SIKLUS PENGELUARAN

Diagram Konteks Siklus

Pengeluaran
Good and services

Back Orders
Invoices Revenue
Cycle
Receipt of goods

Vendors

Purchase needs
Inventory
Control
Purchase Orders
Receipt of goods
Expenditure
Payments Cycle

Purchase needs
Various
Departments
Receipt of goods

General ledger
and
Purchase and
reporting system
Payments data
Raw material needs
Production
Cycle
Receipt of goods
Dokumen dalam siklus pengeluaran

Jenis Transaksi DokumenTerkait

Pembelian Kredit Permintaan Pembelian

Pemesanan Pembelian

Laporan Penerimaan Barang

Voucher

Pengeluaran Kas Cek

Retur Pembelian Memo Debit

 Laporan yang dihasilkan
 Laporan Kontrol
Untuk menjamin bahwa transaksi tidak ada yang hilang selama proses.
Laporan kontrol berisi :
 transaksi yang telah diposting.
 jumlah angka atau nomor transaksi.
 daftar perubahan yang dilakukan selama masa pemeliharaan.

 Laporan Khusus
Bertujuan untuk membantu manajer dalam menyusun jadwal
pembayaran utang, laporan khusus teridiri dari :
 Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report), merupakan
daftar faktur pembelian yang belum dibayar pada tanggal
pelaporan kepada setiap pemasok.
 Laporan Umur Voucher (Voucher Aging Report), meringkas
voucher menurut umurnya.
 Laporan Kebutuhan Kas, meringkas faktur pembelian menurut
urut tanggal jatuh tempo.
 Laporan Status Utang, dalam sistem yang sudah on-line real-
time, memungkinkan untuk meminta database menyajikan
informasi terbaru.
 Catatan Akuntansi (sistem manual)

 Buku jurnal :
 register voucher, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
kredit.
 jurnal memorial, digunakan untuk mencatat retur
pembelian/diskon pembelian.
 register kas, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam
rangka pembayaran/pelunasan utang, termasuk pembelian
tunai.

 Buku rekening pembantu utang dagang

digunakan untuk mencatat utang dagang kepada setiap
pemasok.

 Rekening buku besar : utang dagang dan kas.

 Pengolahan Transaksi
Sistem manual meliputi :
 Prosedur pembelian kredit, dan
 Prosedur pengeluaran kas.

Sistem berbasis komputer :

 Prosedur permintaan barang, Prosedur
Pembelian
 Prosedur pemesanan barang,
 Prosedur penerimaan barang,
 Prosedur pencatatan utang, dan
 Prosedur pengeluaran kas.
 Diagram Arus Data Level 0
Sistem Pembelian
Requests
Inventory
Various Requests Control
Departments
f P.O.
Copy o
Copy of P.O. 1.0
Order
Goods

Open Purchase Requests

Inventory
Orders Production
Suppliers
Cycle
Copy of P.O. Back Orders

Purchase Orders

2.0
Goods and Receive and Receipts
Packing Slip Store Goods Revenue
Suppliers
Cycle
Goods and Receiving
Report
General Accounts
Ledger Payable
Inventory
Store
Receiving
Invoices (Warehouse)
Reports
3.0
Pay for
Payments Goods
Copy of P.O.
 Data Flow Diagram Level 1
Receive and Store Goods

Packing slip 2.1

Accept Open P.O.
Vendor
Goods delivery

Goods Packing slip

2.2
Count and
inspect Inventory
Vendor goods

Goods Receiving
repot

Inventory
stores
 Data Flow Diagram Level 1
Pay for Goods

Purchasing Inventory Vendor Vendor

Department Stores Invoices

3.1
Receiving Reports Approve Vendor
Purchase Orders Invoices (Account
Payable)

Voucher package :
Vendor Invoices,
Purchase Orders, and
Receiving Reports

Account Payable

General ledger
3.2 Checks
Pay Vendor
Invoices (Cash
Disbursement)
Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerima Barang

Mulai Memilih Pemasok

dan membuat
Order Pembelian
Membuat
Permintaan
Pembelian Ke Bagian
1 Permintaan Utang N
Pembelian
3 Ke Bagian
5
2 Utang
1 Permintaan 4
Pembelian 3 Order
Pembelian
2

N 1 Order
Pembelian

Periksa barang,
3 Order bandingkan
Pembelian N dgn OP, buat
Kirim LPB
2 Permintaan
barang dan
Pembelian Faktur

4 Order
1 Permintaan
Pembelian
Cocokkan Pembelian
Pemberitahuan 4
dengan 2 Order
A Pembelian
LPB
Slip 3
3 Laporan
Pengepakan Penerimaan
Barang 2
2 LPB Faktur
Pembelian 1 Laporan
1 LPB Penerimaan
3 Barang
Order
Cocokkan OP,
Pembelian
PP, dan LPB,
2 Permintaan Review termin
Ke Bagian
Pembelian
Utang A
A
N
N
 Prosedur Pembelian/1 (manual)
Unit Peminta Barang
 Jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali, unit peminta barang akan
membuat permintaan pembelian sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai
berikut :
 Lembar ke-1 diteruskan ke departemen pembelian
 Lembar ke-2 diteruskan ke bagian utang
 Lembar ke-3 diarsipkan urut nomor.

Departemen Pembelian
 Departemen ini menerima permintaan pembelian dari unit peminta barang. Atas
dasar dokumen tersebut, bagian ini memilih pemasok dan membuat order pembelian
sebanyak 5 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut :
 Lembar ke-1 dikirimkan ke pemasok
 Lembar ke-2 bersama-sama dengan permintaan pembeliannya diarsipkan urut
nomor dokumen
 Lembar ke-3 diserahkan ke unit peminta barang
 Lembar ke-4 diteruskan ke bagian penerimaan barang
 Lembar ke-5 diteruskan ke bagian utang

 Beberapa saat setelah mengirim order pembelian ke pemasok, departemen ini akan
menerima dokumen pemberitahuan order (order acknowledgement copy) dari
pemasok yang menjelaskan bahwa order pembelian sedang diproses.
Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerima Barang

Mulai Memilih Pemasok

dan membuat
Order Pembelian
Membuat
Permintaan
Pembelian Ke Bagian
1 Permintaan Utang N
Pembelian
3 Ke Bagian
5
2 Utang
1 Permintaan 4
Pembelian 3 Order
Pembelian
2

N 1 Order
Pembelian

Periksa barang,
3 Order bandingkan
Pembelian N dgn OP, buat
Kirim LPB
2 Permintaan
barang dan
Pembelian Faktur

4 Order
1 Permintaan
Pembelian
Cocokkan Pembelian
Pemberitahuan 4
dengan 2 Order
A Pembelian
LPB
Slip 3
3 Laporan
Pengepakan Penerimaan
Barang 2
2 LPB Faktur
Pembelian 1 Laporan
1 LPB Penerimaan
3 Barang
Order
Cocokkan OP,
Pembelian
PP, dan LPB,
2 Permintaan Review termin
Ke Bagian
Pembelian
Utang A
A
N
N
 Prosedur Pembelian/2 (manual)
Departemen Penerimaan Barang
 Departemen ini mula-mula menerima tembusan order pembelian, kemudian
mengarsipkannya urut nomor dokumen.

 Selanjutnya departemen ini juga menerima barang bersama-sama dengan

slip pengepakan (packing slip) dari pemasok, kemudian memeriksa kondisi
fisik barang, mencocokkannya dengan arsip order pembelian, menghitung
dan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 4 lembar dan
mendistribusikannya sebagai berikut
 Lembar ke-1 dan ke-2 bersama dengan barangnya diserahkan ke unit peminta
barang
 Lembar ke-3 diserahkan ke departemen pembelian
 Lembar ke-4 bersama dengan tembusan order pembelian, diarsipkan urut abjad.

Unit Peminta Barang

 Setelah menerima barang dan laporan penerimaan barang, unit ini akan
mencocokkan dokumen, menerima dan menyimpan barang, dan
mendistribusikan dokumen sebagai berikut :
 Laporan penerimaan barang lembar ke-1 bersama-sama dengan permintaan
pembelian dan order pembelian, diarsipkan urut nomor.
 Laporan penerimaan barang lembar ke-2, diteruskan ke bagian utang.
Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerima Barang

Mulai Memilih Pemasok

dan membuat
Order Pembelian
Membuat
Permintaan
Pembelian Ke Bagian
1 Permintaan Utang N
Pembelian
3 Ke Bagian
5
2 Utang
1 Permintaan 4
Pembelian 3 Order
Pembelian
2

N 1 Order
Pembelian

Periksa barang,
3 Order bandingkan
Pembelian N dgn OP, buat
Kirim LPB
2 Permintaan
barang dan
Pembelian Faktur

4 Order
1 Permintaan
Pembelian
Cocokkan Pembelian
Pemberitahuan 4
dengan 2 Order
A Pembelian
LPB
Slip 3
3 Laporan
Pengepakan Penerimaan
Barang 2
2 LPB Faktur
Pembelian 1 Laporan
1 LPB Penerimaan
3 Barang
Order
Cocokkan OP,
Pembelian
PP, dan LPB,
2 Permintaan Review termin
Ke Bagian
Pembelian
Utang A
A
N
N
 Prosedur Pembelian/3 (manual)

Departemen Pembelian
 Setelah menerima tembusan laporan
penerimaan barang, departemen ini akan
mencocokkan dokumen dan mengkaji
termin pembelian dan mengarsipkan
seluruh dokumen urut nomor.

--selesai--
Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerima Barang

Mulai Memilih Pemasok

dan membuat
Order Pembelian
Membuat
Permintaan
Pembelian Ke Bagian
1 Permintaan Utang N
Pembelian
3 Ke Bagian
5
2 Utang
1 Permintaan 4
Pembelian 3 Order
Pembelian
2

N 1 Order
Pembelian

Periksa barang,
3 Order bandingkan
Pembelian N dgn OP, buat
Kirim LPB
2 Permintaan
barang dan
Pembelian Faktur

4 Order
1 Permintaan
Pembelian
Cocokkan Pembelian
Pemberitahuan 4
dengan 2 Order
A Pembelian
LPB
Slip 3
3 Laporan
Pengepakan Penerimaan
Barang 2
2 LPB Faktur
Pembelian 1 Laporan
1 LPB Penerimaan
3 Barang
Order
Cocokkan OP,
Pembelian
PP, dan LPB,
2 Permintaan Review termin
Ke Bagian
Pembelian
Utang A
A
N
N
 Gampang kan
membuat
flowchart sistem..?
 Vendor Utang Dagang Keuangan Akuntansi

Permintaan Order
Pembelian Pembelian Dokumen
Pendukung
Laporan
Faktur
Penerimaan Voucher
Pembelian
Barang

Cocokkan PP, OP,

Faktur dan LPB.
Cek kalkulasi Periksa paket
Angka, buat voucher, dan
Voucher cap lunas!

Buat cek, catat

Dokumen di register
Catat dalam
Pendukung kas A
Register

Voucher Dokumen
Pendukung
Register
Voucher Total
Voucher
voucher
T Cek dan
Remittance
Diringkas Advice
setiap
Dokumen
bulan Total
Pendukung Tanda tangani kas
Cek, dan
A Voucher kirimkan

Diringkas Register Posting ke

setiap Voucher Buku Besar
bulan
Voucher
Diringkas
T setiap Buku Besar
bulan
 Prosedur Pengeluaran Kas/1
Bagian Utang

 Bagian ini mula-mula menerima tembusan permintaan pembelian dari unit

peminta barang. Atas dasar dokumen ini bagian utang mempersiapkan
catatan utang. Selanjutnya, bagian ini juga menerima tembusan order
pembelian dari departemen pembelian, kemudian untuk sementara kedua
dokumen tersebut diarsipkan urut nomor.

 Bagian ini menerima faktur pembelian dari pemasok dan menerima

tembusan laporan penerimaan barang dari unit peminta barang.
Selanjutnya bagian ini akan mencocokkan dokumen, mengecek
perhitungan, menyetujui pembayaran faktur, dan membuat voucher.

 Selanjutnya bagian ini akan mencatat voucher dalam register voucher,

kemudian mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya (faktur asli,
laporan penerimaan barang, order pembelian, dan permintaan pembelian)
ke dalam arsip paket voucher urut tanggal jatuh tempo.

 Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang mengeluarkan paket voucher dari
arsipnya dan menyerahkannya ke bagian keuangan (kasir).
 Vendor Utang Dagang Keuangan Akuntansi

Permintaan Order
Pembelian Pembelian Dokumen
Pendukung
Laporan
Faktur
Penerimaan Voucher
Pembelian
Barang

Cocokkan PP, OP,

Faktur dan LPB.
Cek kalkulasi Periksa paket
Angka, buat voucher, dan
Voucher cap lunas!

Buat cek, catat

Dokumen di register
Catat dalam
Pendukung kas A
Register

Voucher Dokumen
Pendukung
Register
Voucher Total
Voucher
voucher
T Cek dan
Remittance
Diringkas Advice
setiap
Dokumen
bulan Total
Pendukung Tanda tangani kas
Cek, dan
A Voucher kirimkan

Diringkas Register Posting ke

setiap Voucher Buku Besar
bulan
Voucher
Diringkas
T setiap Buku Besar
bulan
 Prosedur Pengeluaran Kas/2

Bagian Keuangan

 Setelah menerima paket voucher dari bagian utang, bagian

keuangan memeriksanya dan mengecap lunas.

 Selanjutnya, bagian keuangan ini akan membuat cek dan

mencatatnya dalam register cek, dan menandatangani cek dan bukti
kas keluar, kemudian mengirimkannya ke pemasok yang
bersangkutan.

 Setelah dicap lunas, paket voucher yang sudah dilunasi

dikembalikan ke bagian utang.

 Setiap akhir bulan bagian ini akan membuat ringkasan register cek
dan menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting.
 Vendor Utang Dagang Keuangan Akuntansi

Permintaan Order
Pembelian Pembelian Dokumen
Pendukung
Laporan
Faktur
Penerimaan Voucher
Pembelian
Barang

Cocokkan PP, OP,

Faktur dan LPB.
Cek kalkulasi Periksa paket
Angka, buat voucher, dan
Voucher cap lunas!

Buat cek, catat

Dokumen di register
Catat dalam
Pendukung kas A
Register

Voucher Dokumen
Pendukung
Register
Voucher Total
Voucher
voucher
T Cek dan
Remittance
Diringkas Advice
setiap
Dokumen
bulan Total
Pendukung Tanda tangani kas
Cek, dan
A Voucher kirimkan

Diringkas Register Posting ke

setiap Voucher Buku Besar
bulan
Voucher
Diringkas
T setiap Buku Besar
bulan
 Prosedur Pengeluaran Kas/3

Bagian Utang

 Mula-mula bagian ini menerima paket voucher

yang sudah dilunasi, kemudian mencantumkan
nomor cek ke dalam register voucher dan
mengarsipkan paket voucher tersebut urut
nomor.

 Setiap bulan, bagian utang akan membuat

ringkasan register voucher dan menyerahkannya
ke bagian akuntansi untuk diposting.
 Vendor Utang Dagang Keuangan Akuntansi

Permintaan Order
Pembelian Pembelian Dokumen
Pendukung
Laporan
Faktur
Penerimaan Voucher
Pembelian
Barang

Cocokkan PP, OP,

Faktur dan LPB.
Cek kalkulasi Periksa paket
Angka, buat voucher, dan
Voucher cap lunas!

Buat cek, catat

Dokumen di register
Catat dalam
Pendukung kas A
Register

Voucher Dokumen
Pendukung
Register
Voucher Total
Voucher
voucher
T Cek dan
Remittance
Diringkas Advice
setiap
Dokumen
bulan Total
Pendukung Tanda tangani kas
Cek, dan
A Voucher kirimkan

Diringkas Register Posting ke

setiap Voucher Buku Besar
bulan
Voucher
Diringkas
T setiap Buku Besar
bulan
 Aktivitas Pengendalian Pengeluaran Kas
Aktivitas
Otorisasi transaksi
Pengamanan terhadap cek
Pemisahan tugas
Dokumen dan catatan yang memadai
Pengeluaran Kas
Bagian utang mengotorisasi pengeluaran
kas, bagian keuangan menyetujui
 Dibuat atas dasar paket voucher
 Bernomor urut tercetak
 Hanya ditanda tangani jika dibuat dengan
benar
 Ditanda tangani oleh dua pejabat jika
nilainya melewati angka tertentu
 Diposkan oleh karyawan yang tidak
terlibat dalam pembuatan cek
 Cek yang masih beredar dicatat
 Bagian utang dagang dan bagian
pengeluaran kas
 Bagian pengeluaran kas dan bagian buku
besar
 Bagian buku besar dan bagian utang
 Paket Voucher : (1)Dilakukan
pengkajian terhadap kelengkapan paket
voucher, khususnya faktur asli,
(2)Dibatalkan segera setelah cek ditanda
tangani.
 Utang Dagang : Diposting setiap hari
 Buku Besar : Jurnal transaksi
pengeluaran kas dibuat setiap hari
 Pusing saya,
harga sembako
naik, BBM naik, tp
gaji nggak naik2,
hmm..ya udah
ada yang mau
tanya gak..?
Unit Peminta Barang Departemen Pembelian Departemen Pengolahan Data

Unit Pemakai
dan Gudang
File
Induk Pemasok

Permintaan Membuat File

Pembelian Entri Data
Order Pembelian
Pembelian

File
Induk Persediaan
Permintaan
Pembelian
Order Pembelian

Mencetak Setiap sore

Order Pembelian hari

Setiap sore Review dan

hari Tanda Tangan

Permintaan 5
Pembelian 4
5 3 File Order
4 2 Pembelian
3 1
2 Order
Pembelian
1
Order
Pembelian

Bagian Penerimaan Bagian Utang

N

Unt Peminta Pemasok

 Keterangan Prosedur Pembelian/1
(Komputerisasi)
Departemen Pengguna dan Gudang
 Berdasarkan kuantitas atau tingkat pemesanan kembali, departemen ini
membuat permintaan pembelian dan diteruskan ke departemen pembelian.

Departemen Pembelian
 Berdasarkan permintaan pembelian yang diterima dari departemen
pengguna atau gudang, departemen ini memasukkan data pembelian ke
komputer dan mengarsipkan permintaan pembelian tersebut urut nomor.

Departemen Pengolahan Data

 Setelah menerima input data pembelian, departemen ini menjalankan
program pembuatan file order pembelian, dengan menggunakan file induk
pemasok dan file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah file
order pembelian.

 Setiap sore hari (proses batch dapat ditentukan lain), departemen ini
menjalankan program pencetakan order pembelian dengan menggunakan
file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah order pembelian
sebanyak lima lembar dan seluruhnya diserahkan ke departemen
pembelian.
 Departemen Pembelian Departemen Pengolahan Data

Unit Pemakai
dan Gudang
File
Induk Pemasok

Permintaan Membuat File

Pembelian Entri Data
Order Pembelian
Pembelian

File
Induk Persediaan
Permintaan
Pembelian
Order Pembelian

Mencetak Setiap sore

Order Pembelian hari

Setiap sore Review dan

hari Tanda Tangan

Permintaan 5
Pembelian 4
5 3 File Order
4 2 Pembelian
3 1
2 Order
Pembelian
1
Order
Pembelian

Bagian Penerimaan Bagian Utang

N

Unt Peminta Pemasok

 Keterangan Prosedur Pembelian/2
(Komputerisasi)

Departemen Pembelian
 Setelah menerima cetakan order pembelian, manajer
departemen pembelian mengkaji dan menanda-
tanganinya. Selanjutnya order pembelian tersebut
didistribusikan sebagai berikut :
 Lembar ke-1 dikirimkan kepada pemasok
 Lembar ke-2 diteruskan ke departemen penerimaan barang

 Lembar ke-3 diteruskan ke bagian utang

 Lembar ke-4 diserahkan ke departemen peminta barang atau
gudang
 Lembar ke-5 bersama-sama dengan permintaan pembeliannya,
diarsipkan urut nomor dokumen.
 Departemen Pembelian Departemen Pengolahan Data

Unit Pemakai
dan Gudang
File
Induk Pemasok

Permintaan Membuat File

Pembelian Entri Data
Order Pembelian
Pembelian

File
Induk Persediaan
Permintaan
Pembelian
Order Pembelian

Mencetak Setiap sore

Order Pembelian hari

Setiap sore Review dan

hari Tanda Tangan

Permintaan 5
Pembelian 4
5 3 File Order
4 2 Pembelian
3 1
2 Order
Pembelian
1
Order
Pembelian

Bagian Penerimaan Bagian Utang

N

Unt Peminta Pemasok

It’s that clear…?
Anybody want to
ask…?
 Bagian Penerimaan Barang Departemen Pengolahan Data Gudang

Dari Bagian
Dari Pemasok
Pembelian
File
Induk Persediaan
2
Order Slip Pengepakan
Pembelian (+ barang)

File File Induk

Induk Pemasok Order Pembelian
A Verifikasi, periksa
dan hitung
barang

Update File dan Cetak

Entri Data Laporan Penerimaan
Penerimaan Barang

2 Verifikasi, hitung,
Slip Pengepakan 1
dan tanda
Laporan
tangan
2 Penerimaan
Order Barang
Pembelian
Laporan 1
Penerimaan
Barang

Ke Bagian Utang
 Prosedur Penerimaan Barang/1
(berbasis komputer)

Departemen Penerimaan Barang

 Departemen ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen
pembelian, kemudian dokumen tersebut diarsipkan urut abjad nama pemasok.
 Dari pemasok, departemen ini menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan (packing slip). Selanjutnya, departemen ini mencocokkan barang yang
diterima dengan arsip order pembelian, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung
kuantitas, dan meng-entry data penerimaan ke dalam komputer.

Departemen Pengolahan Data

 Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan
program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan
menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan, dan file order pembelian.
Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file
order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan
di layar monitor agar segera bisa dikoreksi.

 Selanjutnya program komputer akan memperbarui field kuantitas barang dipesan dan
field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan
barang dalam file persediaan, dan mencatat kuantitas diterima dalam file order
pembelian. Keluaran dari proses ini adalah laporan penerimaan barang sebanyak dua
lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang.
 Bagian Penerimaan Barang Departemen Pengolahan Data Gudang

Dari Bagian
Dari Pemasok
Pembelian
File
Induk Persediaan
2
Order Slip Pengepakan
Pembelian (+ barang)

File File Induk

Induk Pemasok Order Pembelian
A Verifikasi, periksa
dan hitung
barang

Update File dan Cetak

Entri Data Laporan Penerimaan
Penerimaan Barang

2 Verifikasi, hitung,
Slip Pengepakan 1
dan tanda
Laporan
tangan
2 Penerimaan
Order Barang
Pembelian
Laporan 1
Penerimaan
Barang

Ke Bagian Utang
 Prosedur Penerimaan Barang/2
(berbasis komputer)

Departemen Penerimaan Barang

 Setelah menerima laporan penerimaan barang,
selanjutnya departemen ini mendistribusikan laporan
tersebut sebagai berikut :
 Lembar ke-1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke
bagian gudang
 Lembar ke-2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip
pengepakan, diarsipkan urut nomor dokumen.

Gudang
 Setelah menerima laporan penerimaan barang dan
barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang
akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian
menandatangani laporan penerimaan barang, dan
meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.
 Bagian Penerimaan Barang Departemen Pengolahan Data Gudang

Dari Bagian
Dari Pemasok
Pembelian
File
Induk Persediaan
2
Order Slip Pengepakan
Pembelian (+ barang)

File File Induk

Induk Pemasok Order Pembelian
A Verifikasi, periksa
dan hitung
barang

Update File dan Cetak

Entri Data Laporan Penerimaan
Penerimaan Barang

2 Verifikasi, hitung,
Slip Pengepakan 1
dan tanda
Laporan
tangan
2 Penerimaan
Order Barang
Pembelian
Laporan 1
Penerimaan
Barang

Ke Bagian Utang
 Any
questions
so far…?
Are you still
with me?
 Bagian Utang Departemen Pengolahan Data

Dari Bagian Dari Bagian

Dari Pemasok
Pembelian Gudang

Buat File File

3 Laporan 1 Faktur Pembelian Order Pembelian
Faktur Order
Penerimaan
Pembelian Pembelian
Barang

Bandingkan, File Faktur

Review, dan N Pembelian
Verifikasi
akurasi File
Induk Pemasok

Update File,
Entri Data
cetak voucher
Faktur
Pembelian
File
Buku Besar
1 Bandingkan,
LPB
dan arsipkan urut Voucher
Order 3 tanggal
Pembelian jth tempo

Faktur
Pembelian
T Dikeluarkan pd tgl
jth tempo dan
diserahkan ke kasir
Dari Kasir

Paket Voucher

A
 Prosedur Pencatatan Utang/1
(berbasis komputer)

Bagian Utang
 Bagian ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari
departemen pembelian. Selain itu, bagian ini juga menerima laporan
penerimaan barang dari bagian gudang. Kedua dokumen tersebut
diarsipkan urut nomor.

 Bagian ini juga menerima faktur pembelian dari pemasok untuk kemudian
dibandingkan dengan arsip order pembelian dan laporan penerimaan
barang, dikaji, dan diperiksa ketelitiannya. Setelah selesai, bagian ini
memasukkan data faktur pembelian ke dalam komputer.

Departemen Pengolahan Data

 Setelah menerima input data faktur pembelian, departemen ini
menjalankan program membuat file faktur pembelian dengan
menggunakan file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah file
faktur pembelian.

 Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program update file dan
pencetakan voucher dengan menggunakan file induk pemasok dan file buku
besar. Keluaran dari proses ini adalah selembar voucher dan diteruskan ke
bagian utang.
 Bagian Utang Departemen Pengolahan Data

Dari Bagian Dari Bagian

Dari Pemasok
Pembelian Gudang

Buat File File

3 Laporan 1 Faktur Pembelian Order Pembelian
Faktur Order
Penerimaan
Pembelian Pembelian
Barang

Bandingkan, File Faktur

Review, dan N Pembelian
Verifikasi
akurasi File
Induk Pemasok

Update File,
Entri Data
cetak voucher
Faktur
Pembelian
File
Buku Besar
1 Bandingkan,
LPB
dan arsipkan urut Voucher
Order 3 tanggal
Pembelian jth tempo

Faktur
Pembelian
T Dikeluarkan pd tgl
jth tempo dan
diserahkan ke kasir
Dari Kasir

Paket Voucher

A
 Prosedur Pencatatan Utang/2
(berbasis komputer)

Bagian Utang
 Setelah menerima cetakan berupa voucher bagian ini akan
mencocokkannya dengan faktur pembelian, order pembelian,
dan laporan penerimaan barang. Setelah cocok, voucher dan
dokumen pendukungnya (faktur pembelian, order pembelian,
dan laporan penerimaan barang) diarsipkan dalam arsip paket
voucher.

 Pada tanggal jatuh tempo, paket voucher dikeluarkan dari

arsipnya dan diserahkan ke departemen keuangan/kasir.

 Setelah paket voucher dilunasi oleh kasir, maka paket voucher

tersebut akan dikembalikan ke bagian ini setelah dibatalkan
(dicap lunas). Selanjutnya paket voucher yang telah dilunasi
tersebut diarsipkan urut abjad.
 Bagian Utang Departemen Pengolahan Data

Dari Bagian Dari Bagian

Dari Pemasok
Pembelian Gudang

Buat File File

3 Laporan 1 Faktur Pembelian Order Pembelian
Faktur Order
Penerimaan
Pembelian Pembelian
Barang

Bandingkan, File Faktur

Review, dan N Pembelian
Verifikasi
akurasi File
Induk Pemasok

Update File,
Entri Data
cetak voucher
Faktur
Pembelian
File
Buku Besar
1 Bandingkan,
LPB
dan arsipkan urut Voucher
Order 3 tanggal
Pembelian jth tempo

Faktur
Pembelian
T Dikeluarkan pd tgl
jth tempo dan
diserahkan ke kasir
Dari Kasir

Paket Voucher

A
Udah cape blm…?
Masih mau lanjut
lagi…?
 Keterangan Pengeluaran Kas/1
(berbasis komputer)
Kasir
 Pada tanggal jatuh tempo, bagian kasir menerima paket voucher
dari bagian utang. Selanjutnya kasir akan mengkaji dan
membuat penjumlahan data kelompok secara manual, dan
memasukkan data pelunasan ke dalam komputer.

Departemen Pengolahan Data

 Setelah menerima input data pelunasan, departemen ini
menjalankan program pembuatan file voucher. Keluaran dari
proses ini adalah file voucher dan hasil perhitungan jumlah
kelompok.

 Departemen ini selanjutnya menjalankan program update file

dan pencetakan cek, dengan menggunakan file induk pemasok,
file faktur pembelian, dan file buku besar. Keluaran dari proses
ini adalah cek dan bukti kas keluar - keduanya diserahkan ke
kasir, dan register pengeluaran kas yang akan diserahkan ke
kepala bagian keuangan.
 Keterangan Pengeluaran Kas/2
(berbasis komputer)

Kasir
 Setelah menerima cetakan hasil perhitungan jumlah
kelompok, kasir akan mencocokkannya dengan
perhitungan sejenis yang telah dilakukan secara manual.
 Setelah menerima cek beserta bukti kas keluar, kasir
akan mengkaji, menandatangani cek, membatalkan
paket voucher (mengecap lunas), dan mendistribusikan
dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut :
 Paket voucher yang telah dibatalkan dikembalikan ke bagian
utang
 Cek dan bukti kas keluar dikirimkan ke pemasok.
Horeee….
aku kaya,
ayo kita
pulang!