Pertemuan 10

D. Tekhnik Penyusutan Arsip

Dalam melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik sehingga

proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar. Adapun teknik penyusutan arsip
adaah sebagai berikut:
1. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal Retensi Arsip atau JRA memuat jenis arsip dan masa simpan dari
setiap jenis arsip tersebut. Dengan demikian , jika dalam JRA suatu arsip telah
mencapai ketentuan batas masa simpannya dan tidak diperlukan lagi, arsip
tersebut harus segera disusutkan.
2. Berdasarkan Nonjadwal Retensi Arsip
2. Berdasarkan Nonjadwal Retensi Arsip
Jika kegiatan penyusustan arsip tidak didasarkan pada JRA, langkah-langkah
yang dilakukan adalah sebagai berikt:
a. Pelaksanaan pembenahan arsip
Kondisi arsip yang menumpuk akan berakibat pada sulitnya menemukan
arsip saat dibutuhkan. Dengan demikian, deperlukan adanya kegiatan
pembenahan untuk merapikan kondisi arsip
b. Peilaian arsip
Setelah melakukan pembenahan arsip, langkah selanjutnya adalah melakukan
penilaian-penilaian terhadap arsip yang disimpan, dengan penggolongan
presentase pemakaian sebagi berikut:
1) Arsip vital, dengan persentase angka pemakaian 90% - 100 %
2) Arsip penting dengan persentase angka pemakaian 50% - 89 %
3) Arsip berguna, dengan presentase angka pemakaian 11% - 49%
4) Arsip tidak berguna, dengan persentase angka pemakaian 0% - 10%
c. Penyusunan daftar arsip
Berdasarkan hasil penilaian arsip, langkah berikutnya adalah penyusunan
daftar arsip yang akan disusutkan. Arsip disusutkan adalah arsip yang tidak
berguna, atau arsip yang presentase angka pemakaian hanya 0% 10 %
Penyusunan daafar ini akan membuat kegiatan penyusutan arsip lebieh efektif
dan efesien
d. Pelaksanaan penyusutan
Setelah menyusun daftar arsip yang akan disusutkan, selanjutnya dilakukan
penyusutuan arsip. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara,
yaitu secara:
1) Dipindahkan dari arsip aktif menjadi arsip inaktif
2) Diserahan kepada Lembaga Arsip Daerah atau Arsip Nasional
3) Dimusnahkan
e. Perencanaan pembenahan arsip
Untuk menghindari menumpuknya arsip atau arsip yang hilang diperlukan
perencanaan rutin dalam pembenahan arsip sehingga efektifitas dan efisiensi
dalam pengelolaan arsip dapat terwujud