ADMINISTRASI PROYEK

OLEH
KELOMPOK 2
Lalu Junaedi
Awaludin

Universitas Mahasaraswati Mataram

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 1

 PENDAHULUAN
• Administrasi proyek merupakan suatu sistem instruksi laporan- evaluasi -
koreksi secara terus menerus dari suatu proyek
• Sistem administrasi ini harus memungkinkan seseorang manajer untuk
selalu mengikuti jalannya pekerjaan yang dilakukan oleh satuan bawah an
(monitor), dan atau dengan pekerjaan lain.
• Administrasi proyek digunakan sebagai suatu sistem umpan balik (feed
back) data dari eselon bawahan ke eselon atasannya.
• Untuk dapat memudahkan pengelolaan informasi yang ada di proyek,
harus direncanakan sistem dasar seperti siapa yang membutuhkan, siapa
yang merancang formnya dan apa yang diperlukan/ dibuthkan untuk
diketahui. Sehingga perlu dilakukan pengelompokan data sesuai dengan
tingkat kepentingan dan penggunaannya.

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 2

 PENGELOMPOKAN DATA-FILE
• Tentang tenaga kerja :
– Pegawai baru
– Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja
– Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja
– Surat-surat peringatan kepada pekerja
– Surat-surat pemutusan hubungan kerja
– Daftar alokasi tenaga kerja
– Laporan kecelakaan
– Surat-surat permohonan cuti pegawai
• Tentang Instalasi lapangan :
– Surat permohonan untuk instalasi
– Surat permohonan untuk transport
– Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri
– Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa
– Catatan pemindahan peralatan
– Kerusakan dan cacat dari peralatan
Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 3
 Pengelompokan..... lanjutan1
• Tentang material :
– Pengendalian material
– Kemajuan material
– Penaksiran material di lapangan
– Pemindahan material
– Pengembalian material ke supplier
• Tentang aspek kontrak :
– Ketetapan dari instruksi lapangan
– Catatan kerja extra sub kontraktor
– Lembar kerja harian
• Produksi :
– Laporan produksi mingguan
– Catatan harian lapangan
– Senggang waktu produksi kritis/ berbahaya
Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 4
 Komponen sistem kontrol yang perlu
diperhatikan
• Mudah dimengerti oleh yang mempergunakan
• Harus ada hubungannya dengan organisasi proyek
• Harus memperhitungkan penyimpangan yang akan terjadi
• Harus efektif dan fleksible
• Harus ekonomis
• Dapat membedakan sifat tindakan korektif
• Dikembangkan dari partisipasi pimpinan eselon organisasi

SIKLUS KEGIATAN ADMINISTRASI

PERENCANAAN
RUTIN & KOREKSI
EVALUASI INSTRUKSI

LAPORAN
Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 5
 PENGENDALIAN BIAYA
(COST CONTROL)
• Salah satu tujuan manajemen adalah mencapai sasaran pekerjaan /usaha
masih dalam batas anggaran yang direncanakan.
• Memelihara kemajuan pekerjaan/ progres sesuai dengan jadwal pada
hakekatnya bertujuan untuk mengendalikan biaya.
• Efisiensi kerja yang stabil sangat besar pengaruhnya terhadap anggaran yang
disediakan dan mutu yang direncanakan.
• Agar pengendalian biaya dapat dilaksanakan, maka diperlukan administra si
proyek.
• Administrasi proyek yang bertujuan pengendalian biaya antara lain meliputi :
– Proyek audit
– Laporan periodik dari biaya nyata dengan biaya yang direncanakan
– Mengikuti perkembangan pelaksanaan dari tindakan koreksi
– Memperlancar penyaluran anggaran yang diperlukan
– Membuat program kerja keseluruhan proyek untuk efisiensi dan
penghematan
• Pertanggung jawaban bagian administrasi untuk tujuan pengendalian
biaya adalah laporan keuangan

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 6

 SISTEM PENGENDALIAN
(SYSTEM CONTROL)
• Ada dua sistem pengendalian dalam administrasi yang tidak dapat dipisah
kan, yaitu :
– Pengendalian anggaran (Budgetary control)
– Pengendalian pelaksanaan program
• Pada umumnya pengendalian diartikan sebagai pengawasan saja, tetapi
seharusnya meliputi kegiatan yang lebih dari itu yang berkaitan dengan
manajemen. Sehingga ada istilah “administrasi” untuk manajer yang tidak
melakukan tugas kepemimpinan langsung atas terselenggaranya usaha
untuk mencapai sasaran kegiatan.
• Untuk menghasilkan sistem pengendalian yang baik, perlu ditetapkan
terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut :
– standart
– panjangnya periode laporan
– evaluasi laporan-laporan

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 7

 Standart
• Standar adalah kriteria yang dipergunakan untuk menilai hasil-hasil yang
dicapai pada masa lalu atau masa sekarang seperti prosedur, kebijaksanaan
unjuk kerja, dan lain-lain.
• Proses penentuan standar dapat dilihat pada siklus sebagai berikut:

TETAPKAN
STANDART
PERHATIKAN
KOREKSI PELAKSANAAN

BANDINGKAN
NYATA & RENC.
• Adapun parameter standar adalah : biaya, mutu, dan waktu
• Standar ditetapkan untuk : harga satuan produksi, anggaran, pengembalian
modal investasi, standar fisik, rata-rata kemajuan kerja, dll.
Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 8
 Panjangnya Periode Pelaporan
• Laporan pelaksanaan oleh unit kerja adalah sarana untuk usaha pengendali
an pelaksanaan yang sedang dijalankan.
• Panjangnya periode laporan sangat tergantung dari : kesempatan yang
tersedia untuk pemeriksaan dan tingkat kepentingan dari masing-masing
bagian.

Jarang Manajer
Puncak Ringkasan

Manajer
Posisi struktural Pengendali

Pelaksana Detail
Sering

• Dari bagan di atas maka bentuk laporan dapat berupa laporan harian, laporan
mingguan, laporan bulanan , atau laporan triwulan, semester, dan tahunan.

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 9

 Evaluasi laporan
• Tujuannya untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi,
terutama yang merugikan pelaksanaan.
• Ada dua sarana untuk mengukur penilaian laporan, yaitu anggaran dan
program kerja yang harus sesuai dengan siklus administrasi.
• Laporan kemajuan pekerjaan berisikan tentan kemajuan fisik pelaksanaan
dan pemakaian anggaran biaya, dan laporan ini dibuat dari unit yang ter
bawah sampai unit yang teratas (laporan harian, mingguan, dan bulanan).
• Laporan yang dibuat manajer lapangan (site manager) kepada pimpinan
proyek (Project Manager) harus sudah memuat data-data yang diperlukan
untuk usaha manajerial yang dikatagorikan kedalam pegendalian program
kerja dan anggaran.
• Pegendalian program kerja dan anggaran adalah cara mengendalikan
proyek agar sesuai dengan perencanaan yang dibantu dengan alat
pengendali proyek seperti bar chart, kurva S, CPM, dll.
• Dengan menganalisa program kerja maka pihak manajemen dapat me
-ngetahui kondisi proyek yang sebenarnya dan tindakan korektif apa yang
dapat dilakukan.

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 10

 Sistem dan Prosedur Operasional
Laporan Harian

SISTEM DAN PROSEDUR OPERASIONAL

PROYEK :
LOKASI :
INSTANSI PEMBERI PENG. TEKNIK KONSULTAN KONSULTAN KONTRAKTOR PIHAK
NO. PROSEDUR TUGAS ADM. KEUA PERENCANA PENGAWAS PELAKSANA LAIN

1 PELAPORAN
1.1 LAPORAN HARIAN (LH) INFORMASI
1.2 LAPORAN MINGGUAN (LM)

LH/ LM LH/ LM

SETUJU
LH/ LM

LH/ LM
LH/LM 1
2

LH/LM 3 LH/LM 4

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 11

 SISTEM DAN PROSEDUR OPERASIONAL
PROYEK :
LOKASI :
INSTANSI PEMBERI PENG. TEKNIK KONSULTAN KONSULTAN KONTRAKTOR PIHAK
NO. PROSEDUR TUGAS ADM. KEUA PERENCANA PENGAWAS PELAKSANA LAIN

1.5 LAPORAN BULANAN (LB)

LH/LM
LAPORAN HARIAN (LH)
LAPORAN MINGGUAN (LM) LPM
LAPORAN PRODUKTIVITAAS
MINGGUAN (LPM)
LAPORAN KEMAJUAN
PEKERJAAN (LKP) LKP

EVALUASI

LB LH/ LM
1

LB 2

LB 3
4

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 12

 Contoh Form Laporan Harian
Halama : dari
Form :
DEVISI : PELAKSANA Tanggal :
Perihal : LAPORAN HARIAN Mulai jam :
Seksi : ............................. Selesai jam :
Kontraktor : ......................... Jam kerja ef:
Nomer :
No. Pay Item Jenis Kegiatan /Material Sat Volume Lokasi

NO. JENIS PERALATAN JUMLAH NO. TENAGA KERJA JUMLAH

LAPORAN CUACA :

Catatan (kalau perlu pakai kertas ekstra)

Kontraktor : .................................................. Chief inspektor : ................................... Devisi Pelaksana : .........................

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 13

 Kontrol Mutu dan Inspeksi
• Kontrol mutu dilakukan oleh pihak pemberi tugas atau oleh kontraktor
sendiri dengan dimaksudkan untuk menjaga kualitas pekerjaan agar sesuai
dengan perencanaan (spesifikasi), menghindari pekerjaan dan pengeluaran
uang yang mubazir.
• Inspeksi bertujuan untuk membuktikan kebenaran dari laporan yang telah
disampaikan oleh unit yang di bawah (pelaksana/ site manajer) dan untuk
mencegah terjadinya kesalahan pelaksanaan yang disebabkan karena tidak
dimengertinya instruksi manajer atau sebab-sebab lain.
• Inspeksi merupakan wewenang dari pimpinan proyek dan biasanya dalam
inspeksi selalu didampingi oleh project engineer dan kepala bagian
operasi
• Inspeksi tidak dapat disamakan dengan kunjungan pimpinan proyek ke
satuan-satuan bawahannya (staff visit), dimana staff visit adalah kunjung
an yang bersifat menjenguk untuk mengetahui dari dekat keadaan unit-
unit yang ada di bawahnya.

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 14

 Pengadaan Material
• Material merupakan salah satu bagian terbesar dari proyek pembangunan
yang dapat mencapai sepertiga dari total biaya proyek, sehingga pada
tempatnya bila masalah pengadaan material mendapat perhatian dari
penyelenggaraan proyek.
• Kegiatan yang ada dalam pengadaan material meliputi:
– pembelian
– pemeriksaan
– ekspedisi
– pengepakan /pembungkusan
– pengakutan
– penerimaan
– dan penyimpanan material di lokasi
• Sehingga lingkup kegiatan pengadaan material adalah sebagai berikut:
– Mendapatkan material yang bernilai paling baik dalam arti harga yang
rendah, memenuhi persyaratan teknis dan mutu
– Menyerahkan material dilokasi dalam jadwal dan kondisi yang sesuai
dengan ketentuan, kemudian mengurus kelebihan yang mungkin ada.

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 15

 lanjutan ........ 1
• Dalam hubungannya dengan proyek, macam material dan jasa dapat
dikelompokan menjadi :
– Material yang dirancang oleh rekanan atau kontraktor utama dan di
buat dipabrik seperti beton precast, dll
– Material curah seperti semen, pasir, kerikil, dll
– Jasa yang diberikan oleh sub kontraktor.
• Proses pengadaan material meliputi langkah-langkah sbb:
– Menyiapkan surat permintaan keperluan material (Material
Requirement /RM) yang didalamnya terdapat penjelasan tentang
kualitas, kuantitas dan jadwal yang dikehendaki.
– Mencari rekanan atau pabrik yang mempu menyediakan material yang
dimaksud
– Mengadakan lelang
– Melakukan pemeriksaan
– Melakukan pemantauan dan pengawasan agar penyerahan material
dan trasportasinya sesuai jadwal
– Mengurus kelebihan material

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 16

 A purchasing procedure
Pre-construction & Construction Period
PRETENDER
Enquiry Selection Supply Settlement

Estimator ESTIMATE

Check with
Accounts Copy order delivery note
dept. & order

Authorise
payment

Construction Prepare Check with

Copy order delivery
Contracts Programe for delivery
note order
dept & site delivery & note ord.

Buying Enquiry Material Enquiry Comparason

dept. Schedule of quatation
Order Progress
& Control

Suppliers Quatation Comparason

Ackn. Advice
of quatation Delivery Invoice PAID
Order note

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 17

 A Procedure for receiving material on site

Jul 2, 2021 Manajemen Proyek 4 - BAB 3 A13 - 18