SISTEM PERENCANAAN

SUMBER DAYA
PERUSAHAAN (2)
Anggota Kelompok 12 :

Muhammad Aziz Ghany (7211418101)

Ulya Maulida Khoirunnisa (7211418116)

Farhan Kurniawan (7211418203)

Memasukkan Data ke Dalam
Basis Data Gudang Data
Kesuksesan Gudang Data (data warehouse)
membutuhkan pemisahan pembuatan dan
pemeliharaan antara data warehouse dengan
basis data operasi. Berikut beberapa alasan
perlunya warehouse
Efisiensi Internal
Salah satu alasan untuk memisahkan gudang data di karena kan adanya kebutuhan struktural dan operasional
pemrosesan transaksi dengan sistem penggalian data secara fundamental berbeda, sehingga akan menjadi tidak
mungkin untuk menyatukan data operasional dengan arsip dalam basis data yang sama. Sistem pemrosesan
transaksi membutuhkan sebuah struktur data yang mendukung kinerja, sementara sistem penggalian data
membutuhkan data yang disusun dalam cara yang memungkinkan pemeriksaan luas serta deteksi atas berbagai tren
di dalamnya.

Integrasi Sistem Warisan

Terus adanya pengaruh dari sistem warisan adalah alasan lain mengapa gudang dapat perlu dijadikan operasi yang
independen. Banyak sekali aplikasi bisnis yang terus berjalan dalam lingkungan mainframe pada tahun 1970-an.
Berdasarkan perkiraan kasar, lebih dari 70% data bisnis dari perusahaan besar masih disimpan dalam lingkungan
mainframe. Struktur data oleh sistem ini sering kali tidak sesuai dengan arsitektur alat penggalian data modern
dikarenakan data transaksi yang disimpan dalam basis data navigasional dan sistem VSAM sering kali berakhir
dalam bentuk perpustakaan pita yang digunakan sangat besar dan yang tidak terakses dalam proses pengambilan
keputusan. Gudang data yang terpisah akan memberikan tempat untuk integrasi data dari sistem lama dan sistem
kontemporer ke dalam struktur yang sama dan yang mendukung analisis keseluruhan perusahaan.
Konsolidasi Data Global
Lalu, berkembangnya ekonomi global telah membawa perabahan fundamental dalam
struktur organisasi perusahaan dan telah banyak mengubah kebutuhan informasi
berbagai entitas bisnis. Para pengambil kepurusan dalamperusahaan global ditantang
oleh adanya berbagai kompleksitas bisnis yangunik. Contohnya, mereka akan harus
menilai profitabilitas berbagai produk yang dibuat dan dijual di beberapa negara
dengan mata uang vang tidak stabil. Tantangan semacam ini akan menambah
kompleksitas dalam penggalian data. Kesimpulannya ialah membuat gudang data
yang terpisah dari sistem operasional adalah hal yang mendasar dalam konsep
penggudangan data.
Keputusan Yang Didukung Oleh Gudang Data
Dengan membuat gudang data mejadi sefleksibel mungkin dan mudah untuk
digunakan maka gudang data akan makin dapat diakses oleh bnayak pengguna akhir.
Beberapa keputusan yang didukung oleh gudang data secara fundamental tidak berbeda
dari keputusan yang didukung oleh basis data tradisional.

Pembuatan otomatis informasi standar akan mengurangi aktifitas akses ke gudang data
dan akan meningkatkan efisiensinya dalam menangani beberapa berbagai kebutuhan.

Kemampuan menggali kebawah merupakan teknik analisis data yang berguna dan
dihubungkan dengan penggalian data. Analisis penggalian kebawah dimulai dengan
tampilan ringkas seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Beberapa Aplikasi Penggalian Data
Untuk Mendukung Keputusan
Mendukung Keputusan Mengenai Rantai Pasokan
Dari Gudang Data
Alasan utama untuk menggudangkan data adalah untuk mengoptimalkan kinerja
perusahaan. Banyak perusahaan yang merasa bahwa manfaat yang lebih strategis bisa
didapatkan dengan berbagai data secara eksternal. Potensi manfaat bagi perusahaan
yang menyediakan fasilitas ini dapat dilihat dalam bentuk rantai pasokan yang lebih
responsive dan efisien.

Dengan menggunakan aplikasi OLAP suatu perusahaan dapat berbagi gudang dengan
mitra dagangnya, dan akibatnya akan memperlakukan mitra dagang tersebut sebagai
divisi perusahaan terkait.
 RISIKO YANG
BERKAITAN DENGAN
IMPLEMENTASI ERP
 Akibat kebanyakan kegagalan dalam implementasi ERP, maka berbagai strategi
untuk mengimplementasikan sistem ERP agar dapat mewujudkan tujuan
didasarkan pada dua pendekatan umum yaitu:

Pendekatan Langsung Pendekatan

Serentak
Lebih ambisius dan berisiko daripada pendekatan
bertahap. Perusahaan yang melakukan pendekatan ini
berusaha untuk berganti operasi dari sistem lamanya
ke sistem baru dalam satu kali kegiatan yang akan
mengimplementasikan ERP di seluruh perusahaan
Bertahap
Pendekatan ini khususnya akan sesuai
untuk perusahaan yang terdiversifikasi
dengan unit-unit yang tidak memiliki
proses dan data yang sama. Dan
pendekatan ini dianggap lebih aman
daripada merombak total sistem lama
(pendekatan langsung serentak)
Tantangan Terhadap Perubahan
Dalam Budaya Perusahaan

Agar dapat berhasil, semua area fungsional

perusahaan harus dilibatkan dalam menentukan
budaya perusahaan dan dalam menentukan
kebutuhan sistem baru terkaitJika budaya
perusahaan sudah sedemikian rupa sehingga
perubahan tidak dapat ditoleransi atau tidak
diinginkan, maka implementasi ERP tidak akan
berhasil
 1. Memilih ERP Yang Salah

Tingkat Kesesuaian Isu Skalabilitas Sistem

Tidak ada satu pun sistem ERP yang dapat mengatasi Skalabilitas adalah kemampuan sistem untuk
semua masalah di semua perusahaanMenemukan berkembang dengan lancar dan secara
kesesuaian fungsionalitas yang baik akan membutuhkan ekonomis ketika kebutuhan pengguna
proses pemilihan peranti lunak yang menyerupai sebuah meningkatJika pihak manajemen suatu
corong yang dimulai dengan bagian yang umum perusahaan memperkirakan volume bisnis akan
kemudian secara sistematis semakin terfokus.Jika meningkat banyak selama masa hidup sistem
proses bisnis benar-benar unik, sistem ERP harus ERP terkait, maka mereka memiliki
dimodifikasi untuk mengakomodasi peranti lunak jadi permasalahan skalabilitas yang harus
yang dapat ditambahkan yang khusus untuk industri ditanganiAda 4 dimensi skalabilitas yang
tersebut atau agar dapat bekerja dengan sistem lama penting diperhatikan, yaitu ukuran, kecepatan,
yang dikembangkan secara khusus beban kerja, dan biaya transaksi
 2. Memilih Konsultan yang Salah

Hampir semua implementasi ERP Sebelum mengontrak konsultan luar, pihak manajemen
harus melakukan berbagai tahap berikut :
melibatkan konsultan luar, yang - Mewawancarai staf yang diajukan untuk proyek terkait
mengkoordinasikan proyek tersebut, dan membuat draf perincian kontrak
membantu perusahaan - Membuat secara tertulis bagaimana perubahan staf akan
ditangani
mengidentifikasi berbagai - Melakukan pemeriksaan referensi pada staf yang
kebutuhannya, mengembangkan diajukan
berbagai spesifikasi kebutuhan untuk - Menyelaraskan kepentingan para konsultan dengan
kepentingan perusahaan
ERP, memiliki paket ERP, meiliki - Menetapkan tanggal pemberhentian yang jelas untuk
paket ERP, dan mengelola konsultan agar dapat menghindari kesepakatan konsultasi
perpindahannya. yang tanpa akhir
 3. Biaya Tinggi dan Pembengkakan Biaya

Beberapa masalah yang umumnya Karena ERP sangat mahal untuk

dialami: diimplementasikan, banyak manajer yang
• Pelatihan. Biaya pelatihan yang lebih
sering merasa terganggu dengan
tinggi
• Pengujian dan integrasi sistem. sedikitnya penghematan biaya nyata yang
Integrasi dan pengujian dilakukan dapat mereka wujudkan dalam jangka
berdasarkan kasus per kasus; jadi, pendek. Bahkan banyak sekali kritik
biayanya sulit diprediksi mengenai keberhasilan ERP dikaitkan
• Konversi basis data. Dalam kondisi dengan apakah sistem tersebut
yang ideal sekalipun, akan dibutuhkan memberikan manfaat yang melebihi
banyak sekali pengujian dan biayanya
rekonsiliasi manual
4. GANGGUAN PADA OPERASI
PERUSAHAAN

Sistem ERP dapat menghancurkan

perusahaan yang menginstalnya. Secara
operasional, ketika bisnis dimulai di bawah
system ERP, segala sesuatu akan tampak dan
bekerja dalam cara yang berbeda dari cara
sebelumnya dengan sistem lama.
 IMPLIKASI ATAS
PENGENDALIAN INTERNAL DAN
AUDIT
5. OTORISASI TRANSAKSI

Manfaat utama sistem ERP adalah integrasi erat arsitektur

modulnya. Akan tetapi, struktur ini juga memiliki potensi masalah
untuk otorisasi transaksi. Karena orientasinya yang real-time, ERP
lebih tergantung pada pengendalian terprogram daripada intervensi
manusia, yang dulunya dilakukan dalam sistem lama. Tantangan
bagi auditor dalam memverifikasi otorisasi transaksi adalah
mendapatkan pengetahuan terperinci mengenai konfigurasi sistem
ERP terkait, serta pemahaman menyeluruh atas berbagai proses
bisnis dan arus informasi antar berbagai komponen sistem.
 6. PEMISAHAN TUGAS

Untuk membantu mengatasi masalah pemisahan tugas, SAP, sebuah

sistem ERP terkemuka, menggunakan teknik konfigurasi yang disebut
peran pengguna (user role). Setiap peran (role) akan dihubungkan
dengan sebuah rangkaian aktivitas tertentu yang ditugaskan pada
seorang pengguna sah sistem ERP terkait. SAP saat ini menyediakan
lebih dari 150 user role yang siap pakai, yang akan membatasi akses
seorang pengguna ke hanya beberapa fungsi dan data terkait tertentu
saja. Administrator sistem akan memberikan berbagai peran ke
berbagai pengguna ketika sistem dikonfigurasikan. Auditor harus
memastikan bahwa berbagai peran diberikan dalam cara yang sesuai
dengan tanggung jawab pekerjaan berdasarkan “hal yang perlu
diketahui”.
 7. PENGAWASAN

Sering kali, setelah ERP dioperasikan, hanya tim implementasi yang memahami
bagaimana ERP tersebut bekerja. Karena peran tradisional mereka akan diubah, para
supervisor akan harus memperoleh pemahaman yang luas secara teknis dan
operasional akan sistem baru tersebut. Biasanya, ketika perusahaan
mengimplementasikan ERP, banyak tanggung jawab pengambilan keputusan
diserahkan ke tingkat pabrik. Filosofi pemberdayaan karyawan dalam ERP
seharusnya tidak meniadakan pengawasan sebagai pengendalian internal. Sebaliknya,
filosofi ini harus memberikan manfaat efisiensi yang substansial.
 8. RECORD AKUNTANSI

Sistem ERP memiliki kemampuan untuk memperlancar keseluruhan proses pelaporan keuangan.
Data OLTP dapat diolah dengan cepat untuk menghasilkan entri buku besar, ringkasan piutang dan
utang usaha, serta konsolidasi keuangan untuk para pengguna internal dan eksternal. Pengendalian
batch tradisional dan jejak audit tidak lagi dibutuhkan dalam banyak situasi. Risiko ini dapat
ditiadakan melalui perbaikan akurasi entri data dengan penggunaan nilai default, pemeriksaan
silang, dan tampilan data khusus pengguna.

Di luar teknologi ERP, beberapa risiko mengenai akurasi record akuntansi masih akan ada. Karena
hubungan yang dekat dengan para pelanggan dan pemasok, beberapa perusahaan menanggung
risiko bahwa data yang rusak atau tidak akurat masuk dari berbagai sumber eksternal ini serta
merusak basis data akuntansi dan banyak perusahaan memiliki kebutuhan untuk mengimpor data
dari sistem lama ke dalam sistem ERP. Data ini mungkin mengandung banyak masalah seperti
duplikasi record, nilai yang tidak akurat, atau field yang tidak lengkap. Program penggosok
(scrubber) khusus digunakan sebagai antarmuka antara sistem ERP dengan sistem pengekspor
untuk mengurangi berbagai risiko ini dan untuk memastikan bahwa data yang paling akurat dan
paling terkini saja yang diterima.
 9. PENGENDALIAN AKSES
Beberapa praktisi keamanan berargumentasi bahwa sistem
komputer harus dibatasi sesuai dengan pekerjaan pengguna
tertentu. Lainnya berargumentasi bahwa semua orang harus memiliki
akses ke semua informasi perusahaan. Resolusi yang paling masuk
akan untuk dua pendapat yang saling bertentangan ini adalah
membebankan batasan keamanan pada data berdasarkan penilaian
risiko. Administrator sistem harus mengendalikan dengan ketat data
yang lebih sensitif dan berisiko dalam perusahaan.
 Akses ke Gudang Data

Perusahaan harus membentuk berbagai prosedur untuk mengawasi otorisasi

setiap orang di lokasi pelanggan dan pemasok yang akan diberikan akses ke
gudang datanya. Hak akses haruslah dispesifikasikan untuk tiap pengguna luar
dan dikendalikan melalui kata sandi. Tampilan pengguna harus dibuat untuk
membatasi akses pihak luar hanya ke data yang diperbolehkan saja. Sesi
internet harus dikelola melalui firewall dan menggunakan enkripsi serta tanda
tangan digital untuk mempertahankan kerahasiaan. Firewall membantu
mengamankan data dari pengguna internal dan eksternal yang tidak sah.
 Rencana Kontinjensi

Rencana kontinjensi perlu dikembangkan sebelum perpindahan ke sistem ERP baru.

Perusahaan yang tersentralisasi dengan unit-unit bisnis yang sangat terintegrasi mungkin saja
membutuhkan sebuah sistem ERP global yang diakses melalui Internet atau saluran privat
dari mana saja untuk mengonsolidasikan data dari berbagai sistem anak cabangnya.
Kegagalan server dalam model ini akan membuat seluruh perusahaan tidak dapat memproses
berbagai transaksi. Untuk mengendalikan hal ini, dua server yang saling terhubung dapat
dikoneksikan dalam model pembuatan cadangan yang redundan. Semua pemrosesan produksi
dilakukan dalam satu server. Jika server itu gagal, pemrosesan secara otomatis akan ditransfer
ke server lainnya. Pemrosesan dapat didistribusikan kembali jika salah satu atau lebih server
dalam kelompok tersebut gagal.
Perusahaan yang unit-unit organisasionalnya otonom dan tidak berbagi pelanggan, pemasok,
atau lini produk yang sama, sering kali akan memilih untuk menginstal server tingkat
regional. Pendekatan ini memungkinkan pemrosesan secara independen dan membagi risiko
yang berkaitan dengan kegagalan sistem.
 Verifikasi Independen

Karena sistem ERP menggunakan OLIP, pengendalian verifikasi independen

tradisional seperti rekonsiliasi jumlah pengendali batch akan tidak ada artinya.
Begitu pula dengan rekayasa ulang proses untuk meningkatkan efisiensi juga akan
mengubah sifat dari verifikasi independen. Contohnya, penyesuaian tiga arah
tradisional dalam pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur tidak akan ada
fungsinya dalam suatu lingkungan EDI di mana pemeriksaan pemasok akan dilewati
saja ketika pesanan dimasukkan. Fokus dari verifikasi independen harus diarahkan
ulang dari tingkat transaksi ke tingkat yang melihat pada kinerja keseluruhan.
 10. MENGAUDIT GUDANG
DATA
Sebagai bagian dari audit sistem informasi auditor mendesain suatu prosedur
untuk mengumpulkan bukti yang berhubungan dengan berbagai penilaian
pihak manajemen yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan.
Sebagai bagian dari prosedur ini, auditor sering kali melakukan kajian
analitis (analytical review) pada berbagai saldo akun untuk mengidentifikasi
berbagai hubungan antara akun dan risiko yang tidak tampak jika hal
tersebut tidak dilakukan. Banyaknya jumlah data yang terdapat dalam
gudang data adalah sumber daya yang sempurna untuk melakukan analisis
time-series dan rasio. Contohnya, auditor dapat membandingkan penjualan
yang dilaporkan untuk kuartal terkait dengan penjualan untuk periode yang
sama di tahun sebelumnya. Analisis rasio dapat digunakan untuk
membandingkan penjualan total dengan harga pokok penjualan dengan
piutang usaha, dan cadangan untuk piutang ragu-ragu dengan piutang usaha.
Lanjutan…

Walaupun gudang data perusahaan adalah sumber daya

yang sempurna untuk melakukan kajian analitis, auditor
perlu memahami berbagai prosedur yang dulu digunakan
untuk mengisi gudang data tersebut. Pembersihan data
adalah tahap penting dalam pemeliharaan suatu gudang
data. Agar dapat berguna sebagai alat OLAP, gudang data
harus bebas dari kontaminasi. Data yang salah yang
merupakan hal biasa dalam basis data operasional harus
diidentifikasi dan diperbaiki dalam proses pembersihan
sebelum data tersebut masuk ke dalam gudang data.
THANK YOU!