Anda di halaman 1dari 16

Standar Operasional Prosedur

(SOP)
Pendahuluan
• Standard Operating Procedure kepanjangan dari SOP merupakan suatu
dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang akan dijalankan secara
kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan demi mendapatkan
hasil kerja yang efektif dan efisien.

• SOP ini wajib harus dimiliki oleh suatu perusahaan atau organisasi
sebagai panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian
yang ada.

• Sehingga dengan begitu adanya SOP ini dapat memudahkan dan


menertibkan pekerjaan yang akan dijalankan. Peran pentingnya SOP ini
membuat pelaku usaha/organisasi harus mengetahui terkait tujuan dan
fungsi dari SOP itu sendri.
Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)
• Menurut Sailendra, 2015:11
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan
operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

• Menurut Moekijat (2008)


Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan
pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

• Menurut Tjipto Atmoko (2011)


Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator
teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan.

• Insani, 2010
SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan
pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan
Tujuan dan Fungsi SOP
• Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan
perincian atau standar yang tetap mengenai
aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang
baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja
yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan
baru, penghematan biaya, memudahkan
pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang
baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam
perusahaan.
TUJUAN SPO
1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu
dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau
pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan
supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari
dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses
pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien
dan efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas
yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses
kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan
administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.
Untuk fungsi SOP adalah sebagai berikut
(Indah Puji, 2014:35):
o Memperlancar tugas petugas/pegawai atau
tim/unit kerja.
o Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
o Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya
dan mudah dilacak.
o Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama
disiplin dalam bekerja.
o Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan
rutin.
Manfaat SPO
• SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur
tetap (protap) adalah penetapan tertulis
mengenai apa yang harus dilakukan, kapan,
dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk
menghindari terjadinya variasi dalam proses
pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan
mengganggu kinerja organisasi (instansi
pemerintah) secara keseluruhan
SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-
PAN/11/2008):
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan
khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus
dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret
untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah
dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat
melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan
pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Prinsip-prinsip SOP
(Standard Operating Procedure)
1. Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa
penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan
dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis,
berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

2. Konsisten.
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun,
dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

3. Komitmen.
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran
organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.

4. Perbaikan berkelanjutan.
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan
untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
5. Mengikat.
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

6. Seluruh unsur memiliki peran penting.


Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang
distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya
dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang
akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

7. Terdokumentasi dengan baik.


Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan
dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap
mereka yang memerlukan.
Jenis Jenis SOP
(Standar Operating Procedure)

Jenis SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan


• SOP Teknis
SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari
kegiatan yang dilakukan satu orang aparatur atau pelaksana
dengan satu peran atau jabatan.

• SOP Administratif
SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat
umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh
lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih
dari satu peran atau jabatan.
Jenis SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
• SOP Mikro
SOP Mikro adalah bagian dari SOP (SOP makro) atau SOP
yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro
yang lebih besar cakupannya.

• SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang
mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP
makro merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang
membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.
• Jenis SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan
– SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya sudah menghasilkan produk utama yang
paling akhir atau final.

– SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya belum menghasilkan produk utama paling
akhir sehingga kegiatan ini masih mempunyai rangkaian
kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.
• Jenis SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
– SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan
muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari
kegiatan yang di SOP kan atau pun dari tahapan kegiatan
dan pelaksanaannya.

– SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan
muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari
kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan,
aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
Standar Prosedur Operasional (SPO) Bagian
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
• Standar Prosedur Operasional (SPO) Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dapat
dibuat sesuai dengan sistem rekam medis yang dilaksanakan. Rumah sakit yang menggunakan
sistem rekam medis elektronik dan manual mempunyai prosedur yang berbeda. Walaupun ada
perbedaan dalam sistem rekam medis, secara garis besar Standar Prosedur Operasional (SPO)
minimal yang dapat dibuat oleh Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah :

1. Pendaftaran pasien rawat jalan


2. Pendaftaran pasien Unit Gawat Darurat
3. Pendaftaran pasien rawat inap
4. Penamaan pasien
5. Penggantian nama pasien
6. Penataan dan penyusunan rekam medis
7. Klasifikasi Penyakit dan tindakan medis
8. Penjajaran rekam medis
9. Peminjaman rekam medis
10. Pengambilan rekam medis dari penjajaran
11. Menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam medis
12. Retensi rekam medis m. Merancang formulir rekam medis
• Pengisian identitas saat terjadi gangguan listrik
• Penggabungan nomor ganda
• Penempelan stiker warna
• Pelaksanaan Paktek Kerja Lapangan Mahasiswa
• Identifikasi Pasien Tanpa Nama
• Distribusi Rekam Medis
• Registrasi Surat Kematian Rumah Sakit
• Pembuatan Sensus Harian Rawat Inap
• Pengelolaan data statistik intern
• Pengolahan data statistik ekstern
• Persetujuan Tindakan Kedokteran
• Analisis Kuantitatif Rekam Medis
• Perlindungan Rekam Medis dari Kehilangan dan Kerusakan
• Laporan Registrasi HIV/AIDS
• Pengisian Surat Keterangan Penyebab Kematian
• Pemberian Informasi
• Permintaan Data untuk Pemohon Internal
• Permintaan Data untuk Pemohon Eksternal
• Menerima Pendaftaran Pelanggan Melalui Telepon
• Pemberian informasi kepada pelanggan tentang jadwal praktek dokter
• Pendaftaran pasien JKN rawat jalan
• Klasifikasi Penyakit dan tindakan pasien JKN rawat jalan
• Klasifikasi Penyakit dan tindakan pasien JKN rawat inap
• Pengisian kelengkapan rekam medis

Anda mungkin juga menyukai