ADMINISTRASI

UMUM
KELAS X OTKP
TAHUN PELAJARAN 2020-2021

Putri fan Agnes

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Dalam arti sempit , administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi
secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta
memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama laun
atau dengan kata lain di sebut Tata Usaha.

Dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang di lakukan oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah di tentukan dalam struktur organisasi
dengan mendayagunakan sumber daya yang ada unuk memcapai tujuan secara efektif
dan efisien.
 PENGERTIAN KANTOR

1. kantor dalam arti statis yang menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas
perlengkapannya status diam tetap tidak bergerak

2. kantor dalam arti dinamis menunjukkan kegiatan dilaksanakan dalam

suatu tempat dinamis berarti gerak dan senantiasa berubah.

secara singkat kantor dapat didefinisikan secara dinamis yaitu ke arah aktivitas kerja yang dilakukan oleh
sekelompok orang guna mencapai tujuan tertentu akan tetapi juga secara statis yaitu berupa sebuah tempat bisa
berbentuk ruangan gedung atau alamat.
dalam praktiknya kantor merupakan unit organisasi yang berbeda di bawah kepemimpinan seorang
pimpinan memiliki beberapa sebutan seperti bagian tata usaha biro administrasi umum departemen pelayanan
perkantoran sekretariat atau kantor tata usaha .
 PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran secara Umum adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan
pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang
bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu

Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi
menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi.

Dari uraian di atas kita bisa menyimpulkan administrasi

perkantoran ialah ilmu yang ditunjukkan guna merencanakan
mengarahkan mengorganisasikan dan mengerakkan sumber
daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
 Unsur-unsur Administrasi
Fungsi kantor diantaranya
unsur- unsur yang biasa di gunakan
• Menerima Informasi ada 8 diantaranya :
• Merekam Informasi
• Mengatur Informasi  Organisasi.
• Memberi Informasi  Manajemen
Tujuan Administrasi Perkantoran
• Melindungi Aset/ Harta  Komunikasi, 
 Personalia/kepegawaian, 
 Keuangan
secara terperinci, tujuan dari administrasi perkantoran adalah sebagai berikut :  Perbekalan, 
1. untuk mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien.  Humas( Hubungan Masyarakat 
2. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar
3. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara efektif dan
efisien. Unsur – Unsur yang Mutlak ada 3 :
4. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan. 1. Sekelompok orang
5.Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai
kantor. 2. kerjasama
6.adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien. 3. tujuan tertentu
 RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
PERKANTORAN
MANAJEMEN KEGIATAN
KANTOR
a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan
kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Pengorganisasian Perkantoran
b) (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi melakukan pekerjaan.
c) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta
untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
d) Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa
sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai.
 MANAJEMEN MENURUT FASILITASNYA / SARANA PRASARANA

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha
atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
b. Gedung 
c. Peralatan Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut:
 Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu,
maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
 Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.
e. Mesin-Mesin Kantor Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai
dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior. Contoh mesin mesin kantor yaitu : mesin tik ,mesin
jumlah, mesin hitung ,mesin penomor, mesin dikte, mesin penjilid dan lain-lain
f. Pesawat kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan luar kantor dan pesawat mempunyai peranan yang sangat penting
untuk kelancaran komunikasi dan penyampaian informasi adapun jenis atau macam dari pesawat komunikasi yaitu :
intercom, telepon Komang switchboard, telepon autolering machine, ditelepon, teleks,faximile.
KARAKTERISTIK PEKERJAAN KANTOR

a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor
umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada
unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi ,Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat
dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang
berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam
kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan
mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa
kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
 PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR

pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi
keterangan yang berguna pekerjaan kantor merupakan pekerjaan yang bertalian dengan warkat-warkat dan
bahan keterangan atau informasi meskipun pekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat tetapi
juga ada tugas-tugas lain yang termasuk dalam istilah pekerjaan kantor.

Adapun fungsi pekerjaan kantor secara umum yaitu :

1. Melayani pekerjaan operatif
2. Membantu pimpinan organisasi untuk bertindak atau
memutuskan sesuatu
3. Melancarkan pengembangan organisasi
 Jenis Jenis Pekerjaan Kantor

a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala
informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk
yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang dilakukan untuk memperbanyak suatu warkat, seperti surat
undangan blanko dan sebagainya dengan berbagai cara dan alat sejumlah yang diperlukan.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya
terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
f. melakukan komunikasi yaitu melakukan hubungan komunikasi yang dijalankan oleh setiap pekerjaan
kantor baik dengan pihak lain diluar organisasi maupun di dalam organisasi itu sendiri tujuannya
dalam rangka memberikan pengertian dan memperoleh dukungan dari pihak lain demi tercapainya
tujuan organisasi.
g. menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. sebagaimana diketahui
bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya pasti terlibat dengan keluar sebab setiap
kegiatan pasti membutuhkan biaya-biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah
pembukuan uang dikeluarkan disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau
penerimaan.
ORGANISASI PERKANTORAN

Pengertian organisasi kantor yaitu suatu tempat, di mana diadakannya suatu kegiatan yang
teratur atau adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab. Dari sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
 PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR DIANTARANYA ADA 5
DIANTARANYA :

Prinsip-prinsip organisasi kantor diantaranya ada 5 diantaranya :

1. tujuan yang jelas dan sederhana,
2. pembagian tugas yang sangat jelas yaitu harus tegas dan jelas dalam pembagian tugas setiap anggota
berorganisasi, agar dapat mengetahui bagaimanakah berperan sebagai anggota organisasi dan apa yang
diharapkan organisasi dari anggotanya.
3. pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yaitu garis wewenang dan tanggung jawab harus pasti nyata dan
dapat dibatasi karena jika tidak akan menimbulkan keraguan dan mungkin akan melampaui batas
wewenangnya.
4. kesatuan komando yaitu adanya kesatuan perintah dalam petugas organisasi dengan tujuan yang satuan
komando dapat diharapkan pekerjaan yang dilakukan akan sesuai dengan kemampuan konsentrasi akan lebih
terarah, tidak simpang siur dan semua ini akan berarti pemberian tugas dan tanggung jawab yang seimbang.
5. jenjang pengawasan yaitu keseluruhan daripada aktivitas-aktivitas kantor yang tindakan untuk menjamin atau
membuat agar semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berlangsung berhasil sesuai dengan apa yang telah
direncanakan, serta disertai dengan perbaikan perbaikan jika terjadi kesalahan kesalahan dan penyimpangan
penyimpangan dalam organisasi tersebut.
 Bagan / Struktur Organisasi

Bagan organisasi merupakan sebagai sarana untuk menampakan dan menginformasikan keadaan formil suatu
organisasi tujuannya agar orang dapat mengetahui masing-masing di mana posisi mereka berada dan bagaimana tata
hubungan mereka masing-masing.
Bagan struktur organisasi menunjukkan lambang yang bertujuan memperlihatkan struktur dari pada organisasi
dalam bagian ini tanpa unit-unit atau kelompok-kelompok yang telah dibentuk dan bagaimana tata hubungan staf dan
fungsional nya di antara staf yang satu dengan staf lainnya.
Contoh Bagan/ Struktur
Organisasi
 MANAJEMEN

secara umum, manajemen merupakan sebuah ilmu atau seni yang digunakan untuk
mengorganisasi, merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi usaha-usaha yang
dilakukan oleh anggota organisasi untuk mencapai sebuah tujuan organisasi dengan
cara bersama-sama dan sumber daya daya yang dimiliki organisasi.

Kata manajemen berasal dari bahasa inggris "manage" yang berarti mengurus ,mengelola , mengendalikan ,
mengusahakan , atau memimpin . Sedangkan jika diartikan secara etimologi manajemen dapat diartikan
sebagai seni melaksanakan dan mengatur. Dalam hal ini perlu mengatakan manajemen sebagai seni dalam
mengatur dan mengelola sebagai landasan untuk lebih memahami ilmu manajemen berikut ini merupakan
beberapa pendapat para ahli mengemukakan definisi manajemen.
fungsi manajemen menurutnya. Berikut ini adalah fungsi manajemen menurut Terry:

•Perencanaan (planning),
•Pengorganisasian (organization)
•penggerakan (actuating)
• Pengawasan (controlling)

Hakikat dari fungsi manajemen dari tadi adalah apakah yang direncanakan, itu yang
akan dicapai titik oleh karena itu fungsi perencanaan harus dilakukan sebaik mungkin
agar di dalam proses pelaksanaannya bisa berjalan dengan baik serta segala kekurangan
bisa diatasi entity sebelum kita melakukan perencanaan, ada baiknya rumuskan dulu
tujuan yang akan dicapai.
TINGKATAN MANAJEMEN
6 Unsur Manajemen terpenting dalam Fungsi
Manajemen adalah :
 
1.Man (Sumber daya Manusia)
2. Money (uang)
3. Materials (bahan baku)
4. Machines (Peralatan Mesin)
5. Methods (metode) 
6. Market (pasar)
THANKYOU