Sistem

Penyimpanan
Arsip #4
Umi Mahmudah S.Pd
 Sistem penyimpanan arsip
01 berdasarkan Nomor Klasifikasi

Sistem penyimpanan arsip

02 berdasarkan masalah/perihal
Sistem
Sistem penyimpanan arsip
Penyimpanan 03 berdasarkan kode klasifikasi
Arsip Sistem penyimpanan arsip
04 berdasarkan tanggal

Sistem penyimpanan arsip

05 berdasarkan wilayah/regional
 04
Penyimpanan Arsip Berdasarkan
Tanggal
Kelebihan, kekurangan, peralatan, tahapan
 Pengertian Penyimpanan Arsip Berdasarkan
Tanggal
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal adalah salah satu
sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal, bulan dan
tahun.
Penerapannya dapat dilakukan berdasarkan pada tanggal, bulan
atau tahun yang terterah pada surat tersebut. Sistem penyimpanan
ini bergantung pada kebutuhan perusahaan atau kantor.
 Peralatan yang digunakan :

Hang Map Guide

Ordner/Filing
Laptop/Komputer Cabinet

Daftar Indeks
Buku Agenda
(MS Exel)

Perforator
 Prosedur Penyimpanan Arsip
Memeriksa Memberi
Arsip Indeks

01 02

03 04 05

Memberi Melakukan Menyimpan

Tanda Penyortiran Arsip
 Prosedur Penyimpanan Arsip

01 Memeriksa Arsip
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa
setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa
arsip tersebut sudah tergolong arsip inaktif (arsip sudah
diproses).
 Prosedur Penyimpanan Arsip

02 Memberikan Indeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan
kata tangkap pada surat akan disimpan.
Kata tangkap yang dimaksud adalah Tahun, Bulan, atau tanggal
yang terterah pada surat, baik surat keluar maupun surat masuk.
 Prosedur Penyimpanan Arsip

02 Contoh 9 September 2020

POKOK MASALAH tahun 2020

SUB MASALAH bulan September
SUB SUB MASALAH tanggal 9
 Prosedur Penyimpanan Arsip

03 Memberikan Tanda
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan dengan memberi tanda
atau kode penyimpan yang digunakan pada peralatan
penyimpanan filing kabinet atau ordner.
Contoh :
POKOK MASALAH Tahun dengan kode 2020
SUB MASALAH Bulan dengan kode September
 Prosedur Penyimpanan Arsip

04 Melakukan Penyortiran
Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip
untuk persiapan ketahap terakhir yaitu penyimpanan.
Misalnya, kumpulkan semua arsip yang pokok masalahnya
dengan kode tahun 2020, sub masalah dengan kode bulan
September.

Surat-surat bulan Surat-surat bulan Surat-surat bulan

September 2020 Oktober 2020 November 2020
 Prosedur Penyimpanan Arsip

05 Menyimpan Arsip
Pada tahap terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan
dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan.
Contoh:
1. Surat tertanggal 8 September 2020 disimpan ke dalam hang
map/ordner yang diberi kode penyimpanan SEP.
2. Surat tertanggal 9 September 2020 disimpan ke dalam hang
map/ordner yang diberi kode penyimpanan SEP.
3. Surat tertanggal 10 Oktober 2020 disimpan ke dalam hang
map/ordner yang diberi kode penyimpanan OCT.
 Prosedur Penyimpanan Arsip

05

Surat tertanggal Surat tertanggal Surat tertanggal

8 September 2020 9 September 2020 10 Oktober 2020

SEP SEP OCT

 Penyimpanan Arsip pada Hangmap

Keterangan: Tanda A,B,C dan seterusnya adalah Hang Map pada Filing Cabinet
 Penyimpanan Arsip pada Ordner

Keterangan: Tanda A,B,C dan seterusnya adalah Hang Map pada Ordner