENMIN ISMAIL, S.H., M.H.

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KOMISARIS BESAR POLISI NRP 70050472
1. PERKAP NOMOR 7 TAHUN 2017 TTG NASKAH DINAS DAN PENANGANAN SURAT KELUAR
TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN POLRI Judul1.SOP
MEMAHAMI
DITATA NASKAH DINAS
LINGKUNGAN BIDANGDIHUKUM
LINGKUNGAN POLRI
2. PERKAP NOMOR 14 TAHUN 2018 TTG SOTK SUSUNAN 2. MEMAHAMI TATA ADMINISTRASI DAN PERSURATAN
ORGANISASI DAN TATA KERJA POLDA
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP PENOMORAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN BIDKUM 1. BUKU AGENDA DAN KOMPUTER
2. SOP PENGARSIPAN DAN PENDOKUMENTASIAN 2. ATK
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
SURAT PERIHAL UNDANGAN RAPAT KEDINASAN DIAJUKAN KONSEP SURAT YG DIAJUKAN DICATAT SCR ELEKTRONIK
PALING LAMBAT 2 HARI SEBELUM HARI PELAKSANAAN DAN MANUAL

16
 CONTOH SOP PENANGANAN SURAT KELUAR

PELAKSANA MUTU BAKU

N
Kegiatan Staf Ksb Keleng Out Ket
o Kasubbid Kabidkum Waktu
Urmintu Renmin kapan put

Mengirimkan konsep surat keluar konsep

1 yg akan diparaf/dittd Kabidkum Mulai surat -
konsep surat
keluar
kpd Urmintu. keluar
Menerima dan meregister konsep Komputer konsep surat
2 surat keluar dan diserahkan kpd / Buku 5 Mnt yg sdh
Kaurtu. Register diregister
Menerima dan mempelajari konsep konsep surat yg
konsep surat, jika ada koreksi surat yg 10 Mnt sdh dikoreksi
3 dikembalikan kpd Kasubbid, jika Ya Kasubbid / paraf
setuju memparaf konsep surat Koreksi Tidak sdh
Kasubbag
diregister
dan diserahkan kpd Kabidkum. Renmin
Menerima dan mempelajari konsep
konsep surat yg sudah diparaf surat yg 15 Mnt konsep surat
sdh
4 Kasubbag Renmin, jika ada
Ya diparaf
yg sdh
koreksi dikembalikan kpd dikoreksi
Koreksi Kasubag
Kasubbid, jika setuju memberikan Kasubbid
paraf/ttd terhadap konsep surat. Tidak Renmin
Memberikan paraf/tandatangan konsep Surat keluar
5 atas konsep surat yang sudah surat yg sdh 5 Mnt yg sdh
dikoreksi/tidak ada koreksi dan dikoreksi diparaf/ttd
menyerahkan kepada Staf Urmintu. Kasubbid Kabid
Menerima berkas surat yg sdh Komputer Surat keluar
6 diparaf/ dittd Kabidkum dan Selesai / Buku
5 Mnt
yg sdh
ditindaklanjuti proses penomoran. Register diregister 17
TERIMA KASIH