SISTEM PENCATATAN

DAN PELAPORAN
PUSKESMAS (SP3)
Materi (10)
MK Simkes
S1-Kesmas
 SP3
 Tujuan Umum :
- didapatnya semua data hasil kegiatan
puskesmas ( Puskesmas dengan TT,
Pustu, Pusling, Bidan Desa dan
Posyandu) dan data terkait
- dilaporkannya data tsb kepada jenjang
administrasi di atasnya sesuai kebutuhan
secara benar, berkala dan teratur, guna
menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat
 SP3
 Tujuan Khusus :
1. Tercatatnya semua data hasil kegiatan
Puskesmas dan data yang berkaitan dlm format
yang telah ditentukan secara benar, berkelanjutan
dan teratur
2. Terlaporkannya data tsb kepada jenjang yang
lebih atas sesuai kebutuhan
3. Terolahnya data menjadi informasi di
Puskesmas dan setiap jenjang administrasi
diatasnya, shg bermanfaat mengetahui
permasalahan kesmas serta rumuskan cara
penanggulangannya secara tepat
 SP3
 Tujuan Khusus :
4. Diperolehnya kesamaan pengertian ttg
SP2TP : DO, tata cara pengisian format,
pengolahan data menjadi informasi dan
mekanisme pelaporannya
5. Mantapnya pelaksanaan SP2TP di
semua jenjang administrasi, shg dpt
berhasil guna dan berdaya guna dlm
pengelolaan upaya kesehatan masyarakat
 PERKEMBANGAN SP3
 SP2TP  SP3 berupa tata cara pencatatan dan
pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan
Puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga,
sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta
hasil yang dicapai Puskesmas
 Proses pelaksanaan SP3 : 3 hal =

- pencatatan
- pelaporan
- pengolahan/ analisis/ pemanfaatan
Pencatatan hasil kegiatan dicatat dalam buku
register  direkapitulasi dalam format SP3
 Kunjungan Pasien
 Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pustu,
baik untuk mendapatkan yankes atau sekedar
cari surat keterangan sehat/ sakit
 2 kategori :

a. Kunjungan Baru = seorang pertama kali

datang ke Puskesmas/ Pustu  dapatkan
yankes, dicatat hanya 1 kali seumur hidup
b. Kunjungan Lama = seorang yang datang ke
puskesmas/ pustu dan seterusnya untuk
dapatkan yankes
 Kunjungan Pasien
 Kategori lain :
- Kunjungan Ibu Hamil : pada setiap kehamilan
dianggap kunjungan baru, pada kunjungan kedua
dst untuk pemeriksaan = kunjungan lama  tidak
ditentukan oleh periode, diberlakukan ‘Episode of
Illness’
- Kunjungan ibu menyusui, termasuk ibu yang
abortus, selama periode 2 tahun dihitung =
kunjungan baru
- Kunjungan balita setiap tahun (setelah ulang
tahun) sebagai kunjungan baru. Untuk kunjungan
kedua dst dari tahun yang bersangkutan =
kunjungan lama
 KASUS DI PUSKESMAS
1. Kasus Baru : NEW EPISODE OF ILLNESS
= pernyataan pertama kali seseorang
menderita penyakit tertentu sebagai hasil
diagnosa dokter/ tenaga para medis
2. Kasus Lama = kunjungan ke-2 dari kasus
baru yang dinyatakan belum sembuh, untuk
kunjungan selanjutnya dari kasus lama
(periode/ tahun sama) selama belum
sembuh  kunjungan kasus lama
 KASUS di PUSKESMAS

 Khusus penderita kusta hanya dikenal

kasus baru = saat pertama kali
penemuannya,
kunjungan ke-2 dst dihitung sebagai kasus
lama dan kunjungan kasus lama
 Jumlah kasus lama = kunjungan kasus lama

+ kasus lama
 Jumlah kunjungan kasus = kasus baru dan

kasus lama
 SP3
 Keluarga : KK beserta anggota keluarga =
isteri, anak-anak (kandung, tiri, dan angkat);
orang lain yang tinggal dalam 1 rumah

 Nomor Kode Puskesmas : berdasarkan

letak geografis dan jenjang administrasi
serta peresmian per SK Bupati atas
eksistensinya setelah dibangun
 SPP di Loket Pendaftaran

 Data :
- Sumber data : kunjungan pasien
- Data yang dicatat : Identitas pasien; No. RM;
Unit yang dituju; Cara pembayaran
 Output/ keluaran :
- Print out KTPK
- Cakupan pasien/ wilayah/ umur/ cara bayar
- Mengisi data pasien ke kartu status (RM) :
KA (kartu anak); KI (Kartu Ibu); KR (Kartu
rawat jalan); Kartu Khusus (Kartu KB, Kartu
Kes. Gigi, dll)
 Cakupan Rawat Jalan
 Rawat jalan = pelayanan keperawatan
kesehatan perorangan, meliputi observasi,
diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik
tanpa tinggal di ruang rawat inap pada sarana
kesehatan
 Cakupan rawat jalan = jumlah kunjungan

kasus baru rawat jalan di sarana kesehatan

dalam kurun waktu 1 tahun
 Kunjungan pasien baru = seseorang yang

berkunjung ke sarana yankes dengan kasus

penyakit baru
 Cakupan Rawat Jalan
 Sarana kesehatan = tempat pelayanan
kesehatan meliputi : rumah sakit pemerintah
dan swasta, puskesmas, balai pengobatan
pemerintah dan swasta, praktek bersama
dan perorangan
 Cakupan rawat jalan =

jumlah kunjungan kasus baru rajal di sarkes dlm

kurun waktu tertentu
X 100%
jumlah penduduk di 1 wilayah dalam kurun waktu
yang sama
 CAKUPAN RAWAT INAP
 Rawat Inap = pelayanan kesehatan
perorangan yang meliputi observasi, diagnosis,
pengobatan, keperawatan, rehabilitasi medik
dengan menginap di ruang rawat inap pada
sarana kesehatan rumah sakit pemerintah dan
swasta, serta puskesmas perawatan dan
rumah bersalin, yang karena penyakitnya
penderita harus menginap
 Penderita = seseorang yang mengalami/
menderita sakit atau mengidap suatu penyakit
 CAKUPAN RAWAT INAP
 Fasilitas pelayanan kesehatan = rumah
sakit, milik pemerintah maupun swasta, dan
Puskesmas
 Cakupan rawat inap =
jumlah kunjungan kasus baru ranap di sarkes
dlm kurun waktu tertentu
X100%
jumlah penduduk di 1 wilayah dalam kurun
waktu yang sama
ALUR PROSEDUR PASIEN DI PUSKESMAS
Pasien : Dibawa ke :
-Umum -BP umum
-ASKES -BP gigi
-Jamkesmas PENDAFTARAN -Dokter spesialis
-Rujukan: -KIA
pustu,
polindes,
pusling

Pasien di ruang
Pasien : Pasien selesai tunggu sesuai
-Ambil obat diperiksa tujuan
-Pulang pemeriksaan
-Dirujuk ke
RS/tingkat
sekunder LIHAT
 Pencatatan Puskesmas
1. Register Rawat Jalan (R.I) =
- digunakan : unit pelayanan kesehatan (BP) di
Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan
posyandu (meja 5); kunjungan rumah
- pasien : > 5 tahun, kecuali bumil/menyusui
- pemegang : perawat/ dokter
- kegiatan Pusling, posyandu, kunjungan rumah
pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I
dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I dalam
gedung Puskesmas/ Pustu
- sumber data : dalam gedung (Kartu status); luar
gedung langsung pasien (bila tidak ada kartu status)
 Pencatatan Puskesmas

2. Register Rawat Jalan Pelayanan Gigi

(R.I.1) :
- digunakan : unit pelayanan kesehatan gigi
puskesmas
- pemegang/ yang mengerjakan : Dokter gigi
atau Perawat gigi
- sumber data : kartu status kesehatan gigi
 Pencatatan Puskesmas
3. Register Ibu Hamil/ Menyusui (R.I.2) =
- digunakan : Unit pelayanan KIA di Puskesmas/
Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan Posyandu (meja
5)
- pasien : bumil dan ibu menyusui
- Pemegang/ petugas : Bidan / dokter
- kegiatan di Pusling, Posyandu, kunjungan rumah
pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I
dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I.2
dalam gedung Puskesmas/ Pustu
- sumber data : dalam gedung (Kartu status Bumil/
menyusui); luar gedung (langsung masuk R.I.2)
 Pencatatan Puskesmas
4. Register Kesehatan Lingkungan (R.III) =
- digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan
- pemegang : petugas kesehatan lingkungan
5. Register Penyuluhan Kesehatan Masyarakat
(R.IV) =
- digunakan : unit PKM
- pemegang/ yang mengerjakan : petugas PKM
- catatan : kegiatan penyuluhan yang dilakukan
semua program di Puskesmas (register ini); masing-
masing pengelola program membuat buku bantu
tentang kegiatan penyuluhan sebelum masuk
register
 Pencatatan Puskesmas

6. Register Imunisasi (R.V) :

- digunakan : kegiatan Posyandu (imunisasi-
setiap posyandu 1 buku)
- pasien : balita (1 buku); bumil (1 buku)
- Pemegang : juru imunisasi/ bidan
- catatan : kegiatan masing-masing
Posyandu dibuatkan 1 buku, masing-masing
untuk balita maupun ibu hamil
 Pencatatan Puskesmas

7. Register laboratorium (R.VI) =

- digunakan : unit laboratorium Puskesmas
- pemegang/ yang mengerjakan : petugas
laboratorium
- digunakan untuk mencatat kegiatan
laboratorium baik aktif maupun pasif (ACD
dan PCD)
 Pencatatan Puskesmas
8. Register Obat-obatan (R. VII) =
- digunakan : unit obat
- pemegang : AA / petugas obat
- sumber data : kartu status / pengeluaran obat
Pustu/ pengeluaran obat luar gedung lainnya/
pengeluaran obat lainnya
- catatan :
 semua pengeluaran/ pemasukan obat baik

didalam gedung atau diluar gedung dimasukan

dalam register
 Pencatatan Puskesmas
8. Register Obat-obatan (R. VII) =
- catatan :
 untuk memasukan data diperlukan Buku bantu

= Buku catatan harian pengeluaran obat (CH 2)

Untuk pengeluaran / penerimaan di Pusling/ luar

gedung lainnya/ Pustu cukup masukan jumlah

obat saja
Masing-masing sumber pengadaan obat : Inpres

(I), Askes (A), Pemerintah Pusat (P) dan

Pemerintah daerah (D), masing-masing dapat
dibuatkan 1 buku R.VII atau digabung jadi 1
 Pencatatan Puskesmas
9. Register Perawatan Darurat Puskesmas
(R.VIII) =
- digunakan : unit pelayanan darurat (BP)
puskesmas; pasien gawat darurat yang
perlu pelayanan kesehatan secepatnya
- pemegang/ yang mengerjakan : perawat /
dokter
- untuk pelayanan pasien gawat darurat,
dilakukan tindakan medis dahulu, kemudian
dilaksanakan kegiatan administrasi
 Pencatatan Puskesmas

10. Register Rawat Tinggal (R.IX) =

- digunakan : unit pelayanan rawat inap di
Puskesmas yang melaksanakan kegiatan
rawat inap
- pasien : semua pasien rawat inap
- pemegang : perawat / dokter
- sumber data pengisian : kartu status rawat
inap (KP 1)
 Pencatatan Puskesmas

11. Register Catatan Medik (R.X) =

- digunakan : Loket
- pasien : untuk pasien dengan keluarga
yang sebelumnya belum punya nomor
indeks (KTPK)
- pemegang : petugas loket
- catatan : Buku R.X di loket dibuat 2 buah
= dalam wilayah dan luar wilayah
 Pencatatan Puskesmas
12. Register Peran Serta Masyarakat (R.XI) =
- digunakan : Unit PKM
- kegiatan : pembinaan peran serta masyarakat,
seperti pengembangan desa, kader, gizi, pelatihan,
dll
- pemegang : Petugas PKM
- buku R. XI : untuk mencatat semua kegiatan yang
berkaitan PSM, dilakukan oleh semua program di
Puskesmas maka dicatat di buku register ini; serta
semua petugas membuat Buku bantu sebelum
dimasukkan dalam buku register ini
 Pencatatan Puskesmas
13. Register Perawatan Kesehatan
Masyarakat (R.XII) =
- digunakan : unit pelayanan perawatan
kesmas di Puskesmas
- pasien : pasien yang perlu tindak lanjut
kunjungan rumah/ hasil pengkajian pasien di
format asuhan keperawatan
- pemegang : Perawat/ bidan/ dokter
- sumber data : data kunjungan rumah
 Pencatatan Puskesmas
14. Register UKS/UKGS, bagi
SD/SMP/SMU (R.XIII) =
- digunakan : unit UKS/UKGS
- kegiatan penjaringan di SD/SMP/SMU
- sumber data :
buku bantu kegiatan UKS/UKGS;
petugas UKS/UKGS agar membuat
buku bantu sendiri tentang kegiatan
penjaringan di UKS/UKGS sebelum
dimasukan dalam Buku Register ini
 Pencatatan Puskesmas
15. Register Peralatan (R. XIV) =
- digunakan : Tata Usaha
- kegiatan : mencatat penerimaan dan penyebaran
barang baik medis maupun non medis, juga
kendaraan
- pemegang : Petugas TU
- sumber data : SBBK (Surat Barang Bukti Keluar) /
pengiriman barang yang berasal dari pengirim
barang baik Pusat, maupun Pemda, atau dari
sumber lain yang sah
- sebaiknya dibuat Buku register tersendiri untuk
peralatan medis, non-medis, dan kendaraan
 Pencatatan Puskesmas
16. Register Ketenagaan (R.XV) =
- digunakan : Tata Usaha
- kegiatan : mencatat data ketenagaan
- pemegang/ yang mengerjakan : Petugas
tata usaha
- sumber data : Surat Pengangkatan/
pemberhentian sebagai pegawai baik PNS,
PTT, maupun pegawai tidak tetap lainnya
 Pencatatan Puskesmas
17. Catatan Harian Data Kesakitan Perdesa
(C.1) =
- digunakan : unit Pengobatan (BP)
- sebagai perantara rekapitulasi data
kesakitan dan untuk mengetahui
penyebaran penyakit di desa wilayah kerja
puskesmas
- pemegang : Perawat/ dokter
- sumber data : R.I.1 baik dalam gedung
maupun luar gedung dan Pustu
 Pencatatan Puskesmas
18. Catatan Harian Pengeluaran Obat (C.2)
=
- digunakan : unit obat (apotik)
- sebagai perantara untuk merekapitulasi
pengeluaran obat perhari sebelum
dimasukan dalam R.VII (register obat-
obatan)
- pemegang : AA/ petugas obat
- sumber data : R.I/ R.I.1/ R.I.2 baik dalam
gedung maupun luar gedung atau dari Kartu
status
 Pencatatan Puskesmas
19. Rekapitulasi Data Kesakitan (K.IV) =
- digunakan : unit pengobatan (BP)
- sebgai perantara rekapitulasi data
kesakitan, yaitu menjumlah kunjungan
penyakit pada akhir bulan
- pemegang : perawat/ dokter
- sumber data : C.1
 Pencatatan Puskesmas
20. Buku Catatan Harian Kunjungan Pasien
- digunakan : Loket
- pemegang/ yang mengerjakan : Petugas
loket
- manfaat :
• Mengetahui jumlah kunjungan

Puskesmas perhari
• Mengetahui jumlah penerimaan uang

restribusi perhari
 Mekanisme sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas
1. Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program
untuk pencatatan hasil kegiatan  registerasi yang
berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program
dalam pemantauan dan evaluasi
2. Data yang diterima masing-masing pelaksana
kegiatan :
- Puskesmas (dalam maupun luar gedung);
- BP, BKIA swasta
- petugas
- W1 dan W2 (KLB)
 dicatat dalam buku register masing-masing
program
 Mekanisme SP3
3. Masing-masing pelaksana program merekapitulasi
data ke lembar transformasi dan dipindahkan ke
format laporan SP3 standard
4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim :
- koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2:
arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II
- masing-masing pengelola program terkait di Dati II
 Mekanisme SP3
5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II dan Dati
I) :
- pengolahan data dari hasil laporan tingkat
Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry data
dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I
- pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II
dan untuk pengelola program mengolah data sesuai
kebutuhan masing-masing program
 Frekuensi dan Alur Pelaporan
1. Laporan dari tingkat Puskesmas ke Dinkes Dati
II dengan format standard :
a. Laporan bulanan : LB1 (laporan bulanan data
kesakitan); LB3 (Laporan bulanan Gizi, KIA, KB,
Imunisasi, P2M); LB2/LPLPO (laporan bulanan data
obat-obatan); LB4 (laporan kegiatan Puskesmas)
laporan tersebut dikirim setiap bulan ke Dinkes Dati
II paling lambat tgl 5 bulan berikutnya, untuk laporan
dari masing-masing Pustu, BP, KIA swasta paling
lambat tgl 2 bulan berikutnya ke pelaksana program
di Puskesmas
 Frekuensi dan Alur Pelaporan
b. Laporan Triwulan : laporan kegiatan Puskesmas
yang dilaporkan setiap tanggal 5 bulan berikutnya
dari bulan terakhir pada triwulan tsb ke Dinkes Dati
II
c. Laporan tahunan : dilaporkan paling lambat tgl 5
bulan Januari tahun berikutnya, laporan hanya
dibuat satu kali dalam satu tahun