MAINTENANCE

SUPPORT SYSTEM
Oleh :
Ir. M. Munir Fahmi, MT.
0818629340
Maintenance Planning Supporting
• Informasi dan data yang diperlukan:
drawings, manual books, standar dan
toleransi
• Spare parts, tools, special tools, material,
• Tenaga kerja
• Suppliers, konsultan ataupun kontraktor
yang diperlukan
Support Planning Task
• Mendefinisikan rancangan utama dan teknik
pengembangannya
• Mendefinisikan kebutuhan teknis
• Mendefinisikan kebutuhan reliability dan
maintenability
• Mendefinisikan seluruh dokumen yang
diperlukan
• Mendefinisikan berbagai prediksi secara teknis
yang akan digunakan sistem
• Mendefinisikan berbagai kebutuhan material,
spare parts, dll
Support Planning Task (Continued)

• Mendefinisikan kebutuhan operasional yang

menyangkut berbagai informasi tentang kerusakan
• Mendefinisikan sistem logistik
• Mendefinisikan kebutuhan modifikasi
• Mendefinisikan jenis-jenis instalasi
• Mendefinisikan teknik pengendalian, termasuk
konfigurasi management controls, contractor, auditing,
standar, dll.
• Mempersiapkan informasi ongkos, life cycle cost dan
pengembangannya dalam periode waktu tertentu
• Mempersiapkan data teknik untuk menunjang sistem
pengadaan
Pengertian Standar
• Standarisasi
Proses usaha untuk melakukan pengunaan
produk standar, terutama produk standar
perusahaan termasuk penentuan sistem,
pemilihan material standar, penentuan
kebijakan, dan beberapa hal yang terkait dgn
optimalisasi keuntungan.
• Spesifikasi
Keterangan rinci dari suatu barang, material
atau proses guna membedakan dengan barang
lain
Standar
 Definisi: suatu keputusan pencapaian yang
diharapkan, dan telah disetujui serta diterima
sebagai suatu terbaik saat itu dalam memecahkan
situasi permasalahan.
 Jenis-jenis standar:
 Standar Teknik, penerapan pada tingkat produktif suatu
bisnis, antara lain seperti material, komponen, produk,
proses pengerjaan, prosedur dan metoda pengerjaan,
metode pengetesan / pengujian, gambar kerja, dll.
 Standar Manajerial, penerapannya pada tingkat
administratif suatu bisnis antara lain seperti kebijakan
perusahaan, prosedur
Keuntungan :

• Memungkinkan pertukaran spare part antar equipment,

mengakibatkan efisiensi cost
• Produk standar mudah untuk dijual, karena banyak yang
mengunakan, akibatnya mengurangi kelebihan
persediaan
• Lebih dikenal, baik oleh teknisi maupun bagian
perencana, sehingga memudahkan
• Mudah dan cepat dalam pemesanan/pengadaan,
pemasangan, assembling dalam suatu instalasi
• Mudah diperoleh di berbagai sumber pembelian
• Mudah dikenali spesifikasinya
• Dll.
Kerugian :

• Adanya ketergantungan pada merek/pabrik

tertentu, terutama harga dan kemudahan
penyediaan bila dalam standarisasi pemilihan
equipment hanya dilakukan pada satu merek/
pabrik
• Pemilihan equipment dengan hanya melihat pada
harga yang bersaing (dalam tender), akan
berakibat pada pembelian spare part yang
mahal (tidak diperhitungkan dari awal)
 Standarisasi Aktivitas Maintenance

Alasan :
• Macam aktivitas maintenance
 Dari perawatan rutin dan pemeriksaan sampai
perbaikan dan pengembangan kemampurawatan
• Dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk
menguasai maintenance techniques and
skills
• Maintenance work secara umum kurang
efisien dibanding production work.
Jenis standar dalam aktivitas
maintenance
• Equipment design standard / equipment standard
– (standar komponen dan alat, metoda perhitungan
kapasitas alat, dll)
• Equipment performance standard / equipment
specification
– (menunjukan performansi alat seperti: kapasitas,
dimensi, kepresisian, fungsi, mekanisme, material,
dll.)
• Equipment materials procurement standard
– (menyangkut kualitas material dan komponen)
• Test run and acceptance standard
– (pemeriksaan dan pengukuran serta uji operasi
terhadap performansi kerja alat baik pemasangan
baru, modifikasi atau hasil perbaikan.
General Maintenance Standard
• Equipment maintenance standard
– Inspection and test (metoda pengukuran terjadinya
penurunan kinerja peralatan)
– Daily routine maintenance (standar pengaturan
tingkat penjagaan terjadinya penurunan)
– Repair (standar perbaikan dan pemulihan)
– Inspection (standar pemeriksaan)
– Repair Work (standar perbaikan)
• Maintenance work procedure
– Methods, time for inspection, servicing, and other of
maintenance work (standar performansi kerja,
pengukuran kerja dan efisiensi, estimasi waktu,
schedules, training)
 General Maintenance Standard

Inspection standard
(For measuring equipment deterioration)
Equipment Overhaul standard
Maintenance (for Preventing equipment deterioration)
Standard
Repair standard
Maintenance (For restoring equipment)
Standard

Maintenance Work procedure

Work (showing maintenance work procedure and
Procedure times)
 Standarisasi equipment

• Terhadap equipment :
– Jenis alat
– Tipe alat
– Kapasitas
– Buatan pabrik atau merek, keuntungannya :
• Diperolehnya standarisasi alat yang sesuai
• Mutu terjaga
• Tidak tergantung dari satu perusahaan
• Masih mempunyai posisi tawar
• Memperoleh harga kompetitif
 SPARE PART
 

• Perbedaan barang umum dan spare part

– Barang umum penggunaannya tidak tergantung
peralatan tertentu, frekuensi dan jumlah penggunaan
relatif tetap, kebutuhannya mudah diprediksi, jenisnya
banyak, dapat distandarisasi, dapat saling
dipertukarkan.
– Spare part penggunaannya tergantung dari fasilitas
tertentu, pembuatnya terbatas, tidak tersedia dalam
bentuk siap ada dipasaran kecuali jenis-jenis standar,
frekuensi dan penggunaan bervariasi, relatif sulit untuk
memprediksi kebutuhannya, sulit distandarisasi dan
dipertukarkan.
 KLASIFIKASI SPARE PART
 
• Spare part habis pakai (consumable parts atau routine spare part)
– Spare part untuk pemakaian biasa yang akan cepat rusak dan atau aus
– Perlu ada persediaan, karena kerusakan akan terjadi sewaktu-waktu,
misal: seal, v-belt, bearing, filter dll.
• Spare part pengganti (replacement parts atau overhaul spare part )
– Penggantiannya diperlukan pada saat overhaul atau repair
– Biasanya tidak melakukan persediaan, kecuali untuk yang vital, contoh:
gasket, piston dll.
• Spare part jaminan (insurance parts)
– Jenis :
• Extended Spare part
• Major failure Spare part
– Spare part yang jarang rusak, bila rusak akan vatal
– Bentuknya dan umumnya besar, mahal, waktu pembuatan lama, contoh:
cylinder head, crankshaft dll.
 PRINSIP
 

• Spare part pengganti dan spare part overhaul

tidak perlu dilakukan persediaan, kecuali untuk
peralatan vital dan penting.
• Pengendalian persediaan dilakukan tergantung
jadwal atau rencana yang telah ditetapkan baik
waktu, jumlah maupun jenisnya.
 KLASIFIKASI EQUIPMENT
 

• Vital equipment, peralatan utama produksi,

peralatan penting yang terkait dg safety,dll.
• Essential equipment, peralatan bantu utama,
peralatan yang tidak termasuk dlm katagori vital
equipment.
• Suport equipment, peralatan pendukung
• Operating equipment, bukan equipment utama
industri, sesuai kebijaksanaan.
 Matrik Penyediaan
 

Consumable Replacement Insurance

parts parts parts
Vital Perlu Perlu Perlu
equipment disediakan disediakan disediakan

Essential Perlu Sebagian

equipment disediakan

Support Perlu
equipment disediakan

Operating Perlu
equipment disediakan
 PERBEDAAN
 

• Spare part khusus

– Hanya digunakan pada satu jenis equipment
– Pembuat terbatas (biasanya hanya satu pabrik)
– Merek spare part adalah pabrik pembuat equipment
– Tidak distandarisasi
• Spare part umum
– Dapat digunakan oleh berbagai equipment
– Pembuatan dilakukan oleh banyak pabrik
– Ada standarisasi material, bentuk, ukuran maupun
jenis.
 Administration of Spare part
 
• Kebutuhan dlm pemasanan/pengadaan :
– Umur equipment
– Standard
– Spesifikasi
– Sumber pembelian
– Dapat dipertukarkan
• Penyimpanan :
– – Gambar dan nomor gambar
No. Idenditas equipment
– – Model dan tipe
Tingkat kritis pengunaan
– – No. seri
Jenis spare part
– – Nama pabrik pembuat
Deskripsi
– – Jumlah
Spesifikasi material
– – Kode, harga, waktu pesan,
Nomor suku cadang
failure rate dan kebutuhan
 PENENTUAN KEPERLUAN SPARE PART
 
 Secara sederhana dapat digunakan rumus :
 Jumlah spare part yang perlu disimpan, (K)

K= fP
dimana :
f = faktor yang ditentukan berdasarkan pengalaman dalam kondisi normal = 1
P = Akar 2 dari jumlah spare part yang sama yang dipakai pada equipment
yang ada.
 Contoh :
 
 Enam unit mesin menggunakan 6 rubber seals
yang sama, jumlah seals yang perlu disimpan :

K= fP
K= 1x 6 x 6

K = 6 buah
 PENGGANTIAN
• Pengertian :
 

Penggantian yang dimaksud terkait

dengan kondisi/performansi/efisiensi dari
fasilitas yang kian memburuk seiring
dengan waktu
• Alasan :
– Semakin lama fasilitas dipertahankan akan semakin
besar cost operation yang dikeluarkan sehingga
diperlukan perbaikan dan atau pengantian baik
sistem maupun komponen sistem.
– Teknologi
 STRATEGI PENGGANTIAN

• Katagori penggantian :
 

– Terjadi penurunan atau memburuknya

kondisi suatu alat ataupun komponen yang
diakibatkan oleh penggunaan.
– Peralatan yang sudah tidak layak pakai

contoh :
• bearing, poros dll.
• pengembangan baru dengan diperkenalkannya
peralatan baru
 STRATEGI PENGGANTIAN

• (Lanjutan)
 

– Kerusakan, bukan karena akibat terjadi

penurunan atau memburuknya kondisi,
tetapi akibat terjadinya kegagalan
contoh: lampu pijar putus, pipa karet bocor,
dll.

– Strategi Usaha
contoh: akibat adanya perubahan produk

– Perkembangan teknologi
 Klasifikasi fasilitas berdasarkan penggunaan :
 
 Fasilitas dioperasikan secara terus
menerus, artinya fasilitas tersebut digunakan
secara kontinu dan berkesinambungan sepanjang
waktu. Sebagai contoh mesin-mesin produksi,
pembangkit tenaga listrik dll. Biasanya umur
ekonomis dari fasilitas tersebut diukur atas dasar
skala waktu.
 Fasilitas yang digunakan atau
dioperasikan tidak kontinu. Pada
kenyataanya bahwa fasilitas yang dimaksud
pengoperasiannya tergantung pada pemakaian, dan
umurnya diukur dari lamanya pelayanan.
 Jenis ongkos penggantian :
 
• Ongkos tetap, meliputi ongkos-ongkos pengadaan
awal, ongkos instalasi, penelitian dan pengembangan ,
ongkos kerusakan awal dan lainnya yang merupakan
ongkos yang dikatagorikan tidak terjadi pengulangan.
• Ongkos operasi, meliputi ongkos perawatan,
perbaikan dan ongkos operasi. Ongkos ini umumnya
dihitung untuk setiap satuan umur penggunaan alat.
• Ongkos penghapusan, suatu harga dari peralatan
yang diganti tetapi masih memberikan keuntungan.
 MODEL PENGGANTIAN
 
Dasar penggantian :
• Total ongkos untuk mengoperasikan suatu peralatan /
mesin akan sama dengan Ongkos pembelian
ditambah Biaya operasi dan dikurangi Nilai sisa
peralatan

= C + r(t) - S
dimana :
C = Ongkos pembelian
S = Nilai sisa
r(t) = Ongkos operasi pada waktu ke - t
 Contoh :
  Ongkos pengadaan dari mesin bubut adalah $ 15000 dan nilai sisanya $ 1000. Ongkos perawatan mesin bubut
(diperoleh dari kartu riwayat mesin) terlihat seperti tabel di bawah :

Tahun 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Biaya perbaikan 200 300 500 650 800 1000 1600 2100 2700

• Kapan mesin bubut perlu diganti ?

• Dalam masalah ini, r(t) mempunyai ciri tersendiri, dimana dengan :
• K(T) =  r(t)
• Diharapkan akan didapatkan nilai minimum dari A(T), seperti berikut :
• C = $ 15000, S = $ 1000. Nilai A(T), dihitung pada setiap tahun yang berbeda sehingga didapat :

Tahun r(t) K(T) C-S+K(T) A(T)

t
1 200 200 14200 14200
2 300 500 14500 7250
3 500 1000 15000 5000
4 650 1650 15650 3912
5 800 2450 16450 3290
6 1000 3450 17450 2908
7 1600 5050 19050 2721
8 2100 7150 21150 2643
9 2700 9850 23850 2650
 MODEL PENGGANTIAN
 
Dasar penggantian :
• Rata-rata biaya per tahun :
C + K(T) - S
A(T) =
T
dimana :
- Jika peralatan / mesin tersebut digunakan untuk T tahun
- Total mengadakan biaya pada peralatan pada T tahun
= Biaya utama + Total biaya menjalankan pada T tahun - Nilai
sisa
= C + K (T) - S
 Contoh :
  – Seorang pemilik armada mobil menemukan dari catatan lamanya biaya mengoperasikan armada mobil
pertahun dan nilai penjualan mobil, seperti tabel. Harga jual mobil $ 25000. Pada keadaan bagaimana
mobilnya perlu diganti ?

Tabel Data Biaya Mengoperasikan Mobil (harga jual mobil $ 25000)

Tahun Nilai Jual Biaya Operasi Biaya Perawatan
Operasi pada akhir tahun Tahunan Tahunan

1 15000 6300 300

2 13500 7000 500
3 12000 7700 1000
4 9000 9500 1500
5 8000 11500 2500
6 7500 13000 3500
7 7000 14200 4500

– Dari tabel diatas, terlihat bahwa nilai sisa mengurangi fungsi waktu. Dengan meminimalkan nilai A(T).
Analisis terhadap persoalan ini digambarkan dalam tabel.
 Contoh :
  Tabel Contoh Analisis

Tahun Nilai Jual Biaya Biaya Operasi Kumulatif, Total Biaya Biaya
Operasi Akhir Tahun, Investasi, Tahunan, Tahunan, Rata-rata,
S(t) C - S(t) r(t) r(t), K(t) C-S(t)+K(t) A(T)

1 15000 10000 6300 6300 16300 16300

2 13500 11500 7000 13300 24800 12400
3 12000 13000 7700 21000 34000 11333
4 9000 16000 9500 30500 46500 11625
5 8000 17000 11500 42000 59000 11800
6 7500 17500 13000 55000 72500 12083
7 7000 18000 14300 69300 87300 12471

– Tabel tersebut menjelaskan tentang nilai A(T) minimum yang berada pada tahun ketiga.
Dengan demikian memberikan informasi tentang penggantian dari setiap armada mobil
yang harus diganti setelah setiap tiga tahun. Dengan menjelaskan ongkos yang terjadi di
bawah rata-rata ongkos operasi tahunan sebesar $ 11333.
 MODEL PENGGANTIAN
 
Model penggantian komponen rusak secara kontinu :
Ongkos total rata-rata = Rata-rata dari ongkos
investasi + Rata-rata ongkos operasi + Rata-rata
ongkos perawatan.

a (r  1)
C  (b  m)  Co1  C p1
dimana :
a = Ongkos investasi
r = Ongkos
2 operasi untuk perawatan dan service r
r = Waktu antara penggantian (tahun) lainnya ditahun pertama
b = Dasar kenaikan pada biaya operasi per periode waktu = Biaya perawatan untuk service tahun pertama
m = Dasar kenaikan pada biaya perawatan per periode waktu C o1

C p1
 MODEL PENGGANTIAN
 
Lanjutan :
Untuk memperoleh rata-rata total ongkos
minimum. Dari persamaan diatas dengan
assumsi nilai r = 0. Maka, waktu optimum antar
penggantian :
2a
r* 
(b  m)
Rata-rata total biaya minimum, C* diperoleh :

C*  2a(b  m)  (b  m)  Co1  C p1 
 Contoh :
 
Sebuah perusahaan, melakukan perawatan terhadap instalasi perpipaan. Didapat
data beberapa pompa yang terpasang, seperti :
a = $. 25000, b = $. 1000, C = $. 600,
C = $. 500, m = $. 400
Cari waktu optimum antar penggantian dan rata-rata total biaya minimum.
Dengan menggunakan persamaan di atas, maka diperoleh waktu optimum antar
penggantian berikut :

( 2 x 25000)
r*   5,98 tahun
(1000  400)

Dengan rata-rata total biaya minimum, berikut :

 (1000  400) 
C*  2 x 25000(1000  400)   6000  500
 2 

= $ 14166.60 per tahun.

 FUNGSI MANAJEMEN MATERIAL DAN
PEMBELIAN (1)
• Suplier selection
• Bandingkan harga dari suplier dg pesaing
• Waktu, metoda dan biaya kirim
• Reputasi suplier
• Mutu
• QC
• Pengawasan mutu produk atau jasa suplier
• Mengikuti tahapan proses penentuan “acceptable level”
produk atau jasa berdasarkan spesifikasi.
• Menerapkan kebijakan mutu dan memonitor kinerja suplier
• Menjaga kestabilan ongkos sesuai anggaran yang telah
ditetapkan
 FUNGSI MANAJEMEN MATERIAL DAN
PEMBELIAN (2)
• Maintaining records
• Kinerja suplier dan hasil evaluasi masa lampau
• Harga terbaru
• Salinan pemesanan, kontrak dan perjanjian
• Progressing data pemesanan yang sedang diproses suplier
• Spesifikasi dan standar
• Progressing activities
Utk mengawasi purchasing operation secara efektif
Keuntungan :
• Suplier menyadari adanya pengawasan
• Kemungkinan penundaan dapat terdeteksi lebih awal
• Manajer pembelian mempunyai gambaran visual yang lengkap tentang
posisi purchasing dlm pemesanan dan suplier
 FUNGSI MANAJEMEN MATERIAL DAN
PEMBELIAN (3)
• Order
• Pengisian formulir pemesanan standar untuk
setiap transaksi
• Sebagai agen secara hukum mewakili
perusahaan
• Memastikan kebenaran semua pemesanan

• Stock control overview

Memelihara hubungan kerja dengan gudang untuk
memastikan kesesuaian tujuan dan sasaran
 FUNGSI MANAJEMEN MATERIAL DAN
PEMBELIAN (4)

• Keuntungan hubungan
• Meningkatkan reliabilitas suplier terkait dengan harga dan delivery
• Memungkinkan diambilnya tindakan emergency pada situasi
kekurangan material
• Tercipta kerjasama terkait perubahan spesifikasi atau disain
• Keterlibatan dalam pengembangan pola investasi di masa datang
• Monitoring dan technical development
• Menyadari akan adanya perkembangan yg mempengaruhi operasi
perusahaan
• Melakukan investigasi dan penelitian tentang berbagai inovasi
yang dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi ongkos
 FUNGSI MANAJEMEN MATERIAL DAN
PEMBELIAN (5)
• Specialization
• Secara umum :
• Raw material
• Equipment and spares
• Packaging
• Services
• Capital items
• Maintenance material
• Keuntungan :
• Skill dan pengetahuan lebih spesifik
• Sentralisasi data (catatan, arsip,dll)
• Hubungan dengan supplier lebih baik
• Discount
• Computer based system