Manajemen Sumber Daya

Teknologi Informasi
Drs Asro nasiri M.kom
 Hello I’m Asro
Education
1.Elektronika Instrumentasi MIPA UGM 1987
2.Magister Teknik Informatika Amikom Yogyakarta

Work Experience
1.avionics engineer N250 aircraft propeller
2.mission engineer CN235, BOEING 737, SU-30, MI-35M,CN235
TUDM
3.Direktur Innovation Center Universitas Amikom Yogyakarta
4.Direktur amikom business park (incubator)
5.Cofounder Frogs Indonesia
6.Founder Pilar Teknotama

Award
1.100 innovator Indonesia
What is IT Resource

People Infrastructure

Application Information
Standar

 ISO 27001 : Keamanan Informasi SIRS

 ISO 20000: Kualitas Layanan IT
 Assigment : pembagian tugas
 Help Desk:
 Penanganan insiden
 SLA : service level agreement : 99%
 Data yang menurut anda sensitive:
 No rekening?
 Tanggal lahir?
 Alamat:
 No hp:
 Akun: sensitive atau tidak
 email
Why IT Should be managed?
Manage

Information Technology

• Effectiveness
• Efficiency •Application
• Confidentiality •Infrastructure
• Integrity •People
• Avalaibility •Information
• Compliance
• Reliability

Demand Supply
Why IT Resource Should be Managed?

Integrity: valid dan Effectiveness: sesuai

Efficiency: optimal
konsisten kebutuhan

Availability:
Compliance: sesuai IT
Ketersediaan
standar Resource

Reliability: berasal dan Confidentiality: sesuai

diolah dengan benar pengguna
Who responsible for manage IT Resource
 Dari 4 sumber daya IT, manakah yang akan anda prioritaskan lebih dulu
untuk dikelola ? Berikan alasannya
 Adanya kebutuhan (demand) informasi bagi organisasi, peluang apa saja
yang bisa anda manfaatkan sebagai supplier teknologi ?
 Diantara kriteria informasi yang baik adalah confidentiality, compliance dan
availability. Apa usaha anda sebagai manager IT dalam menyediakan
informasi yang memenuhi kriteria tersebut?
 Bagaimana langkah2 pengelolaan sumber daya TI secara garis besar?
 Sebuah perusahaan service dan sparepart motor ingin meningkatkan daya
saingnya dengan meningkatkan layanan pelanggan dalam hal kecepatan, low
price, kualitas service. Selain itu juga ingin menjangkau pelanggan lebih
banyak melalui usaha2 marketing. Anda sebagai manager IT diminta
pimpinan memberikan kontribusi dalam bidang TI. Apa yg akan usulkan
kepada pimpinan?
How to manage IT resource?

ACQUISITION &
PLAN & DELIVERY & MONITORING &
IMPLEMENTATIO
ORGANIZE SUPPORT EVALUATION
N
Evaluasi terhadap efektifitas aplikasi X

 Mempelajari fitur aplikasi tsb  Analisa

 Fungsi  Rekomendasi
 Fitur
 User
 Constraint :Batasan  AUDIT IT
 Metode evaluasi  ACL:audit command language
 Comparasi kinerja  Penetration test
 Response time  Social engineering
 Kemudahan
 Manfaatnya
 Biaya
 Kecepatan
 Kuisioner thd user
Plan (blueprint, master plan, renstra)

 Strategis: rencana jangka Panjang, mendasar, sistemik,  untuk membuat plan perlu informasi apa:
komprehensif. Implikasinya luas dan lama  User
 User internal
 Daftar atau program kerja  User eksternal
 Jadwal (prioritas)  User terlatih

 PIC (person in charge)  Background user

 Kompetitor
 Cost
 Fitur
 Model bisnis
 Proses bisnis : Forex, Pengolahan sampah, BNN
 Kondisi IT saat ini
 Sudah memadai utk bisnis atau belum?
 Ada permasahan apa?
 Ada kebutuhan baru?
Organize

 Penyusunan organisasi untuk

menjalankan rencana
 Spesifikasi Personil
 Jumlah
 Job des
 Outsource, permanen, per projek
Rencana: develop 3 apps

 Outsource:
 Memilih pihak ketiga
 Membuat RFP (request for proposal) : requirement (SRS): software requirement specification
 Vendor merespon
 Mengundang vendor
 Seleksi
 Kontrak
 ATP (acceptance test procedure)
Why need Plan & Organize?
Plan & Organize dijalankan untuk menjawab pertanyaan2 dari manajemen
Apakah IT dan strategi bisnis sudah selaras?
Apakah organisasi sudah menggunakan sumber daya TI secara optimum
Apakah setiap orang dalam organisasi sudah memahami tujuan dari IT
Apakah resiko TI sudah dipahami dan sudah di kelola dengan benar?
Apakah kualitas TI sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis?
Good plan

 Mendukung bisnis
 Orientasi kepuasan pelanggan
 Mudah, cepat, murah, nyaman
IT dan Bisnis tidak sinkron

 Tujuan bisnis
 Memenangkan persaingan dengan cara
 Harga murah (price)
 Pelayanan lbh baik (Service)
 Produk lebih bagus (product)
 Promosi lebih gencar (promotion)
 Produk mudah dijangkau (place)

 IT tidak paham
 Shg tidak menyiapkan teknolpgi untuk mendukung tujuan bisnis
Why need Acquisition & Implementation?

Acquisition & Implementation dijalankan untuk menjawab pertanyaan2 dari manajemen”

Apakah proyek2 TI dilaksanakan untuk memberikan solusi terhadap kebutuhan bisnis?
Apakah proyek2 TI dilaksanakan tepat waktu dan sesuai anggaran?
Apakah sistem TI baru akan bekerja dengan baik ketika diimplementasikan?
Apakah perubahan2 yang disebabkan adanya sistem TI baru tidak akan menganggu operasi
bisnis saat ini?
Why need Delivery & Support

Delivery & support dijalankan untuk menjawab pertanyaan2 dari manajemen”

Apakah layanan TI yang disampaikan sesuai dengan prioritas bisnis?
Apakah biaya Ti sudah optimal
Apakah karyawan dapat menggunakan TI secara produktif dan aman?
Apakah kerahasian, kebenaran dan ketersediaan informasi sudah tepat sesuai kebijakan
keamanan informasi?
Why need Monitoring & Evaluation?

Monitoring & Evaluation dijalankan untuk menjawab pertanyaan manajemen

Apakah kinerja TI bisa diukur untuk mendeteksi masalah sebelum terlambat?
Apakah manajemen menjamin pengawasan internal sudah efektif dan efisien?
Apakah kinerja TI sudah mendukung tujuan bisnis?
Apakah pengawasan terhadap kerahasian, kebenaran dan ketersediaan informasi sudah
dijalankan sesuai kebijakan keamanan informasi?
PLAN & ORGANIZE
ACQUSITION & IMPLEMENTATION
Delivery & Support
Mendefinisikan &
Mengelola SLA

Mengelola Layanan Identifikasi & Alokasi

Pihak Ketiga Biaya
Mengelola Masalah

Mengelola Kinerja & Pendidikan &

Mengelola Data
Kapasitas Pelatihan User

Memastikan
Mengelola Layanan Mengelola
Keberlangsungan
dan Insiden Lingkungan Fisik
Layanan

Memastikan Mengelola
Mengelola Operasi
Keamanan Sistem Konfigurasi
 Monitor & Evaluation

Memastikan Memenuhi
Monitor & Evalusi Kinerja TI
Peraturan Eksternal

Monitor & Evaluasi Kendali

Menyediakan tata kelola TI
Internal
Tujuan & Fungsi Perencanaan TI

sumber daya TI dapat dikelola dan

diarahkan untuk mendukung tujuan bisnis merefleksikan strategi dan prioritas bisnis
perusahaan

meningkatkan pemahaman pimpinan

terhadap :
•Peluang dan keterbatasan TI Fungsi TI dan fungsi bisnis bertanggung
•Kinerja TI saat ini jawab untuk memastikan bahwa setiap
•Mengenali kapasitas dan kebutuhan sumber proyek dan layanan TI mendatangkan
daya TI nilai tambah bagi perusahaan
•Memastikan jumlah investasi TI yang
diperlukan
Metodologi Penyusunan PTI
Penyusunan Blueprint TI
Penyusunan
Arsitektur
Aplikasi Roadmap
Roadmap
Pengembangan
Pengembangan TI
TI
Penyusunan
Inventarisasi TI eksisting Arsitektur
: aplikasi, insfrastruktur, Insfrastruktur
Dokumentasi tujuan fasilitas, kebijakan dan
dan strategi bisnis SOP, perencanaan dan
program
Penyusunan Tata Kelola TI
Pendefinisian Value Analisa dukungan
Penyusunan
Penyusunan IT
IT leadership
leadership
Chain (komite
(komite TI & CIO)
TI & CIO)
arsitektur TI atas
arsitektur bisnis Roadmap
Roadmap
Penyusunan
Penyusunan organisasi
organisasi dan
dan program
program Tata
Tata Kelola
Kelola
pengembangan
pengembangan SDM TI
SDM TI
Dokumentasi Proses Analisa Tingkat TI
TI
Bisnis Perusahaan Kematangan Tata Kelola
Eksisting Penyusunan
Penyusunan model
model tata
tata kelola
kelola TI
TI

Tahapan Assessment TI Tahapan Penyusunan Blueprint TI

Plan Bisnis
 Keuangan
 Meningkatkan keuntungan
 Mengurangi biaya operasional
 Mengurangi kebocoran
 Meningkatkan transparansi
 Pelanggan
 Meningkatkan kepuasan : pelayanan
cepat, murah, akurat
 Meningkatkan loyalitas
 Meningkatkan daya jangkau layanan
 Internal organisasi
 Penambahan fasilitas kesehatan
 Perombakan organisasi
 Peningkatan skill (sertifikasi)
 Pertumbuhan perusahaan
 Buka cabang
 Create produk baru
 Create model bisnis baru
Plan IT vs Plan Bisnis

 Selaras dengan plan bisnis  Support

 Ada nilai tambah : meningkatkan  Enabler
keuntungan pendapatan  Business driven
 IT bisa memberikan skalabilitas
 Ecommerce
 efisiensi
Dokumentasi Tujuan & Strategi Bisnis

1. Visi & Misi

Dokumentasi tujuan 2. Budaya Perusahaan
dan strategi bisnis 3. Strategi Bisnis
4. Produk & Jasa Perusahaan

Pendefinisian Value
Chain

Dokumentasi Proses
Bisnis Perusahaan
Dokumentasi tujuan
dan strategi bisnis

Pendefinisian Value
Chain

Dokumentasi Proses
Bisnis Perusahaan
Value Chain Bisnis Manufacture
 PlanIT
1. Menentukan barang yg akan 1. Mendesaian produk 1. Penyimpanan 1. Penjualan
diadakan 2. Menyiapkan bahan2 2. Pemeliharaan barang 2. After sales
2. Menyeleksi supplier 3. Penerimaan order 3. Distribusi
3. Melakukan perakitan
3. Melakukan pembelian 4. Pengiriman barang 4. Keluhan
4. Melakukan pembayaran 4. Pengujian
5. Menerima dan mengecek barang 5. Pengepakan

1. SI supply chain 1. Solidwork 1. SI Inventory 1. SI Distribusi

2. purchase order 2. SI ENGINERING 2. Marketing 2. SI harga
3. keuangan 3. SI Quality Ass 3. CRM 3. SI pelanggan
(customer
relationship
Management)
Bahan membuat plan IT

 Proses bisnis (value chain)  Plan Bisnis

 Kondisi IT saat ini  Tujuan ke depan
 Aplikasi error  Prioritas bisnis
 Aplikasi tidak sesuai kebutuhan  Mendapatkan sertifikasi ISO
 Insfra melebihi kapasitas
 Perkembangan teknologi dan hukum
 5G
 Regulasi perpajakan
 AI makin powerfull
 Deep learning
Value Chain Bisnis Kontruksi
Dokumentasi tujuan
dan strategi bisnis

Pendefinisian Value
Chain

Dokumentasi Proses
Bisnis Perusahaan
Inventarisasi TI eksisting
: aplikasi, insfrastruktur,
fasilitas, kebijakan dan
SOP, perencanaan dan
program

Analisa dukungan
arsitektur TI atas
arsitektur bisnis

Analisa Tingkat
Kematangan Tata Kelola
Eksisting
Inventarisasi TI eksisting
: aplikasi, insfrastruktur,
fasilitas, kebijakan dan
SOP, perencanaan dan
program

Analisa dukungan
arsitektur TI atas
arsitektur bisnis

Analisa Tingkat
Kematangan Tata Kelola
Eksisting
Inventarisasi TI eksisting
: aplikasi, insfrastruktur,
fasilitas, kebijakan dan
SOP, perencanaan dan
program

Analisa dukungan
arsitektur TI atas
arsitektur bisnis

Analisa Tingkat
Kematangan Tata Kelola
Eksisting
Analisa Dukungan TI atas Arsitektur Bisnis
 Inventarisasi TI
eksisting : aplikasi,
insfrastruktur, fasilitas,
kebijakan dan SOP,
perencanaan dan program

Analisa dukungan
arsitektur TI atas
arsitektur bisnis

Analisa Tingkat
Kematangan Tata Kelola
Eksisting
Analisa Kecukupan Tata Kelola TI
 Pengambilan Keputusan kritikal TI
 Penentuan peran TI
 Pendefinisian Kebutuhan bisnis akan solusi TI
 Belanja TI
 Struktur tata kelola TI
 Fungsi Komite TI
 Posisi TI dalam struktur organisasi keseluruhan
 Struktur Organisasi TI
 Komposisi SDM TI
 Proses dan Teknologi
 Kebijakan Pengelolaan TI
 Standar dan prosedur
 pengelololaan TI
 Standar-standar teknis informasi, aplikasi dan infrastruktur
 Teknologi pendukung pengelolaan arsitektur TI
 Analisa Tingkat Kematangan Tata Kelola TI

Penentuan
Penentuan
Target
Pemilihan Tingkat Model Tata
Tingkat Analisis Gap
Proses TI Kematangan Kelola TI
Kematangan
Saat ini
ke depan
 Pemilihan Proses

• Pilih Semua
Pemilihan Proses TI
• Manajemen Awareness

• Link antara Tujuan Bisnis dengan Tujuan IT

Penentuan Tingkat Kematangan

• Awareness & Communication

• Plan, Policy & Procedure

• Tool & Automation

Penentuan Tingkat
Kematangan Saat ini • Skills & Expertise

• Responsibility & Accountability

• Goal Setting & Measurement

Penilaian Tingkat Kematangan
 To Be Continued
Posisi IT

 SUPPORT : mempercepat, mengurangi biaya, meningkatkan akurasi

 ENABLER (PEMUNGKIN): memperbaiki proses bisnis
 BUSINESS DRIVEN: menciptakan proses bisnis baru
IT AUDIT

 AUDIT APLIKASI
 Keamanan : otorisasi, otentifikasi, penetration test, social engineering
 Data: backup, kepemilikan data,
 UI/UX: penempatan menu, warna
 AUDIT INFRASTRUKTUR
 Bandwith = management bandwith
 Data Center
 Backup power supply, koneksi dll
 AUDIT TATA KELOLA
OUTPUT IT AUDIT

 LAPORAN AUDIT
 TEMUAN : Fakta yang tidak sesuai standar
 Major
 Minor
 Catatan

 SKORING : RATING : PENILAIAN

 REKOMENDASI
 Saran perbaikan terhadap temuan
Plan IT di perusahaan marketplace