Penataan arsip

Penataan arsip aktif

aktif
UNIVERSITAS AIRLANGGA
UNIVERSITAS AIRLANGGA
 PERMASALAHAN ARSIP

1. Penumpukan arsip di unit kerja

2. Arsip aktif dan arsip inaktif masih menjadi satu
3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya)
4. jarang melakukan pemindahan arsip ke record centre
5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur
6. tidak ada staf yang ditugaskan secara khsusus mengelola arsip
7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip
8. peralatan yang belum memadai
9. Belum ada perhatian pimpinan

2
4
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

• Meningkatkan pelayanan administrasi

• Mewujudkan administrasi yang tertib, rapi,
dan aman
• Menjadikan tertib-arsip sebagai salah satu
tolok ukur keberhasilan unit kerja
 Definisi Arsip
Menurut UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN

 Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
 ARSIP DINAMIS Di ORGANISASI

ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

Arsip yang frequensi

Arsip yang frequensi penggunaannya telah menurun
penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus - sebagian masih ada di
digunakan secara langsung unit kerja
dalam kegiatan instansi - sebagian lagi ada di
- ada di masing2 unit gudang arsip
kerja
 TIPE ARSIP BERDASARKAN VOLUMENYA

40

30

20

10

0
aktif inaktif permanen Tak berguna

10 % permanen
25 % aktif
30 % inaktif
35 % tak berguna

6
ARSIP APA SAJA YANG ADA
DI KANTOR ANDA ?
• Arsip yg berkaitan tugas pokok organisasi
• Arsip keuangan
• Arsip kepegawaian
• Arsip perlengkapan
• Arsip kerumahtanggaan
• Arsip asset
• Arsip vital
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)
ARSIP DI RECORD CENTRE/UNIT KEARSIPAN
(setelah ditata)
arsip arsip tertib 5
• Arsip aktif adalah ……..
“ arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus”
Arsip Inaktif adalah …….
• “ arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun” Frequensi penggunaan :
 ARSIP AKTIF, ciri-ciri ….
• Masih sering diperlukan untuk mendukung
kegiatan sehari-hari
• Disimpan di ruang kerja
• Th. Masih baru (tidak selalu)
• Menggunakan filing kabinet atau ordner
• Jika hilang dapat menghambat perkerjaan
 Dasar hukum penataan arsip aktif
1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
2. PP. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU
No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
3. Keputusan Rektor Unair No. Tahun 2013
tentang pola klasifikasi Unair
•  
 Prosedur penataan arsip aktif
1. Pemeriksaan arsip
a. Pemeriksaan tanda simpan
b. Pemeriksaan kelengkapan berkas
c. Pemeriksaan kondisi fisik arsip
d. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip
lainnya
2. Memilah dan mengelompokkan
( memberkaskan ) arsip
memilah antara kelompok arsip yang satu dengan
kelompok arsip yang lain atau memisahkan duplikat2
 Prosedur penataan arsip aktif

3. Penentuan Indeks
untuk menentukan nama jenis arsip atau kata
tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai
dengan materi arsip

4. Penentuan Kode Klasifikasi

Penentuan kode dilakukan berdasarkan
kelompok masalah, sub masalah, dan sub-sub
masalah berupa gabungan huruf dan angka
Cara penentuan kode klasifikasi
• Perhatikan bentuk kode yang digunakan dalam klasifikasi
arsip
•  Untuk menentukan kode perlu membaca isi surat dan
menggolongkan informasinya pada masalah pokok, sub
masalah, dan sub-sub masalah
5. Memasukkan arsip ke dalam folder/ordner/map
gantung
6.Pembuatan Label
ditempelkan pada sekat penunjuk (guide), folder/map,
ordner
 Prosedur penataan arsip aktif
7 Pembuatan Tunjuk Silang
untuk menghubungkan berkas yang satu
dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan
informasi
8.Penempatan Arsip
Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan
lokasi atau kelompok subjeknya
9. Membuat daftar arsip aktif terdiri dari daftar
berkas dan daftar isi /item berkas.
 Prosedur penataan arsip aktif
10. Daftar berkas dan isi berkas sekurang-
kurangnya memuat metadata:
unit pengolah, no. berkas, kode klasifikasi,
nama berkas, no. Isi berkas, item/isi berkas,
tahun, jumlah, keterangan
 INDEKS MASALAH
a. Membaca Keseluruhan Isi Surat
b. Menentukan Isi Ringkas
c. Ditentukan Kata Yang Paling “Menonjol”
d. Singkat, Jelas, Dan Padat
e. Bersifat Kebendaan.
contoh :
Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin
photocopi
indeks :
- penawaran mesin photocopi
- penyewaan mesin photocopi
-
 KODE KLASIFIKASI
• KP. KEPEGAWAIAN
00. FORMASI
01. PENGADAAN
01.00. PENERIMAAN
01.01. PENGANGKATAN CPNS/PNS
01.02. PRAJABATAN
01.03. PENEMPATAN
02. UJIAN KENAIKAN PANGKAT/JABATAN
02.00. UJIAN PENYESUAIAN IJAZAH
02.01. UJIAN DINAS
02.02. UJIAN KOMPETENSI
03. MUTASI
04. PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN JABATAN
05. PENDELEGASIAN WEWENANG
06. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
07. ADMINISTRASI PEGAWAI
08. PEMBINAAN PEGAWAI
09. PEMBINAAN JAFUNG
 Analisis fungsi
KEPEGAWAIAN (fungsi)
Penerimaan Pegawai (aktifitas)
Pemanggilan (Berkas)
Surat Panggilan (item/Isi berkas)
Sub-Sub Masalah

TEST

Sub Masalah LAMARAN

KP.02
PENGADAAN KP.01.02
Pokok Masalah SARJANA
KP.01.01 SLA
KP.O1
FORMASI
KP. KEPEGAWAIAN
 KP. 06.01
DILUAR
TANGGUNGAN
NEGARA

KP. 06.01
BERSALIN

KP. 06.01
BESAR

KP. 06.01
CUTI

KP. 06
KESEJAHTERAAN

KP.
KEPEGAWAIAN

I
 KP. 02
SEMARANG

KP. 02
JAKARTA

KP. 02
BANDUNG

KP. 02
PENGANGKATAN

KP.
KEPEGAWAIAN

(INDEX –GEOGRAFI)
 PENEMPATAN ARSIP
• Penempatan
arsip dilakukan
sesuai dengan
lokasi atau
kelompok
subjeknya.
 CONTOH :

Surat
Keterangan Laporan Perbaikan
Ijin Menikah Kependudukan Jalan Desa
Th. 2008 2009
2010

ORDNE
ORDNE ORDNER
R
R
TERIMA KASIH
 TENTUKAN INDEKS, KODE KLASIFIKASI DAN LAKUKAN
PENATAAN SURAT/BERKAS BERIKUT:

1. Berkas mahasiswa yang cuti tahun 2017

2. Beasiswa mahasiswa a.n. Deni Purnama
3. Mahasiswa Drop-out tahun 2016
4. Berkas pengangkatan pengurus BEM Unpad 2016
5. Pentas Seni Budaya Unpad Tahun 2017
6. Surat Keterangan Masih Kuliah a.n. Edy Junaedi
7. Beasiswa mahasiswa a.n. Isye Jumenar
8. Mahasiswa Drop-out tahun 2017
9. Laporan Kegiatan BEM Unpad 2017
10. Berkas mahasiswa yang cuti tahun 2016
11. Berkas Pemilihan pengurus BEM Unpad 2016
12. Surat Keterangan Masih Kuliah a.n. Maman Sulaiman
 KLASIFIKASI YANG DIGUNAKAN
UNTUK LATIHAN

KM – KEMAHASISWAAN
KM.00 Status Mahasiswa,meliputi :
KM.00.00 Cuti Mahasiswa
KM.00.01 Pindah
KM.00.02 Drop Out (DO)/putus kuliah
KM.00.04 Laporan Status Mahasiswa/Ket. Masih kuliah
KM.01 Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah
KM.02 Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi:
KM.02.00 Beasiswa
- Ketentuan beasiswa
- Tawaran beasiswa
- Daftar calon penerima beasiswa
- Seleksi calon penerima mahasiswa
- Penetapan Penerima Beasiswa
- Perpanjangan beasiswa
KM.02. 01 Administrasi fasilitas mahasiswa, antara lain asrama,
kesehatan, asuransi, dan transportasi
KM.03 Organisasi Mahasiswa
KM.03.00 Administrasi organisasi mahasiswa
KM.03.01 Proses pembentukan pengurus
KM.03.02 Pengangkatan pengurus
KM.03.03 Laporan Pelaksanaan Kegiatan
 KM.04 Himpunan Orangtua Mahasiswa
KM.05 Kegiatan Mahasiswa
KM.05.00 Proposal usulan s.d keg.mahasiswa yg
diterima
KM.05.01 Proposal usulan mahasiwa yg ditolak
KM.06 Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional
KM.07 Pengembangan Seni, Budaya, dan Olahraga
KM.08 Mahasiswa Berprestasi
KM.08.00 Administrasi pendaftaran dan seleksi
KM.08.01 Penetapan
KM.09. Berkas Perseorangan Mahasiswa
KM.09.00 Kartu Induk Mahasiswa
KM.09.01 Kartu Mahasiswa
KM.09.02 Kartu Peserta Kuliah
KM.09.03 Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
KM.09.04 Kartu Rencana Studi
KM.09.05 Kartu Hasil Studi
KM.09.06 Kartu Daftar Ulang
KM.09.07 Kartu Tanda Registrasi/Adm Mahasiswa (KTRM)
KM.09.08 Surat Keterangan/Ijin Belajar
 Contoh

Jadwal Retensi Arsip

Jangka waktu simpan

NO Jenis/seri arsip Aktif Inaktif Keterangan

I. HUKUM
1.
Produk hukum 1 tahun 4 tahun Permanen
a. Peraturan Perundangan yang Stl tidak berlaku
mengatur instansi
b. Produk hukum internal
2.
Dokumentasi hukum 1 tahun 4 tahun
Stl tidak berlaku Musnah
3.
Kontrak/ perjanjian 1 tahun 9 tahun
Stl tidak berlaku Dinilai
kembali

33
 PROSEDUR
PENYUSUTAN ARSIP
1) Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi
inaktif
2) Pengelompokkan
3) Pendaftaran , pembuatan DPA
4) Penataan, sesuai dengan DPA dimasukkan ke
dalam boks
5) Pembuatan Berita Acara Pemindahan
6) Pelaksanaan pemindahan arsip
Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan

Unit kerja :
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

No. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif
dari unit kerja ........…
1. Nama : …
NIP :…
Jabatan: …
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama :…
NIP :…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan
seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

Malang, … ……2011
Pihak Kedua Pihak Pertama
ttd ttd
nama terang nama terang
NIP NIP
Mengetahui
Kepala Unit Pengolah
ttd
nama terang
NIP
1) Pemeriksaan  JRA
2) Pendaftaran
memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri
kemudian dicatat dalam daftar arsip usul
musnah (DAUM) rangkap dua.
satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit
Kearsipan
3) Pembentukan Panitia Pemusnahan
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan
retensi > 10 tahun.
Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang
secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan
arsip

4) Penilaian dan Persetujuan

retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan
dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota
• Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari
Kepala BPK
• Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari
Kepala BKN

5) Pembuatan Berita Acara

6) Pelaksanaan pemusnahan:
- dicacah
- dibakar
- menggunakan bahan kimia
- di daur ulang
NO SERIES ARSIP & TAHUN JML KONDISI PENATAAN KET
DESKRIPSI

A. KEPEGAWAIAN
1. Lamaran 1990 4 boks Baik Alfabet
Pegawai yang
ditolak
2. Cuti Tahunan 1 boks
1990 Baik Alfabet
3. Mutasi 1 boks Geografis
1988 Baik
Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah

Unit kerja :
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
No. …………………………..

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di
bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar
Arsip terlampir.

Dengan cara:

a. Pembakaran
b. Pencacahan
c. Peleburan secara kimia

Saksi-saksi: Pimpinan unit kerja

1. Jabatan ttd
ttd nama terang
nama terang NIP
NIP

2. Jabatan
ttd
nama terang
NIP
Menyusutkan arsip dengan melihat JRA :

1. Formasi pegawai tahun 2006

2. Pengumuman penerimaan pegawai tahun 2007
3. Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 2005
4. Sertifikat pelatihan tahun 2008
5. DP3 tahun 2005
6. Daftar hadir pegawai tahun 2007
7. Cuti bersalin tahun 2004
8. Berkas askes a.n. Susi Semilikiti tahun 2005