Sistem Implementasi

 Training Personal
 Konversi Sistem
 Review post-implementation
 Dokumentasi
 Dukungan lain
 Training

 Tipe Training: disesuaikan dengan keadaan

lingkungan implementasi sistem:
– Eksternal Training: kursus dr vendor pelatihan
– Internal Training: On the Job Training
– Belajar Sendiri
 Memilih Staf yang akan dilatih
– Terdiri dari tiga kelompok User:
 Teknisi & Administrator yang akan bertugas merawat sistem
 Application user (user pd umumnya)
 General Manager
 Training

 Pelatihan untuk Administrator:

– Set-up sistem awal
– Rutinitas harian
– Diagnosis kesalahan
– Menulis sistem log
– Trouble shooting
– Penanganan Keamanan
– Melakukan perubahan, penghapusan, restore
– Melakukan Backup / Disaster Recovery
 Training

 Application Training
– Set up files
– Proses transaksi
– Validasi data
– Update batch
– Prosedur akhir-hari
– Mencetak laporan
– Pemahaman pesan kesalahan
 Konversi Sistem Baru

 Konversi Sistem:
– Konversi Langsung
– Konversi Paralel
– Konversi phase-in
– Konversi Pilot
 Konversi Sistem Secara Langsung
 Disebut juga sbg Cold Turkey yaitu langsung
menghentikan sistem lama dan menjalankan sistem baru;
 Konversi sistem ini dilakukan apabila:
– Sistem lama sudah tidak berfungsi sama sekali
– Sistem baru bersifat kecil / sederhana
– Tidak baru menggantikan sistem lain
– Rancangan sistem baru sangat berbeda dengan sistem lama
 Keuntungan adalah biaya yang relatif tidak mahal
 Kelemahan: resiko kegagalan yang tinggi
 Perlu segera diikuti oleh program pengujian dan pelatihan
 Konversi Paralel

 Sistem lama dan sistem baru beroperasi bersamaan untuk

periode waktu tertentu.
 Output dari masing2 sistem dibandingkan, apabila
terdapat perbedaan akan direkonsiliasi,
 Keuntungan: resiko kegagalan rendah
 Kerugian: biaya yg tinggi khususnya duplikasi dokumen,
 Apabila terdapat perbedaan dalam metoe produksi,
aturan keputusan, prosedur akunting, dan model kendali
inventarisasi maka metode konversi paralel tidak dapat
dilakukan
 Konversi Phase- In
 Sistem baru diimplementasikan secara gradual,
sedikit demi sedikit -> memeberikan waktu lebih
utk asimilasi prubahan,
 Sistem harus disegmentasi, dan penginstalan
sistem baru berdasarkan segmentasi tsb. Untuk
setiap segmentasi mis.: mekanisme sistem lama
dikembangkan untuk memproses data baru,
kemudian sistem baru yang berhubungan dg
segmen tersebut diinstal setelah tidak terdapat
kegagalan proses kemudian dievaluasi.
 Keunggulan: proses asimilasi sistem dapat
diminimalisasi,
 Kerugian: biaya yang besar utk membuat interface
temporer.
 Konversi Pilot

 Sistem diinstal hanya pada sebagian

organisasi (mis. Kantor cabang atau pabrik)
sbg pilot -> segmentasi organisasi
 Keuntungan: resiko lebih sedikit
dibandindingkan metode langsung, dan
lebih murah dibandingkan metode paralel,
alokasi kesalahan, alokasi pelatihan untuk
semua organisasi.
 Konversi File Data

 Melakukan modifikasi file yang sudah ada

dalam bentuk:
– Format
– Isi data
– Medium penyimpanan
 Metode Konversi:
– Langsung
– Bertahap
 Konversi File Langsung

 Membuat program konversi data apabila sistem

lama menggunakan komputer, sedangkan apabila
dr model manual ke komputer butuh waktu lama
utk memasukkan data,
 Membuat suatu prosedur kendali:
– File Master -> pemeriksaan terhadap field dan records
– File Transaksi -> perlu diperiksa apabila terdapat
perbedaan medium / prosedur
– File Indeks -> Key yg menghubungkan master file
– File Backup -> Mengamankan data base apabila terjadi
kesalahan proses atau kerusakan di pusat data
 Konversi File Gradual

 File dikonversi sedikit demi sedikit,

 Rekord akan dikonversi hanya ketika menunjukkan
aktifitas transaksi. Rekord lama yang sudah tidak
melakukan transaksi tidak dikonversi,
– Apabila terdapat transaksi, maka kemudian akan
dimasukkan ke sistem,
– Program mencari di file master baru utk record yg akan
diupdate dan kemudia diproses,
– Jika record tidak ditemukan dalam file master baru, file
master lama diakses untuk record yg sesuai dan rekord
tersebut ditambahkan ke file master baru.
 Evaluasi Sistem Baru

 Bertujuan untuk mendapatkan cara

meningkatkan efisiensi dan efektifitas
sistem baru, serta memberikan informasi
untuk pengembangan sistem mendatang.
 Biasanya dilakukan setelah dua hingga
enam bulan instalasi -> sudah terdapat
periodik pelaporan serta isu sistem masih
baru
 Area Peninjauan (1)

 Faktor sistem
– Faktor kelayakan TELOS (Technical,
Economical, Legality, Operation, Schedule)
 Teknologi pendukung;
 Pendanaan utk biaya teknologi, operasional,

pemeliharaan;
 Operasinal sistem yg tidak melanggar

hukum;kesesuain jadwal.
 Keterampilan personal dlm
– Faktor strategik PDM (Productivity, Differentiation, Management
 Sudah tercapainya produktivitas stl implementasi sistem baru

 Kontribusi terhadap diferensiasi produk dan layanan

 Dukungan informasi utk peningkatan kualitas perencanaan,

pengontrolan, dan pembuatan keputusan manajemen,
– Faktor rancangan MURRE (Maintenability, Usability, reusability,
extenability)
 Dokumentasi sudah komprehensive, jelas dan uptodate
 Mendukung CMS (Change Management System)
 Module untuk user sudah terpenuhi
 Terpenuhinya dukungan ke user
 Modul perangkat lunak dapat digunakan kembali
 Terbebas dari fault/error
 Adaptif dan fleksibel
 Area Peninjauan (2)

 Komponen Rancangan Sistem:

– Output
 Output harus sesuai, relevan, akurat dan dapat digunakan kembali

 Kemanan pengguna output bagi user yg tidak berhak

 Kemudahan akses

 Sesuai dengan kognitif user

 Ketepatan edit dan identifikasi laporan

– Input
 Form memenuhi kaidah pedoman dan spesifikasi rancangan

 Verifikator data input

 Manual pengisian form

– Proses
 Pengujian terhadap semua proses

 Peninjauan terhadap prosedur dan dokumentasi

 Prosedure pengoperasian

 Reliability sistem
– Database
 Pengujian penambahan record baru stl record terakhir

 Membuat suatu file baru

 Membaca / menulis ke file dengan label header yg salah

 Memproses data end-of-file

 Memasukkan record yg tidak lengkap

 Proses Back-up, recovery

 Kecepatan melakukan query

 Mengatasi batch proses secara efisien (proses tidak terlalu lama)

– Kendali
 Penetapan standar operasional untuk mengendalikan kejadian yang bersifat
luar biasa.
 Rencana pemulihan sistem sudah terujikan (disimulasikan) dan ditetapkan,

 Terdapat kendali akses terhadap serangan virus maupun perusak lainnya

– Platform Teknologi
 Peripheral, workstation, processor, dan jaringan,

 Membandingkan kinerja dengan rancangan

 Membutuhkan komponen penunjang:

– Job accounting system

– Hardware monitoring
– Software monitoring
 Konfigurasi teknologi yang optimal
 Respon time yang acceptable
 Area Peninjauan (3)

 Keakuratan Estimasi
– Waktu: menggunakan tool spt PERT, Gannt, atau
lainnya.
– Biaya yg sebenarnya sesuai dg yg diestimasi
– Manfaat
 Tingkat dukungan:
– Sumber daya tersedia
– Manajemen puncak
– Pelatihan (teknik pelatihan, user, tutor)
 Dokumentasi

 Dokumentasi Proses
– Merekam proses pengembangan dan perawatan.
Isi dokumentasi proses adalah: perencanaan,
jadwal, kualitas proses, standard proses.
 Dokumentasi Produk
– Menggambarkan produk yang sedang
dikembangkan dr sudut pandang engineer
pengembang/perawatan. Yg termasuk
dokumentasi produk adalah: user manual, help.
 Dokumentasi Produk
• Technical manual untuk hardware dan pengoperasion
sistem dengan kualitas penulisan yang baik dan jelas.
Fitur yang harus terdapat dalam user manual:
• Bagian “Bagaimana Memulai”
• Indeks yang komprehensif
• Tutorial
• Contoh-contoh
• Quick reference guide
• Referensi Ringkas yg menunjukkan fitur dan routin
• Ilustrasi
• Manual yg mudah diikuti, mudah dimengerti dan terurut secara
logis
 User Manual

1. Pengantar
 Tujuan dari produk
 Lingkungan operasi
 Fungsi secara umum
 Fitur Khusus
 Keterbatasan
 Keterangan dan notasi dokumen serta terminologi
 User Manual

 System Overview
– Komponen Hardware,
– Komponen Software
– Komponen Aplikasi
– Sistem Akses Kontrol
– Flow of system process
 User Manual

2. Instalasi
 Persyaratan minimal sistem yang dibutuhkan
 Menyalin dan memback-up
 Proses instalasi
 Konfigurasi/kustomisasi produk
3. Tutorial
 Penjelasan langkah-demi langkah dengan contoh
 Penjelasan tiap contoh
 Pengembangan dari contoh dasar
 Penggunaan on-line Help
 User Manual
4. Instruksi detail
 Keluaran dari produk
 Masukan untuk produk
 Pengoperasian produk
 Penanganan error
 Fungsi khusus

5. Detail Teknis
 Prinsip dari operasi
 Fitur lanjutan
 Algoritma utama yang digunakan
 Struktur data utama
 Modifikasi produk
 Cara memperoleh dukungan teknis dan informasi lanjutan
 User Manual

 Pesan Kesalahan
 Trouble Shooting
 Dokumentasi Maintenance

 Menjelaskan tata cara perawatan dan

pengelolaan sistem yang baik.
– Maintenance Manual
– Trouble shooting manual
– Tingkat kerusakan yang ditulis biasanya
hanyalah sampai pada level yang ringan dan tak
perlu penanganan khusus.
 Dokumentasi Source Code

 Penamaan variable, constant, procedure.

Function yang jelas dan konsisten
 Memberi keterangan pada header setiap
procedure, yang berisis:
– Fungsi dari procedure
– Variable local masukan, dan keluaran
– Variable global yang digunakan dan yang
dipengaruhi.
 Dokumentasi Source Code

Pada Header Program diberi:

– Nama penulis program
– Editor
– Compiler dan Library yang digunakan
– Versi dan upgrade history
– Tanggal pembuatan software
– Deskripsi singkat tentang software