Store and

purchasing
 PENDAHULUAN

1. Pengertian purchasing
2 .prosedur pembelian
 STRUKTUR ORGANISASI
GM

COST CONTROL

PURCHASING/STORE MGR

STAF PEMBELIAN STAF GUDANG

 Uraian Tugas dan Tanggung
jawab
Tugas Manajer pembelian
1. Mendukung kegiatan operasi hotel
melalui perencanaan,pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan pembelian.
. meningkatkan efisiensi biaya pembelian
2. menjamin efektivitas (tepat waktu, tepat
kualitas, tepat jumlah)
3,memastikan dipatuhinya kebijakan dan
prosedur pembelian
Tugas dan tanggung jawab
Kepala gudang
1. Membina tertib kartu
stokbarang dan administrasi
gudang
2. Merencanakan, melaksanakan
sop
 continue
4,mengamankan barang dari
penyalahgunaan dan sebagainya.
5. Melakukan pemeriksaan atas
kedatangan
6.menyiapkan permintaan.
7. Secara periodik bersama-sama
dengan bagian akuntansi/
audit melakukan perhitungan fisik
atas barang di gudang
 Staff Pembelian
1. Membina dan melaksanakan
administrasi pembelian
2. Menghubungi pemasok dan
menyiapkan order pembelian
3. Meyimpan arsip yang
berhubungan dengan kontrak,
4.Kordinasi dgn staff gudang
dalam hal pemesanandan
kedatangan barang
 Staff Gudang
a. melaksanakan administrasi
b. Menyiapkan permintaan
pembelian
c. Meyimpan arsip masuk brng
d. Berkoordinasi dengan staff
pembelian
e. memeriksa kedatangan barang
dari pemasok
f. Menyiapkan bukti penerimaan
barang (receiving repo
Sistem/Cara Pengadaan

1.Pengadaan langsung
2.Penunjukan langsung
3.Proses tender
PROSEDUR KELUAR
MASUK BARANG
STAFF GUDANG

OTORISASI KEPALA GUDANG

STAFF PEMBELIAN

KET
DO=deleveri order
LPB=LAPORAN PENERIMAAN
BARANG
PURCHASING
REQUISITON
PROSEDUR KELUAR
MASUK BARANG
RECEIVING REPORT
PROSEDUR BRANG
KELUAR DARI
GUDANG
PURCHASE
REQUISITION
SURVEY HARGA
PASAR
Price list dari market
survey
Dasar dari memilih rekanan
 receiving
Bertanggung jawab terhadap
terhadap barang yg diterima
Dari segi kualitas,kuantitas,jenis
barang sesuai dengan po
Contoh purchasing
order
Contoh nota
rekanan/supplier
Pihak hotel/receiving
membuat MI
Ketiga nota tersebut diproses
menjadi memorandum invoice
Daily receiving report
Dibuat berdasar PO,nota
pembelian dan MI dibuat utk
laporan akhir petugas receiving
 Proses traksaksi
PO disiapkan oleh pihak
hotel.nota dibuat oleh
toko,kemudian diproses menjadi
Mi kemudian diproses menjadi
DRR
KARTU STOCK/BIN
CARD
untuk membina tertib catatan atas
saldo awal stok, mutasi barang
(penambahan dan pengurangan
LIFO,FIFO dan Moving
Average Cost
a. First-In First-Out(FIFO), artinya
nilai(harga beli)
barang yang pertama kali masuk
dianggap yang
pertama juga keluar
b. Last-In first-Out(LIFO), artinya
nilai (harga beli)
barang yang terakhir masuk
dianggap yang
pertama keluar.
Moving Average Unit Cost, artinya setiap
kali ada
harga beli yang baru, maka terlebih dahulu
dicari
harga rata-rata yang baru, kemudian harga
ratarata
ini yang dipakai untuk menilai barang yang
Persyaratan sebuah gudang
1.Lokasi bangunan
2.Penerangan
3.Pengatur udara
 Lokasi bangunan

. di basemant utk proses receiving

cepat msk ke penyimpanan/good
handling
Penerangan dlm gudang
1. 4 titik lampu
2.R.deep freezer dipasang
neon anti foog/kabut lamp
3.Menggunakan heavy duty lamp
 ventilasi

Pengaturan suhu diruangan

disesuaikan dengan barang yang
disimpan
Perishable/brang cepat
rusak
Barang barang perishable tetap
dicatat utk kebutuhan inventori
freezer
Pengaturan jenis groceries/dry
good

1.Penomoran rak barang

2.Mengelompokan barang
Denah gudang
 General store
1.Cleaning suplies
2.Guest suplies
3.Paper suplies
4.Printing and stationary
5.Laundry supplies
6.Promotion material
7.Pool suplies
8.menu and bar list
 9.Printed matter

10.Enginering supplies
11.Vehicles and boat supplies
Jadwal kerja gudang
Morning shift(06.00-14)
Afternoon shift(10.00-18.00)

Atau hanya satu shift saja

 RANGKUMAN
1. Departemen pembelian
berfungsi untuk merencanakan,
melaksanakan dan mengawasi
agar kegiatan pembelian berjalan
secara efektif dan efisien, dalam
arti: tepat (murah) harga, tepat
mutu, tepat jumlah dan tepat
waktu.
2. Bagian gudang berfungsi untuk
menjamin tertib administrasi
gudang dan menjamin keamanan,
kebersihan dan kerapian tata
letak barang di gudang.
3. Dalam pelaksanaan kegiatan
pembelian dan pergudangan perlu
diperhatian prinsip-prinsip
pengendalian interna
 4.Sistem dan cara pengadaan
barang bisa dilakukan melalui:
pengadaan langsung, penujukkan
langsung dan proses tender
tegantung: kepentingan (urgensi),
kerumitan spesifikasi teknis
barang, kerutinan, nilai barang,
dan ketersediaan calon
 5. Perusahaan perlu membuat
pedoman(manual) sistem dan
prosedur yang berkaitan dengan
pembelian dan gudang.
Pedoman yang diperlukan antara
lain: prosedur pemesanan
barang, prosedur penerimaan
barang dari pemasok, dan
prosedur keluar barang dari
gudang
 6. Ada dua jenis kartu stok
barang,yaitu: kartu stok gudang
dan
kartu persediaan barang di bagian
akuntansi. Perbedaan kedua
kartu ini adalah bahwa kartu stok
gudang hanya berisi
quantitas/satuan unit sedangkan
di bagian akuntansi di samping
satuan unit juga berisi satuan
uang dan total nilai persediaan
 7. Penentapan nilai persediaan
didasarkan atas salah satu dari
tiga
metode yang biasanya digunakan,
yaitu: First-In First Out (FIFO),
Last-In First-Out (LIFO), atau
metode Moving Average.
 8. Untuk meningkatkan kontrol,
secara periodik misalnya pada
akhir
tahun harus dilakukan
perhitungan fisik persediaan yang
dilakukan oleh suatu tim yang
dibentuk oleh manajemen. Tim ini
beranggotakan lintas fungsi
antara lain: petugas gudang,
petugas akuntansi dan bagian
audit
9. Dalam manajemen persediaan perlu diperhatikan dua hal:
 Penetapan economic order quantity (EOQ)
 Penetapan reorder time
EOQ adalah jumlah kuantitas yang perlu dipesan dimana
dicapai tingkat efisiensi biaya persediaan yang paling efisien
reorder time adalah saat(waktu) dilakukan pemesanan
kembali barang (reorder time) dengan mempertimbangkan
rata-rata pemakaian harian persediaan, jumlah minimum