Pertemuan 8

Menerapkan Penyusutan Arsip

A. Pengertian Penyusutan Arsip
Pelaksanaan aktivitas organsasi sehari hari tentu menghasilkan
rekaman-rekaman arsip yang semakin lama akan semakin menumpuk
jika tidak dilakukan dengan kegiatan penyusutan pada arsipnya.
Oleh karena itu, salah satu tugas dari petugas arsip adalah melakukan
kegiatan penyusutan arsip yaitu, kegiatan mengurangi arsip agar arsip-
arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Tingkat penambahan arsip yang setiap hari tersebut menimbulkan berbagai
permasalahan, yaitu sebagai berikut:
1. Tempat/ruang penyimpanan
Semakin banyak jumlah arsip semakin luas pula ruang simpan yang
dibutuhkan.
2. Sarana/peralatan kearsipan
Semakin banyak arsip yang di kelola, semakin banyak pula sarana/peralatan
yang dibutuhkan, baik sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan
3. Sumber daya manusia (tenaga kerja)
Tanpa tersedianya petugas kearsipan yang sebanding dengan jumlah arsip
yang harus dikelola, arsip tidak akan terlelola dengan baik.
4. Biaya pengelolaan
Banyak arsip yang dikelola otomatis akan membutuhkan biaya yang
besar
Pengertian penyusutan arsip berdasarkan UU Kerasipan No. 43 Tahun 2009 adalah pengurusan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengelola keunit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Sementara itu menurut PP No. 34 Tahun 1979 penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kerarsipan ke ANRI (arsip Nasional Indonesia) atau BAD
(Badan Arsip Daerah)
Menurut Drs. Jonner Hasugian, M.Si. , Penyusutan adalah suatu tindakn
yang diambil berekenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah
ditentutukan perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administrative.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip
merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dapat di lakukan dengan
cara memindahkan, memusnahkan dan meyerahkan arsip kepada pihak lain.
 B. Tujuan Penyusutan Arsip
Adapun tujuan diadakan penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
1. Efisiensi dan Efektifitas Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan akan menciptakan arsip baru. Setiap hari arsip
selalu bertambah. Jadi dapat dibayangkan tumpukan arsip kian hari kian menjulang.
Katakan saat ini hanya butuh tempat arsip 1, besok menjadi 2 lusa menjadi 3 dan
begitu seterusnya. Semakin banyak arsip yang disimpan semakin banyak tempat yang
dibutuhkan. Demikan pula dengan sumber daya manusia dan waktu yang dibutuhkan
untuk pengelolaan arsip. Banyaknya jumlah arsip juga akan mempertinggi resiko
kehilangan.
2. Menjamin terjadinya Informasi (Arsip) yang Bernilai Guna
Selain tidak enak dipandang, arsip yang tumpukannya terus bertambah juga dapat
menambah beban pekerjaan. Dengan adanya penyusutan , hanya arsip arsip yang bernilai
guna yang akan tersimpan. Sementara itu arsip-arsip yang tidak berguna dapat disusutkan.
3. Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Nasional
Dengan adanya penyusutan, system penyimpanan menjadi lebih efektif. Perawatan dan
pemeliharaan arsip juga lebih mudah, termasuk juga pengawasan arsip sehingga arsip
dapat lebih terjamin keamanannya Kerusakan dan kehilangan arsip juga dapat dicegah ,
apalagi jika arsip tersebut merupakan bahan pertanggungjawaban.