1.

Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang
terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat menyurat
atau korespondensi. Dengan kata lain, surat menyurat
itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang
dilakukan dalam komunikasi tertulis.

2
2. Fungsi Surat
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :
 alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan;
 alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian;
 alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan;
 bukti historis misalnya surat-surat yang bersejarah;
 pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.

3
3. Jenis Surat
Dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya, surat itu tergolong
atas tiga jenis, yaitu :
a. surat pribadi
b. surat dinas
c. surat niaga

a. Surat Pribadi
Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Surat menyurat pribadi itu timbul
dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi
antara anak dan orang tua, antar kerabat, antar sejawat dan antar
teman.
Surat pribadi dapat digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat
bersampul.

4
b. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan
administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan
pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi
kepada perseorangan atau sebaliknya,

5
c. Surat Niaga
Surat niaga : surat yang dipergunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga.
• seperti perdagangan, perindustrian dan usaha jasa, misalnya :
perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan
asuransi dan perbankan.
• bermacam-macam surat niaga :
1. surat penawaran, 2. surat pesanan, 3. surat pembayaran,
4.surat penagihan, 5. surat pengiriman barang, 6. surat
pengaduan 7. surat proposi penjualan.
• Surat niaga berperan penting dalam dunia usaha karena
sebagian besar hubungan dengan pihak luar melalui surat
menyurat.
Oleh karena itu, surat niaga harus disusun dengan baik, jelas,
menarik dan perlu dikelola oleh pegawai yang mempunyai
keahlian dalam bidang surat menyurat secara profesional.

6
7
8
A. PENULISAN SURAT

9
a. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama pemerintah,
instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos,
kode pos, nomor faksimile, website, e-mail dan logo instansi.
•Nama pemerintah
•Nama instansi ditulis dengan huruf kapital
•Alamat instansi ditulis dengan huruf kapital pada awal kata
•Kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi berada

Contoh :

PEMERINTAH ACEH (Huruf Arial 14)

SEKRETARIAT DAERAH (Huruf Arial 18)
Jalan T. Nyak Arief, Banda Aceh Nomor 219, Kode pos 23114
Telepon 0651-7551377, Faksimile 0651-7553119

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf

kapital 10
11
b. Tanggal
Tanggal surat ditulis secara lengkap, tanggal ditulis dengan
angka, bulan ditulis dengan huruf dan tahun ditulis
dengan angka dan jangan disingkat.
Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun
seperti tanda titik, titik koma, dan garis hubung.
Untuk penulisan bulan perlu diperhatikan hal berikut :
•Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan
huruf misalnya Januari, Februari dll,
Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh
disingkat seperti Jan, Feb, Agt atau Nov
•Nama bulan ditulis dengan cermat misalnya Februari,
November, bukan Pebruari, Nopember
12
Contoh :
• Penulisan tanggal surat yang benar
KEPALA SURAT

Banda Aceh, 12 Februari 2011

• Penulisan yang salah

KEPALA SURAT

Banda Aceh, 12 Peb 2011.

Banda Aceh, 12-02-2011;
13
c. Nomor, Lampiran, Sifat dan Hal
Kata nomor, sifat, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf
kapital dan diikuti tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke
bawah sesuai dengan panjang pendeknya ke empat kata itu.
Kata nomor diikuti dengan kode klasifikasi surat dan nomor
urut surat. Kode klasifikasi surat telah diatur secara khusus sesuai
Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata
Kearsipan di Daerah yang sudah disesuaikan dengan daerah Aceh
yaitu Pergub Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Kearsipan di
Aceh.
Kata sifat diikuti dengan tingkat kecepatan proses surat
sebagaimana telah diatur dalam Pasal 10 Permendagri Nomor 54
Tahun 2009 yaitu amat segera/kilat, segera, penting dan biasa.
Kata lampiran diikuti/disertai dengan jumlah barang/jenis yang
dilampirkan dan ditulis dengan huruf

14
Contoh :
• Lampiran : satu berkas, dua eksemplar, bukan 1 berkas atau 1 (satu)
berkas

Kata hal disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa
diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca
lain. Pokok surat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh Penulisan hal yang tidak dianjurkan :
• Hal : Permohonan tenaga pengajar untuk memberikan kuliah pada
• Diklat PIM III
• Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
• Hal : Permintaan soal-soal ujian
 
Contoh Penulisan yang dianjurkan :
• Hal : Permohonan tenaga pengajar
• Hal : Penyeragaman bentuk surat
• Hal : Permintaan soal ujian
15
d. Alamat Surat
Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut :
• Penulisan nama penerima harus cermat, lengkap dan informatif.
• Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap
unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
• Jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki
pangkat (Dr, dr, Ir, Drs, Kapten atau Kolonel dll) atau yang dituju
nama jabatan seseorang.
• Kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara, agar tidak digunakan karena
berimpit dengan gelar, pangkat atau jabatan.
• Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai
nama jabatan atau nama jabatannya saja dan bukan nama
instansinya.
• Kata jalan pada alamat surat tidaklah disingkat tetapi ditulis penuh
dengan huruf awal kapital tanpa tanda titik atau titik dua dan titik
koma pada akhir kata itu.
Nama kota tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi huruf
awal kata saja huruf kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak
diakhiri dengan tanda baca apapun.
16
Contoh penulisan alamat yang tidak dianjurkan
• KEPADA
Yth. Bpk. MUNARDI
Kepala Biro Hukum
Kementerian Dalam Negeri
JAKARTA
 
• Kepada
Sdr. Drs. Ambaini Surana
Jln. Toya Amerti 7
Tangerang

• Kepada YTH
Sdr. Kepala Biro Organisasi Setda Aceh
di-
Banda Aceh
 
• Kepada Sekretariat Daerah Aceh
Kuta Alam
Banda Aceh
 
• Kepada Bapak Kapten Lukman
JALAN TEUKU UMAR
SETUI
BANDA ACEH
17
Contoh penulisan alamat yang dianjurkan :

• Yth. Bapak Munardi

Kepala Biro Hukum Sekretariat Jenderal Menurut Tata Naskah Dinas Nomor 54
Kementerian Dalam Negeri
Jalan Medan Merdeka Utara 8
• Kepada
di-
Jakarta Yth.
 
• Yth. Drs. Ambaini Surana • Yang terhormat
Jalan Toya Amerti 7
Sekretaris Daerah Aceh
di-
di-
Tangerang
  Banda Aceh
• Yang Terhormat  
Kepala Biro Organisasi Sekretariat Daerah Aceh • Yth. Kapten Lukman
di Jalan Teuku Umar Setui
Banda Aceh Banda Aceh
   

18
e. Isi Surat
Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian yaitu paragraf
pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup. Paragraf pembuka
mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan yang berisi
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan.
Contoh :
1.Kami beritahukan atau informasikan kepada saudara bahwa………..
2.Salah satu kegiatan program ketatalaksanaan adalah pelaksanaan
analisis jabatan Satuan Kerja Perangkat Aceh.
Sehubungan dengan maksud tersebut………..
3.Pada tanggal 10 s.d 12 Mei 2011 kami akan mengadakan bimbingan
teknis tata naskah dinas. Tujuan bimbingan teknis dimaksud………
4.Dalam media massa Serambi Indonesia, kami telah membaca bahwa
Pemerintah Aceh sedang mengintensifkan program Aceh Green.
Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapat informasi lebih lengkap
tentang konsep Aceh Green dimaksud.

19
20
21
22
23
24
25
26
Contoh penulisan tembusan yang tidak dianjurkan :
a. TEMBUSAN
1. Kepada Yth. Bapak Kepala ………….(sebagai laporan)
2. Arsip / pertinggal
b. Tembusan yang terhormat :
Bapak Kepala ……………. (sebagai laporan)
c. Tembusan
1. Yth. Kepala Biro Umum agar
Mengatur jam keberangkatan kendaraan
2. Yth Kepala Bagian Rumah Tangga (untuk dilaksanakan)
3. Sdr. Dra. Sabaindah
4. Pertinggal
27
Contoh penulisan tembusan yang dianjurkan :
a. Tembusan :
1. Kepala …………
2. Direktur ………. Lebih dari Satu

b. Tembusan :
Kepala …………….. hanya satu

28
Kata-Kata yang disingkat
a. Berkenaan dengan nama atau unsur nama orang dan
nama gelar kesarjanaan maka ditulis dengan huruf besar
dan diberi tanda titik di belakang tiap-tiap huruf
singkatan.
Contoh : R.A. Kartini Raden Ajeng Kartini
W.R. Supratman Wage Rudolf Supratman
Basuki N.S. Basuki Noto Sewoyo
Ali Said, S.H. Ali Said Sarjana Hukum

29
b. Kata-kata yang disingkat itu berkenaan dengan nama
lembaga pemerintahan, nama badan-badan
internasional nama dokumen kenegaraan dan lain-lain,
maka ditulis dengan huruf besar dan di belakang tiap
huruf tidak diberi tanda titik.
Contoh :
SD = Sekolah Dasar
MPR = Majelis Permusyawaratan Ulama
PBB = Perserikatan Bangsa-Bangsa
UUD 4 = Undang-Undang Dasar 45

30
c. Kata-kata yang disingkat itu berkenaan dengan istilah
atau ungkapan lain maka ditulis dengan huruf kecil, dan
dibelakang tiap huruf diberi tanda titik.
Contoh :
a.n. = atas nama
d.a. = dengan alamat
y.l. = yang lalu
u.p. = untuk perhatian
u.b. = untuk beliau

31
Contoh kata yang sering ditulis dengan ejaan yang
berbeda sebelah kiri yang ejaannya salah dan sebelah
kanan yang benar.
Ejaan yang salah Ejaan yang benar
(tidak baku) (baku)
Administratip Administratif
Akhli Ahli
Anarkhi Anarki
Anggauta Anggota
Apotik, apothek Apotek
Atlit Atlet
Azas Asas
Bonafide, bonafit Bonafid
Bis Bus
Donatir donatur
32
Lanjutan….
Eksport Ekspor
Gubug Gubuk
Hakekat Hakikat
Idzin, ijin Izin
Iyuran Iuran
Jaman Zaman
Juwara Juara
Kerna, karna Karena
Kongkrit, konkrit Konkret
Ma’af, maap Maaf
Ma’lum Maklum
Mulya Mulia

33
34