Pertemuan 9

C. Kegiatan Penyusutan Arsi

Kegiatan penyusutan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1. Pemindahan Arsip.
Apabila suatu kantor atau perusahaan mengelola kerasipannya berdasarkan atas
azaz kombinasai sentralisasi dan desentralisasi, arsip tersebut dikelolah dan
disimpan pada unit kerja masing-masing selama arsip itu masih aktif . Jika sudah
inaktif, arsip tersebut dikelola dan disimpan pada unit sentral arsip (pusat)
waktu pemindahan arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip.
 Berikut adalah gambar alur pemindahahan arsip dari unit kerja kepada unit sentral (kearsipan)

Arsip Aktif Arsip inaktif

Arsip di Unit Kerja Unit Sentral Arsip

Pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit kerja kepada
unit sentral arsip. Cara pemidahannya adalah sebagai berikut:
1) Petugas membuat Berita Acara pemindahan arsip dan dafar jenis arsip
yang akan diserahkan .
2) Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan
pihak yang menerima
2. Penyerahan Arsip
Jika sudah sampai pada waktunya, arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan.
Arsip inaktif yang tidak dimusnahkan hanya arsip yang mempunyai nilai
nasional. Arsip itu diserahkkan kepada Arsip Nasional untuk disimpan dan
dilestarikan selama lamanya sebagai hasil budaya bangsa. Arsip tesebut
disebut arsip statis.
Arsip statis adalah arsip yang masih mempuntai pertaggungjawaban nasional
tapi tidak digunakan lagi untuk peyelenggaraan admiistrasi sehari hari.
Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional ditetapkan dalam
PP No. 34 ahun 1979 tentang penyusutan arsip yang dapat dilihat dibawah ini:
a. Arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga Negara atau badan-badan
pemerintah ditingkat pusat harus diserahkkan ke Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip yang disimpan oleh badan-badan nasional daerah harus diserahkan
kepada Arsip Nasional Daerah (sekarang disebut Badan Kearsipan Daerah)
c. Penyerahan arsip sebagai dimaksud diatas dilakukan sekurang kurangnyasatu
kali dalam 10 tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara
Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang
diserahkan
3. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghapus keberadaan arsip
dari tempat penyimpanan atau tindakan penghacuran secara fisik
yang dlakukan secara total sehingga identitasnya hilang.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah dan dapat
juga dilakukan oleh unit kerasipan.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Pembakaran arsip
b. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
c. Penghancuran dengan menggunakan bahan kimia
Prosedur yang dilakukan dalam pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:
d. Seleksi arsip yang akan dimusnahkan
e. Buat Daftar Jenis Arsip yang akan dimusnahkan(Dafta Pertelaan)
f. Buat Berita Acara Pemusnahan
g. Laksanakan pemusnahan dengan dua orang saksi
Pemusnahan dilakukan oleh penanggung jawab kearsipan dengan dua orang saksi
dari pejabat hukum dan pemusnahan.
Para saksi tersebut akan menandatangani Berita Acara Pemusnahan dan Daftar
Pertelaan.
Dokumen pemusnahan arsip, diantaranya sebagai berikut:
a. Surat rekomendasi tim
b. Surat persetujuan Kepala ANRI
c. Surat keputusan Direktur Instansi Terkait
d. Berita Acara
e. Daftar arsip yang dimusnsanhakan