FORMULIR

Mata Kuliah Kesekretariatan

Natasya Oktavia Widodo ( 203101114 )

Yannar Lenggara Sekti ( 203101052 )
 Apa itu
FORMULI
R?? Selembar kertas atau lebih yang
menyediakan ruangan untuk
membuat catatan, informasi atau
instruksi yang akan diteruskan pada
individu, departemen atau
organisasi lain.
 pengertian formulir
Menurut Para Ahli :
B. Kronvall
selembar kertas atau kartu
yang dipotong menurut
ukuran tertentu, di mana
akan dibuat pencatatan-
pencatatanyang biasanya
dicetakdengan garisgaris,
uraiantulisan tanda-tanda
danhal hal lain yangumum
atau seringberulang kembali
dalamperistiwa – peristiwa
yangberlainan.
Winardi
Sehelai kertas yang tercetak
yang menyediakan ruang
untuk dimuat catatan,
informasi atau instruksi
yang akan diteruskan
kepada individu,
departemen, atau
perusahaan
kesimpulan
Pendapat

Selembar kertas yang

sangat penting bagi
perusahaan dimana kertas
tersebut memiliki format
dan ukuran tertentu yang
berbeda antara perusahaan
satu degan yang lainnya
Tujuan
1. Mengurangi Mengutip keterangan 2. mengadakan keragaman atau
yang sama pembakuan kerja

3. Mempermudah tata kerja, prosedu dan

sistem kerja

4. Sebagai alat pemberian instruksi 5. Sebagai alat perencanaan

6. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi

Manfaat
• Menetapkan tanggung jawab
timbulnya transaksi bisnis
• Merekam data transaksi bisnis
perusahaan
• Mengurangi kemungkinan kesalahan
dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan
• Menyampaikan informasi pokok dari
orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau organisasi
lain.
 Jenis - • Formulir intern adalah formulir
yang dipergunakan di dalam
Jenis lingkkunga perusahaan. Misalnya,
Formulir order form yaitu formulir internal
untuk permohonan
Kantor • pembelian/pengadaan bahan-bahan,
alat-alat,dan persediaan.
Formulir ekstern adalah formulir
yangdipergunakan untuk
menjalinhubungan dengan pihak-pihak
ekstern perusahaan. Misalnya, surat
pemesanan barang, faktur, notakredit,
kuitansi, formulirpengisian setoran
ataupenarikan tunai baginasabah bank,
formulir pendaftaraan dan lain-lain.
Jenis Formulir
Menurut
sumbernya
• Formulir yang dibuat dan disimpan dalam
perusahaan
Surat Permintaan Me Kartu Jam
Pembelian mo Kerja
 Jenis Formulir
Menurut
sumbernya :
. Formulir yang dibuat dan dikirimkan ke pihak luar
perusahaan

Faktur Penjualan
Surat Order
Pembelian
 Jenis Formulir
Menurut
sumbernya :
. Faktur yang diterima dari
pihak luar
Rekening Faktur
Koran Pembelian
 Jenis Formulir
Menurut tujuan
penggunaan :
• Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu
tindakan
 Jenis Formulir
Menurut tujuan
penggunaan :
• Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan.
Bagian - Bagian

Formulir Instruksi
Pengenalan

BAGIAN - BAGIAN
FORMULIR

Isi Utama Penutup

 1.Mempunyai identitas yang jelas
2. Kandungan informasi yang harus
Ciri - Ciri sesuai
Formulir yang 3. Unsur pengisian informasi
baik 4. Pengolahan informasi
5. Dapat membantu pemakai formulir
6. Biaya yang murah
7. Tindak lanjut yang mudah
1 Tugas pokok Pedoman
organisasi
Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk
Pembuata
2
melakukan tugas termaksud n
Formulir
3 Pelaksanaan proses kerja secara
menyeluruh
Mengetahui oleh siapa dan kapan pekerjaan yang
4 harus dilakukan
Mengetahui bagaimana hubungan kerja antar unit
5 dalam pelaksanaan tugas

6 Memperhatikan Teknik – Teknik dalam

pembuatannya
Pembuatan Formulir
1.Pembuatan formulir dengan mengadakan diskusi
atau tanya jawab
2.Pembuatan formulir dengan mencari/menggali
informasi dari pihak terkait
3.Pembuat formulir membuat konsep rancangan
formulir untuk didiskusikan kembali dengan pihak
terkait agar jelas kekurangannya
4.Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan
seperlunya, dan meminta izin memberlakukannya
kepada yang berwenang
Pertimbangan fisik formulir

Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis cetakan, kertas,

ukuran dan biaya mencetak . Kerta yang digunakan ada 5
macam sifat yaitu :

Jenis ( Grade ) Serat ( Grain )

Ukuran ( Size ) Warna ( Color )

 Prinsip
1 Identitas perusahaan, ada nama dan
alamatperusahaan untuk formulir ke pihak Formulir
luar perusahaan
2 Identitas formulir, ada nama dan id
formulir
3 Memiliki tembusan/copy

4 Hindari duplikasi dalam menghimpun

data
5 Diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang
6 Memiliki nomor urut tercetak
 Desain Fungsional berhubungan dengan faktor-

Formulir faktor seperti cara formulir

digunakan,tujuan,keterangan yang diperiksa
kepadanya, dan jumlah kopi yang diperlukan
Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu
penghematan lebih besar melalui
pertimbangan fungsional.
Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis
cetakan,kertas,ukuran,dan biaya cetak
Hal – Hal yang perlu Diperhatikan
dalam Membuat formulir

1. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3. Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis, dan praktis
5. Formulir harus dibuat secara sederhana dan mudah dimengerti
6. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang
kosonh yang cukup
7. Harus ada judul nama formulir
8. Menggunakan font/ukuran tertentu sesuai dengan kebutuhan
9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10. Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin
dan direncanakan secara matang.
 3 Prosedur
1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formulir
Utama secara terpusatkan
2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir
Pengendalian yang ini dipakai
Formulir 3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah,
menyetujui, dan mencetak formulir-formulir baru.
Ini termasuk mendidik pegawai-pegawai
perkantoran dan pejabat-pejabat administrasi dalam
hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan formulir
CONTOH FORMULIR
THANK
YO U