PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI KECAMATAN CITEUREUP

KABUPATEN BOGOR

Laporan Intership

Disusun oleh:
Mega Ani Sutomo
D.1810674
 Suatu organisasi atau instansi pemerintahan dikatakan lancar dan baik apabila dalam
organisasi atau instansi tersebut memiliki kepengurusan administrasi yang baik. Dalam
mengatur pelaksanaan administrasi memerlukan tata usaha yang baik agar dapat manfaat
yang dibutuhkan.

Komunikasi merupakan salah satu peran penting dalam mengatur tata pelaksanaan
administrasi di dapam organisasi atau instansi. Dizaman sekarang sudah semakin canggih
komunikasi yang digunakan. Tetapi surat merupakan alat komunikasi yang masih digunakan
hingga saat ini. Surat yang masuk maupun surat yang keluar pada suatu organisasi

01 maupun instansi memiliki nilai yang sangat penting bagi kelangsungan atau perkembangan
suatu instansi, bwik sebagai alat komunikasi, sebagai bukti autentik.

Disini saya sebagai penulis berkesempatan melakukan kegiatan magang di Kantor

Kecamatan Citeureup Kabupaten Bogor, salah satu tugasnya berhubungan dengan
kegiatan surat menyurat, mulai dari penerimaan sampai dengan pendistribusian surat. Surat
merupakan salah satu alat komunikasi dan sumber informasi. Surat juga mempunyai
manfaat yang besar. Hal ini menjadikan surat sebagai hal yang penting bagi sebuah
organisasi atau instansi.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil adalah:
"Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor
Kecamatan Citeureup Kabupaten Bogor?"
Surat Menurut Eusi Sumpriana (2004:13) berpendapat bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan
atau informasi secara tertulis dan pihak satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatan dalam sebuah
organisasi, instansi ataupun perusahaan.

Fungsi-Fungsi Surat menurut Tintin Astini& Johariah (2004:19) :

1. Tanda bukti tertulis yang otentik
2. Pedoman
3. Alat Pengingat atau berfikir
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat,atau organisasi pengirim

Pengelolaan menurut Ibnu Syamsi (2008:8) adalah proses,cara,perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan da
tujuan organisasi atau yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
dengan menggunakan tenag orang lain.

Fungsi pengelolaan:
1. Perencanaan (planning)
2. pengorganisasian (organizing)
3. pergerakan (actuating)
4. pengawasan (controlling)
 Menurut Ida Nuraida (2007:76), surat masuk adalah surat yang masuk ke
dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian lain pada instansi atau
perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan yang sama.
Sedangkan menurut Gina Madiana (2004:49), surat masuk adalah semua surat yang
diterima oleh organisasi kantor.

Menurut Gina Madina ( 2004:57), pengertian surat keluar

adalah surat-surat yang dikirimkan oleh organisasi terkait, baik
sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari suatu organisasi kantor atau perorangan agar terjalin
rangkaian hubungan timbal balik yang serasi serta kedua belah
pihak memperoleh keuntungan.
 Profil Instansi

Lokasi yang dijadikan tempat intership adalah Kantor Kecamatan Citeureup Kabupaten Bogor dan berikut ini sedikit
profil instansi:

Luas : ± 4.800 M2
Batas administratif :
Sebelah utara : Kecamatan Gunung Putri
Sebelah Barat : Kecamatan Babakan Madang
Sebelah Selatan : Kecamatan Cibinong
Sebelah Timur : kecamatan Klapanunggal, Kecamatan Sukamakmur
Terdiri dari 2 Kelurahan dan 12 Desa, yaitu :

1. Kelurahan Puspanegara 8. Desa Leuwinutug

2. Kelurahan Karang Asem Barat 9. Desa Sanja
3. Desa Tangkil 10. Desa Karang Asem timur
4. Desa Hambalang 11. Desa Hambalang
5. Desa Tajur 12. Desa Gunung Sari
6. Desa Pasir Mukti 13. Desa Citeureup
7. Desa Sukahati 14. Desa Puspasari
D a l a m p e l a k s a n a a n ke g i a t a n i n i p e n u l i s d i t e m p a t k a n d i S
u b B a g i a n U m u m d a n K e p e g a w a i a n . P e n u l i s d i b e r i k a n t u g
a s d a n p e ke r j a a n o l e h K e p a l a B i d a n g S u b B a g i a n d a n K e p e
g a w a i a n , m a u p u n s t a f - s t a f d a r i b i d a n g t e r s e b u t . B e r i k u t
i n i p e n j e l a s a n n y a :
1 . P e n c a t a t a n S u r a t M a s u k , b e r f u n g s i s e b a g a i d a ft a r u m t
u k m e n g i n v e n t a r i s i r s u r a t m a s u k d a l a m k u r u n w a k t u s e t a
h u n , d e n g a n d i b e r i k a n a r s i p p e n o m o r a n s e h i n g g a a k a n t e r
s u s u n r a p i s e s u a i d e n g a n n o m o r s u r a t , d a n s u r a t y a n g m a
s u k j u g a l a n g s u n g d i b u a t k a n d i s p o s i s i n y a u n t u k b i s a d i b e
r i k a n l a m g s u n g ke p a d a a t a s a n .
2 . M e n g a n t a r s u r a t ke p a d a b a g i a n - b a g i a n y a m a s i n g - m a s i n
g , s u r a t m a s u k y a n g s u d a h d i b u a t k a n l e m b a r d i s p o s i s i n y
a ke m u d i a n s u r a t i t u a k a n n a i k ke p i m p i n a n u n t u k d i b e r i k
a n d i s p o s i s i s u r a t d a n ke m u d i a n d i t e r u s k a n ke u n i t p e n g o
l a h .
3 . M e n g e l o l a S u r a t K e l u a r
, d a l a m p e m b u a t a n s u r a t ke l u a r p e r t a m a - t a m a y a n g d i l a k u
k a n a d a l a h s u r a t d i k o n s e p d a n d i k e ti k , k a l a u k o n s e p s u d a
h b e n a r d i s e r a h k a n ke p a d a p i m p i n a n u n t u k d i m i n t a i t a n d a
t a n g a n . J i k a s u d a h s a y a s a m p a i k a n ke p a d a p i m p i n a n ke m
u d i n d i c a t a t c d a l a m b u k u ke n d a l i c s u r a t ke l u a r d a n d i m i n t
a k a n n o m o r.
Berdasarkan analisis kompetensi yang dilakukan oleh penulis dari hasil magang selama kurang
lebih dua minggu,pengelolaan arsip dalam suatu instansi merupakan hal penting. Pengelolaan arsip
disuatu instansi biasanya berupa surat masuk dan surat keluar seperti undangan, surat tugas, surat
edaran,surat permohonan dll. Seperti hal nya yang dilakukan di bagian sekretariat Kantor
Kecamatam Citeureup Kabupaten Bogor.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Kantor Kecamatan Citeureup Kabupaten Bogor,
surat yang masuk diagedakan, diberi lembar disposisi setelah itu surat naik kepada pimpinan untuk
diberikan disposisi surat, dan kemudian diteruskan ke unit pengolahnya masing-masing.
Sedangkan prosedur pengelolaan surat keluar dilakukan dengan pemberian nomor pada surat.
Surtt keluar juga dicatat pada agenda.
Pengelolaan surat pada prinsipnya nemerlukan tahapan-tahapan. Tahapan surat masuk seperti
penerimaan surat, penyortiran surat berdasarkan jenis surat, pencatatan surat dibuku agenda
masuk, pengerahan surat kepada unit yang dituju,dan penyimpanan surat. Sedangkan pengelolaan
surat keluar melalui tahapan seperti, mengkonsep surat,mencatat pada buku agenda, mengetik
konsep surat ,meminta tanda tangan kepada pimpinan , mengecek surat yang akan dikirim dan
mendistribusikan surat.
Sesuai dengan kenyataan di lapangan, prosedur pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Citeureup Kabupaten Bogor
sudah sesuai dengan teori dan prosedur yang ada, akan tetapi terkadang masih ada kendala yang dihadapi dalam
pelaksanaan pengelolaan surat tersebut. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat di Kantor Kecamatan
Citeureup diantaranya, yaitu : 1) terkadang tidak semua surat diserahkan ke petugas pengelola surat untuk
diarsipkan, tetapi masih disimpan di masing-masing bidang yang berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut.
Sehingga petugas hanya mengarsip surat yang didisposisi dan diserahkan ke petugas pengelola surat saja; 2)
Terkadang petugas lupa memberi nomor surat keluar, dan ada alamat tujuan yang salah; 3) terkadang ada pegawai
yang meminjam surat dan pada waktu pengembalian surat tersebut pegawai yang meminjam surat itu
mengembalikan surat sendiri tanpa memberi tahu petugas pengelola surat dan terjadi kesalahan tempat dalam
mengembalikan surat. Sehingga pada waktu surat diperlukan kembali surat tersebut susah diketemukan.
 Kesimpulan
Kegiatan intersip ini merupakan salah satu syarat lulusnya salah satu mata kuliah
KKN disemester ini. Kegiatan ini sangat bermanfaat bagi penulis karena dapat
memperoleh keterampilan, pengalaman kerja, dan pengetahuan yang tidak pernah penulis
dapatkan sebelumnya. selain itu, dengan diadakannya intership ini penulis dapat
memperoleh gambaran mengenai dunia kerja khususnya dalam bidang administrasi.
Intership merupakan bentuk aplikasi dari perkuliahan yang telah berlangsung. Setelah
penulis melaksanakan intership di Kantor Kecamatan Citeureup dan membuat laporan ini,
maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Kegiatan intership ini dilaksanakan di Kantor Kecamatan Citeureup Kabupaten Bogor.
2. Penulis ditempatkan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Di dalam kegiatan ini
dibutuhkan kedisiplinan dan ketelitian yang tinggi.
3.Selama menjalani intership, penulis malakukan kegiatan penerimaan surat masuk,
memberikan nomor pada surat keluar, melaukan penanganan surat masuk, mencetak kop
surat, mengarsipkan surat-surat.
4.Pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Citeureup sudah cukup baik sesuadi dengan
prosuder yang baik.
THANK YOU