Siklus Manajemen

FUNGSI MANAJEMEN KE-2

B. PENGORGANISASIAN
(ORGANIZING)
B. PENGORGANISASIAN
(ORGANIZING)
 DEFINISI ORGANISASI

Organisasi Secara Umum
 Organisasi adalah suatu perkumpulan atau wadah bagi sekelompok
orang yang bekerjasama dengan terstruktur untuk mencapai tujuan
tertentu
 Organisasi (bahasa Yunani: ὄργανον, organon - alat) merupakan wadah
atau tempat berkumpulnya orang dengan 3 sistematis, terpimpin,
terkendali, terencana, rasional dalam memanfaatkan segala sumber daya
 baik dengan metode, material, lingkungan dan uang serta sarana dan
prasarana, dan lain sebagainya dengan efisien dan efektif untuk bisa
mencapai tujuan organisasi.
 Pengertian Organisasi
“Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama
tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis
tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”

DWIGHT WALDO, mendefinisikan bahwa:
“Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang
dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi”

Azas-azas Organisasi
Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin
hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan
aktivitas organisasi dapat berjalan lancar
 Pengertian Pengorganisasian dan
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi 
 Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dasar dalam manajemen
untuk mencapai sasaran yang ditetapkan oleh Organisasi.
 Pengorganisasian ini berkaitan dengan pengelompokan kegiatan,
pengaturan orang maupun sumber daya lainnya dan mendelegasikannya
kepada individu ataupun unit tertentu untuk menjalankannya sehingga
diperlukan penyusunan struktur organisasi yang memperjelas fungsi-
fungsi setiap bagian dan sifat hubungan antara bagian-bagian tersebut.
 Berikan Contoh Riil Pengoganisasian

 Di PKTJ ada Direktur, Wakil Direktur, SPM, Bagian, SPI, P3M, Prodi, Pusbangkar,
Subbagian, Unit dll
 Coba sebutkan pengoranisasian Batalion Taruna PKTJ
 Sebutkan pengorganisasian Dinas Pehubungan Kab/Kota atau Propinsi
 Coba sebutkan pengorganisasian di kelas kalian
 Sebutkan Pengorganisasian Kementerian Perhubungan
 Sebutkan Pengorganisasian Pemerintah Daerah Kab/Kota
 Sebutkan Pengorganisasian Penyuluhan Keselamatan Transportasi Jalan
 Sebutkan pengorganisasian institusi lainya
 Pentingnya Struktur Orgasnisasi
 Struktur Organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu
organisasi, perusahaan atau kegiatan lainya, baik organisasi tersebut berskala
kecil maupun besar, organisasi pemerintah maupun swasta tetap memerlukan
Struktur Organisasi yang jelas untuk mencapai sasaran organisasi yang
ditetapkan.
 Secara definisi, yang dimaksud dengan Struktur Organisasi menurut
Schermerhorn (1996) adalah sistem tugas, alur kerja, hubungan pelaporan dan
saluran komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual
maupun kelompok.
 Struktur Organisasi dalam sebuah organisasi biasanya digambarkan dalam
bentuk Bagan Struktur Organisasi (Organization Chart) yaitu suatu diagram
yang menggambarkan pengaturan posisi pekerjaan dalam Organisasi yang
diantaranya juga termasuk garis komunikasi dan wewenangnya.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi yang sering
digunakan dalam organisasi pada umumnya terdiri
dari 3 bentuk, yaitu
 Struktur Organisasi Fungsional,
 Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan
Produk/Pasar)
 Struktur Organisasi Matriks.
 Struktur Organisasi Fungsional
 Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization)
merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu
organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional
ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan,
Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang
memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan
bersama kedalam satu unit kerja.
 Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau
Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun
layanan jasa. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya
operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit
kerja.
Contoh Struktur Organisasi Fungsional
 Struktur Organisasi Divisiona
 Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure
Organization) adalah Struktur Organisasi yang
dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan,
pasar dan letak geografis.
 Organisasibentuk Divisional ini biasanya diterapkan di
perusahaan yang berskala menengah keatas, hal ini
dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika
dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.
Contoh Struktur Organisasi Divisional
 Struktur Organisasi Matriks
 Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan
kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional
dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada
kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut.
 Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi
Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus
mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan
kepadanya.
 Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana
seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu
pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek.
 Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar
atau perusahaan-perusahaan multinasional.
Contoh Struktur Organisasi Matriks
 TIM PENYULUHAN KESELAMATAN
TRANSPORASI JALAN MASUK KEDALAM
BENTUK STRUKTUR ORGANISASI YANG
MANA
 Masuk kedalam bentuk struktur organisasi fungsional karena bersifat
membagi fungsi atau tugas2 dalam kegiatannya
 Struktur organisasainya bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan
 Pimpinannya bisa di sebut Direktur penyuluhan, Manajer Umum
Penyuluhan, Ketua Tim Penyuluh dsb
 Anggotanya yang merupakan bagian dari Tim Penyuluh bisa di masukan
kedalam kotak2 atau chart sesuai kebutuhan
 Bisa menambahkan Sekretaris, Bendahara, Bidang Materi, Bidang
Evaluasi dsb
 Urutan Pengorganisasian
1. Perumusan tujuan jelas
2. Pembagian Tugas
3. Koordinasi
4. Pelimpahan wewenang
5. Rentangan Kontrol (Rentang kendali)
6. Jenjang organisasi
7. Kesatuan Perintah
8. Fleksibilitas
 Urutan Pengorganisasian

1.   Perumusan tujuan jelas ;

Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan
organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan personal,
kecakapan daya kreasi dari para anggota.
2.   Pembagian Tugas;
Azas ini dapat diartikan sebagai :
a. Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.
b. Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang
lain, untuk dilakukan oleh orang tertentu
 Urutan Pengorganisasian
3.   Koordinasi
Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada
keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.

Adapun manfaat koordinasi adalah :

a)   Menghindarkan konflik
b)   Menghindarkan rebutan fasilitas
c)   Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih
d)   Menjamin kesatuan sikap
e)   Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll

Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :

a)   Pertemuan informal
b)   Pertemuan resmi
c)   Mengangkat koordinasi
d)   Menggunakan buku pedoman, dsb
 Urutan Pengorganisasian
4.   Pelimpahan wewenang
Wewenang adalah hak seseorang pimpinan untuk mengambil tindakan yang
diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik.
Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.
5.   Rentangan Kontrol (Rentang kendali);
Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin
dengan baik oleh seorang atasan.
Sedangkan anggota langsung adalah merupakan sejumlah orang yang langsung
dibawah seorang atasan.
Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang pimpinan
tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan
seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat, sehingga
harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.
 Urutan Pengorganisasian

6.   Jenjang organisasi :

Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang
didalamnya terdapat pimpinan, tugas serta wewenang tertentu menurut
kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi.
Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah
“perbedaan antara peranan pimpinan dan anggota”
7. Kesatuan Perintah :
Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pimpinan hendaknya hanya
dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.
 Urutan Pengorganisasian

8. Fleksibilitas :
Struktur organisasi harus dapat dirubah untuk disesuaikan
dengan perubahandan perkembangan yang terjadi tanpa
mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi
jika dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka
ini bukan fleksibilitas
Misalnya :
-      Perubahan tujuan
-      Penambahan tujuan
-      Perluasan aktivitas
-      Penambahan beban kerja dll
Dalam penyuluhan Keselamatan Jalan, wujud
pengorganisasian dapat berupa :
 Ketua tim penyuluh
 Sekretaris
 Bendahara
 Koordinator Bidang Materi
 Koordinator Bidang Evaluasi
 Koordinator Perlengkapan dan Peralatan
 Koordinator Humas
 Koordinator Penyusunan Laporan
 Dll
C.   ACTUATING (PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)
 Actuating (Penggerakan dalam Bekerja)
Definisi Actuating

 Koontz Dan O' Donnel menyatakan bahwa Actuating atau Penggerakan adalah
hubungan antara aspek aspek individual yang timbul oleh adanya pengaturan
terhadap bawahan atau anggota tim untuk dapat dimengerti dan pembagian kerja
yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.
 Prof. Dr. Sondang S. Siagian, MPA Penggerakan (motivating) adalah keseluruhan
proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan/anggota sedemikian rupa,
sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan dengan
efisien dan ekonomis.
 Dapat disimpulkan pengertian penggerakan adalah suatu usaha atau tindakan
semua anggota kelompok untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan dan
usaha usaha pengorganisasian.
 Unsur Manusia dan Sumber daya lainya

 Penggerakan merupakan fungsi yang paling penting karena berkaitan

langsung dengan memberdayakan orang orang yang ada dalam tim, termasuk
keberadaan peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
 Dalam berbagai kegiatan dan organisasi tidak akan berarti apa apa jika tidak
ada manusia yang berfungsi sebagai pelaksananya.
 Untuk menggerakan orang orang dalam suatu organisasi atau kegiatan cukup
sulit karena manusia adalah mahluk hidup yang mempunyai harga diri,
perasaan dan tujuan yang saling berbeda.
 Untuk itu tentu saja diperlukan seni menggerakkan sedemikian rupa, sehingga
mereka mau secara sukarela digerakkan kearah yang sesuai tujuan.
 Sifat2 yang harus dimiliki Ketua Tim
 Ketua Tim harus bekerja lebih produktif.
 Ketua Tim perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi.
 Ketua Tim harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungan
dan harus bersikap obyektif
 Memberikan penjelasan kepada setiap angota yang ada dalam timnya, mengenai tujuan yang
harus dicapai.
 Setiap orang harus menyadari, memahami serta menerima dengan baik tujuan tersebut.
 Menjelaskan kebijakan2 yang ditempuh dalam usaha pencapaian tujuan.
 Setiap angota harus mengerti struktur organisasi.
 Setiap anggota harus menjalankan peranan sesuai yang diharapkan oleh Ketua Tim.
 Menekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan2 yang diperlukan.
 Memperlakukan setiap angota sebagai manusia dengan penuh pengertian.
 Memberikan penghargaan serta pujian kepada anggotai yang cakap dan teguran serta
bimbingan kepada anggota yang kurang mempu bekerja.
Apa yang harus dilakukan oleh Ketua Tim dan anggotanya
dalam Penyuluhan
Keselamatan Transportasi Jalan
 Ketua tim memimpin rapat rencana kegiatan penyuluhan
 Anggota tim harus hadir dan memperhatikan pengarahan ketua
 Ketua tim membagi habis tugas penyluhan kepada anggota
 Anggota berperan aktif dan saling membantu dalam setiap kegiatan tim walaupun
bukan merupakan tugas intinya
 Ketua tim harus memilki konunikasi yang baik dengan para anggotanya
 Mengidentifikasi permasalahan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan penyuluhan
 Membuat surat permohonan untuk melakukan penyuluhan kepada sasaran
 ………
 ………..
 D. PENGAWASAN (CONTROLLING)

Pengertian dan arti pentingnya;

“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk
mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan
perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.
H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :
“Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama
(planning and controlling are the two sides of the same coin)”
Pengawasan (Controlling) Pengawasan ialah proses pemantauan, penilaian, dan
pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan
korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Sehingga tujuan dari penyuluhan dapat
terealisasi dengan maksimal dan terarah sesuai dengan program yang ingin dicapai.
2)  Fungsi Pengawasan;
Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :
a. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.
b. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;
c. Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan
manajemen lainnya;
d. Untuk mempertebal rasa tanggungjawab;

3)  Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;

1. Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;
2. Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;
3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai
kegiatan yang diawasi;
4. Pengawasan harus bersifat fleksibel;
5. Dapat merefleksikan pola organisasi
Unsur2 yang perlu diperhatikan dalam
pengawasan
 Memonitor kegiatan penyuluhan
 Mengetahui hasil pelaksanaan
 Mengetahui kesalahan,
 Mengetahui adanya kegagalan,
 Melalukan perbaikan
 Mencegah terulangnya kembali kesalahan
 Membuat laporan pelaksaan
 Membuat parameter pengukuran keberhasilan
 Mendapatkan data dan informasi obyektif kegiatan
penyuluhan
 Macam-macam Pengawasan;
Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:
1. Dari subyek yang mengawasi :
- Pengawasan internal dan eksternal;
- Pengawasan langsung dan tidak langsung;
- Pengawasan formal dan informal;
- Pengawasan manajerial dan staf
2. Dari sudut obyek yang diawasi :
- Material dan produk jadi, yang sasarannya:
  a) Kualitas produk/jasa dengan standar kualitas
  b) Kuanantitas produk/jasa dengan standar kuantitas
- Keuangan dan biaya, yang sasarannya:
  a) Anggaran dan pelaksanaannya
  b) Biaya-biaya yang dikeluarkannya
- Waktu/time, sasarannya adalah :
  a) Penggunaan waktu
  b) Pemberian waktu/timing
  c) Kecepatan atau speed
- Personalian, sasarannya :
  a) Tingkat kejujuran dan kerhasilan
  b) Kesetiaan/loyalitas
  c) Kerajinan dengan kehadiran
  d) Tingkah laku dan kesetiakawana
5)  Waktu Pengawasan :
1. Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan
2. Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan
6)  Sifat Pengawasan :
1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang
sebenarnya
2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.
3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.
4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.
7)  Prosedur Pengawasan :
Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :
1. Menetapkan rencana pengawasan;
2. Melaksanakan pengawasan;
3. Melakukan penilaian/evaluasi
8)  Teknik-teknik Pengawasan :
Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :
1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)
2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran
3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)
4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through
audits)
 Tujuan Penyuluhan Keselamatan Jalan
Keselamatan di jalan pada hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat mengerti dan
memahami serta menngimplementasikan cara berlalulintas agar terhindar dari kecelakaan yang
mengakibatkan kerugian yang bersifai imateriil dan materiil yang bisa mengakibatkan pemiskinan.
Penyuluhan keselamatan misinya sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan masyarakat (komunitas
anggota masyarakat) itu sendiri untuk membangun kenyamanan, kesejahteraan dan selamat secara
bersama-sama (goal). Untuk mencapai tujuan tersebut maka masyarakat perlu diberikan penyuluhan
berkesinambungan sehingga terbentuk kesadaran yang mandiri.
Keuntungan Ekonomis :
• Berkurangnya kecelakaan
• Terhindar dari kerugian matriil dan imateriil
• Beban Pemerintah berkurang beban masyarakat juga berkurang
• Dll.

Keuntungan Sosial :
• Kesadaran masyarakat meningkat
• Kesejateraan masyarakat bertambah
• Tugas pemerintah terwujud
Terima Kasih