DEPARTEMEN FRONT OFFICE

DEPARTEMEN FRONT OFFICE

DEPARTEMEN FRONT OFFICE
 DEPARTEMEN FRONT OFFICE
• Departemen yang berperan sebagai pusat
informasi, menangani proses check in dan
check out tamu beserta pembayarannya. FO
juga bertugas memenuhi kepuasan tamu,
menangani keluhan tamu dengan memberikan
pilihan solusi terbaik sehingga dapat menjaga
hubungan yang baik dengan tamu ataupun
pihak lain.
 Atribut kepribadian seorang petugas kantor
depan
• 1.Mempunyai pengetahuan yang baik tentang produk
hotel (good general knowledge of hotel product)
• 2.Berpenampilan yang baik dan rapih
• 3.Mempunyai keahlian yang baik
• 4.Dapat dipercaya
• 5.Mampu berdiplomasi
• 6.Berinisiatif
• 7.Berkelakuan baik
• 8.Mempunyai kemauan yang besar untuk selalu
memberikan pelayanan
ORGANIZATION CHART

RDM

FOM EHK
FO ORGANIZATION CHART
FOM

ASFOM

BELL
SPV FDA SPV RESA
CAPTAIN

FDA RESA BELL BOY

DOOR
GRO
MAN

OPT
 FOM (FRONT OFFICE MANAGER)
• Ringkasan pekerjaan: menciptakan kepuasan
tamu dan memberi kesan positif bagi tamu
• Melapor kepada: General Manager
• Staf bawahan: semua staff front office
• Tugas : Monthly report, budget dan room
revenue, handle VIP, monitoring staff FO,
pembuat aturan internal FO.
 ASFOM (ASSISTANT FRONT OFFICE
MANAGER)
• Ringkasan pekerjaan: membantu kelancaran
tugas di front office dan menggantikan front
office manager ketika berhalangan dan
mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan
deskripsi pekerjaannya.
• Atasan langsung: Front Office Manager
• Staff bawahan: Duty Manager, FO Supervisor,
Supervisor level lainnya di departemen Front
Office
 Front Desk Supervisor
• Ringkasan pekerjaan: memberikan layanan
penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel
dengan memberikan petunjuk kepada staff front
desk serta mengontrol kode akses komputer di
front desk.
• Atasan langsung: AFOM /Duty Manager
• Staff bawahan: Front Desk Agent
• Tugas : Handle complaint, grup, memberi
persetujuan beberapa form operasional,
 FRONT DESK AGENT
• Ringkasan pekerjaan: menangani registrasi
tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu
menginap serta menangani check-out tamu
beserta pembayarannya.
• Atasan langsung : FO Supervisor
• Tugas : Menangani tamu check-in dan check-
out, pembayaran dan penukaran mata uang
asing (sudah tidak diijinkan), bertanggung
jawab atas transaksi yang sudah dilakukan
 GUEST RELATIONS OFFICER
• Ringkasan pekerjaan: mengantarkan tamu,
memberikan layanan informasi dan bantuan
keperluan tamu selama tinggal di hotel.
• Atasan langsung: FDA SPV / GR Supervisor
• Tugas : Memantau dan menangani tamu VIP,
Menjelaskan fasilitas, beramah tamah kepada
tamu, tamu langganan dan VIP,
 OPERATOR
• Ringkasan pekerjaan: Menangani telepon dan
fax yang masuk dan keluar
• Atasan langsung: FDA SPV
• Tugas : Menerima telepon masuk, membuat
panggilan keluar, menyambungkan telepon,
memberikan informasi kepada tamu.
 Bell Captain (Chief Concierge)
Hotel saat ini menggabung 2 job des tsbt

• Area kerja: pintu masuk hotel, lobby, bell desk,

counter
• Ringkasan pekerjaan: memastikan bahwa semua
tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan
di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk
• Atasan langsung : Front Office Manager
• Staff bawahan: Bellman, Doorman, Airport
Representative
• Tugas :
 BELL BOY
• Area kerja: lobby, front office, kamar hotel
• Ringkasan pekerjaan: membantu tamu dalam
hal menangani barang bawaan mereka
luggage delivery dan luggage down
• Atasan langsung: Bell Captain / Chief
Concierge
• Tugas : Menangani barang bawaan tamu,
 DOOR MAN / GIRL
• Ringkasan pekerjaan: menyambut tamu
dengan membukakan pintu kendaraan atau
pintu lobby hotel.
• Atasan langsung: Bell Captain
• Tugas : Menyambut tamu dan membukakan
pintu bagi tamu yang masuk / keluar, memberi
salam dengan ramah,
Peralatan & formulir kantor depan
Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel
semi otomatis.
• Front office counter
• Room rack/rak status kamar
• Information rack
• Reservation rack/rak pemesanan kamar
• Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat
Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel
otomatis/komputer
• Komputer
• Bill rack (DOKET)
• Safe deposit box
• Paging board
• Pigeon Hole
• Telephone
• Fax machine/mesin fax
• Key drop box
• PABX
• Luggage trolley
• Key encoder machine
• Credit card imprinter
 Formulir
• Registration form
• Cash receipt
• Reservation form
• Luggage tag
• Parking valet card
• Miscellanous form
• Paid out form
• Message form
• Safe deposit box card
• Foreign exchange form