PENATAAN KEARSIPAN

DASAR PENGELOLAAN ARSIP

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan UU 43 /2009
 Arsip ?
 Rekaman kegiatan atau peristiwa
 dalam berbagai bentuk dan media
 yang dibuat dan diterima oleh lembaga,
perusahaan, organisasi, dan perseorangan
 dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
(UU No 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan)
 Dinamis Arsip

Statis
Aktif Inaktif

Lembaga
Kearsipan
GEREJA
ANRI AD AD APT
Prop Kab/Kota
 Kewajiban
Pengelolaan ARSIP

Lembaga
GEREJA Kearsipan

Penciptaan, Penggunaan,
Pembina, Pengelola arsip
Pemeliharaan,
statis, dan Inaktif (10/>)
Penyusutan

SDM, Anggaran, SDM, Anggaran,

Sarana Sarana
Organisasi Kearsipan
GEREJA GEREJA

BAGIAN TATA USAHA

Bid Kesiswaan, Bid Sapras, Bid
(Unit Kearsipan) Kurikulum, Bid Humas
(Unit Pengolah)

Melaksanakan Pembina intern Mengolah surat/arsip

Melaksanakan pengurusan surat Memberkaskan & menyimpan
Menyimpan arsip inaktif arsip aktif
Memelihara arsip
Melayankan arsip
Melayankan arsip
Memusnahkan arsip Menyiangi arsip
Memindahkan/menyerahkan arsip Memindahkan arsip ke unit
ke LKD kearsipan
Lembaga dan Sarana Kearsipan
 Penciptaan Arsip
 Penerimaan surat wajib dicatat, dikendalikan mulai surat
diterima sampai di distribusikan
 Pembuatan surat harus sesuai dengan pedoman tata naskah dinas.
Pembuatan surat yang tidak sesuai dengan tata naskah maka
tidak sah
 Pembuatan naskah dinas harus dicatat/diregistrasi, dikendalikan
sampai surat dikirim kealamat harus ada bukti transaksi, dan Unit
Pengolah bertanggungjawab terhadap autentisitas surat yang
dibuatnya.
 Unit pengolah dan unit kearsipan wajib menyimpan dan
memelihara dokumen penerimaan dan pembuatan surat
 Pengurusan Surat

 Pekerjaan pengurusan surat tidak hanya tugas unit

kearsipan saja tetapi juga tugas unit pengolah (pimpinan
dan staff)
 Surat masuk maupun keluar harus dikendalikan/dicatat agar
dapat dipertanggungjawabkan
 Pengurusan surat harus dapat menjamin bahwa surat dapat
ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan.
 Surat harus cepat sampai ke pihak yang dituju secara aman,
dan tepat agar dapat segera ditindaklanjuti (diarahkan)
 Klasifikasi
PT
DEPAG I. Pddk dan Pengrn
 OT : Organisasi 01 Jenjang Pddk
 HM : Kehumasan 02 Kurikulum
 KP : Kepegawaian 04 Sistem pengjran
 KU : Keuangan X. Kemhs dan alumi
 KS : Kesekretariatan 01 Lbg Kmhs
 HK : Hukum 02 Kesejahteraan
 HJ : Haji Depdagri/pemda Dst.............
 BA : Pembinaan Agama
 PP : Pddkan & Pngajrn 000 (umum)
 PS : Pengawasan 100 (pemerintahan)
 TL : Penelitian 200 (politik/ormas)
300 (keamanan/ketertiban)
400 (kesejahteraan rakyat)
500 (perekonomian)
600 (pek.Umum & KT)
700 (pengawasan)
800 (kepegawaian)
900 (keuangan)
Klasifikasi Masalah “Pendidikan”
400 (Kesejahteraan Rakyat)


410 (Pembangunan Desa)



420 (Pendidikan)


421 (Sekolah)

422 (Administrasi sekolah)

423 (Metode Belajar)

424 (Tenaga pengajar)

425 (Sarana Pendidikan)

426 (Keolahragaan)

427 (Kepemudaan)

428 (Kepramukaan / Kepanduan)

429 (Pendidikan kedinasan / 890)

 Prosedur Pengurusan Surat Masuk

GEREJA

Bag. TU / Ka.Bidang/Waka
Surat
Surat Unit Kearsipan Unit Pengolah
Masuk
Masuk
Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Kirim ke alamat

GEREJA
Bag. TU /
Unit Kearsipan

Unit Pengolah/ Arsip disimpan

Ka.Bid/Waka Di filing cabinet
 Buku Agenda Masuk
No Kode Isi Ringkas Dari No Surat Tgl Unit Paraf Ket
Klas Surat Pengola dan
h tgl
1. 422 Pengiriman Dik- 422/120 29-2- TU
BOS nas 2010

2. 005 Undangan PKK Pengu 10/I/2010 30-3- Waka

rus 2010 Humas
PKK

3 dll
 Buku Agenda Keluar

No Kode Isi Ringkas Pengolah No dan Tgl Kepada Ket

Klasifikasi Surat

1. 422 Usulan Biaya TU 422/1 / 1 Sept Dinas

Operasional 2011 Pendidikan

2. dsb
 Pencatatan dalam Kartu Kendali
Kode Nomor
Index
Isi Ringkas :
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Dari :
Tanggal Surat: Nomor Surat: Lampiran :
Pengolah: Tgl. Diteruskan Tanda Terima
INSTANSI..............................................

Catatan
KARTU KENDALI SURAT MASUK
 Pemberkasan
 Tindakan penempatan arsip kedalam tempat
penyimpanan menurut suatu rencana yang
meliputi proses pemberian indeks,
pengkodean, pengaturan dan penyimpanan
arsip secara sistematis sehingga mudah
ditemukan kembali
 Terdiri dari pemberkasan atas

dasar angka, abjad, dan

masalah
Pemberkasan

Penataan harus dapat menjamin

dapat ditemukannya kembali
berkas dengan cepat, tepat, dan
lengkap, serta dapat menunjang
terlaksananya program penyusutan
arsip yang efisien dan efektif
 BOS 2011
422
420
400

Penataan Arsip
 Isi Berkas BOS

Skat I : 400 (Kesra)



Skat II : 420 (Pendidikan)



Skat III: 422 (BOS)



Folder : BOS Tahun 2011



Data penerima BOS



Usulan BOS


Laporan penggunaan


Bukti serah terima



Persyaratan BOS


Proposal BOS


Ketentuan/Aturan tentang BOS



Juknis BOS

 Daftar Berkas

Unit Pengolah : Bidang Arsip Dinamis

No. Kode Uraian Informasi Kurun Jumlah Keterangan
Berkas Klasf Waktu

1 043 Diklat kearsipan 2012 1 berkas Lengkap, arsip

foto lihat di
tunjuk silang

2 043 Pemilihan petugas arsip 2012 1 berkas Kurang

teladan sertifikat
 PENGGUNAAN
 Arsip dinamis dapat digunakan untuk
kepentingan pemerintah dan
masyarakat (PP 28/2012, pasal 37)
 Penggunaan arsip berdasarkan
sistem klasifikasi keamanan dan
akses serta berdasarkan peraturan
perundangan yg berlaku.
 PENGGUNAAN
 Ketersediaan dan autentisitas arsip menjadi
tanggungjawab pencipta arsip
 Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab thdp

ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip

vital dan arsip aktif
 Pimpinan unit kearsipan bertanggungjawab
thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian
arsip inaktif untuk kepentingan internal dan
publik.
 FORMULIR/BUKU PEMINJAMAN ARSIP
INDEKS : Tanggal Kembali :
………………………… ………………………..
………………………… Tanggal Perpanjangan:
………………………… ………………………..

Nama peminjam / Unit Kerja : ……………….. Tanggal Peminjaman

………………………… …………………………

Pedia : ………………… Kode Lokasi :

…………………………

Paraf Peminjaman Paraf Pengemablian

Peminjam Petugas Peminjam Petugas
………… ………… ………… …………

N PEMINJAM JENIS ARSIP KODE TGL PINJAM PARAF TGL KEMBALI PARAF
O ARSIP
 Pemeliharaan dan Perawatan

Penataan berkas, Penyimpanan, Alih media,

Kamperisasi, Fumigasi, Restorasi
Penyusutan

Arsip

Jumlah Kegunaan
Bertambah Menurun

Penyusutan
Penyusutan
Kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara :
Memindahkan, Memusnahkan, dan Menyerahkan arsip
Tujuan dan dasar hukum penyusutan
Melaksanakan konstitusi
Meningkatkan efisiensi dan penghematan tempat

penyimpanan, peralatan, dan biaya pengelolaan

Mempermudah pengawasan, pemeliharaan, dan

temu balik
Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen

Dilaksanakan berdasarkan JRA yg ditetapkan oleh

pimpinan lembaga
 Prosedur
penyusutan
Arsip aktif

Arsip inaktif
Diseleksi/Dinilai
dipindahkan ke
oleh UP
UK

Kurang dari 10
th
10 th/>

Dipindahkan
Dimusnahkan oleh ke LKD
UK

Musnah Statis
 Pemindahan arsip inaktif

 Pemindahaan arsip inaktif intern dilaksanakan

oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dgn
ketentuan arsip dalam bentuk teratur, disertai
BA dan daftar arsip
 Pemindahan ekstern (minimal 10 th)
dilaksnakan oleh Unit Kearsipan dgn
ketentuan dalam bentuk teratur, disertai berita
acara dan daftar arsip
Pemindahan Daftar Arsip Inaktif

No. Uraian Informasi Tahun Jumlah Ket

1 Bimteks 2011 1 berkas Asli,

kearsipan lengkap
2 Pemilihan 2011 1 berkas lengkap
petugas arsip
teladan
3 Dst........................
..
 Pemusnahkan
Syarat arsip boleh dimusnahkan :
 Telah habis retensinya dan berketerangan

musnah dlm JRA,

 Tidak ada peraturan perundangan yg
melarang,
 Tidak berkaitan dgn penyelesaian proses suatu

perkara
 Tidak memiliki nilai guna
Pelaksanaan Pemusnahan
Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan
Disaksikan oleh unsur dr bidang

pengawasan dan bidang hukum

Dimusnahkan secara total
Penyerahan Arsip

 Penyerahkan arsip statis dilakukan

oleh unit Kearsipan kepada LKD
 Arsip yg diserahkan adalah arsip yang

dinyatakan permanen oleh JRA atau

arsip yg berdasarkan nilaiguna
termasuk arsip permanen
Kondisi Arsip di Sekolah Lain
Yang terjadi, di sekolah lain..........
 KETENTUAN PIDANA (UU 43/2009)

Pelanggaran Pidana Denda

Barang siapa memusnahkan arsip 10 th 500 jt

diluar prosedur yg benar
Terima kasih,
Mohon maaf, dan semoga bermanfaat.